采購(gòu)申請(qǐng)審批工具包一、采購(gòu)申請(qǐng)的常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)申請(qǐng)審批流程適用于多種需通過(guò)外部獲取物資或服務(wù)的場(chǎng)景，主要包括：日常辦公物資采購(gòu)：如文具、紙張、辦公設(shè)備耗材等，用于保障日常辦公需求；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：為特定項(xiàng)目采購(gòu)原材料、設(shè)備或服務(wù)，需與項(xiàng)目預(yù)算及進(jìn)度匹配；生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)：如生產(chǎn)原料、零部件、設(shè)備維修配件等，支持生產(chǎn)連續(xù)性；服務(wù)類采購(gòu)：如咨詢、培訓(xùn)、保潔、IT支持等服務(wù)，需明確服務(wù)范圍與標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時(shí)任務(wù)）需快速采購(gòu)，需啟動(dòng)緊急審批流程。二、采購(gòu)申請(qǐng)審批標(biāo)準(zhǔn)化操作流程采購(gòu)申請(qǐng)審批需遵循“需求合理、預(yù)算可控、流程規(guī)范”原則，具體步驟（一）第一步：發(fā)起申請(qǐng)——明確需求，填寫(xiě)單據(jù)操作內(nèi)容：申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（模板見(jiàn)第三部分），詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交付時(shí)間及供應(yīng)商信息（如有初步意向）。注意事項(xiàng)：采購(gòu)內(nèi)容需具體明確，避免模糊描述（如“一批辦公用品”應(yīng)細(xì)化至“A4紙500張，70g，白色”）；預(yù)估金額需符合公司定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)或市場(chǎng)公允價(jià)，必要時(shí)附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單作為支撐材料；涉及固定資產(chǎn)采購(gòu)（如電腦、儀器）的，需同時(shí)填寫(xiě)《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》。（二）第二步：部門審核——把關(guān)需求與預(yù)算操作內(nèi)容：申請(qǐng)人將填寫(xiě)完整的《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》及附件提交至部門負(fù)責(zé)人*審核。部門負(fù)責(zé)人需重點(diǎn)核查：采購(gòu)需求的合理性（是否符合部門工作計(jì)劃，是否存在重復(fù)采購(gòu)）；預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需說(shuō)明額外資金來(lái)源；采購(gòu)緊急程度是否合理，非緊急采購(gòu)是否避開(kāi)高峰期。輸出結(jié)果：審核通過(guò)后，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；若不通過(guò)，需注明駁回理由并退回申請(qǐng)人修改。（三）第三步：財(cái)務(wù)審核——確認(rèn)預(yù)算與資金合規(guī)操作內(nèi)容：部門審核通過(guò)后，單據(jù)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門*。財(cái)務(wù)人員重點(diǎn)審核：預(yù)算科目是否正確（如“辦公費(fèi)”“研發(fā)費(fèi)用”等）；采購(gòu)金額是否與預(yù)算系統(tǒng)匹配，超預(yù)算采購(gòu)是否已履行預(yù)算調(diào)整審批；資金支付方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、對(duì)公賬戶要求等）。注意事項(xiàng)：大額采購(gòu)（如超過(guò)10萬(wàn)元）需提供《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》或?qū)ｍ?xiàng)審批文件；涉及跨部門采購(gòu)的，需確認(rèn)各分?jǐn)偛块T預(yù)算是否到位。（四）第四步：分級(jí)審批——按權(quán)限履行簽批操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，根據(jù)采購(gòu)金額及重要性提交至對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批：小額采購(gòu)（如金額≤5萬(wàn)元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；大額采購(gòu)（如5萬(wàn)元＜金額≤20萬(wàn)元）：由總經(jīng)理*審批；重大采購(gòu)（如金額＞20萬(wàn)元或涉及核心設(shè)備）：提交至總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。審批要點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)需重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)的戰(zhàn)略必要性、成本效益及合規(guī)性。（五）第五步：采購(gòu)執(zhí)行——對(duì)接供應(yīng)商，下單采購(gòu)操作內(nèi)容：審批完成后，采購(gòu)部門*根據(jù)審批結(jié)果執(zhí)行采購(gòu)：根據(jù)需求選擇合規(guī)供應(yīng)商（優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選取，新增供應(yīng)商需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核）；與供應(yīng)商確認(rèn)最終價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后條款，簽訂采購(gòu)合同；下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付。