機關單位檔案管理制度及流程規(guī)范一、檔案管理的重要性與基本原則機關單位檔案是行政決策、業(yè)務開展、歷史傳承的核心憑證，承載著單位履職過程中的關鍵信息。做好檔案管理工作，需遵循集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案的完整、準確、安全與有效利用；堅持分級負責原則，明確各部門、各崗位的檔案管理責任；踐行規(guī)范化與信息化融合原則，推動傳統(tǒng)管理模式與數(shù)字技術協(xié)同發(fā)展，提升檔案管理效能。二、檔案管理制度核心內容（一）檔案分類與歸檔范圍機關檔案按內容與載體特性，主要分為文書檔案（收發(fā)文、會議紀要、工作計劃總結等）、科技檔案（基建圖紙、設備說明書等）、人事檔案（干部任免、考核材料等）、會計檔案（憑證、賬簿、財務報告等）及特殊載體檔案（照片、音像、電子文件等）。歸檔范圍需嚴格界定：必歸文件：單位職能活動中形成的具有保存價值的文件，如政策法規(guī)性文件、重要會議材料、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表等；剔除文件：重復文件、草稿、臨時性事務文件、無查考價值的便函等，需經部門負責人審核后不予歸檔。（二）檔案保管要求1.保管場所：檔案庫房應獨立設置，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫“六防”功能，配備溫濕度調控設備（溫度14-24℃、相對濕度45%-60%為宜）、消防器材、防蟲藥劑及檔案密集架等裝具。2.保管期限：依據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，分為永久（如單位章程、年度決算報告）、30年（如重要合同、干部任免文件）、10年（如一般性會議記錄、季度報表）三類，到期后需重新鑒定。（三）管理責任機制檔案管理部門：統(tǒng)籌檔案收集、整理、保管、利用等全流程工作，制定細則、組織培訓、開展檢查；業(yè)務部門：指定專人負責本部門文件的積累與預整理，按要求移交檔案，配合檔案鑒定與利用工作；檔案員：需具備檔案專業(yè)知識，熟悉數(shù)字化管理工具，定期參加業(yè)務培訓，確保檔案管理規(guī)范化。三、檔案管理流程規(guī)范（一）收集環(huán)節(jié)：把好“入口關”，確保檔案“應歸盡歸”業(yè)務部門需建立文件積累臺賬，日常工作中及時收集發(fā)文稿紙、收文處理單、會議材料等，避免文件散落。年度終了（或項目結束）后1個月內，完成文件的預整理（去除金屬物、折疊整齊），填寫《檔案移交清單》，經部門負責人簽字后移交檔案部門。電子檔案需同步移交原文及元數(shù)據(jù)（如PDF格式文件、生成時間、修改記錄等），確?！半娮?紙質”檔案同源一致。（二）整理環(huán)節(jié)：科學分類，規(guī)范編目1.分類組卷：采用“年度-機構（或問題）-保管期限”分類法，以“件”為單位整理（文書檔案）或“卷”為單位（科技檔案）。件裝檔案按“文號-時間”排序，卷裝檔案按“問題-時間”排序。2.編號編目：編制檔號（如“全宗號-年度-機構代碼-保管期限代碼-件號”），填寫《文件目錄》，包含文號、題名、日期、責任者、頁數(shù)等要素，確保檢索便捷。（三）鑒定環(huán)節(jié)：動態(tài)評估，優(yōu)化資源每10年開展一次全面鑒定，由檔案部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務部門、法律部門組成鑒定小組。審查檔案的保存價值，對到期檔案提出“繼續(xù)保管”“銷毀”或“降期”意見，形成《檔案鑒定意見書》，報單位分管領導審批。（四）利用環(huán)節(jié)：依規(guī)服務，安全可控利用方式：提供查閱、復制、借閱服務，涉密檔案需簽訂《保密承諾書》。審批流程：內部人員憑《檔案利用申請表》（注明用途）經部門負責人審批；外部人員需持單位介紹信、身份證，經分管領導審批。利用登記：建立《檔案利用登記薄》，記錄利用人、時間、內容、用途，確?？勺匪?。（五）銷毀環(huán)節(jié)：嚴格審批，全程監(jiān)督經鑒定確無保存價值且無涉密內容的檔案，需編制《檔案銷毀清冊》（含文號、題名、數(shù)量、鑒定意見），報單位主要領導審批；由檔案部門、紀檢部門兩人監(jiān)銷，銷毀后在清冊上簽字，監(jiān)銷記錄永久存檔。四、保障措施：夯實管理基礎（一）人員保障定期組織檔案員參加專業(yè)培訓（如檔案法規(guī)、數(shù)字化管理、保密知識），將檔案管理納入部門績效考核，對工作突出者予以表彰，對失職造成檔案損毀、丟失的，依規(guī)追究責任。（二）設施保障硬件建設：檔案庫房配備智能密集架、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、消防報警裝置；辦公區(qū)配置高速掃描儀、光盤刻錄機等數(shù)字化設備。信息化建設：搭建檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案“收集-整理-利用”全流程線上管理，建立異地備份機制（如云端備份），確保數(shù)據(jù)安全。（三）制度保障完善《檔案借閱制度》《電子檔案管理制度》《應急處置預案》（如檔案火災、水災應急措施），每半年開展一次檔案安全檢查，排查庫房隱患、核對檔案數(shù)量，確保管理閉環(huán)。五、結語機關