合同管理信息錄入與審查表工具說(shuō)明一、適用場(chǎng)景說(shuō)明本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位或社會(huì)組織的合同全生命周期管理場(chǎng)景，具體包括但不限于：新合同簽訂：業(yè)務(wù)部門與合作方達(dá)成初步合作意向后，需錄入合同基本信息并提交法務(wù)/合規(guī)部門進(jìn)行條款審查；合同續(xù)簽與變更：現(xiàn)有合同到期需續(xù)簽，或履行過(guò)程中需修改條款（如金額、履行期限、合作范圍等）時(shí)，對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充錄入與審查；合同歸檔管理：合同簽訂完成后，標(biāo)準(zhǔn)化錄入關(guān)鍵信息以便后續(xù)查詢、統(tǒng)計(jì)及風(fēng)險(xiǎn)追溯；合規(guī)性檢查：法務(wù)部門對(duì)已錄入合同的主體資格、條款合法性、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性等進(jìn)行系統(tǒng)性審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。二、操作流程指引第一步：信息錄入準(zhǔn)備收集合同相關(guān)基礎(chǔ)材料：合作方主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、合作意向書、技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單等；確認(rèn)合同類型（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同、租賃合同等），選擇對(duì)應(yīng)模板（若無(wú)固定模板，按通用結(jié)構(gòu)錄入）；準(zhǔn)備錄入人員信息（如業(yè)務(wù)專員某、法務(wù)專員某），保證責(zé)任可追溯。第二步：基礎(chǔ)信息填寫在“合同基礎(chǔ)信息”模塊錄入以下內(nèi)容（必填項(xiàng)用“*”標(biāo)注）：合同編號(hào)：按企業(yè)內(nèi)部規(guī)則編制（如“年份-部門代碼-序號(hào)”，例：2024-CG-001）；合同名稱：準(zhǔn)確反映合同核心內(nèi)容（如“設(shè)備采購(gòu)合同”“項(xiàng)目技術(shù)服務(wù)合同”）；合同類型：從下拉菜單選擇（如買賣、服務(wù)、租賃、委托等）；簽訂日期與簽訂地點(diǎn)：以實(shí)際簽署日期和地點(diǎn)為準(zhǔn)；合同版本號(hào)：如為修訂版，需標(biāo)注版本號(hào)（如V1.0、V2.0）。第三步：合同主體信息錄入分別錄入甲方（通常為自身企業(yè)）和乙方（合作方）信息，保證完整準(zhǔn)確：甲方信息：?jiǎn)挝蝗Q、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系人（某）、聯(lián)系方式（*號(hào)代替，如5678）；乙方信息：?jiǎn)挝蝗Q、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系人（某）、聯(lián)系方式（*號(hào)代替）；主體資格說(shuō)明：若乙方為特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融），需標(biāo)注相關(guān)資質(zhì)證書名稱及編號(hào)（如“醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證：-5678”）。第四步：合同核心條款錄入按合同類型錄入關(guān)鍵條款，保證條款清晰、無(wú)歧義：核心標(biāo)的：明確合作內(nèi)容（如“采購(gòu)型號(hào)設(shè)備10臺(tái)”“提供系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)”）；合同金額：含大小寫金額、幣種（如人民幣CNY、美元USD）、計(jì)價(jià)方式（固定單價(jià)、總價(jià)包干等）；履行期限：起止時(shí)間、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“2024年1月1日-2024年12月31日，分三期交付”）；付款方式：支付條件（如“驗(yàn)收合格后7個(gè)工作日內(nèi)”）、支付比例、賬戶信息（開戶行、賬號(hào)，賬號(hào)部分用*號(hào)代替）；雙方權(quán)利義務(wù)：分條列明甲方/乙方的核心權(quán)利與責(zé)任（如“甲方按時(shí)付款，乙方按質(zhì)按量交付成果”）；違約責(zé)任：明確違約情形及賠償標(biāo)準(zhǔn)（如“逾期交付，按日支付合同總額0.1%的違約金”）；爭(zhēng)議解決方式：選擇協(xié)商、仲裁（注明仲裁機(jī)構(gòu)）或訴訟（注明管轄法院）。第五步：附件信息列明合同所有附件名稱及數(shù)量，如：附件1：《設(shè)備技術(shù)參數(shù)表》；附件2：《乙方資質(zhì)證明文件》；附件3：《項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表》。若為電子版，需標(biāo)注存儲(chǔ)路徑（如“企業(yè)云盤-合同庫(kù)-2024-CG-001”）；紙質(zhì)版需注明份數(shù)及存放位置。第六步：初步自查錄入完成后，錄入人員需逐項(xiàng)檢查以下內(nèi)容：信息完整性：所有必填項(xiàng)是否填寫，無(wú)遺漏；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：金額、日期、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息是否與原始材料一致；條款邏輯性：權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確；附件完整性：附件清單是否與實(shí)際附件一致。