注意事項(xiàng)：嚴(yán)禁“先采購(gòu)后審批”，所有采購(gòu)必須完成審批流程后再執(zhí)行；合同簽訂需符合公司合同管理規(guī)定，重大合同需法務(wù)部門*審核。（六）第六步：驗(yàn)收與歸檔——確認(rèn)質(zhì)量，閉環(huán)管理操作內(nèi)容：驗(yàn)收：物資/服務(wù)送達(dá)后，由申請(qǐng)人所在部門聯(lián)合使用部門、采購(gòu)部門共同驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否符合要求，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》；付款：驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門提交發(fā)票及《驗(yàn)收單》至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門按合同約定支付款項(xiàng)；歸檔：采購(gòu)部門將《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》《合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料整理存檔，保存期限不少于3年。三、采購(gòu)申請(qǐng)審批表模板及填寫(xiě)說(shuō)明采購(gòu)申請(qǐng)審批表字段名稱填寫(xiě)內(nèi)容示例填寫(xiě)說(shuō)明申請(qǐng)單號(hào)CG-2024-001由采購(gòu)部門按“年份+流水號(hào)”規(guī)則編制，唯一不可重復(fù)申請(qǐng)日期2024–提交申請(qǐng)的日期申請(qǐng)人*申請(qǐng)人姓名及所屬部門（如：市場(chǎng)部*）聯(lián)系方式申請(qǐng)人聯(lián)系方式（僅用于內(nèi)部溝通）采購(gòu)類型□日常辦公□項(xiàng)目專項(xiàng)□生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)□服務(wù)類□應(yīng)急根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容勾選，僅選一項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目明細(xì)A4紙，70g，白色，500張/包，1包需注明名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位，多物資可分行填寫(xiě)預(yù)估單價(jià)（元）25.00單項(xiàng)物資/服務(wù)的預(yù)估單價(jià)，保留兩位小數(shù)預(yù)算金額（元）25.00總預(yù)算金額=預(yù)估單價(jià)×數(shù)量，大寫(xiě)需與阿拉伯?dāng)?shù)字一致（如：貳拾伍元整）資金來(lái)源□部門預(yù)算□項(xiàng)目預(yù)算□專項(xiàng)撥款□其他______根據(jù)實(shí)際情況勾選或填寫(xiě)期望交付日期2024–要求供應(yīng)商交付的最后期限，需預(yù)留合理生產(chǎn)/采購(gòu)周期供應(yīng)商信息（如有）供應(yīng)商名稱：辦公用品公司初步意向供應(yīng)商的名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（非必需，無(wú)可不填）采購(gòu)事由部門日常打印使用，庫(kù)存耗盡需補(bǔ)充簡(jiǎn)要說(shuō)明采購(gòu)目的，保證需求合理性審批流程申請(qǐng)人→部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)→采購(gòu)部門按流程逐級(jí)簽字，審批完成后由采購(gòu)部門留存?zhèn)渥o(wú)其他需說(shuō)明的特殊事項(xiàng)（如緊急采購(gòu)原因、特殊質(zhì)量要求等）填寫(xiě)說(shuō)明必填項(xiàng)：帶“*”字段及采購(gòu)項(xiàng)目明細(xì)、預(yù)算金額、采購(gòu)事由為必填項(xiàng)，缺一不可；金額規(guī)范：預(yù)估金額需與市場(chǎng)行情一致，偏差超過(guò)10%需重新提供報(bào)價(jià)說(shuō)明；附件要求：固定資產(chǎn)采購(gòu)需附《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，大額采購(gòu)需附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單或比價(jià)記錄。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避指南預(yù)算控制：嚴(yán)禁超預(yù)算采購(gòu)，確需調(diào)整預(yù)算的，需提前履行《預(yù)算調(diào)整審批流程》，避免因預(yù)算不足導(dǎo)致采購(gòu)延誤；審批時(shí)效：各環(huán)節(jié)審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購(gòu)可縮短至1個(gè)工作日），無(wú)合理理由不得拖延；資料完整性：采購(gòu)申請(qǐng)需附齊支撐材料（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等），避免因資料不全導(dǎo)致審批駁回；供應(yīng)商合規(guī)：優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等文件，經(jīng)采購(gòu)部門審核后方可合作；緊急采購(gòu)處理：