行政辦公文件歸檔與存檔管理制度一、制度概述為規(guī)范公司行政辦公文件的歸檔、保管與利用工作，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，提高辦公管理效率，依據(jù)國(guó)家《檔案法》及公司行政管理制度，特制定本制度。本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在行政辦公活動(dòng)中形成各類文件材料的歸檔與存檔管理，涵蓋文件從形成、整理到保管、借閱、銷毀的全生命周期管理流程。二、適用范圍與實(shí)施場(chǎng)景（一）適用范圍本制度適用于公司所有行政辦公文件，包括但不限于：行政管理類文件：公司章程、內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、通知公告等；人事管理類文件：?jiǎn)T工入職離職材料、勞動(dòng)合同、人事任免文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等；財(cái)務(wù)管理類文件：預(yù)算報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷憑證（非發(fā)票類）、審計(jì)報(bào)告等；項(xiàng)目管理類文件：項(xiàng)目立項(xiàng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等；資產(chǎn)與后勤類文件：固定資產(chǎn)臺(tái)賬、采購(gòu)合同、后勤服務(wù)協(xié)議、安全檢查記錄等；其他應(yīng)歸檔文件：上級(jí)單位來文、外部單位函件、具有保存價(jià)值的電子文檔及聲像資料等。（二）實(shí)施場(chǎng)景日常辦公文件處理：各部門在處理行政事務(wù)中形成的文件，需按本制度要求及時(shí)整理歸檔；項(xiàng)目全周期管理：從項(xiàng)目立項(xiàng)到驗(yàn)收結(jié)束，各階段文件需分階段收集、整理后統(tǒng)一歸檔；年度檔案整理：每年年末，各部門需對(duì)當(dāng)年形成的文件進(jìn)行全面梳理，移交至檔案管理部門；人員變動(dòng)交接：?jiǎn)T工離職、調(diào)動(dòng)時(shí)，其經(jīng)手的文件材料需按規(guī)定辦理交接手續(xù)，保證文件不遺失；檔案查閱利用：公司內(nèi)部因工作需要查閱檔案時(shí)，需遵循借閱流程，保證檔案安全。三、文件歸檔與存檔操作流程（一）文件收集與整理收集責(zé)任：文件形成部門為收集第一責(zé)任人，需指定專人（如部門助理）負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集；涉及多部門協(xié)作的文件，由主辦部門牽頭收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料。收集要求：文件材料需為最終定稿，內(nèi)容完整（含、附件、審批簽章等），字跡清晰、格式規(guī)范；電子文件需為通用格式（如PDF、DOC、XLS等），避免使用加密或特殊格式，保證長(zhǎng)期可讀；聲像資料（如照片、錄音、錄像）需標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等說明信息。整理方法：按文件“自然形成”原則保持其歷史聯(lián)系，避免隨意拆分或組合；對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，對(duì)重要文件制作副本；移除文件中的金屬夾、回形針等易銹蝕物品，防止損壞文件。（二）分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”三級(jí)分類法，即：一級(jí)類目：按文件形成年度劃分（如“2024年度”）；二級(jí)類目：按文件形成機(jī)構(gòu)劃分（如“行政部”“人力資源部”“財(cái)務(wù)部”）；三級(jí)類目：按文件內(nèi)容問題劃分（如“行政部-會(huì)議紀(jì)要”“人力資源部-勞動(dòng)合同”）。特殊載體文件（如電子檔案、聲像資料）可單獨(dú)設(shè)立類目，標(biāo)注載體類型（如“電子檔案-項(xiàng)目合同”）。編號(hào)規(guī)則：檔案編號(hào)格式為“年度-機(jī)構(gòu)代碼-問題代碼-流水號(hào)”，示例：2024-XZ-HY-001（2024年行政部會(huì)議紀(jì)要第1號(hào)）；2024-RS-HT-015（2024年人力資源部勞動(dòng)合同第15號(hào)）。機(jī)構(gòu)代碼、問題代碼由檔案管理部門統(tǒng)一制定并發(fā)布，保證編號(hào)規(guī)范統(tǒng)一。（三）編目與登記編目?jī)?nèi)容：每份檔案需編制《文件歸檔目錄》，詳細(xì)標(biāo)注以下信息：序號(hào)文件名稱文號(hào)/編號(hào)形成部門形成日期頁(yè)數(shù)保管期限存放位置備注12024年度行政工作計(jì)劃XZ-2024-001行政部2024-01-058頁(yè)10年A1-03-01含附件2*員工勞動(dòng)合同模板RS-2024-005人力資源部2024-02-105頁(yè)長(zhǎng)期B2-01-12-電子檔案需在目錄中標(biāo)注“電子檔案”字樣及存儲(chǔ)路徑（如“服務(wù)器-檔案庫(kù)-2024-行政部”）。登記要求：《文件歸檔目錄》一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由形成部門備查；檔案管理部門需建立《檔案總登記簿》，匯總各部門移交的檔案信息，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。（四）裝訂與封裝裝訂要求：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，超過30頁(yè)的需加裝封面、封底，封面標(biāo)注檔案名稱、年度、機(jī)構(gòu)、檔號(hào)、保管期限等信息；裝訂時(shí)避開文件內(nèi)容，保證平整牢固，不損壞文件；單份文件頁(yè)數(shù)較少時(shí)，可使用檔案夾或文件夾統(tǒng)一封裝，標(biāo)注檔號(hào)及文件名稱。封裝標(biāo)識(shí)：檔案盒外需粘貼《檔案標(biāo)簽》，內(nèi)容包括：檔號(hào)、檔案名稱、年度、機(jī)構(gòu)、起止頁(yè)碼、保管期限、盒號(hào)等；電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)（如U盤、光盤）需粘貼標(biāo)簽，標(biāo)注存儲(chǔ)內(nèi)容、年度、檔號(hào)及責(zé)任人。