第七步：提交審查通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、合同管理系統(tǒng)）提交審查，選擇審查部門（如法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)），并附上原始材料掃描件；在提交備注中說(shuō)明合同背景、重點(diǎn)審查事項(xiàng)（如“需重點(diǎn)審查乙方資質(zhì)及付款條款合規(guī)性”）。第八步：審查反饋與修改審查部門收到后，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如2個(gè)工作日）完成審查，反饋意見：無(wú)異議：“通過(guò)”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；需修改：注明修改意見（如“違約金比例過(guò)高，建議調(diào)整為0.05%”），退回錄入部門修改；錄入部門根據(jù)意見修改后，重新提交審查，直至通過(guò)。第九步：最終確認(rèn)與歸檔審查通過(guò)后，由授權(quán)人員（如部門負(fù)責(zé)人）在系統(tǒng)中確認(rèn)電子版本，紙質(zhì)版合同需雙方簽字蓋章后歸檔；歸檔信息錄入：歸檔日期、檔案編號(hào)、存放位置（如“檔案室-2024年-采購(gòu)合同-001”）、保管責(zé)任人（某）。三、模板內(nèi)容結(jié)構(gòu)模塊字段名稱填寫說(shuō)明一、合同基礎(chǔ)信息合同編號(hào)*按企業(yè)內(nèi)部規(guī)則編制，唯一且可追溯合同名稱*簡(jiǎn)潔明確，反映核心合作內(nèi)容合同類型*從下拉菜單選擇（買賣/服務(wù)/租賃等）簽訂日期*格式：YYYY-MM-DD簽訂地點(diǎn)*如“北京市海淀區(qū)”合同版本號(hào)首次簽訂填V1.0，修訂后遞增二、合同主體信息甲方信息*單位全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系人（某）、聯(lián)系方式（*號(hào)）乙方信息*同甲方信息，需特別注意資質(zhì)完整性主體資格說(shuō)明特殊行業(yè)需標(biāo)注資質(zhì)證書（如“安全生產(chǎn)許可證：-56”）三、合同核心條款核心標(biāo)的*明確合作內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)合同金額*大小寫一致，幣種明確（如CNY100,000.00）履行期限*起止時(shí)間、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“交付日期：2024-06-30前”）付款方式*支付條件、比例、賬戶信息（賬號(hào)部分*號(hào)代替）雙方權(quán)利義務(wù)*分條列明，避免模糊表述（如“乙方應(yīng)保證交付成果符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”）違約責(zé)任*明確違約情形、賠償標(biāo)準(zhǔn)、免責(zé)條件爭(zhēng)議解決方式*選擇“協(xié)商/仲裁/訴訟”，仲裁需注明機(jī)構(gòu)，訴訟需注明管轄法院四、附件清單附件名稱*與實(shí)際附件一一對(duì)應(yīng)（如“技術(shù)協(xié)議”“報(bào)價(jià)單”）附件數(shù)量*紙質(zhì)版/電子版分別標(biāo)注附件存放說(shuō)明電子版路徑或紙質(zhì)版存放位置五、審查與歸檔信息錄入人*業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（某）錄入日期*完成錄入的日期初審部門/人*業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（某）審查意見（初審）如“已核對(duì)基礎(chǔ)信息，提交法務(wù)審查”復(fù)審部門/人*法務(wù)部/財(cái)務(wù)部（某）審查意見（復(fù)審）具體修改建議或“同意通過(guò)”最終審批人*分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（某）審批日期*最終批準(zhǔn)的日期歸檔日期*合同正式歸檔的日期檔案編號(hào)*按檔案管理規(guī)定編制保管責(zé)任人*檔案管理部門人員（某）四、使用要點(diǎn)提示信息完整性：所有帶“*”的必填項(xiàng)不得遺漏，特別是合同金額、履行期限、爭(zhēng)議解決方式等核心條款，避免因信息不全導(dǎo)致合同無(wú)效或履行爭(zhēng)議。條款合規(guī)性：錄入條款需符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)，如違約金不得超過(guò)實(shí)際損失的30%，格式條款需提示對(duì)方注意免除或限制責(zé)任的內(nèi)容。附件核對(duì)：附件名稱與實(shí)際內(nèi)容需完全一致，技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等作為合同組成部分，應(yīng)與條款保持邏輯一致。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：金額、日期、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對(duì)，避免筆誤（如“10000元”誤寫為“1000元”）；聯(lián)系方式、賬號(hào)等隱私信息部分用*號(hào)代替，保證信息安全。保密要求：合同信息涉及商業(yè)秘密，錄入及審查人員需嚴(yán)格遵守企業(yè)保密制