公司財(cái)務(wù)自動(dòng)報(bào)銷和費(fèi)用審批系統(tǒng)使用指南一、系統(tǒng)適用場景與核心價(jià)值本系統(tǒng)專為解決企業(yè)傳統(tǒng)報(bào)銷流程繁瑣、審批周期長、費(fèi)用管控難等問題設(shè)計(jì)，適用于以下核心場景：日常費(fèi)用報(bào)銷：涵蓋辦公費(fèi)（文具、打?。⒉盥觅M(fèi)（交通、住宿）、招待費(fèi)（客戶用餐）、通訊費(fèi)（話費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)）等常規(guī)支出；專項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷：如項(xiàng)目研發(fā)費(fèi)、市場推廣費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等需單獨(dú)核算的費(fèi)用；對(duì)公支付報(bào)銷：供應(yīng)商貨款、服務(wù)費(fèi)等需通過公司賬戶支付的支出。系統(tǒng)通過線上化流程連接員工、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門，實(shí)現(xiàn)“申請(qǐng)-審批-支付-歸檔”全流程閉環(huán)，核心價(jià)值在于：減少紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)（平均縮短審批時(shí)間60%）、費(fèi)用數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)可追溯（支持按部門/項(xiàng)目/時(shí)間維度統(tǒng)計(jì)）、強(qiáng)化合規(guī)管控（自動(dòng)校驗(yàn)預(yù)算與報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)）。二、從申請(qǐng)到付款：全流程操作指南1.登錄系統(tǒng)與創(chuàng)建報(bào)銷單登錄：員工通過公司內(nèi)部系統(tǒng)入口（如OA系統(tǒng)或財(cái)務(wù)專用平臺(tái)），輸入工號(hào)及密碼登錄，選擇“費(fèi)用報(bào)銷”模塊；創(chuàng)建單據(jù)：“新建報(bào)銷單”，選擇報(bào)銷類型（日常/專項(xiàng)/對(duì)公），填寫基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)人*、所屬部門、報(bào)銷日期、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目編號(hào)（如涉及）、事由概述（簡明描述費(fèi)用用途，如“10月上?？蛻羟⒄劜盥觅M(fèi)”）。2.填寫費(fèi)用明細(xì)與憑證費(fèi)用明細(xì)錄入：逐項(xiàng)添加費(fèi)用條目，每條需包含：費(fèi)用類別（下拉選擇，如“市內(nèi)交通”“住宿”）、金額（精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算合計(jì)）、發(fā)生日期、具體事由（如“10月1日北京-上海高鐵票”“10月2日上海某酒店住宿費(fèi)”）；附件：每筆費(fèi)用需合規(guī)電子憑證，支持jpg、pdf、png格式（單張不超過5MB），包括：發(fā)票（需與費(fèi)用類別一致，如交通費(fèi)附行程單，招待費(fèi)附消費(fèi)清單）、付款憑證（如/轉(zhuǎn)賬截圖）、審批單（如大額費(fèi)用需提前申請(qǐng)的審批表）。3.提交審批與流程跟蹤提交申請(qǐng)：檢查報(bào)銷單信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)按預(yù)設(shè)審批鏈流轉(zhuǎn)（默認(rèn)順序：直屬部門負(fù)責(zé)人→部門總監(jiān)→財(cái)務(wù)主管→出納）；流程跟蹤：提交后可在“報(bào)銷進(jìn)度”中查看當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)（如“審批中-部門負(fù)責(zé)人張*”），審批人處理時(shí)系統(tǒng)將發(fā)送提醒（短信/系統(tǒng)消息），員工可實(shí)時(shí)查看審批意見（如“通過”“駁回-請(qǐng)補(bǔ)充會(huì)議說明”）。4.財(cái)務(wù)審核與付款執(zhí)行財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)人員接收?qǐng)?bào)銷單后，重點(diǎn)核查：憑證真實(shí)性（發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)）、金額準(zhǔn)確性（是否超預(yù)算/超標(biāo)準(zhǔn)）、合規(guī)性（費(fèi)用是否符合公司《費(fèi)用管理制度》）；審核通過后標(biāo)記“已審核”，駁回則注明原因（如“發(fā)票抬頭錯(cuò)誤-需重新開具”）；付款執(zhí)行：審核通過后，出納根據(jù)報(bào)銷單信息安排付款（對(duì)公轉(zhuǎn)賬/員工工資卡），付款完成后系統(tǒng)更新狀態(tài)為“已支付”，并通過消息中心通知員工。