企業(yè)日常行政管理SOP模板一、適用范圍與背景本模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含初創(chuàng)公司、中小型企業(yè)及集團(tuán)化企業(yè)）的日常行政管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，旨在規(guī)范行政事務(wù)處理流程、提升工作效率、降低運(yùn)營(yíng)成本，保證行政資源合理配置及管理活動(dòng)有序開(kāi)展。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作，可避免因流程不清晰導(dǎo)致的職責(zé)推諉、資源浪費(fèi)或管理疏漏，為企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)提供支撐。二、核心管理流程及操作說(shuō)明（一）辦公用品管理流程流程目標(biāo)：規(guī)范辦公用品從需求提報(bào)、采購(gòu)、入庫(kù)到領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)的全流程管理，保證供需平衡、成本可控。責(zé)任部門(mén)：行政部為歸口管理部門(mén)，各部門(mén)為需求提報(bào)與執(zhí)行部門(mén)。詳細(xì)步驟：步驟1：需求提報(bào)每月25日前，各部門(mén)指定專(zhuān)人（如部門(mén)助理）根據(jù)實(shí)際需求，填寫(xiě)《月度辦公用品需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），注明物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。步驟2：需求匯總與審批行政部于每月28日前匯總各部門(mén)需求，結(jié)合庫(kù)存情況編制《月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》，報(bào)行政負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，行政部按采購(gòu)流程執(zhí)行采購(gòu)（小額采購(gòu)可自行比價(jià)，大額采購(gòu)需按企業(yè)招投標(biāo)管理規(guī)定執(zhí)行）。步驟3：采購(gòu)與入庫(kù)采購(gòu)?fù)瓿珊?，行政部組織到貨驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量及發(fā)票信息，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)登記表》（見(jiàn)模板2），入庫(kù)時(shí)需貼“物品標(biāo)簽”（含名稱(chēng)、入庫(kù)日期、編號(hào)），并錄入行政管理系統(tǒng)更新庫(kù)存數(shù)據(jù)。步驟4：領(lǐng)用與登記員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見(jiàn)模板3），注明領(lǐng)用人、部門(mén)、物品名稱(chēng)、數(shù)量、領(lǐng)用日期，部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后，行政部按“按需發(fā)放、杜絕浪費(fèi)”原則發(fā)放物品，領(lǐng)用人在登記表簽字確認(rèn)。步驟5：盤(pán)點(diǎn)與報(bào)廢每月最后1個(gè)工作日，行政部組織對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存數(shù)據(jù)與系統(tǒng)記錄，編制《月度辦公用品盤(pán)點(diǎn)表》（見(jiàn)模板4），保證賬實(shí)相符。對(duì)損壞、過(guò)期或無(wú)法使用的物品，由行政部填寫(xiě)《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后按規(guī)定處置（如回收、銷(xiāo)毀），并更新庫(kù)存。（二）會(huì)議室使用管理流程流程目標(biāo)：規(guī)范會(huì)議室預(yù)訂、使用、清潔及設(shè)備維護(hù)流程，提高會(huì)議室利用率，保證使用環(huán)境整潔、設(shè)備正常運(yùn)行。責(zé)任部門(mén)：行政部為統(tǒng)籌管理部門(mén)，各部門(mén)為使用部門(mén)。詳細(xì)步驟：步驟1：會(huì)議室預(yù)訂需使用會(huì)議室的部門(mén)，提前1個(gè)工作日通過(guò)企業(yè)行政管理系統(tǒng)或填寫(xiě)《會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板5），注明預(yù)訂部門(mén)、使用時(shí)間、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板等），經(jīng)行政部審核后確認(rèn)預(yù)訂結(jié)果（避免沖突）。緊急預(yù)訂需提前2小時(shí)聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)。步驟2：使用準(zhǔn)備行政部根據(jù)預(yù)訂信息，提前30分鐘開(kāi)啟會(huì)議室、調(diào)試設(shè)備、檢查環(huán)境（如座椅擺放、空調(diào)溫度、飲用水供應(yīng)等），并在會(huì)議室門(mén)口放置“使用中”標(biāo)識(shí)牌。步驟3：使用與監(jiān)督使用部門(mén)需遵守會(huì)議室使用規(guī)定：保持環(huán)境整潔、愛(ài)護(hù)設(shè)備、禁止吸煙、會(huì)后帶走個(gè)人物品；如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，需提前2小時(shí)聯(lián)系行政部確認(rèn)續(xù)訂；如遇設(shè)備故障，立即停止使用并通知行政部處理。