輪胎廠采購合同管理規(guī)定1適用范圍本規(guī)定適用于輪胎廠全體員工及客戶在采購活動中的合同簽訂、履行、變更、終止及爭議處理等全過程管理。適用于采購原材料、生產設備、技術服務等各類采購合同，涵蓋采購部、生產部、質檢部、財務部等全廠各部門及全體員工。2總則2.1目的為規(guī)范輪胎廠采購合同管理，防范合同風險，提高采購效率，保障生產經營活動有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過系統(tǒng)化、標準化的合同管理，實現采購活動的合規(guī)化、精細化、高效化。2.2基本原則2.2.1合法合規(guī)原則采購合同必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保合同內容合法有效，不違反國家政策及行業(yè)規(guī)定。2.2.2公開透明原則采購活動及合同信息除涉及商業(yè)秘密外，應向全體員工公開，確保采購過程的公平、公正、公開。2.2.3互利共贏原則采購合同應體現互利共贏，在保障輪胎廠利益的同時，兼顧供應商的合理訴求，建立長期穩(wěn)定的合作關系。2.2.4風險控制原則通過合同條款設計、履約監(jiān)控等手段，有效識別、評估和控制采購風險，確保采購活動的安全性。2.2.5執(zhí)行高效原則優(yōu)化合同審批流程，提高合同簽訂及執(zhí)行效率，確保采購需求得到及時滿足。2.3適用術語2.3.1采購合同指輪胎廠與供應商就采購事項達成的具有法律效力的協(xié)議，包括但不限于原材料采購合同、設備采購合同、技術服務合同等。2.3.2供應商指與輪胎廠簽訂采購合同的第三方企業(yè)或個人，包括原材料供應商、設備供應商、技術服務供應商等。2.3.3采購部負責采購合同的歸口管理部門，負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行及歸檔等工作。2.3.4合同履行指采購合同雙方按照合同約定履行各自義務的過程，包括但不限于貨物交付、驗收、付款等環(huán)節(jié)。2.3.5合同變更指在合同履行過程中，經雙方協(xié)商一致對合同內容進行的修改或補充。2.3.6合同終止指采購合同因約定的履行期限屆滿、雙方協(xié)商一致或法律規(guī)定等原因而終止。3采購合同管理職責3.1采購部的職責3.1.1采購需求管理采購部負責收集各部門的采購需求，審核需求的合理性和必要性，制定采購計劃，并報管理層審批。3.1.2供應商管理采購部負責供應商的篩選、評估、認證和管理，建立供應商數據庫，定期對供應商進行績效評估，優(yōu)化供應商結構。3.1.3合同起草與審核采購部負責采購合同的起草、審核和簽訂，確保合同條款符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，并保障公司利益。3.1.4合同履行監(jiān)控采購部負責監(jiān)控合同履行情況，及時發(fā)現并解決合同履行過程中的問題，確保合同順利履行。3.1.5合同歸檔管理采購部負責采購合同的歸檔管理，建立合同檔案，確保合同信息的完整性和可追溯性。3.2生產部的職責3.2.1采購需求提出生產部負責根據生產計劃提出采購需求，明確采購物資的種類、數量、質量要求等。3.2.2貨物驗收生產部負責采購貨物的驗收，確保貨物符合合同約定的質量標準，并做好驗收記錄。3.2.3質量問題處理生產部負責處理采購貨物中的質量問題，及時反饋給采購部，并與供應商協(xié)商解決。3.3質檢部的職責3.3.1質量檢驗質檢部負責對采購貨物進行質量檢驗，確保貨物符合合同約定的質量標準，并出具檢驗報告。3.3.2質量問題跟蹤質檢部負責跟蹤采購貨物的質量情況，及時發(fā)現并處理質量問題，確保產品質量安全。3.4財務部的職責3.4.1付款管理財務部負責采購合同的付款管理，根據合同約定和貨物驗收情況，及時支付貨款。3.4.2財務監(jiān)控財務部負責監(jiān)控采購合同的財務狀況，確保資金使用合規(guī)高效，并及時向管理層報告財務情況。3.5管理層的職責3.5.1合同審批管理層負責采購合同的審批，確保合同條款合理，并符合公司利益。3.5.2風險控制管理層負責制定采購合同的風險控制措施，并監(jiān)督風險控制措施的實施情況。3.5.3績效考核管理層負責對采購合同的管理進行績效考核，確保采購合同管理的有效性和合規(guī)性。4采購合同管理流程4.1采購需求提出4.1.1需求收集各部門根據生產經營需要，向采購部提出采購需求，并提供相關資料，如采購物品清單、技術要求、數量需求等。