采購(gòu)合同做法方案一、采購(gòu)合同做法概述

采購(gòu)合同是明確采購(gòu)方與供應(yīng)方權(quán)利義務(wù)的重要法律文件，規(guī)范了商品或服務(wù)的采購(gòu)流程。制定科學(xué)的采購(gòu)合同做法方案，有助于提高采購(gòu)效率、降低風(fēng)險(xiǎn)、確保交易安全。本方案從合同準(zhǔn)備、談判簽訂、履行監(jiān)督及爭(zhēng)議處理四個(gè)方面展開(kāi)，提供系統(tǒng)化的操作指南。

二、合同準(zhǔn)備階段

（一）需求明確與審批

1.詳細(xì)記錄采購(gòu)需求，包括商品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。

2.提交內(nèi)部審批流程，確保需求符合預(yù)算及公司政策。

3.示例：采購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)，需明確型號(hào)、數(shù)量、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息。

（二）供應(yīng)商篩選與評(píng)估

1.通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)或比選方式確定潛在供應(yīng)商。

2.評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證、財(cái)務(wù)狀況等。

3.示例：評(píng)估供應(yīng)商時(shí)，可設(shè)置評(píng)分體系，權(quán)重涵蓋價(jià)格、交貨能力、售后服務(wù)等因素。

（三）合同條款草擬

1.編制合同基本框架，包括雙方信息、標(biāo)的物、價(jià)款、履行期限等。

2.明確違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等關(guān)鍵條款。

3.示例：在合同中約定“若供應(yīng)商延遲交貨超過(guò)5天，采購(gòu)方有權(quán)解除合同并索賠”。

三、談判簽訂階段

（一）合同談判要點(diǎn)

1.重點(diǎn)協(xié)商價(jià)格、付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)等核心條款。

2.保留談判記錄，必要時(shí)可作為補(bǔ)充協(xié)議依據(jù)。

3.示例：通過(guò)多輪談判，將原定單價(jià)從100元/件降至95元/件。

（二）合同審核與簽署

1.組織法務(wù)或業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)合審核合同，確保無(wú)遺漏或歧義。

2.雙方簽字蓋章后，正式生效。

3.示例：審核時(shí)發(fā)現(xiàn)“交付地點(diǎn)”條款模糊，補(bǔ)充為“供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)交貨，運(yùn)費(fèi)自理”。

（三）合同歸檔管理

1.將合同原件及附件存檔，建立電子和紙質(zhì)雙重記錄。

2.定期檢查合同有效性，避免過(guò)期或失效。

四、履行監(jiān)督階段

（一）進(jìn)度跟蹤與驗(yàn)收

1.按合同約定時(shí)間點(diǎn)檢查采購(gòu)進(jìn)度，確保按期交付。

2.組織質(zhì)量檢驗(yàn)，符合標(biāo)準(zhǔn)后確認(rèn)驗(yàn)收。

3.示例：采購(gòu)原材料時(shí)，需抽檢10%樣品，合格率低于95%則要求重新交付。

（二）款項(xiàng)支付管理

1.審核發(fā)票及驗(yàn)收單，無(wú)誤后按約定方式付款。

2.保留付款憑證，避免財(cái)務(wù)糾紛。

3.示例：采用銀行轉(zhuǎn)賬支付，備注合同編號(hào)以便核對(duì)。

（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與調(diào)整

1.監(jiān)測(cè)供應(yīng)商履約情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)溝通。

