企業(yè)內(nèi)部會(huì)議策劃與執(zhí)行記錄表一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，無論是常規(guī)部門例會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)，還是年度總結(jié)會(huì)、專題研討會(huì)等各類內(nèi)部會(huì)議，均需通過規(guī)范的策劃與執(zhí)行流程保證會(huì)議高效、目標(biāo)明確。本工具模板旨在通過結(jié)構(gòu)化記錄會(huì)議全流程信息，實(shí)現(xiàn)三大核心價(jià)值：流程標(biāo)準(zhǔn)化：統(tǒng)一會(huì)議策劃、執(zhí)行及后續(xù)跟進(jìn)的規(guī)范，避免遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)；責(zé)任可追溯：明確各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證任務(wù)落地；經(jīng)驗(yàn)可沉淀：通過歷史會(huì)議記錄復(fù)盤優(yōu)化，持續(xù)提升會(huì)議效率與質(zhì)量。二、全流程操作指南1.會(huì)議策劃階段：明確目標(biāo)與分工步驟1：發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)會(huì)議發(fā)起人（如部門主管*經(jīng)理）根據(jù)工作需要，明確會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定Q3項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃”“解決跨部門協(xié)作堵點(diǎn)”），初步擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（或線上會(huì)議平臺(tái)）、預(yù)期參會(huì)人員范圍（核心決策者、執(zhí)行層、支持部門等），并填寫《會(huì)議策劃與執(zhí)行記錄表》中“會(huì)議基本信息”部分。步驟2：收集需求并確認(rèn)細(xì)節(jié)發(fā)起人向關(guān)鍵參會(huì)人員（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主管、相關(guān)接口人專員）收集會(huì)議議題、需提前準(zhǔn)備的資料（如項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)表）及特殊需求（如需投影設(shè)備、同聲傳譯等），匯總后與參會(huì)人員協(xié)商確認(rèn)最終會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及議程，明確各議題時(shí)長(zhǎng)分配。步驟3：制定會(huì)議方案基于確認(rèn)的信息，細(xì)化會(huì)議方案，內(nèi)容包括：會(huì)議目標(biāo)：清晰描述會(huì)議需達(dá)成的具體成果（如“輸出Q3項(xiàng)目里程碑計(jì)劃”“明確各部門職責(zé)分工”）；議程安排：按優(yōu)先級(jí)排序議題，標(biāo)注每個(gè)議題的負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)；準(zhǔn)備事項(xiàng)：列出需提前落實(shí)的資源（如會(huì)議室預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試、資料打印、茶歇安排等），并指定專人負(fù)責(zé)（如行政專員負(fù)責(zé)場(chǎng)地，項(xiàng)目助理負(fù)責(zé)資料）。2.會(huì)議通知與準(zhǔn)備階段：保證信息同步步驟1：下發(fā)正式會(huì)議通知發(fā)起人至少提前2個(gè)工作日（緊急會(huì)議除外）通過企業(yè)OA系統(tǒng)、郵件或工作群發(fā)送正式通知，內(nèi)容需包含：會(huì)議名稱、時(shí)間（起止時(shí)間，精確到分鐘）、地點(diǎn)/線上會(huì)議、參會(huì)人員、會(huì)議議程及目標(biāo)、需提前準(zhǔn)備的資料、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（如行政，分機(jī)號(hào)）。步驟2：落實(shí)會(huì)前準(zhǔn)備負(fù)責(zé)人按會(huì)議方案逐項(xiàng)落實(shí)準(zhǔn)備事項(xiàng)：場(chǎng)地與設(shè)備：提前30分鐘檢查會(huì)議室（保證桌椅布局符合會(huì)議類型，如圓桌討論式、課桌式），調(diào)試投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議設(shè)備等，測(cè)試網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性；資料與物資：打印會(huì)議議程、簽到表、相關(guān)資料（份數(shù)與參會(huì)人數(shù)一致），準(zhǔn)備會(huì)議記錄本、筆、飲用水、茶歇（如需）；提醒參會(huì)：會(huì)議前一天再次提醒參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間及準(zhǔn)備要求，確認(rèn)參會(huì)人員名單，如有變動(dòng)及時(shí)調(diào)整。3.會(huì)議執(zhí)行階段：高效推進(jìn)與記錄步驟1：簽到與開場(chǎng)會(huì)議開始前10分鐘，記錄人（如秘書）在會(huì)議室入口放置簽到表，參會(huì)人員簽到后領(lǐng)取會(huì)議資料；主持人（如部門經(jīng)理）準(zhǔn)時(shí)開場(chǎng)，簡(jiǎn)要說明會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)規(guī)則，提醒會(huì)議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、圍繞議題發(fā)言）。