行政辦公流程標準化工作手冊前言為規(guī)范公司行政辦公行為，提升工作效率，保證各項行政工作有序開展，特制定本手冊。本手冊涵蓋辦公用品采購、會議室使用、文件歸檔、差旅管理、固定資產(chǎn)管理、印章使用、訪客接待七大核心行政流程，適用于公司全體員工及相關(guān)行政人員。各流程均明確操作步驟、責任分工及執(zhí)行要點，旨在實現(xiàn)行政工作的標準化、規(guī)范化管理。目錄一、辦公用品采購流程二、會議室使用管理流程三、文件歸檔管理流程四、差旅申請與報銷流程五、固定資產(chǎn)管理流程六、印章使用管理流程七、訪客接待服務(wù)流程一、辦公用品采購流程（一）適用范圍與場景本流程適用于公司各部門日常辦公所需的耗材、設(shè)備、家具等物品的采購需求，包括但不限于：筆、紙、文件夾等消耗品，打印機、掃描儀等電子設(shè)備，辦公桌椅等固定資產(chǎn)。當部門辦公用品庫存不足或新增采購需求時，需按本流程執(zhí)行。（二）操作步驟步驟1：需求提出部門指定專人（如行政對接人）根據(jù)實際需求，填寫《辦公用品采購申請表》（見模板1.1），注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及緊急程度。若為批量采購或單價超過500元的物品，需附《采購需求說明》（詳細闡述采購理由、功能需求及預(yù)算依據(jù)）。步驟2：部門審核部門負責人對采購需求的必要性及合理性進行審核，在《辦公用品采購申請表》上簽字確認，并提交至行政部。步驟3：行政部匯總與詢價行政部每日17:00前接收各部門采購申請，匯總后編制《辦公用品采購清單》。對于常規(guī)消耗品（如紙張、筆等），行政部根據(jù)歷史采購記錄直接對接固定供應(yīng)商下單；對于非常規(guī)物品或單次采購金額超1000元的，需進行至少3家供應(yīng)商比價，填寫《詢價記錄表》（包含供應(yīng)商名稱、報價、產(chǎn)品參數(shù)、服務(wù)承諾等），保證性價比最優(yōu)。步驟4：審批與下單采購金額≤2000元：由行政部經(jīng)理審批后下單；2000元＜采購金額≤5000元：由行政部經(jīng)理審核后，報請分管副總審批；采購金額＞5000元：需提交總經(jīng)理審批。審批通過后，行政部根據(jù)《詢價記錄表》選定供應(yīng)商，簽訂采購合同（如適用）并下達訂單。步驟5：入庫與登記物品送達后，行政部采購員與庫管員共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，確認無誤后填寫《辦公用品入庫登記表》（見模板1.2）。若存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，需在24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄退換貨原因。步驟6：領(lǐng)用與發(fā)放各部門行政對接人憑《辦公用品領(lǐng)用申請表》（見模板1.3）至行政部庫房領(lǐng)用，領(lǐng)用時需簽字確認。行政部每月5日前匯總上月《辦公用品領(lǐng)用登記表》，按部門統(tǒng)計領(lǐng)用量，作為成本核算依據(jù)。（三）模板表格模板1.1：辦公用品采購申請表申請部門申請人申請日期物品名稱規(guī)格型號單位部門負責人簽字：行政部審核意見：審批人簽字：日期：模板1.2：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號供應(yīng)商數(shù)量單價（元）總價（元）驗收人庫管員模板1.3：辦公用品領(lǐng)用申請表領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格型號單位庫管員簽字：部門負責人確認：（四）執(zhí)行要點提示需求提出應(yīng)遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，嚴禁超量或虛假采購；緊急采購（如24小時內(nèi)急需）需提前電話報備行政部經(jīng)理，事后補填申請表；庫存物品實行“先進先出”管理，庫管員每月末需盤點庫存，更新《辦公用品庫存清單》，對臨近保質(zhì)期或易損耗物品提前預(yù)警；供應(yīng)商管理：行政部每季度對合作供應(yīng)商進行評估（包含價格、質(zhì)量、交貨及時性等），不合格供應(yīng)商及時更換。