2.必要時(shí)修訂合同條款，需雙方書(shū)面確認(rèn)。

五、爭(zhēng)議處理階段

（一）爭(zhēng)議解決方式

1.優(yōu)先協(xié)商解決，保留溝通記錄。

2.協(xié)商不成時(shí)，可引入第三方調(diào)解或仲裁。

3.示例：約定爭(zhēng)議解決機(jī)構(gòu)為采購(gòu)地仲裁委員會(huì)。

（二）違約責(zé)任執(zhí)行

1.根據(jù)合同約定追究違約方責(zé)任，如索賠或解除合同。

2.通過(guò)法律途徑維護(hù)權(quán)益時(shí)，確保證據(jù)充分。

（三）案例復(fù)盤(pán)與優(yōu)化

1.處理爭(zhēng)議后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善合同做法。

2.示例：分析某次延遲交貨糾紛，優(yōu)化供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)。

一、采購(gòu)合同做法概述

采購(gòu)合同是明確采購(gòu)方與供應(yīng)方權(quán)利義務(wù)的重要法律文件，規(guī)范了商品或服務(wù)的采購(gòu)流程。制定科學(xué)的采購(gòu)合同做法方案，有助于提高采購(gòu)效率、降低風(fēng)險(xiǎn)、確保交易安全。本方案從合同準(zhǔn)備、談判簽訂、履行監(jiān)督及爭(zhēng)議處理四個(gè)方面展開(kāi)，提供系統(tǒng)化的操作指南。

二、合同準(zhǔn)備階段

（一）需求明確與審批

1.詳細(xì)記錄采購(gòu)需求，包括商品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息。確保需求描述清晰、無(wú)歧義，避免后續(xù)爭(zhēng)議。

2.提交內(nèi)部審批流程，確保需求符合預(yù)算、部門(mén)規(guī)劃及公司采購(gòu)政策。審批通過(guò)后方可進(jìn)入供應(yīng)商選擇階段。

3.示例：采購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)，需明確設(shè)備型號(hào)、配置、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用年限、兼容性要求、交付時(shí)間等，并附上詳細(xì)需求清單。

（二）供應(yīng)商篩選與評(píng)估

1.通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或單一來(lái)源采購(gòu)等方式，選擇符合條件的潛在供應(yīng)商。

2.評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證（如ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證）、生產(chǎn)能力、財(cái)務(wù)狀況、過(guò)往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、客戶評(píng)價(jià)等?？稍O(shè)計(jì)評(píng)分表，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)估。

3.示例：評(píng)估供應(yīng)商時(shí)，可設(shè)置評(píng)分體系，權(quán)重涵蓋價(jià)格（30%）、交貨能力（25%）、技術(shù)實(shí)力（20%）、售后服務(wù)（15%）、財(cái)務(wù)穩(wěn)定性（10%），綜合擇優(yōu)選擇。

（三）合同條款草擬

1.編制合同基本框架，包括雙方信息、標(biāo)的物（商品/服務(wù)的詳細(xì)描述）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款、付款方式、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收程序、違約責(zé)任、不可抗力條款、爭(zhēng)議解決方式（如仲裁或訴訟地點(diǎn)）、通知方式、合同生效條件、附件清單等。

2.明確違約責(zé)任，如延遲交貨、質(zhì)量不合格、付款延遲等情況下的處理方式，可設(shè)定賠償上限或具體計(jì)算方法。約定爭(zhēng)議解決方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟，并明確管轄機(jī)構(gòu)或地點(diǎn)。

3.示例：在合同中約定“若供應(yīng)商延遲交貨超過(guò)5天，采購(gòu)方有權(quán)解除合同并要求供應(yīng)商賠償損失，賠償金額為該批次貨物總價(jià)的10%”；“產(chǎn)品質(zhì)保期為12個(gè)月，質(zhì)保期內(nèi)非人為損壞的維修費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)”。

三、談判簽訂階段

（一）合同談判要點(diǎn)

1.重點(diǎn)協(xié)商價(jià)格、付款方式（如預(yù)付款、分期付款、到貨付款）、交付標(biāo)準(zhǔn)（包裝、運(yùn)輸方式）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與程序、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。

