合同審批流程化工具通用版本一、適用場景與核心價(jià)值本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織內(nèi)部合同審批的全流程管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等多種類型。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)，可實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)同審批、節(jié)點(diǎn)狀態(tài)實(shí)時(shí)跟蹤、審批痕跡留存，有效解決傳統(tǒng)審批中存在的流程不清晰、效率低下、責(zé)任不明確等問題，降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)，提升管理規(guī)范性與工作效率。二、全流程操作步驟詳解（一）合同發(fā)起與信息填寫發(fā)起主體：合同經(jīng)辦人（如業(yè)務(wù)部門專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等）。操作內(nèi)容：登錄合同審批系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)審批表），進(jìn)入“合同發(fā)起”模塊；填寫合同基礎(chǔ)信息，包括合同名稱（需體現(xiàn)合同核心內(nèi)容，如“項(xiàng)目采購合同”）、合同編號(hào)（按規(guī)則編制，如“年份-部門代碼-序號(hào)”，如“2024-CG-001”）、合同類型（下拉選擇采購/銷售/服務(wù)等）、合同相對(duì)方（全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等基礎(chǔ)信息）；合同草案（需包含核心條款：標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等）；填寫審批意見說明（簡要說明合同背景、合作必要性、核心條款約定等，供后續(xù)審批人參考）。注意事項(xiàng)：合同編號(hào)需唯一，避免重復(fù)；合同草案需完整、清晰，關(guān)鍵條款不得遺漏；相對(duì)方信息需與營業(yè)執(zhí)照等證明文件一致。（二）部門初審（業(yè)務(wù)部門審核）審核主體：合同經(jīng)辦人所在部門負(fù)責(zé)人（如銷售部經(jīng)理、采購部主管等）。審核要點(diǎn)：合同內(nèi)容是否符合部門業(yè)務(wù)規(guī)劃及年度目標(biāo)；合同相對(duì)方資質(zhì)是否在有效期內(nèi)（如需），合作歷史是否良好；合同條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等）是否與業(yè)務(wù)需求一致，是否存在明顯不合理?xiàng)l款；合同風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)估（如履約能力、付款條件風(fēng)險(xiǎn)等）。操作內(nèi)容：在系統(tǒng)中查看合同發(fā)起信息及草案；填寫部門初審意見（通過/不通過/需修改，并注明具體修改意見）；審核通過后，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（法務(wù)審核）；若不通過，退回經(jīng)辦人修改并重新發(fā)起。時(shí)限要求：一般不超過2個(gè)工作日，緊急合同需標(biāo)注“加急”并縮短至1個(gè)工作日。（三）法務(wù)合規(guī)審核審核主體：法務(wù)專員或法務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如無專職法務(wù)，可由外聘律師或指定合規(guī)崗人員擔(dān)任）。審核要點(diǎn)：合同主體是否適格（如相對(duì)方為法人，需核查營業(yè)執(zhí)照；為自然人，需核查身份信息）；合同條款是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定及公司內(nèi)部制度（如反商業(yè)賄賂、數(shù)據(jù)安全等條款）；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確、合法，爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否有效；是否存在法律漏洞或歧義條款（如“其他約定”“未盡事宜”等兜底條款需明確）。操作內(nèi)容：查看部門初審?fù)ㄟ^的合同信息及草案；填寫法務(wù)審核意見（通過/需修改/不通過，并附具體法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改建議）；審核通過后，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)審核；若需修改，退回經(jīng)辦人或部門負(fù)責(zé)人；若存在法律風(fēng)險(xiǎn)，可暫緩審批并上報(bào)管理層。