二、會議室使用管理流程（一）適用范圍與場景本流程適用于公司所有會議室（含大會議室、小會議室、視頻會議室）的預(yù)約、使用、清理及設(shè)備維護管理。凡需使用會議室的部門或個人，均需提前按流程申請。（二）操作步驟步驟1：會議室預(yù)約預(yù)約人通過公司OA系統(tǒng)或行政部線下填寫《會議室使用申請表》（見模板2.1），注明會議名稱、時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風、視頻會議系統(tǒng)等）、布置需求（如茶歇、橫幅等）。若需使用視頻會議系統(tǒng)，需提前1個工作日聯(lián)系行政部IT人員調(diào)試設(shè)備。步驟2：預(yù)約審核與沖突處理行政部每日10:00、15:00分兩次審核預(yù)約申請，優(yōu)先保障部門例會、客戶接待等重要會議；若出現(xiàn)時間沖突，行政部提前與預(yù)約人溝通，協(xié)調(diào)調(diào)整至其他可用會議室或變更時間。步驟3：使用準備會議開始前30分鐘，行政部或會議室管理員根據(jù)《會議室使用申請表》準備設(shè)備：開啟電源、調(diào)試投影/麥克風、擺放桌椅、設(shè)置茶水（如需）；若為視頻會議，IT人員需提前15分鐘到場連接設(shè)備，測試音視頻效果。步驟4：會議使用與監(jiān)督預(yù)約人需提前10分鐘到場，確認設(shè)備正常使用；會議期間，需保持會議室安靜，禁止吸煙、飲食（特殊會議除外），愛護設(shè)備設(shè)施；行政部不定期巡查，對違規(guī)使用行為（如未預(yù)約占用、設(shè)備損壞未報備等）進行記錄并通報。步驟5：會后清理與設(shè)備復(fù)位會議結(jié)束后，預(yù)約人組織清理會場，帶走個人物品及垃圾，關(guān)閉設(shè)備（投影儀、燈光、空調(diào)等）；會議室管理員檢查會場設(shè)施，確認無損壞、物品無遺漏后，在《會議室使用登記表》（見模板2.2）上簽字確認。（三）模板表格模板2.1：會議室使用申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期會議名稱會議時間開始時間結(jié)束時間參會人數(shù)會議室選擇（□大會議室□小會議室□視頻會議室）所需設(shè)備（□投影儀□麥克風□白板□視頻會議系統(tǒng)□其他：______）布置需求（□茶歇□橫幅□桌型：□□式）部門負責人簽字：行政部審核：預(yù)約編號：模板2.2：會議室使用登記表使用日期會議室名稱使用部門會議名稱開始時間結(jié)束時間使用人設(shè)備檢查（□正?！醍惓＃篲_____）會場清理（□合格□不合格：______）管理員簽字（四）執(zhí)行要點提示會議室預(yù)約需提前1個工作日申請，緊急會議（如2小時內(nèi)）需經(jīng)行政部經(jīng)理口頭同意；禁止長期占用會議室（如連續(xù)預(yù)約超過3天），如需長期使用需報總經(jīng)理審批；設(shè)備故障需立即停止使用，聯(lián)系行政部IT人員處理，嚴禁私自拆卸或維修；會議結(jié)束后，預(yù)約人需保證桌椅復(fù)位、垃圾清理，違者將納入部門績效考核。三、文件歸檔管理流程（一）適用范圍與場景本流程適用于公司在行政、人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)等活動中形成的具有保存價值的各類文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、影像資料等。文件歸檔應(yīng)保證完整性、安全性及可追溯性。（二）操作步驟步驟1：文件分類與整理文件形成部門按“年度-類別-問題”原則對文件進行分類，類別包括：行政類（如制度、通知、會議紀要）、人事類（如勞動合同、考勤記錄）、業(yè)務(wù)類（如合同、客戶資料）、財務(wù)類（如發(fā)票、報銷單）等；紙質(zhì)文件需去除夾子、回形針等金屬物，對破損文件進行修補、裱糊，按時間順序排序；電子文件需統(tǒng)一命名（格式：“日期-部門-文件名-版本號”，如“20231001-行政部-會議紀要-V1.0”），存儲于指定服務(wù)器文件夾。