2.記錄談判過(guò)程中的重要討論點(diǎn)及雙方承諾，必要時(shí)可作為補(bǔ)充協(xié)議的依據(jù)。

3.示例：通過(guò)多輪談判，將原定單價(jià)從100元/件降至95元/件，并將付款方式從到貨付款改為預(yù)付30%、驗(yàn)收合格后付70%。

（二）合同審核與簽署

1.組織業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)或風(fēng)控部門(mén)聯(lián)合審核合同，確保條款清晰、完整，無(wú)邏輯矛盾或潛在風(fēng)險(xiǎn)。重點(diǎn)核對(duì)數(shù)字、期限、責(zé)任等關(guān)鍵信息。

2.雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章或合同專用章后，合同正式生效。簽署前，確保所有必要附件（如技術(shù)規(guī)格書(shū)、圖紙）已附上并得到確認(rèn)。

3.示例：審核時(shí)發(fā)現(xiàn)“交付地點(diǎn)”條款模糊，補(bǔ)充為“供應(yīng)商指定倉(cāng)庫(kù)交貨，運(yùn)費(fèi)由采購(gòu)方承擔(dān)”或“供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)交貨，運(yùn)費(fèi)由供應(yīng)方承擔(dān)”，根據(jù)實(shí)際情況明確約定。

（三）合同歸檔管理

1.將合同原件及所有附件、談判記錄、審批文件等存檔，建立電子和紙質(zhì)雙重記錄系統(tǒng)。電子文檔應(yīng)加密存儲(chǔ)，確保安全。

2.明確合同檔案的保管期限，定期檢查合同有效性，避免因過(guò)期或條款失效導(dǎo)致問(wèn)題。指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理與查閱。

四、履行監(jiān)督階段

（一）進(jìn)度跟蹤與驗(yàn)收

1.按合同約定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，通過(guò)電話、郵件、系統(tǒng)查詢等方式跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)交付商品或服務(wù)。

2.組織內(nèi)部技術(shù)部門(mén)或第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，對(duì)照合同約定的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，按合同約定處理（如要求返工、更換、退貨）。

3.示例：采購(gòu)原材料時(shí)，需抽檢5%-10%的樣品進(jìn)行質(zhì)量測(cè)試，合格率需達(dá)到98%以上，否則供應(yīng)商需立即整改并承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。驗(yàn)收合格后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)。

（二）款項(xiàng)支付管理

1.審核供應(yīng)商提交的發(fā)票、驗(yàn)收單、合同等付款憑證，確保信息齊全、準(zhǔn)確，并與合同約定一致。

2.按照合同約定的付款時(shí)間和方式（如銀行轉(zhuǎn)賬）支付款項(xiàng)，備注合同編號(hào)及付款階段。保留所有付款憑證，建立付款臺(tái)賬，便于對(duì)賬和審計(jì)。

3.示例：采用銀行轉(zhuǎn)賬支付，備注“合同編號(hào)XXX，付款批次Y”，避免混淆。若合同約定分期付款，需嚴(yán)格按照約定比例和時(shí)間節(jié)點(diǎn)支付。

（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與調(diào)整

1.持續(xù)監(jiān)控供應(yīng)商履約情況，包括交付準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、服務(wù)水平等。建立供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估機(jī)制，定期（如每季度）進(jìn)行評(píng)估。

2.如遇市場(chǎng)變化、技術(shù)更新或其他不可預(yù)見(jiàn)因素，可能需要調(diào)整合同條款（如價(jià)格、交付內(nèi)容），需與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。

五、爭(zhēng)議處理階段

（一）爭(zhēng)議解決方式

1.優(yōu)先通過(guò)友好協(xié)商的方式解決爭(zhēng)議，指定專門(mén)聯(lián)系人負(fù)責(zé)溝通，保留溝通記錄（如郵件、會(huì)議紀(jì)要）。

2.若協(xié)商不成，可引入中立的第三方進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解成功則簽訂調(diào)解協(xié)議。若調(diào)解失敗，則根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式（如提交指定仲裁機(jī)構(gòu)仲裁或向指定法院提起訴訟）處理。明確仲裁機(jī)構(gòu)或法院的名稱，避免后續(xù)爭(zhēng)議。