步驟2：議題討論與決策按議程順序逐項(xiàng)推進(jìn)，各議題負(fù)責(zé)人匯報(bào)后，主持人引導(dǎo)參會(huì)人員討論，控制發(fā)言時(shí)間，避免偏離主題；對(duì)關(guān)鍵問題需達(dá)成一致意見，明確決策結(jié)果（如“同意采用方案A”“由*部門負(fù)責(zé)事項(xiàng)”）。步驟3：實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵信息記錄人需同步記錄以下內(nèi)容：發(fā)言摘要：核心觀點(diǎn)、不同意見及關(guān)鍵論據(jù)（避免逐字記錄，提煉重點(diǎn)）；決議事項(xiàng)：明確描述決策內(nèi)容，標(biāo)注“通過”“否決”或“需進(jìn)一步討論”；行動(dòng)項(xiàng)：記錄需后續(xù)執(zhí)行的任務(wù)，包括任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間（如“9月15日前完成項(xiàng)目初稿，負(fù)責(zé)人：*助理”）。4.會(huì)后跟進(jìn)與歸檔階段：閉環(huán)管理步驟1：整理會(huì)議記錄會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議筆記整理《會(huì)議紀(jì)要》，內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息（名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員）、會(huì)議議程及討論摘要、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間），并經(jīng)主持人審核確認(rèn)。步驟2：分發(fā)與任務(wù)跟進(jìn)審核通過的《會(huì)議紀(jì)要》需在1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)人員，抄送部門負(fù)責(zé)人；行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人按計(jì)劃推進(jìn)任務(wù)，記錄人每周通過工作群或項(xiàng)目管理工具（如釘釘、飛書）跟進(jìn)進(jìn)度，更新完成狀態(tài)（“進(jìn)行中”“已完成”“延期”）。步驟3：資料歸檔將《會(huì)議策劃與執(zhí)行記錄表》《會(huì)議紀(jì)要》、簽到表、會(huì)議資料（PPT、報(bào)表等）整理歸檔，按“年份-月份-會(huì)議類型”分類存儲(chǔ)（如企業(yè)服務(wù)器/共享文件夾），保存期限不少于2年，便于后續(xù)查閱或復(fù)盤。三、標(biāo)準(zhǔn)模板表格企業(yè)內(nèi)部會(huì)議策劃與執(zhí)行記錄表一、會(huì)議基本信息會(huì)議名稱會(huì)議編號(hào)（由行政部統(tǒng)一編制）會(huì)議日期年月日會(huì)議時(shí)間：—：會(huì)議地點(diǎn)（線下會(huì)議室/線上平臺(tái)：______）召開方式□線下□線上□混合發(fā)起部門主持人記錄人聯(lián)系方式（記錄人電話/分機(jī)）參會(huì)人員（名單附后）應(yīng)到______人，實(shí)到______人，請(qǐng)假______人（姓名及原因）通知下發(fā)時(shí)間年月日二、會(huì)議策劃與準(zhǔn)備會(huì)議目標(biāo)（例：明確Q3產(chǎn)品迭代計(jì)劃，解決跨部門協(xié)作問題）議程安排（附詳細(xì)議程）會(huì)前準(zhǔn)備事項(xiàng)負(fù)責(zé)人完成時(shí)間完成狀態(tài)（□是/□否/□延期）1.會(huì)議室預(yù)訂/設(shè)備調(diào)試行政專員*月日前2.會(huì)議資料打印與分發(fā)項(xiàng)目助理*月日前3.線上會(huì)議測(cè)試IT支持*月日前…………三、會(huì)議執(zhí)行記錄簽到情況（附簽到表）會(huì)議開始時(shí)間：議題1：______（負(fù)責(zé)人：______）討論摘要：決議：□通過□否決□需進(jìn)一步討論行動(dòng)項(xiàng)：1.2.議題2：______（負(fù)責(zé)人：______）討論摘要：決議：□通過□否決□需進(jìn)一步討論行動(dòng)項(xiàng)：1.2.…………臨時(shí)動(dòng)議（如有）提議人：______內(nèi)容：處理結(jié)果：四、會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要分發(fā)情況分發(fā)時(shí)間：______分發(fā)范圍：______簽收記錄（附后）行動(dòng)項(xiàng)跟進(jìn)任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人截止時(shí)間復(fù)盤與改進(jìn)建議（例：下次會(huì)議需提前3天分發(fā)資料；控制單議題時(shí)長(zhǎng)不超過30分鐘）五、附件清單□會(huì)議議程□簽到表□會(huì)議資料（PPT/報(bào)表等）□會(huì)議紀(jì)要□其他：______六、審批與簽字主持人簽字：日期：記錄人簽字：部門負(fù)責(zé)人（如需）：日期：四、使用關(guān)鍵提示信息準(zhǔn)確性：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員）需反復(fù)確認(rèn)，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致會(huì)議延誤或無效；責(zé)任到人：會(huì)前準(zhǔn)備事項(xiàng)、會(huì)后行動(dòng)項(xiàng)均需明確具體負(fù)責(zé)人及截止時(shí)間，避免“責(zé)任真空”；記錄簡(jiǎn)潔性：會(huì)議記錄聚焦“決策”與“行動(dòng)”，避免冗余描述，保證后續(xù)執(zhí)行人