4.1.2需求審核采購部對各部門提出的采購需求進行審核，核實需求的合理性和必要性，并評估采購風險。4.1.3需求審批采購部將審核后的采購需求報管理層審批，管理層根據公司生產經營計劃和資金狀況，對采購需求進行審批。4.2供應商選擇4.2.1供應商篩選采購部根據采購需求，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式，篩選出符合條件的供應商。4.2.2供應商評估采購部對篩選出的供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、技術水平、價格等。4.2.3供應商認證采購部對評估合格的供應商進行認證，建立供應商數據庫，并定期更新供應商信息。4.3合同起草4.3.1合同模板采購部制定標準化的采購合同模板，模板內容包括合同雙方信息、采購物品清單、質量要求、交貨時間、付款方式、違約責任等。4.3.2合同內容采購部根據采購需求和供應商評估結果，起草采購合同，確保合同條款完整、合理，并符合公司利益。4.3.3合同審核采購部將起草的采購合同報送生產部、質檢部、財務部等部門進行審核，確保合同條款符合各部門的要求。4.4合同簽訂4.4.1合同談判采購部與供應商就合同條款進行談判，確保雙方達成一致意見。4.4.2合同簽訂采購部與供應商簽訂采購合同，并雙方簽字蓋章，確保合同生效。4.4.3合同備案采購部將簽訂的采購合同報管理層備案，并抄送相關部門。4.5合同履行4.5.1采購訂單下達采購部根據簽訂的采購合同，下達采購訂單，明確采購物品的種類、數量、交貨時間等。4.5.2貨物交付供應商按照合同約定交付貨物，并提供相關送貨單據。4.5.3貨物驗收生產部負責采購貨物的驗收，確保貨物符合合同約定的質量標準，并做好驗收記錄。4.5.4質量檢驗質檢部對驗收合格的貨物進行質量檢驗，并出具檢驗報告。4.5.5付款管理財務部根據合同約定和貨物驗收情況，及時支付貨款。4.6合同變更4.6.1變更申請在合同履行過程中，如需變更合同內容，采購部應提出變更申請，并說明變更原因。4.6.2變更審核采購部將變更申請報送生產部、質檢部、財務部等部門進行審核，確保變更合理。4.6.3變更談判采購部與供應商就變更內容進行談判，確保雙方達成一致意見。4.6.4變更簽訂采購部與供應商簽訂合同變更協(xié)議，并雙方簽字蓋章，確保變更生效。4.6.5變更備案采購部將簽訂的合同變更協(xié)議報管理層備案，并抄送相關部門。4.7合同終止4.7.1終止申請在合同履行過程中，如需終止合同，采購部應提出終止申請，并說明終止原因。4.7.2終止審核采購部將終止申請報送生產部、質檢部、財務部等部門進行審核，確保終止合理。4.7.3終止談判采購部與供應商就終止事宜進行談判，確保雙方達成一致意見。4.7.4終止簽訂采購部與供應商簽訂合同終止協(xié)議，并雙方簽字蓋章，確保終止生效。4.7.5終止備案采購部將簽訂的合同終止協(xié)議報管理層備案，并抄送相關部門。4.8合同歸檔4.8.1歸檔要求采購部負責采購合同的歸檔管理，建立合同檔案，確保合同信息的完整性和可追溯性。4.8.2歸檔內容合同檔案應包括采購合同、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議、采購訂單、送貨單據、驗收記錄、質量檢驗報告、付款憑證等。4.8.3歸檔方式采購部將合同檔案進行電子化和紙質化雙備份，確保合同信息的安全性和可訪問性。5采購合同風險管理5.1風險識別采購部負責識別采購合同中的風險，包括但不限于供應商風險、質量風險、價格風險、交付風險、付款風險等。5.2風險評估采購部對識別出的風險進行評估，評估內容包括風險發(fā)生的可能性、風險的影響程度等。5.3風險控制采購部制定風險控制措施，包括但不限于供應商選擇、合同條款設計、履約監(jiān)控等，確保風險得到有效控制。5.4風險應對在風險發(fā)生時，采購部應及時采取措施應對風險，包括但不限于與供應商協(xié)商、調整合同條款、啟動應急預案等。6采購合同績效考核6.1考核指標采購合同管理的績效考核指標包括合同簽訂及時率、合同履行率、合同變更率、合同終止率、合同糾紛率、供應商滿意度等。6.2考核方法采購合同管理的績效考核采用定量與定性相結合的方法，定量考核采用統(tǒng)計指標，定性考核采用問卷調查、訪談等方式。6.3考核結果采購合同管理的考核結果將作為采購部及相關人員的績效考核依據，并用于改進采購合同管理。7采購合同管理培訓7.1培訓對象采購合同管