標準化采購申請及審批流程模板一、適用范圍與業(yè)務場景二、標準化操作流程步驟（一）采購需求發(fā)起需求確認：申請人根據部門工作計劃或實際工作需要，明確所需采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數量、預估單價、用途及預算總額，保證需求描述清晰、具體。填寫申請單：登錄公司采購管理系統(tǒng)（或使用紙質版模板），完整填寫《采購申請單》（詳見第三部分模板表格），相關需求說明（如技術參數、服務要求等附件），提交至部門負責人審核。（二）部門負責人審核必要性審核：部門負責人重點審核采購需求的合理性，確認該需求是否符合部門年度工作計劃、是否為必備資源，避免重復采購或過度采購。預算初審：核對申請預算與部門年度預算的匹配度，保證預算金額在部門可控范圍內；若超預算，需在申請單中注明“超預算”及預算調整原因，并同步提交至財務部門預審。簽字確認：審核通過后，在《采購申請單》“部門負責人意見”欄簽字，并注明審核日期，流轉至下一環(huán)節(jié)（財務審核或領導審批）。（三）財務部門審核預算合規(guī)性審核：財務部門接收申請單后，重點審核：預算金額是否符合公司財務制度及年度預算批復；資金來源是否明確（如部門預算、專項費用等）；超預算申請是否已履行預算調整流程。價格合理性評估：對常規(guī)物品/服務，參考歷史采購價格或市場均價，評估預估單價的合理性；對大額或特殊采購，可要求申請人提供至少3家供應商的報價對比。反饋意見：審核通過后，在“財務審核意見”欄簽字；若審核不通過，注明原因并退回申請人修改，重新發(fā)起流程。（四）分級領導審批根據采購金額及重要性，實行分級審批制度（示例，企業(yè)可根據自身規(guī)模調整）：小額采購（預算金額≤5000元）：由部門總監(jiān)審批，在“領導審批意見”欄簽字確認。中額采購（5000元＜預算金額≤50000元）：由分管副總審批，重點審核采購事項對業(yè)務的影響及成本效益。大額采購（預算金額＞50000元）：需提交總經理審批，必要時召開采購評審會，綜合評估需求必要性、供應商資質及價格競爭力。（五）采購執(zhí)行與反饋采購執(zhí)行：審批通過后，《采購申請單》流轉至采購部門，采購專員根據申請單要求：按公司《供應商管理辦法》選擇合格供應商（優(yōu)先從合格供應商名錄中篩選）；完成詢價、比價、談判（如需），簽訂采購合同/訂單，明確交付時間、質量標準及付款方式。進度反饋：采購過程中，若遇供應商無法滿足需求或需調整采購細節(jié)，及時反饋至申請部門及審批人，協(xié)商一致后更新申請單內容。（六）驗收與結算物品/服務驗收：采購物品到貨或服務完成后，由申請部門牽頭組織驗收（可邀請技術、質量部門參與），對照采購申請單及合同要求，核對數量、規(guī)格、質量等，填寫《驗收確認單》。結算處理：驗收合格后，采購部門將《采購申請單》《采購合同》《驗收確認單》等材料提交財務部門，財務部門審核無誤后辦理付款結算，完成全流程閉環(huán)。三、采購申請單模板表格申請基本信息申請單號（系統(tǒng)自動）申請日期年月日申請人*所屬部門采購類型□物品采購□服務采購預算總額（元）大寫：小寫：采購物品/服務明細序號名稱規(guī)格型號單位數量預估單價（元）預估總價（元）用途說明供應商建議（可選）12………審批流程審核環(huán)節(jié)審核人審核意見簽字日期部門負責人*年月日財務審核*年月日領導審批*（根據金額分級）年月日采購部門確認*已接收采購任務年月日備注信息|1.緊急采購說明（如需）：□是□否，原因：_________________________2.其他需說明事項：_________________________|四、操作要點與注意事項（一）預算與成本控制申請前需確認部門可用預算，嚴禁無預算采購或超預算采購（特殊緊急情況需經總經理特批后，3個工作日內補辦預算調整手續(xù)）。大額采購（≥5萬元）應至少提供2家供應商的報價對比，保證價格公允；對長期采購的物品，可與供應商簽訂年度框架協(xié)議，鎖定價格優(yōu)惠。（二）信息準確性與完整性采購申請單中物品名稱、規(guī)格型號、數量等信息需與實際需求一致，避免因描述模糊導致采購錯誤或供應商無法匹配。附件（如技術圖紙、服務方案等）需完整，保證采購部門及供應商清晰理解需求，減少后續(xù)溝通成本。（三）審批時效管理各審批環(huán)節(jié)應在收到申請后1-2個工作日內完成審核（緊急采購標注后需4小時內反饋），若因故無法及時審批，需提前告知申請人及下一環(huán)節(jié)審批人。全流程審批時限原則上不超過5個工作日（特殊情況除外），避免因審批延遲影響業(yè)務開展。（四）合規(guī)與風險防控采購需嚴格遵守公司《采購管理制度》，禁止向不合格供應商或存在關聯(lián)關系的供應商采購（需提前申報并經合規(guī)部門審核）。采購合同需經法務部門審核（金額≥10萬元），明確雙方權利義務、違約責任及爭議解決方式，降低法律風險。（五）文檔留存與追溯《采購申請單》《審批記錄