步驟2：文件編號與登記行政部統(tǒng)一編制文件編號規(guī)則（如“行政-年份-序號”，即“XZ-2023-001”），并在文件右上角標注；紙質(zhì)文件填寫《文件歸檔登記表》（見模板3.1），注明文件名稱、編號、形成日期、頁數(shù)、密級（□公開□內(nèi)部秘密□機密）、歸檔人、存放位置；電子文件同步錄入《電子文件歸檔臺賬》（見模板3.2），包含文件路徑、存儲格式、備份日期等。步驟3：歸檔與保管紙質(zhì)文件：歸檔部門于每月5日前將整理好的文件移交至行政部檔案室，檔案管理員核對無誤后入庫，存放于符合標準的文件柜（防火、防潮、防蟲）；電子文件：由IT部門定期（每周五）對服務(wù)器中的電子文件進行備份，備份介質(zhì)包括移動硬盤、云存儲（公司指定平臺），備份記錄需存檔。步驟4：借閱與使用借閱人填寫《文件借閱申請表》（見模板3.3），說明借閱原因、文件名稱、借閱期限，經(jīng)部門負責人審批后，檔案管理員方可借出；機密及以上文件需經(jīng)分管副總或總經(jīng)理審批，借閱時需在檔案室現(xiàn)場查閱，嚴禁帶出；借閱期限一般不超過3個工作日，到期需歸還，如需續(xù)借需提前1天申請。步驟5：鑒定與銷毀行政部每兩年組織一次檔案鑒定，對超過保存期限、無保存價值的文件進行鑒定，填寫《文件銷毀審批表》（見模板3.4）；銷毀需經(jīng)部門負責人、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，由2人以上共同執(zhí)行（監(jiān)銷人需簽字確認），紙質(zhì)文件采用粉碎方式銷毀，電子文件徹底刪除并銷毀備份介質(zhì)。（三）模板表格模板3.1：文件歸檔登記表歸檔日期文件名稱文件編號形成部門形成日期頁數(shù)密級歸檔人存放位置（柜號-層號）模板3.2：電子文件歸檔臺賬歸檔日期文件名稱文件編號存儲路徑存儲格式文件大小備份日期備份位置歸檔人模板3.3：文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期文件名稱文件編號借閱原因借閱期限部門負責人簽字：檔案管理員審核：歸還日期：模板3.4：文件銷毀審批表文件名稱文件編號形成日期保存期限銷毀原因鑒定小組意見：部門負責人簽字：行政部經(jīng)理簽字：總經(jīng)理簽字：監(jiān)銷人：銷毀日期：銷毀方式：（四）執(zhí)行要點提示文件形成后需在1個月內(nèi)完成歸檔，不得拖延或積壓；電子文件需定期殺毒，防止數(shù)據(jù)泄露或損壞，涉密文件嚴禁通過私人郵箱、網(wǎng)盤傳輸；借閱文件需妥善保管，不得涂改、勾畫、抽頁、損壞，違者將追究責任；銷毀文件需全程記錄，保證可追溯，嚴禁私自丟棄或作為廢品出售。四、差旅申請與報銷流程（一）適用范圍與場景本流程適用于公司員工因公出差（含國內(nèi)、國外）的交通、住宿、補貼等事項的申請、審批及報銷管理，旨在規(guī)范差旅行為，控制差旅成本。（二）操作步驟步驟1：出差申請員工出差前需填寫《出差申請審批表》（見模板4.1），注明出差人、部門、出差地點、出差事由、出差起止時間、交通工具（□飛機□高鐵□汽車□自駕）、住宿標準（按公司《差旅費管理辦法》執(zhí)行）、預(yù)估費用等。若為多人出差，需注明主要出差人及同行人員；若為客戶接待，需附《接待方案》（含客戶信息、行程安排、預(yù)算明細）。步驟2：審批部門負責人審核出差必要性及行程合理性，簽字確認；出差費用≤3000元：由部門負責人審批；3000元＜出差費用≤8000元：由部門負責人審核后，報請分管副總審批；出差費用＞8000元：需提交總經(jīng)理審批；國外出差無論金額大小，均需總經(jīng)理審批。步驟3：差旅執(zhí)行員工按審批后的行程出差，乘坐交通工具需符合標準（如經(jīng)濟艙、高鐵二等座等），超出標準部分由個人承擔；住宿需選擇協(xié)議酒店或正規(guī)酒店，并索取增值稅發(fā)票，發(fā)票抬頭需為公司全稱，項目需填寫“住宿費”；出差期間需每日記錄《差旅日志》（含工作內(nèi)容、客戶對接情況等），作為報銷附件。