（五）入庫(kù)與保管入庫(kù)流程：檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，檢查分類、編號(hào)、編目是否規(guī)范，文件是否完整；驗(yàn)收合格后，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，移交部門與檔案管理部門各執(zhí)一份。保管要求：紙質(zhì)檔案：存放于符合檔案保管要求的專用檔案庫(kù)房，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等功能；庫(kù)房溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度保持在45-60%；電子檔案：存儲(chǔ)于公司專用服務(wù)器或加密存儲(chǔ)設(shè)備，定期進(jìn)行備份（本地備份+異地備份），備份頻率不低于每季度1次；特殊載體檔案：聲像資料需存放防磁柜，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)；照片檔案需使用相冊(cè)保存，避免受潮粘連。定期檢查：檔案管理部門每半年對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)檢查，核對(duì)檔案數(shù)量、存放位置及保管狀況，發(fā)覺問題及時(shí)處理；對(duì)超過保管期限的檔案，需及時(shí)鑒定并按規(guī)定程序處理。（六）借閱與使用借閱權(quán)限：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批；涉及公司機(jī)密、敏感信息的檔案（如未公開合同、人事任免文件），需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部單位借閱檔案，需持單位介紹信及有效證件號(hào)碼件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、檔號(hào)、借閱用途、借閱期限及歸還日期；審批通過后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，登記借閱人信息、借閱時(shí)間及檔案狀態(tài)；借閱檔案原則上應(yīng)在檔案管理部門查閱室內(nèi)使用，確需借出的，借閱期限不超過5個(gè)工作日（特殊情況可延長(zhǎng)，需重新申請(qǐng)）。使用規(guī)范：借閱人需愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文件內(nèi)容；復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理部門同意，復(fù)制件上需注明“復(fù)印件”及復(fù)制日期，加蓋檔案管理部門公章；借閱到期后，應(yīng)及時(shí)歸還，如需續(xù)借，需在到期前1個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)。（七）鑒定與銷毀鑒定組織：對(duì)超過保管期限的檔案，由檔案管理部門牽頭，組織行政部、法務(wù)部及相關(guān)業(yè)務(wù)部門成立檔案鑒定小組，進(jìn)行價(jià)值鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)-仍有保存價(jià)值的檔案，需重新劃定保管期限；-無保存價(jià)值或失去保存價(jià)值的檔案，列入《檔案銷毀清冊(cè)》。銷毀流程：《檔案銷毀清冊(cè)》需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀；銷毀檔案時(shí)，由檔案管理部門和行政部共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)檔案需粉碎處理，電子檔案需徹底刪除并銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)）；監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，檔案管理部門留存?zhèn)洳?。四、常用管理表單模板（一）文件歸檔目錄表序號(hào)文件名稱文號(hào)/編號(hào)形成部門形成日期頁(yè)數(shù)保管期限存放位置備注12024年度工作總結(jié)XZ-2024-008行政部2024-12-251210年A1-03-05含附件3份2*勞動(dòng)合同變更協(xié)議RS-2024-032人力資源部2024-11-153長(zhǎng)期B2-01-20涉及員工*（二）檔案借閱申請(qǐng)表借閱部門借閱人借閱日期檔案名稱檔號(hào)借閱用途歸還日期審批人備注市場(chǎng)部*2024-09-102023年度市場(chǎng)分析報(bào)告2023-SC-FX-005項(xiàng)目申報(bào)參考2024-09-15*復(fù)印2份（三）檔案銷毀審批表檔案名稱檔號(hào)保管期限數(shù)量（份）銷毀理由鑒定小組意見部門負(fù)責(zé)人審批檔案部門審批監(jiān)銷人銷毀日期2018年培訓(xùn)簽到表2018-PX-QD-0125年15保管期限已滿，無保存價(jià)值同意銷毀**、2024-08-20五、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）責(zé)任分工各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需保證本部門文件及時(shí)、完整歸檔；檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、借閱及銷毀工作的組織與監(jiān)督；全體員工需積極配合檔案管理工作，遵守本制度規(guī)定，不得擅自歸檔、外傳或銷毀文件。（二）保密要求涉及公司商業(yè)秘密、未公開信息的檔案，需嚴(yán)格按照保密規(guī)定管理，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；電子檔案存儲(chǔ)需加密處理，查閱權(quán)限嚴(yán)格控制，避免信息泄露；借閱人不得擅自復(fù)制、摘抄涉密檔案，違者將按公司規(guī)定處理。（三）電子文件管理電子文件形成后需及時(shí)歸檔，避免因系統(tǒng)故障、設(shè)備損壞導(dǎo)致文件丟失；定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的完整性和可讀性；電子檔案的修改需留痕，保證版本可追溯。（四）常見風(fēng)險(xiǎn)防范歸檔不及時(shí)：各部門需建立文件歸檔臺(tái)賬，明確每月/每季度歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)，避免文件積壓；分類錯(cuò)誤：檔案管理部門定期組織分類培訓(xùn)，統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，保證分類準(zhǔn)確；保管不