3.示例：約定爭(zhēng)議解決機(jī)構(gòu)為采購(gòu)地具有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的仲裁委員會(huì)，或選擇與合同簽訂地相同的法院管轄。

（二）違約責(zé)任執(zhí)行

1.根據(jù)合同約定追究違約方的責(zé)任，如要求其承擔(dān)違約金、賠償實(shí)際損失（需提供證據(jù)證明損失金額）。若違約行為嚴(yán)重（如根本違約），可依據(jù)合同約定解除合同，并要求賠償。

2.通過(guò)協(xié)商、調(diào)解或法律途徑解決爭(zhēng)議時(shí)，確保準(zhǔn)備充分的證據(jù)材料，如合同、談判記錄、交付憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄等，以支持自身主張。

（三）案例復(fù)盤(pán)與優(yōu)化

1.每次完成爭(zhēng)議處理（無(wú)論通過(guò)協(xié)商、調(diào)解或訴訟）后，組織相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)盤(pán)，分析爭(zhēng)議產(chǎn)生的原因、處理過(guò)程中的得失，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.根據(jù)復(fù)盤(pán)結(jié)果，優(yōu)化采購(gòu)合同條款、供應(yīng)商管理流程或風(fēng)險(xiǎn)控制措施，提升未來(lái)合同管理的水平和效率。例如，針對(duì)某次因交付延遲引發(fā)的爭(zhēng)議，優(yōu)化了供應(yīng)商的篩選標(biāo)準(zhǔn)中的交付能力評(píng)估權(quán)重。

一、采購(gòu)合同做法概述

采購(gòu)合同是明確采購(gòu)方與供應(yīng)方權(quán)利義務(wù)的重要法律文件，規(guī)范了商品或服務(wù)的采購(gòu)流程。制定科學(xué)的采購(gòu)合同做法方案，有助于提高采購(gòu)效率、降低風(fēng)險(xiǎn)、確保交易安全。本方案從合同準(zhǔn)備、談判簽訂、履行監(jiān)督及爭(zhēng)議處理四個(gè)方面展開(kāi)，提供系統(tǒng)化的操作指南。

二、合同準(zhǔn)備階段

（一）需求明確與審批

1.詳細(xì)記錄采購(gòu)需求，包括商品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。

2.提交內(nèi)部審批流程，確保需求符合預(yù)算及公司政策。

3.示例：采購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)，需明確型號(hào)、數(shù)量、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息。

（二）供應(yīng)商篩選與評(píng)估

1.通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)或比選方式確定潛在供應(yīng)商。

2.評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證、財(cái)務(wù)狀況等。

3.示例：評(píng)估供應(yīng)商時(shí)，可設(shè)置評(píng)分體系，權(quán)重涵蓋價(jià)格、交貨能力、售后服務(wù)等因素。

（三）合同條款草擬

1.編制合同基本框架，包括雙方信息、標(biāo)的物、價(jià)款、履行期限等。

2.明確違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等關(guān)鍵條款。

3.示例：在合同中約定“若供應(yīng)商延遲交貨超過(guò)5天，采購(gòu)方有權(quán)解除合同并索賠”。

三、談判簽訂階段

（一）合同談判要點(diǎn)

1.重點(diǎn)協(xié)商價(jià)格、付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)等核心條款。

2.保留談判記錄，必要時(shí)可作為補(bǔ)充協(xié)議依據(jù)。

3.示例：通過(guò)多輪談判，將原定單價(jià)從100元/件降至95元/件。

（二）合同審核與簽署

1.組織法務(wù)或業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)合審核合同，確保無(wú)遺漏或歧義。

2.雙方簽字蓋章后，正式生效。

3.示例：審核時(shí)發(fā)現(xiàn)“交付地點(diǎn)”條款模糊，補(bǔ)充為“供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)交貨，運(yùn)費(fèi)自理”。