時(shí)限要求：一般不超過3個(gè)工作日，復(fù)雜合同（涉及重大交易、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）可延長至5個(gè)工作日。（四）財(cái)務(wù)審核審核主體：財(cái)務(wù)專員或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)*等）。審核要點(diǎn)：合同價(jià)款（或報(bào)酬）是否合理，定價(jià)依據(jù)是否充分（如市場調(diào)研、招投標(biāo)結(jié)果等）；付款方式、進(jìn)度、條件是否明確，是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金約定等）；涉及稅費(fèi)條款是否合規(guī)（如發(fā)票類型、稅率、開具時(shí)間等）；履約資金安排是否合理，是否存在資金流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)（如大額合同需核查資金來源）。操作內(nèi)容：查看法務(wù)審核通過的合同信息及草案；填寫財(cái)務(wù)審核意見（通過/需修改/不通過，并注明財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及調(diào)整建議，如“付款進(jìn)度與履約節(jié)點(diǎn)不匹配，建議調(diào)整”）；審核通過后，流轉(zhuǎn)至管理層審批；若需修改，退回至法務(wù)或經(jīng)辦人調(diào)整。時(shí)限要求：一般不超過2個(gè)工作日，涉及大額資金或復(fù)雜財(cái)務(wù)安排的合同不超過3個(gè)工作日。（五）管理層審批（按權(quán)限分級(jí)）審批主體：根據(jù)合同金額、重要程度及公司授權(quán)確定，如：日常業(yè)務(wù)合同（金額≤10萬元）：部門負(fù)責(zé)人+分管副總*審批；重大業(yè)務(wù)合同（10萬元＜金額≤50萬元）：分管副總+總經(jīng)理*審批；特殊重大合同（金額＞50萬元或涉及戰(zhàn)略合作、重大資產(chǎn)處置等）：總經(jīng)理+董事長*或董事會(huì)審批。審批要點(diǎn)：合同是否符合公司戰(zhàn)略發(fā)展方向及年度經(jīng)營計(jì)劃；合同風(fēng)險(xiǎn)與收益是否匹配，是否超出公司風(fēng)險(xiǎn)承受能力；審批權(quán)限是否合規(guī)，是否越權(quán)審批。操作內(nèi)容：查看財(cái)務(wù)審核通過的合同信息及審批流程記錄；填寫管理層審批意見（同意/不同意/需補(bǔ)充材料，并注明決策理由）；審批通過后，流轉(zhuǎn)至用印環(huán)節(jié)；若不同意，退回至發(fā)起部門并說明原因。時(shí)限要求：一般不超過3個(gè)工作日，需董事會(huì)審議的合同根據(jù)會(huì)議安排確定。（六）用印申請(qǐng)與審批申請(qǐng)主體：合同經(jīng)辦人。操作內(nèi)容：在系統(tǒng)中提交“合同用印申請(qǐng)”，關(guān)聯(lián)已審批通過的合同編號(hào)；填寫用印信息：用印份數(shù)（如正本X份、副本Y份）、用印用途（如“合同簽署后提交相對(duì)方”）、領(lǐng)取人及聯(lián)系方式；最終版合同文本（需與審批版本一致，并由法務(wù)確認(rèn)“最終版”標(biāo)識(shí)）。審批主體：行政專員*或行政負(fù)責(zé)人（用印審批崗），核對(duì)合同審批流程完整性、用印信息準(zhǔn)確性及最終版文本一致性。注意事項(xiàng)：用印前需保證合同已完成全部審批流程，用印文本需與審批版本完全一致，嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上用印。（七）合同簽署與分發(fā)簽署主體：法定代表人或授權(quán)代表人（需提供授權(quán)委托書*），相對(duì)方簽署人需提供合法授權(quán)證明。操作內(nèi)容：按合同約定份數(shù)打印最終版文本（需加蓋騎縫章、公章/合同專用章，印章清晰、位置準(zhǔn)確）；雙方簽署時(shí)，需核對(duì)身份信息，簽署處需親筆簽名（或蓋章）并填寫簽署日期；簽署完成后，經(jīng)辦人將合同正本分發(fā)給相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部留存1份、業(yè)務(wù)部留存1份、法務(wù)部存檔1份），副本可掃描存檔或電子備份。注意事項(xiàng)：簽署日期不得早于審批日期或用印日期；授權(quán)委托書需作為合同附件一并存檔。（八）歸檔與管理歸檔主體：行政部或檔案管理員*。操作內(nèi)容：將簽署完成的合同正本、附件（如審批表、授權(quán)委托書、相對(duì)方資質(zhì)文件等）整理成冊(cè)，按合同編號(hào)順序歸檔；在檔案管理系統(tǒng)中錄入合同基礎(chǔ)信息（編號(hào)、名稱、相對(duì)方、簽署日期、歸檔日期、存放位置等），建立電子索引；設(shè)定檔案查閱權(quán)限（僅相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及授權(quán)人員可查閱），查閱時(shí)需登記記錄（查閱人、日期、用途）。