步驟4：清潔與復(fù)位會(huì)議結(jié)束后，使用部門(mén)需將座椅復(fù)位、清理垃圾、關(guān)閉設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等），并在《會(huì)議室使用登記表》（見(jiàn)模板6）中簽字確認(rèn)。行政部每日18:00前檢查各會(huì)議室清潔及設(shè)備復(fù)位情況，保證符合使用標(biāo)準(zhǔn)。（三）文件流轉(zhuǎn)管理流程流程目標(biāo)：規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件（通知、報(bào)告、制度等）的起草、審核、簽發(fā)、傳閱、歸檔流程，保證文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確，信息傳遞安全。責(zé)任部門(mén)：行政部為文件歸口管理部門(mén)，各部門(mén)為文件起草與執(zhí)行部門(mén)。詳細(xì)步驟：步驟1：文件起草需起草文件的部門(mén)，由指定人員（如部門(mén)主管*）根據(jù)實(shí)際需求撰寫(xiě)文件，明確文件標(biāo)題、發(fā)文對(duì)象、內(nèi)容、生效日期及附件，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范（參照企業(yè)公文格式標(biāo)準(zhǔn)）。步驟2：審核與簽發(fā)起草人將文件提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核（審核內(nèi)容：內(nèi)容準(zhǔn)確性、部門(mén)職責(zé)匹配度），審核通過(guò)后報(bào)至行政部；行政部對(duì)文件格式、規(guī)范性進(jìn)行復(fù)核，再報(bào)至分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理*簽發(fā)。簽發(fā)文件需標(biāo)注“簽發(fā)人”及簽發(fā)日期。步驟3：印發(fā)與傳閱簽發(fā)后的文件由行政部統(tǒng)一編號(hào)、排版、印發(fā)（電子版通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送，紙質(zhì)版加蓋公章后分發(fā)至相關(guān)部門(mén)）。傳閱文件需填寫(xiě)《文件傳閱登記表》（見(jiàn)模板7），注明傳閱人、傳閱時(shí)間、閱后簽字，保證信息傳達(dá)到位。步驟4：歸檔與保管文件執(zhí)行完畢或有效期滿(mǎn)后，由行政部收集正本（含電子版），按“年度-類(lèi)別-文號(hào)”分類(lèi)整理，填寫(xiě)《文件歸檔登記表》（見(jiàn)模板8），存入文件柜或企業(yè)檔案系統(tǒng)，并設(shè)定查閱權(quán)限（涉密文件需單獨(dú)加密保管）。（四）訪(fǎng)客接待管理流程流程目標(biāo)：規(guī)范訪(fǎng)客預(yù)約、接待、引導(dǎo)及離開(kāi)流程，展現(xiàn)企業(yè)良好形象，保障辦公區(qū)域安全。責(zé)任部門(mén)：行政部為接待統(tǒng)籌部門(mén)，被訪(fǎng)部門(mén)為接待執(zhí)行部門(mén)。詳細(xì)步驟：步驟1：訪(fǎng)客預(yù)約被訪(fǎng)部門(mén)提前1個(gè)工作日與訪(fǎng)客確認(rèn)到訪(fǎng)時(shí)間、事由、人數(shù)及聯(lián)系方式，并填寫(xiě)《訪(fǎng)客預(yù)約登記表》（見(jiàn)模板9）提交至行政部。臨時(shí)到訪(fǎng)訪(fǎng)客，由被訪(fǎng)部門(mén)人員聯(lián)系行政部現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)。步驟2：訪(fǎng)客接待訪(fǎng)客到訪(fǎng)時(shí)，前臺(tái)行政人員核對(duì)預(yù)約信息，要求訪(fǎng)客出示有效身份證件，填寫(xiě)《訪(fǎng)客登記表》（見(jiàn)模板10），發(fā)放《訪(fǎng)客證》（需佩戴于胸前）；聯(lián)系被訪(fǎng)部門(mén)人員到前臺(tái)引導(dǎo)，禁止訪(fǎng)客自行進(jìn)入辦公區(qū)域。步驟3：接待與引導(dǎo)被訪(fǎng)部門(mén)人員引導(dǎo)訪(fǎng)客至指定會(huì)議室或辦公區(qū)域，全程陪同訪(fǎng)客；如需參觀(guān)辦公區(qū)域，需提前報(bào)行政部審批，并保證不影響正常辦公。步驟4：訪(fǎng)客離開(kāi)訪(fǎng)客離開(kāi)時(shí)，被訪(fǎng)部門(mén)人員需引導(dǎo)至前臺(tái)，前臺(tái)收回《訪(fǎng)客證》，核對(duì)《訪(fǎng)客登記表》信息并簽字確認(rèn)；行政部每日匯總訪(fǎng)客記錄，保證無(wú)遺漏。（五）固定資產(chǎn)管理流程流程目標(biāo)：規(guī)范固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、家具、車(chē)輛等）的采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、調(diào)撥、盤(pán)點(diǎn)及報(bào)廢流程，保證資產(chǎn)安全、賬實(shí)相符。責(zé)任部門(mén)：行政部為資產(chǎn)歸口管理部門(mén)，各部門(mén)為資產(chǎn)使用部門(mén)。詳細(xì)步驟：步驟1：采購(gòu)申請(qǐng)部門(mén)需新增或更換固定資產(chǎn)時(shí)，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板11），注明資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途及使用部門(mén)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理審批后，由行政部執(zhí)行采購(gòu)。