（三）合同歸檔管理

1.將合同原件及附件存檔，建立電子和紙質(zhì)雙重記錄。

2.定期檢查合同有效性，避免過(guò)期或失效。

四、履行監(jiān)督階段

（一）進(jìn)度跟蹤與驗(yàn)收

1.按合同約定時(shí)間點(diǎn)檢查采購(gòu)進(jìn)度，確保按期交付。

2.組織質(zhì)量檢驗(yàn)，符合標(biāo)準(zhǔn)后確認(rèn)驗(yàn)收。

3.示例：采購(gòu)原材料時(shí)，需抽檢10%樣品，合格率低于95%則要求重新交付。

（二）款項(xiàng)支付管理

1.審核發(fā)票及驗(yàn)收單，無(wú)誤后按約定方式付款。

2.保留付款憑證，避免財(cái)務(wù)糾紛。

3.示例：采用銀行轉(zhuǎn)賬支付，備注合同編號(hào)以便核對(duì)。

（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與調(diào)整

1.監(jiān)測(cè)供應(yīng)商履約情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)溝通。

2.必要時(shí)修訂合同條款，需雙方書(shū)面確認(rèn)。

五、爭(zhēng)議處理階段

（一）爭(zhēng)議解決方式

1.優(yōu)先協(xié)商解決，保留溝通記錄。

2.協(xié)商不成時(shí)，可引入第三方調(diào)解或仲裁。

3.示例：約定爭(zhēng)議解決機(jī)構(gòu)為采購(gòu)地仲裁委員會(huì)。

（二）違約責(zé)任執(zhí)行

1.根據(jù)合同約定追究違約方責(zé)任，如索賠或解除合同。

2.通過(guò)法律途徑維護(hù)權(quán)益時(shí)，確保證據(jù)充分。

（三）案例復(fù)盤(pán)與優(yōu)化

1.處理爭(zhēng)議后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善合同做法。

2.示例：分析某次延遲交貨糾紛，優(yōu)化供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)。

一、采購(gòu)合同做法概述

采購(gòu)合同是明確采購(gòu)方與供應(yīng)方權(quán)利義務(wù)的重要法律文件，規(guī)范了商品或服務(wù)的采購(gòu)流程。制定科學(xué)的采購(gòu)合同做法方案，有助于提高采購(gòu)效率、降低風(fēng)險(xiǎn)、確保交易安全。本方案從合同準(zhǔn)備、談判簽訂、履行監(jiān)督及爭(zhēng)議處理四個(gè)方面展開(kāi)，提供系統(tǒng)化的操作指南。

二、合同準(zhǔn)備階段

（一）需求明確與審批

1.詳細(xì)記錄采購(gòu)需求，包括商品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息。確保需求描述清晰、無(wú)歧義，避免后續(xù)爭(zhēng)議。

2.提交內(nèi)部審批流程，確保需求符合預(yù)算、部門(mén)規(guī)劃及公司采購(gòu)政策。審批通過(guò)后方可進(jìn)入供應(yīng)商選擇階段。

3.示例：采購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)，需明確設(shè)備型號(hào)、配置、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用年限、兼容性要求、交付時(shí)間等，并附上詳細(xì)需求清單。

（二）供應(yīng)商篩選與評(píng)估

1.通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或單一來(lái)源采購(gòu)等方式，選擇符合條件的潛在供應(yīng)商。

2.評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證（如ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證）、生產(chǎn)能力、財(cái)務(wù)狀況、過(guò)往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、客戶評(píng)價(jià)等。可設(shè)計(jì)評(píng)分表，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)估。

3.示例：評(píng)估供應(yīng)商時(shí)，可設(shè)置評(píng)分體系，權(quán)重涵蓋價(jià)格（30%）、交貨能力（25%）、技術(shù)實(shí)力（20%）、售后服務(wù)（15%）、財(cái)務(wù)穩(wěn)定性（10%），綜合擇優(yōu)選擇。

（三）合同條款草擬

1.編制合同基本框架，包括雙方信息、標(biāo)的物（商品/服務(wù)的詳細(xì)描述）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款、付款方式、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收程序、違約責(zé)任、不可抗力條款、爭(zhēng)議解決方式（如仲裁或訴訟地點(diǎn)）、通知方式、合同生效條件、附件清單等。