歸檔時(shí)限：合同簽署完成后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。保管期限：根據(jù)合同類型及法律法規(guī)約定執(zhí)行（如采購/銷售合同保管期限一般為合同履行期滿后5年，重大合同可長期保管）。三、核心工具表單模板（一）合同審批申請(qǐng)表字段名稱填寫說明示例合同名稱簡明扼要，體現(xiàn)核心內(nèi)容“辦公樓物業(yè)服務(wù)合同”合同編號(hào)按規(guī)則編制（年份-部門代碼-序號(hào)）“2024-XZ-003”合同類型下拉選擇（采購/銷售/服務(wù)/租賃/合作等）“服務(wù)合同”相對(duì)方全稱與營業(yè)執(zhí)照一致“物業(yè)管理有限公司”相對(duì)方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼“91110108MA0567”合同標(biāo)的簡要描述核心內(nèi)容（如“辦公樓2024年度物業(yè)服務(wù)”）“辦公樓2024年度物業(yè)服務(wù)”合同金額（元）大小寫一致￥120,000.00（壹拾貳萬元整）履行期限起止時(shí)間2024年1月1日至2024年12月31日業(yè)務(wù)部門初審意見部門負(fù)責(zé)人填寫（通過/不通過/需修改，注明理由）“通過，建議明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)節(jié)”法務(wù)審核意見法務(wù)專員填寫（同上）“通過，違約責(zé)任條款已完善”財(cái)務(wù)審核意見財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人填寫（同上）“通過，付款進(jìn)度與履約節(jié)點(diǎn)匹配”管理層審批意見審批人填寫（同意/不同意，注明理由）“同意，按流程推進(jìn)”發(fā)起人經(jīng)辦人姓名張*發(fā)起日期提交申請(qǐng)的日期2023年12月15日（二）合同審批進(jìn)度跟蹤表合同編號(hào)合同名稱當(dāng)前節(jié)點(diǎn)發(fā)起人發(fā)起日期部門初審法務(wù)審核財(cái)務(wù)審核管理層審批預(yù)計(jì)完成日期2024-CG-001設(shè)備采購合同已歸檔李*2024-01-0501-06（通過）01-08（通過）01-09（通過）01-10（總經(jīng)理同意）2024-01-152024-XS-002產(chǎn)品銷售合同管理層審批王*2024-01-1001-11（需修改價(jià)格）01-13（通過）01-15（通過）待審批（副總）2024-01-18（三）合同用印申請(qǐng)表字段名稱填寫說明示例合同編號(hào)關(guān)聯(lián)已審批通過的合同編號(hào)“2024-CG-001”用印合同名稱與合同審批申請(qǐng)表一致“設(shè)備采購合同”用印份數(shù)正本X份、副本Y份正本2份、副本3份用印用途如“提交相對(duì)方”“公司留存”等“正本提交相對(duì)方，副本留存”領(lǐng)取人經(jīng)辦人或指定人員姓名李*聯(lián)系方式領(lǐng)取人手機(jī)號(hào)5678最終版文本確認(rèn)法務(wù)簽字確認(rèn)（“已核對(duì)，與審批版本一致”）張*（法務(wù)）用印審批人意見行政負(fù)責(zé)人簽字（同意/不同意）“同意”申請(qǐng)日期提交用印申請(qǐng)的日期2024-01-12四、關(guān)鍵操作風(fēng)險(xiǎn)提示（一）信息完整性風(fēng)險(xiǎn)合同發(fā)起時(shí)，需保證相對(duì)方信息（全稱、信用代碼、聯(lián)系方式等）、合同核心條款（標(biāo)的、金額、履行期限等）填寫完整，避免因信息缺失導(dǎo)致審批延誤或合同無效。示例：若未填寫相對(duì)方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼，法務(wù)審核時(shí)無法核實(shí)主體資質(zhì)，需退回補(bǔ)充，影響流程進(jìn)度。（二）審批流程合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁跳過審批節(jié)點(diǎn)或逆向?qū)徟ㄈ缦确▌?wù)審核后部門初審），需嚴(yán)格按照“發(fā)起→部門初審→法務(wù)審核→財(cái)務(wù)審核→管理層審批→用印→簽署→歸檔”流程執(zhí)行。特殊情況下（如緊急合同），需經(jīng)分管副總*書面批準(zhǔn)后可啟動(dòng)“加急流程”，但事后需補(bǔ)全審批記錄。（三）合同文本一致性風(fēng)險(xiǎn)用印前需保證合同文本與審批版本完全一致，法務(wù)需在最終版文本上標(biāo)注“最終版”及日期，避免審批后私自修改條款導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)。示例：經(jīng)辦人用印前擅自修改合同價(jià)格（未重新審批），若相對(duì)方按修改后價(jià)格履行，公司可能承擔(dān)價(jià)款損失。（四）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)合同簽署后需及