步驟2：驗(yàn)收與登記固定資產(chǎn)到貨后，行政部組織使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，核對(duì)資產(chǎn)信息與采購(gòu)申請(qǐng)一致性，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》（見(jiàn)模板12），貼“資產(chǎn)標(biāo)簽”（含編號(hào)、名稱(chēng)、使用部門(mén)、購(gòu)置日期），并錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，建立臺(tái)賬。步驟3：領(lǐng)用與調(diào)撥資產(chǎn)驗(yàn)收合格后，由使用部門(mén)填寫(xiě)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》（見(jiàn)模板13），領(lǐng)用人在臺(tái)賬上簽字確認(rèn)；部門(mén)間調(diào)撥需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板14），經(jīng)行政部審批后更新臺(tái)賬，明確新使用人及保管責(zé)任。步驟4：盤(pán)點(diǎn)與報(bào)廢每年6月、12月，行政部組織對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，編制《固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表》（見(jiàn)模板15），核對(duì)系統(tǒng)臺(tái)賬與實(shí)物資產(chǎn)，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧、毀損資產(chǎn)需查明原因并報(bào)審批；對(duì)無(wú)法使用或報(bào)廢的資產(chǎn)，由行政部填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板16），經(jīng)技術(shù)鑒定、財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)理*批準(zhǔn)后，按企業(yè)規(guī)定處置（如變賣(mài)、銷(xiāo)毀），并更新臺(tái)賬。三、管理模板表格模板1：月度辦公用品需求申請(qǐng)表部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期物品名稱(chēng)規(guī)格單位示例：A4紙80g包示例：簽字筆黑色支部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日模板2：辦公用品入庫(kù)登記表入庫(kù)日期物品名稱(chēng)規(guī)格單位數(shù)量供應(yīng)商入庫(kù)人驗(yàn)收結(jié)果備注2023-10-01A4紙80g包50文具張*合格2023-10-01簽字筆黑色支100百貨李*合格模板3：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門(mén)物品名稱(chēng)規(guī)格單位領(lǐng)用數(shù)量用途審批人領(lǐng)用人簽字2023-10-05王*市場(chǎng)部A4紙80g包2日常打印劉*王*2023-10-05陳*行政部簽字筆黑色支5會(huì)議記錄張*陳*模板4：月度辦公用品盤(pán)點(diǎn)表盤(pán)點(diǎn)日期物品名稱(chēng)賬面數(shù)量實(shí)盤(pán)數(shù)量差異數(shù)量差異原因盤(pán)點(diǎn)人審核人2023-10-31A4紙3028-2領(lǐng)用未登記趙*孫*2023-10-31簽字筆50500無(wú)趙*孫*模板5：會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表預(yù)訂部門(mén)預(yù)訂人聯(lián)系方式預(yù)訂日期使用日期使用時(shí)間會(huì)議主題參會(huì)人數(shù)所需設(shè)備銷(xiāo)售部周*1382023-10-022023-10-0514:00-16:00客戶(hù)洽談5人投影儀、白板備注：需提前調(diào)試投影儀行政部審核：審批日期：年月日模板6：會(huì)議室使用登記表使用日期使用部門(mén)使用時(shí)間會(huì)議主題使用人設(shè)備檢查（正常/異常）環(huán)境清潔（合格/不合格）使用人簽字2023-10-05銷(xiāo)售部14:00-16:00客戶(hù)洽談周*正常合格周*2023-10-05人力資源部10:00-11:30面試吳*異常（麥克風(fēng)無(wú)聲）合格吳*模板7：文件傳閱登記表文件名稱(chēng)文號(hào)發(fā)文部門(mén)發(fā)文日期傳閱范圍傳閱時(shí)間閱件人閱件簽字備注關(guān)于2023年國(guó)慶節(jié)放假的通知XZ〔2023〕15號(hào)行政部2023-09-20全體員工2023-09-20張*張*2023年第三季度工作總結(jié)ZG〔2023〕30號(hào)總經(jīng)辦2023-10-01各部門(mén)負(fù)責(zé)人2023-10-02李*李*需反饋意見(jiàn)模板8：文件歸檔登記表歸檔日期文件名稱(chēng)文號(hào)歸檔部門(mén)密級(jí)（公開(kāi)/內(nèi)部/秘密）份數(shù)存放位置歸檔人檔案編號(hào)2023-10-052023年行政管理制度匯編XZ〔2023〕10號(hào)行政部?jī)?nèi)部3份1號(hào)柜-01層王*DA202310012023-10-10年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告CW〔2023〕05號(hào)財(cái)務(wù)部秘密1份2號(hào)柜-03層陳*DA20231010模板9：訪(fǎng)客預(yù)約登記表