步驟4：費用報銷出差返回后3個工作日內(nèi)，員工整理報銷憑證（包括交通發(fā)票、住宿發(fā)票、補貼明細等），填寫《差旅費用報銷單》（見模板4.2），注明出差編號、費用明細、實報金額等；報銷單需附《出差申請審批表》（復(fù)印件）、《差旅日志》、發(fā)票原件，若為自駕需附《里程表》（注明出發(fā)地、目的地、里程、過路費等）；部門負責人審核報銷單的真實性、合規(guī)性，簽字后提交至財務(wù)部。步驟5：財務(wù)審核與付款財務(wù)部核對報銷單與審批單、發(fā)票的一致性，檢查發(fā)票是否合規(guī)（如抬頭、稅號、印章等），住宿、交通標準是否超標；審核通過后，財務(wù)部于5個工作日內(nèi)通過銀行轉(zhuǎn)賬支付報銷款項，超期未報銷需說明原因。（三）模板表格模板4.1：出差申請審批表出差人部門職位出差地點出差事由出差時間自______年______月______日至______年______月______日共______天交通工具（□飛機□高鐵□汽車□自駕）住宿標準（元/晚）預(yù)估總費用（元）同行人員：客戶接待（□是□否）：部門負責人簽字：分管副總審批：總經(jīng)理審批：出差編號：申請日期：模板4.2：差旅費用報銷單報銷人部門出差編號報銷日期費用明細交通費（元）住宿費（元）伙食補貼（元/天×______天）發(fā)票張數(shù)：發(fā)票金額（元）：退補金額（元）：部門負責人簽字：財務(wù)審核：付款方式：□銀行轉(zhuǎn)賬□現(xiàn)金（四）執(zhí)行要點提示出差申請需提前3個工作日提交（緊急出差可電話申請，補填審批表）；交通、住宿標準嚴格按公司《差旅費管理辦法》執(zhí)行，如遇特殊情況超標，需在申請中注明原因并經(jīng)總經(jīng)理審批；發(fā)票需在出差期間取得，跨期發(fā)票不予報銷；丟失發(fā)票需提供《發(fā)票丟失情況說明》（部門負責人簽字、財務(wù)部審核），經(jīng)總經(jīng)理審批后，可按費用金額的80%報銷；差旅補貼按出差自然天數(shù)計算，當天往返不享受住宿及伙食補貼。五、固定資產(chǎn)管理流程（一）適用范圍與場景本流程適用于公司單價2000元以上、使用年限1年以上的資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具、生產(chǎn)設(shè)備等）的采購、領(lǐng)用、調(diào)撥、盤點、報廢等全生命周期管理，保證資產(chǎn)安全、完整、有效利用。（二）操作步驟步驟1：資產(chǎn)采購申請需求部門填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》（見模板5.1），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、存放地點等，附《資產(chǎn)需求說明》（闡述采購理由及配置要求）。步驟2：審批與采購審批流程參照“辦公用品采購流程”，根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限；采購?fù)瓿珊螅姓?、財?wù)部、需求部門共同驗收，核對資產(chǎn)信息、數(shù)量、質(zhì)量，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》（見模板5.2），三方簽字確認。步驟3：資產(chǎn)登記與標簽粘貼行政部將驗收合格的資產(chǎn)信息錄入《固定資產(chǎn)臺賬》（見模板5.3），包括資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、采購日期、使用部門、責任人、存放位置、折舊年限等；在資產(chǎn)顯著位置粘貼“固定資產(chǎn)標簽”，標簽包含資產(chǎn)編號、名稱、采購日期等信息，做到“一物一碼”。