2.明確違約責(zé)任，如延遲交貨、質(zhì)量不合格、付款延遲等情況下的處理方式，可設(shè)定賠償上限或具體計(jì)算方法。約定爭(zhēng)議解決方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟，并明確管轄機(jī)構(gòu)或地點(diǎn)。

3.示例：在合同中約定“若供應(yīng)商延遲交貨超過(guò)5天，采購(gòu)方有權(quán)解除合同并要求供應(yīng)商賠償損失，賠償金額為該批次貨物總價(jià)的10%”；“產(chǎn)品質(zhì)保期為12個(gè)月，質(zhì)保期內(nèi)非人為損壞的維修費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)”。

三、談判簽訂階段

（一）合同談判要點(diǎn)

1.重點(diǎn)協(xié)商價(jià)格、付款方式（如預(yù)付款、分期付款、到貨付款）、交付標(biāo)準(zhǔn)（包裝、運(yùn)輸方式）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與程序、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。

2.記錄談判過(guò)程中的重要討論點(diǎn)及雙方承諾，必要時(shí)可作為補(bǔ)充協(xié)議的依據(jù)。

3.示例：通過(guò)多輪談判，將原定單價(jià)從100元/件降至95元/件，并將付款方式從到貨付款改為預(yù)付30%、驗(yàn)收合格后付70%。

（二）合同審核與簽署

1.組織業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)或風(fēng)控部門(mén)聯(lián)合審核合同，確保條款清晰、完整，無(wú)邏輯矛盾或潛在風(fēng)險(xiǎn)。重點(diǎn)核對(duì)數(shù)字、期限、責(zé)任等關(guān)鍵信息。

2.雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章或合同專用章后，合同正式生效。簽署前，確保所有必要附件（如技術(shù)規(guī)格書(shū)、圖紙）已附上并得到確認(rèn)。

3.示例：審核時(shí)發(fā)現(xiàn)“交付地點(diǎn)”條款模糊，補(bǔ)充為“供應(yīng)商指定倉(cāng)庫(kù)交貨，運(yùn)費(fèi)由采購(gòu)方承擔(dān)”或“供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)交貨，運(yùn)費(fèi)由供應(yīng)方承擔(dān)”，根據(jù)實(shí)際情況明確約定。

（三）合同歸檔管理

1.將合同原件及所有附件、談判記錄、審批文件等存檔，建立電子和紙質(zhì)雙重記錄系統(tǒng)。電子文檔應(yīng)加密存儲(chǔ)，確保安全。

2.明確合同檔案的保管期限，定期檢查合同有效性，避免因過(guò)期或條款失效導(dǎo)致問(wèn)題。指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理與查閱。

四、履行監(jiān)督階段

（一）進(jìn)度跟蹤與驗(yàn)收

1.按合同約定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，通過(guò)電話、郵件、系統(tǒng)查詢等方式跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)交付商品或服務(wù)。

2.組織內(nèi)部技術(shù)部門(mén)或第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，對(duì)照合同約定的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，按合同約定處理（如要求返工、更換、退貨）。

3.示例：采購(gòu)原材料時(shí)，需抽檢5%-10%的樣品進(jìn)行質(zhì)量測(cè)試，合格率需達(dá)到98%以上，否則供應(yīng)商需立即整改并承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。驗(yàn)收合格后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)。

（二）款項(xiàng)支付管理

1.審核供應(yīng)商提交的發(fā)票、驗(yàn)收單、合同等付款憑證，確保信息齊全、準(zhǔn)確，并與合同約定一致。

2.按照合同約定的付款時(shí)間和方式（如銀行轉(zhuǎn)賬）支付款項(xiàng)，備注合同編號(hào)及付款階段。保留所有付款憑證，建立付款臺(tái)賬，便于對(duì)賬和審計(jì)。

3.示例：采用銀行轉(zhuǎn)賬支付，備注