5.歸檔與查詢自動(dòng)歸檔：報(bào)銷完成后，系統(tǒng)自動(dòng)將單據(jù)、憑證、審批記錄關(guān)聯(lián)存檔，支持按報(bào)銷單號(hào)、日期、申請(qǐng)人等條件檢索；歷史查詢：員工可在“我的報(bào)銷”中查看歷史報(bào)銷記錄，支持導(dǎo)出電子臺(tái)賬（用于個(gè)人費(fèi)用核對(duì)），財(cái)務(wù)部門可定期導(dǎo)出全量數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表。三、標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)銷申請(qǐng)單模板報(bào)銷單基本信息字段名稱填寫說明示例報(bào)銷單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)BF20231001001申請(qǐng)人員工工號(hào)及姓名張*-市場部所屬部門申請(qǐng)人所在部門市場部報(bào)銷日期提交報(bào)銷單的日期2023-10-02關(guān)聯(lián)項(xiàng)目如涉及項(xiàng)目，填寫項(xiàng)目編號(hào)及名稱P2023-001-新產(chǎn)品推廣事由概述簡述費(fèi)用用途（不超過50字）10月上?？蛻艚哟盥觅M(fèi)預(yù)計(jì)總金額系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算明細(xì)金額合計(jì)3,580.00元費(fèi)用明細(xì)表序號(hào)費(fèi)用類別金額（元）發(fā)生日期具體事由附件名稱審批狀態(tài)1交通費(fèi)-高鐵1,200.002023-10-01北京-上海高鐵G102次車票發(fā)票_20231001_001.pdf已通過2住宿費(fèi)1,580.002023-10-01上海某酒店住宿（10月1-2日）發(fā)票_20231001_002.pdf+行程單已通過3招待費(fèi)-餐飲800.002023-10-02客戶晚餐（上海某餐廳）發(fā)票_20231002_003.pdf已通過審批流程記錄審批節(jié)點(diǎn)審批人審批時(shí)間審批意見操作結(jié)果部門負(fù)責(zé)人審批張*2023-10-0214:30費(fèi)用合理，同意通過部門總監(jiān)審批李*2023-10-0216:45符合預(yù)算，同意通過財(cái)務(wù)主管審核王*2023-10-0309:15憑證齊全，通過通過出納付款趙*2023-10-0311:00款項(xiàng)已支付完成四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)1.憑證合規(guī)性要求所有費(fèi)用必須取得合法合規(guī)原始憑證，發(fā)票抬頭需為公司全稱（與公章一致），發(fā)票內(nèi)容需與報(bào)銷事由匹配（如“辦公用品”不可開“餐飲費(fèi)”）；電子憑證需清晰完整，避免遮擋、模糊，發(fā)票需包含稅號(hào)、金額、開票方信息等關(guān)鍵要素，定額發(fā)票需注明“報(bào)銷無效”字樣。2.提交時(shí)限與金額規(guī)范日常費(fèi)用需在費(fèi)用發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)提交，差旅費(fèi)需在返回公司后3個(gè)工作日內(nèi)提交，超期需提交《超期報(bào)銷說明》并由部門負(fù)責(zé)人簽字；單筆費(fèi)用超過2000元需提前通過“備用金申請(qǐng)”模塊提交審批，通過后方可借款或報(bào)銷；月度累計(jì)報(bào)銷金額超部門預(yù)算時(shí)，需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》。3.流程修改與異常處理報(bào)銷單提交后如需修改，需在審批前撤回（“撤回”按鈕），審批后不可修改，如遇特殊情況（如發(fā)票遺失），需提交《費(fèi)用情況說明》并附部門負(fù)責(zé)人簽字，由財(cái)務(wù)*酌情處理；審批被駁回后，需根據(jù)意見修改后重新提交，同一單據(jù)最多可修改3次，超次后需聯(lián)系財(cái)務(wù)*開通特殊權(quán)限。4.系統(tǒng)安全與數(shù)據(jù)管理員工需妥善保管賬號(hào)密碼，定期修改（至少每季度1次），禁止轉(zhuǎn)借他人使用，如發(fā)覺賬號(hào)異常（如非本人登錄），需立即聯(lián)系IT部門凍結(jié)賬號(hào)；報(bào)銷數(shù)據(jù)僅本人及審批人、財(cái)務(wù)人員可查看