步驟4：領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用人填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》（見模板5.4），經(jīng)部門負責人審批后，至行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，簽字確認《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》；部門間資產(chǎn)調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》（見模板5.5），經(jīng)調(diào)入、調(diào)出部門負責人及行政部審批后，更新臺賬信息，保證賬實相符。步驟5：定期盤點行政部每季度末組織一次固定資產(chǎn)盤點，由行政部、財務(wù)部、使用部門共同參與，核對資產(chǎn)實物與臺賬信息，填寫《固定資產(chǎn)盤點表》（見模板5.6）；對盤盈、盤虧、毀損的資產(chǎn)，需查明原因，填寫《資產(chǎn)盤點差異報告》，經(jīng)部門負責人、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，進行賬務(wù)處理。步驟6：報廢與處置資產(chǎn)達到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》（見模板5.7），注明報廢原因、資產(chǎn)信息、殘值預(yù)估等；行政部組織技術(shù)鑒定（如需），確認無法修復(fù)后，按審批權(quán)限報批；報批通過后，由行政部聯(lián)系專業(yè)機構(gòu)回收處置，回收款項交財務(wù)部入賬，并更新臺賬信息。（三）模板表格模板5.1：固定資產(chǎn)采購申請表申請部門申請人申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位部門負責人簽字：行政部審核：審批人簽字：模板5.2：固定資產(chǎn)驗收單驗收日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號資產(chǎn)編號供應(yīng)商數(shù)量采購日期驗收結(jié)果（□合格□不合格：______）使用部門簽字：行政部簽字：財務(wù)部簽字：模板5.3：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號采購日期使用部門責任人存放位置原值（元）折舊年限凈值（元）狀態(tài)（□在用□閑置□報廢）模板5.4：固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號規(guī)格型號部門負責人簽字：行政部審核：領(lǐng)用簽字：模板5.5：固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表調(diào)出部門調(diào)出日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號規(guī)格型號數(shù)量調(diào)入部門調(diào)入日期調(diào)撥原因調(diào)出部門負責人簽字：調(diào)入部門負責人簽字：行政部審核：模板5.6：固定資產(chǎn)盤點表盤點日期盤點部門資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實盤數(shù)量差異（□盤盈□盤虧）差異原因責任人模板5.7：固定資產(chǎn)報廢申請表申請部門申請人申請日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號規(guī)格型號技術(shù)鑒定意見：部門負責人簽字：行政部經(jīng)理簽字：總經(jīng)理簽字：（四）執(zhí)行要點提示固定資產(chǎn)采購需優(yōu)先考慮性價比高、售后服務(wù)好的品牌，簽訂采購合同時需明確質(zhì)保期、維修條款；資產(chǎn)領(lǐng)用后，責任人需妥善保管，嚴禁私自外借、調(diào)換、拆卸；盤點中發(fā)覺差異需在3個工作日內(nèi)查明原因并上報，不得瞞報、漏報；報資產(chǎn)報廢需保證資產(chǎn)無殘值或殘值已處置完畢，處置過程需全程留痕。