被訪(fǎng)部門(mén)被訪(fǎng)人預(yù)約人聯(lián)系方式到訪(fǎng)日期到訪(fǎng)時(shí)間事由訪(fǎng)客人數(shù)預(yù)約人簽字市場(chǎng)部劉*趙10-0609:30合作洽談2人趙*備注：需攜帶合作方案行政部確認(rèn)：確認(rèn)日期：年月日模板10：訪(fǎng)客登記表到訪(fǎng)日期訪(fǎng)客姓名性別年齡聯(lián)系方式身份證號(hào)被訪(fǎng)部門(mén)被訪(fǎng)人到訪(fǎng)時(shí)間離開(kāi)時(shí)間訪(fǎng)客證號(hào)2023-10-06趙*男351395678320市場(chǎng)部劉*09:3011:00F2023100601接待人簽字：劉*前臺(tái)簽字：孫*模板11：固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表使用部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期預(yù)算金額（元）資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量示例：筆記本電腦聯(lián)想小新Pro16臺(tái)1部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核：財(cái)務(wù)部審核：總經(jīng)理審批：模板12：固定資產(chǎn)驗(yàn)收單驗(yàn)收日期資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)供應(yīng)商采購(gòu)金額（元）驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）2023-10-07筆記本電腦聯(lián)想小新Pro16科技5999合格使用部門(mén)驗(yàn)收人簽字：王*行政部驗(yàn)收人簽字：李*財(cái)務(wù)部驗(yàn)收人簽字：張*模板13：固定資產(chǎn)領(lǐng)用表領(lǐng)用日期資產(chǎn)名稱(chēng)資產(chǎn)編號(hào)規(guī)格型號(hào)單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人使用部門(mén)保管人2023-10-08筆記本電腦NB20231001聯(lián)想小新Pro16臺(tái)1王*市場(chǎng)部王*部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：劉*行政部簽字：李*模板14：固定資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)表調(diào)撥日期資產(chǎn)名稱(chēng)資產(chǎn)編號(hào)原使用部門(mén)原保管人新使用部門(mén)新保管人調(diào)撥原因2023-10-10辦公桌BG20230501行政部趙*人力資源部錢(qián)*部門(mén)調(diào)整原部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：張*新部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：孫*行政部審核：李*審批日期：年月日模板15：固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表盤(pán)點(diǎn)日期資產(chǎn)名稱(chēng)資產(chǎn)編號(hào)使用部門(mén)賬面數(shù)量實(shí)盤(pán)數(shù)量盤(pán)點(diǎn)人使用部門(mén)確認(rèn)人備注2023-12-20筆記本電腦NB20231001市場(chǎng)部11周*王*賬實(shí)相符2023-12-20打印機(jī)DY20230801財(cái)務(wù)部10周*陳*盤(pán)虧，原因：設(shè)備損壞已報(bào)廢模板16：固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表報(bào)廢日期資產(chǎn)名稱(chēng)資產(chǎn)編號(hào)規(guī)格型號(hào)購(gòu)置日期原值（元）已使用年限（年）報(bào)廢原因技術(shù)鑒定結(jié)果2023-10-15打印機(jī)DY20230801HP10202023-08-0125000.25主板燒毀無(wú)法修復(fù)無(wú)法修復(fù)，建議報(bào)廢使用部門(mén)意見(jiàn)：行政部意見(jiàn)：財(cái)務(wù)部意見(jiàn)：總經(jīng)理審批：四、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)責(zé)任到人：明確各流程的責(zé)任部門(mén)及責(zé)任人（如辦公用品需求提報(bào)需部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，會(huì)議室使用需被訪(fǎng)部門(mén)全程陪同），避免職責(zé)不清。記錄完整：所有流程需留存書(shū)面或電子記錄（如登記表、申請(qǐng)表、審批單），保證可追溯，便于后續(xù)核查與優(yōu)化。定期復(fù)盤(pán)：行政部每季度對(duì)辦公用品消耗、會(huì)議室使用率、資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，優(yōu)化流程（如調(diào)整采購(gòu)頻次、優(yōu)化會(huì)議室布局）。培訓(xùn)宣貫：新員工入職時(shí)需進(jìn)行行政管理SOP培訓(xùn)，保證員工熟悉流程要求；定期組織老員工復(fù)訓(xùn)，更新制度認(rèn)知。（二）常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避辦公用品浪費(fèi)：通過(guò)“按需申領(lǐng)+定期盤(pán)點(diǎn)”控制庫(kù)存，對(duì)非必需品（如高檔文件夾）限制