采購申請及審批通用條件評估工具一、適用場景與范圍本工具適用于企業(yè)或組織內(nèi)部各類采購活動的申請及審批環(huán)節(jié)，覆蓋但不限于以下場景：常規(guī)采購：日常辦公物資、生產(chǎn)原材料、設(shè)備配件等計劃內(nèi)采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、項目緊急需求）需快速響應的采購；大額采購：單筆金額超過預設(shè)閾值（如10萬元）的固定資產(chǎn)或服務(wù)采購；跨部門采購：涉及多個部門協(xié)同的項目采購或資源整合采購；供應商首次合作：新供應商引入前的資質(zhì)與條件評估。通過標準化評估流程，保證采購活動的必要性、合規(guī)性、經(jīng)濟性及合理性，降低采購風險，提升審批效率。二、操作流程詳解（一）采購申請發(fā)起操作主體：需求部門經(jīng)辦人（如部門專員或項目負責人*）。操作內(nèi)容：明確采購需求：填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總價、用途、期望交付時間及供應商（若有初步意向）；準備支撐材料：附上相關(guān)依據(jù)文件，如部門需求說明、項目立項批復、歷史采購價格參考、市場調(diào)研報告（針對大額或新采購品類）等。輸出結(jié)果：完整的《采購申請表》及支撐材料電子版/紙質(zhì)版，提交至需求部門負責人*審核。（二）需求部門初步自評操作主體：需求部門負責人*。操作內(nèi)容：對照“采購必要性評估標準”（見模板表格），從“需求緊迫性”“替代方案可行性”“與工作目標匹配度”三個維度進行自評；審核采購內(nèi)容的合理性：核對規(guī)格型號、數(shù)量是否與實際需求匹配，預估價格是否偏離市場平均水平（可通過歷史數(shù)據(jù)或詢價對比）；確認采購流程合規(guī)性：判斷是否屬于集中采購目錄、是否需要履行招標/競爭性談判等程序。輸出結(jié)果：在《采購申請表》“部門自評意見”欄填寫評估結(jié)論（“通過”“需補充材料”“不通過”），并簽字確認。若“需補充材料”，退回經(jīng)辦人*補充完善。（三）跨部門協(xié)同審核（如涉及）操作主體：財務(wù)部、法務(wù)部、行政部*等相關(guān)部門（根據(jù)采購類型確定）。操作內(nèi)容：財務(wù)審核：重點評估預算符合性（是否在部門年度/季度預算內(nèi)，超預算部分是否有資金來源批復）、成本合理性（單價是否控制在成本核算范圍內(nèi)，總價是否經(jīng)濟）；法務(wù)審核：審核合同條款（若有模板）的合規(guī)性、供應商資質(zhì)的法律有效性（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）、知識產(chǎn)權(quán)風險等；行政審核：針對辦公物資類采購，核對庫存情況（是否有可調(diào)配閑置物資），避免重復采購。輸出結(jié)果：各部門在《采購申請表》“協(xié)同審核意見”欄填寫專業(yè)意見并簽字，反饋至需求部門。（四）管理層審批決策操作主體：根據(jù)采購金額及重要性，由部門總監(jiān)、分管副總或總經(jīng)理*審批。操作內(nèi)容：綜合需求部門自評及跨部門審核意見，重點評估采購事項的戰(zhàn)略匹配度（是否支持企業(yè)核心目標）、投入產(chǎn)出比（長期效益與短期成本）、風險可控性（供應商履約能力、市場波動風險等）；對緊急采購或特殊事項，可啟動“綠色審批通道”，簡化部分流程，但需在審批意見中說明緊急原因及風險控制措施。輸出結(jié)果：審批人在《采購申請表》“最終審批意見”欄簽署“同意”“不同意”或“同意但附加條件”（如“需簽訂附加協(xié)議”“降低采購數(shù)量”），并明確生效日期。（五）結(jié)果反饋與歸檔操作主體：需求部門經(jīng)辦人、采購執(zhí)行部門（如采購部）。操作內(nèi)容：審批通過后，需求部門將《采購申請表》復印件抄送采購執(zhí)行部門*，啟動采購執(zhí)行流程；審批不通過的，由需求部門向申請人反饋原因，并根據(jù)意見調(diào)整后重新發(fā)起申請；所有審批通過的《采購申請表》及相關(guān)支撐材料，由采購執(zhí)行部門*統(tǒng)一歸檔（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限不少于3年。三、評估模板與填寫指引表1：采購申請及審批通用條件評估表采購基本信息申請部門申請日期申請人*聯(lián)系方式采購類別□物資類□服務(wù)類□工程類□其他采購方式物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）資金來源用途說明期望交付時間初步意向供應商聯(lián)系人/電話支撐材料清單|□需求說明函□項目立項批復□市場調(diào)研報告□歷史采購記錄□供應商資質(zhì)文件□其他：________|部門自評（需求部門負責人*填寫）評估維度評分（1-5分，5分最高）需求緊迫性替代方案可行性與工作目標匹配度自評結(jié)論□通過（≥12分）□需補充材料□不通過（<12分）跨部門審核意見財務(wù)部*預算符合性：□符合□部分符合（需說明：________）成本合理性：□合理□偏高（需說明：________）審核意見：□同意□有條件同意□不同意簽字：________日期：________法務(wù)部*（如涉及）合規(guī)性評價：□無風險□低風險□中高風險（需說明：________）審核意見：□同意□有條件同意□不同意簽字：________日期：________其他部門________意見：________簽字：________日期：________管理層審批決策審批人*□部門總監(jiān)*□分管副總*□總經(jīng)理*審批意見□同意□不同意（原因：________）□同意但附加條件：________簽字：________日期：________填寫說明：“評分”欄中，1-2分表示“不滿足”，3-4分表示“部分滿足”，5分表示“完全滿足”，需結(jié)合實際情況填寫具體說明；“采購方式”需根據(jù)企業(yè)《采購管理制度》選擇，緊急采購需在“用途說明”中詳細闡述緊急原因；跨部門審核環(huán)節(jié)可根據(jù)實際需求增減部門，如技術(shù)類采購需增加“技術(shù)部*”審核。四、使用要點與風險提示（一）核心使用要點材料完整性：申請時需提供與采購事項直接相關(guān)的支撐材料，避免因材料缺失導致審批延誤；評估標準統(tǒng)一：各部門需嚴格依據(jù)企業(yè)公開的《采購管理辦法》及評估標準執(zhí)行，避免主觀判斷偏差；權(quán)限匹配原則：審批人需根據(jù)采購金額、風險等級履行相應審批權(quán)限，嚴禁越權(quán)審批；特殊情況處理：緊急采購需在申請時標注“緊急”字樣，由分管副總或總經(jīng)理直接審批，事后3個工作日內(nèi)補辦常規(guī)手續(xù)。（二）常見風險提示需求不明確：采購內(nèi)容、規(guī)格模糊可能導致采購執(zhí)行偏差，需在申請前與需求部門確認細節(jié)；預算超支風險：預估價格需基于市場調(diào)研或歷史數(shù)據(jù)，避免因報價虛高導致預算不足；供應