六、印章使用管理流程（一）適用范圍與場景本流程適用于公司公章、合同章、財務(wù)章、法人章、發(fā)票章等印章的使用、保管、刻制、銷毀管理，保證印章使用的合法性、規(guī)范性，防范法律風險。（二）操作步驟步驟1：印章保管責任劃分公章、合同章：由行政部指定專人（印章管理員）保管，實行“專人專柜、雙人保管”（保險柜鑰匙由行政部經(jīng)理和印章管理員分別保管）；財務(wù)章、發(fā)票章：由財務(wù)部指定專人保管，保險柜鑰匙由財務(wù)經(jīng)理和出納分別保管；法人章：由總經(jīng)理本人或指定專人保管，使用時需經(jīng)總經(jīng)理審批。步驟2：印章使用申請使用人填寫《印章使用申請表》（見模板6.1），注明用印單位/部門、用印事由、文件名稱/合同編號、用印份數(shù)、用印人、經(jīng)辦人等，附需用印文件（合同、函件、證明等）復(fù)印件。步驟3：審批與登記審批權(quán)限：日常行政類文件（如通知、證明）：由行政部經(jīng)理審批；合同、協(xié)議類文件：由法務(wù)部審核（如需）、分管副總審批；重要文件（如投標書、擔保函）：需經(jīng)總經(jīng)理審批；審批通過后，印章管理員核對文件內(nèi)容與申請表是否一致，確認無誤后，在《印章使用登記表》（見模板6.2）上記錄用印日期、用印文件名稱、審批人、用印人等信息，方可蓋章。步驟4：用印監(jiān)督與文件存檔用印過程中，印章管理員需全程監(jiān)督，保證用印文件與審批內(nèi)容一致，嚴禁在空白紙張、空白合同上蓋章；用印后，文件原件交行政部（或財務(wù)部）存檔，《印章使用申請表》《印章使用登記表》留存?zhèn)洳?。步驟5：印章刻制、變更與銷毀新刻印章需由行政部填寫《印章刻制申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制，刻制完成后在公安機關(guān)備案；印章丟失、損壞或公司名稱變更時，需及時辦理印章變更或注銷手續(xù)，并公告作廢；廢棄印章由行政部登記造冊，報總經(jīng)理審批后，聯(lián)系公安機關(guān)統(tǒng)一銷毀，銷毀過程需拍照記錄。（三）模板表格模板6.1：印章使用申請表申請部門申請人申請日期用印事由文件名稱/合同編號用印份數(shù)用印文件類型（□合同□協(xié)議□證明□函件□其他：______）審批人用印人附文件份數(shù)：文件密級（□公開□內(nèi)部秘密□機密）部門負責人簽字：行政部（財務(wù)部）審核：總經(jīng)理審批（如需）：模板6.2：印章使用登記表用印日期用印部門用印文件名稱文件編號用印份數(shù)審批人用印人監(jiān)管人存檔位置（四）執(zhí)行要點提示印章管理員需堅守崗位，非工作時間印章需存放于保險柜內(nèi)，嚴禁攜帶印章外出（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準并派專人陪同）；用印文件需內(nèi)容完整、邏輯清晰，若需修改需重新申請審批，不得在已審批文件上擅自涂改；嚴禁違規(guī)用印，如私用印章、在未經(jīng)審批文件上蓋章等，違者將追究法律責任；印章保管人離職時，需辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》（見模板6.3），由行政部經(jīng)理監(jiān)交。七、訪客接待服務(wù)流程（一）適用范圍與場景本流程適用于公司外部訪客（包括客戶、合作伙伴、上級單位、應(yīng)聘者等）的預(yù)約、接待、引導(dǎo)、送客等全流程管理，旨在提升公司形象，規(guī)范接待行為，保證訪客體驗良好。（二）操作步驟步驟1：訪客預(yù)約接待部門提前與訪客確認來訪時間、人數(shù)、身份、來訪事由、是否需要特殊安排（如翻譯、會議室、茶歇等），填寫《訪客接待預(yù)約表》（見模板7.1），提交至行政部。步驟2：接待準備行政部根據(jù)《訪客接待預(yù)約表》安排：若需使用會議室，按“會議室使用流程”提前準備；準備訪客資料（如公司簡介、產(chǎn)品手冊等）、飲用水、茶水（根據(jù)訪客喜好選擇紅茶、綠茶、咖啡等）；若為重要客戶或上級單位，需通知相關(guān)部門負責人到門口迎接。步驟3：訪客迎接與登記訪客到達時，前臺行政人員主