適用工作情境本標準化會議記錄表適用于企業(yè)內(nèi)部各類溝通協(xié)調(diào)場景，包括但不限于：跨部門協(xié)作會議、項目進度對接會、問題解決研討會、流程優(yōu)化討論會、資源協(xié)調(diào)會等。通過統(tǒng)一記錄格式，保證會議信息傳遞準確、責任分工明確、后續(xù)行動可追溯，提升跨部門溝通效率與決策落地效果。標準化操作流程一、會前準備階段明確會議目的與議程會議組織者需提前梳理會議核心目標，確定需討論的關鍵議題及優(yōu)先級，形成清晰會議議程（建議包含議題名稱、討論時長、負責人等要素）。議程需提前至少1個工作日通過企業(yè)內(nèi)部溝通工具（如OA系統(tǒng)、企業(yè)等）發(fā)送給參會人員，保證各方提前準備相關材料。確定參會人員與角色分工根據(jù)會議議題明確必要參會人員（包括決策層、執(zhí)行部門負責人、相關業(yè)務接口人等），避免無關人員參會導致效率低下。指定會議主持人（負責把控會議節(jié)奏、引導討論方向）、記錄人（負責填寫本記錄表，保證信息完整準確），必要時可安排列席人員（如需知曉信息但無需參與決策的崗位）。準備會議材料與環(huán)境組織者需匯總與議題相關的背景資料、數(shù)據(jù)報表、待討論方案等，提前分發(fā)或現(xiàn)場展示，保證參會人員基于充分信息進行討論。確認會議室設備（投影儀、麥克風、會議記錄工具等）正常使用，提前10分鐘完成場地布置。二、會中記錄階段填寫會議基本信息記錄人需在會議開始后5分鐘內(nèi)，完成記錄表“會議基本信息”欄目的填寫，包括：會議名稱（需體現(xiàn)核心議題，如“項目跨部門協(xié)調(diào)會”）；會議時間（起止時間，精確到分鐘，如“2023年10月26日14:00-16:30”）；會議地點（線上會議需注明平臺及會議號，如“企業(yè)會議，會議號X”）；主持人、記錄人姓名（用號代替，如“主持人：經(jīng)理”“記錄人：*專員”）；參會人員（列出姓名及部門，用號代替，如“工（市場部）、*主管（研發(fā)部）”）；缺席人員及原因（如有缺席，需注明姓名、部門及缺席原因，如“*工（財務部）因出差缺席”）。記錄會議議程與討論內(nèi)容按照既定議程逐項記錄，每個議題需包含：討論要點：客觀記錄各方觀點（避免主觀評價），重點標注分歧點與共識點，如“市場部提出需提前上線推廣活動，研發(fā)部反饋技術調(diào)試需3個工作日，最終共識：活動延后3天上線”；關鍵數(shù)據(jù)或決策依據(jù)：如“根據(jù)第三季度用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，70%用戶需求A功能優(yōu)先級高于B功能”；待解決問題：明確當前未達成一致的議題及后續(xù)處理方向，如“C供應商資質問題需由采購部在2個工作日內(nèi)補充材料，下次會議復核”。明確決議事項與責任分工對會議達成的決議，需逐項記錄“決議事項”，并明確“責任部門/人”“完成時限”及“驗收標準”，保證責任可追溯。例如：決議事項責任部門/人完成時限驗收標準完成功能需求文檔研發(fā)部*主管2023-10-30文檔通過產(chǎn)品部審核協(xié)調(diào)市場部推廣預算財務部*經(jīng)理2023-10-27預算方案提交管理層審批確認記錄準確性會議結束前，主持人需帶領參會人員快速回顧記錄表中的決議事項與責任分工，記錄人根據(jù)反饋及時修正內(nèi)容，保證所有參會人員對記錄內(nèi)容無異議后簽字確認（線上會議可采取“群內(nèi)確認文字”方式）。三、會后跟進階段整理與分發(fā)會議記錄記錄人需在會議結束后1個工作日內(nèi)，根據(jù)會議記錄整理正式文檔，經(jīng)主持人審核無誤后，通過企業(yè)內(nèi)部渠道分發(fā)至所有參會人員、相關領導及需知曉的部門，并抄送至企業(yè)檔案管理部門存檔。跟蹤決議落實情況會議組織者或指定專人（如項目助理）負責跟蹤“后續(xù)行動跟蹤”欄目的任務進展，每周更新任務狀態(tài)（如“進行中”“已完成”“延期”），對逾期未完成的任務及時提醒責任方，必要時發(fā)起二次會議協(xié)調(diào)解決。歸檔與復盤會議記錄（含原始手寫記錄、電子版、審批記錄）需按企業(yè)檔案管理規(guī)定歸檔，保存期限不少于2年（重要項目或戰(zhàn)略會議可適當延長）。定期對會議決議落實率、跨部門溝通效率等數(shù)據(jù)進行復盤，持續(xù)優(yōu)化會議流程與記錄規(guī)范。模板表格企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)會議記錄表（標準化版）一、會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱會議時間年月日時分至時分會議地點（線上請注明平臺及會議號）主持人（*號代替姓名）記錄人（*號代替姓名）參會人員（姓名/部門，用號代替，如工（市場部））缺席人員及原因（姓名/部門/原因，用*號代替）二、會議議程與討論記錄序號會議議題討論要點（記錄關鍵觀點、分歧、共識）決議事項/待解決問題123三、決議事項與責任分工序號決議事項責任部門/人（*號代替）完成時限驗收標準12四、后續(xù)行動跟蹤序號任務描述負責人（*號代替）計劃完成時間實際完成時間狀態(tài)（進行中/已完成/延期）備注12五、附件清單（如會議資料、演示文稿、簽到表等，需注明名稱及份數(shù)）六、分發(fā)范圍（需接收記錄的部門/人員，如：管理層、市場部、研發(fā)部、財務部等）七、簽字確認主持人簽字記錄人簽字參會人員簽字（可附簽到頁）日期：年月日使用關鍵要點信息真實性與完整性：記錄內(nèi)容需客觀反映會議討論過程，避免遺漏關鍵決議或責任分工，人名、部門、時間等要素必須準確無誤。決議可執(zhí)行性：決議事項需明確“做什么、誰負責、何時完成、如何驗收”，避免模糊表述（如“盡快推進”“適時安排”）。及時性與保密性：會議記錄需在規(guī)定時限內(nèi)整理分發(fā)，涉及企業(yè)敏感信息（如未公開戰(zhàn)略、財務數(shù)據(jù)）的會議，需按保密規(guī)定標注并控制分發(fā)范圍。動態(tài)跟蹤