電子元器件采購流程標準操作規(guī)程一、目的為規(guī)范電子元器件采購作業(yè)流程，確保采購過程高效合規(guī)，保障元器件質(zhì)量符合技術要求，兼顧采購成本與交付周期的平衡，滿足公司研發(fā)、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)的物料需求，特制定本規(guī)程。二、適用范圍本規(guī)程適用于公司內(nèi)部所有電子元器件采購活動，涵蓋研發(fā)打樣、小批量試制及量產(chǎn)階段的采購，涉及需求部門（研發(fā)部、生產(chǎn)部等）、采購部、質(zhì)量部、財務部的協(xié)同作業(yè)。三、職責分工（一）需求部門依據(jù)項目計劃或生產(chǎn)排期，提出采購需求，明確元器件的技術參數(shù)（型號、規(guī)格、性能指標等）、數(shù)量、交期及特殊要求（如環(huán)保認證、溫濕度敏感等級）。對采購物料的技術適配性負責，參與樣品測試、技術方案評審，協(xié)助確認替代料可行性。（二）采購部供應商管理：建立并維護合格供應商名錄，開展新供應商開發(fā)（含資質(zhì)審核、實地考察、樣品驗證），定期評估供應商質(zhì)量、交期、服務能力。采購執(zhí)行：根據(jù)審批后的需求，開展詢價、議價、合同簽訂、訂單跟蹤、物流協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌成本管控與庫存優(yōu)化。（三）質(zhì)量部參與新供應商準入評估，對樣品或小批量物料進行質(zhì)量檢驗，出具檢驗報告。對到貨元器件執(zhí)行入廠檢驗，判定物料是否合格，反饋處理意見（合格入庫、不合格退貨/換貨/特采）。（四）財務部依據(jù)合同、質(zhì)檢報告、入庫單等憑證，審核采購付款，確保支付合規(guī)。協(xié)同采購部開展成本核算，分析單價波動與費用合理性，為采購策略優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。四、采購流程步驟（一）需求提出與確認1.需求部門填寫《電子元器件采購需求單》，注明物料信息、技術要求、交期，經(jīng)部門負責人審核后提交采購部。2.采購部聯(lián)合需求、質(zhì)量部門開展需求評審：確認參數(shù)準確性、數(shù)量合理性、交期可行性；若需求模糊，退回補充說明。（二）供應商選擇與評估1.供應商篩選：優(yōu)先從合格供應商名錄選取候選方；若無匹配資源，通過展會、同行推薦等渠道開發(fā)新供應商，審核其資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量體系認證等）。2.樣品驗證：向候選供應商發(fā)《樣品需求函》，需求部門開展技術測試，質(zhì)量部開展質(zhì)量檢驗，雙方出具報告；采購部結合報價、交期，組織跨部門評審確定入圍供應商。（三）采購計劃制定1.采購部結合采購需求、庫存數(shù)據(jù)、生產(chǎn)排期，制定《電子元器件采購計劃》，明確批次、數(shù)量、供應商、交期、預算，經(jīng)部門負責人審核后提交財務部備案。2.緊急采購需注明“緊急”標識，經(jīng)分管領導審批后啟動加急流程（事后補全文檔）。（四）采購執(zhí)行1.詢價與議價：向入圍供應商發(fā)《詢價單》，要求提供正式報價（含單價、付款方式、交期）；開展價格比對與談判，形成《議價記錄單》。2.合同簽訂與訂單下達：起草《采購合同》（明確物料信息、質(zhì)量標準、驗收條款），經(jīng)法務審核后生效；同步下達《采購訂單》，要求供應商簽字回傳。3.訂單跟蹤：通過郵件、系統(tǒng)跟蹤訂單進度；遇生產(chǎn)/物流異常，協(xié)調(diào)解決方案并反饋需求、質(zhì)量部門。（五）到貨驗收1.供應商送貨時隨貨提供送貨單、質(zhì)量證明文件；采購部通知質(zhì)量、需求部門到場驗收。2.質(zhì)量部按《檢驗規(guī)范》開展外觀、性能、合規(guī)性檢測；需求部門可開展小批量試裝/測試（如研發(fā)物料）。3.合格物料辦理入庫，生成《入庫單》；不合格物料由質(zhì)量部出具《不合格品處理單》，采購部協(xié)調(diào)退貨、換貨或特采（特采需多部門審批）。（六）付款與歸檔1.采購部整理合同、訂單、質(zhì)檢報告等憑證，提交財務部申請付款；財務部審核后按合同約定支付。2.采購部將采購文檔（需求單、詢價單、合同等）分類歸檔，保存不少于3年，便于審計與追溯。五、注意事項（一）質(zhì)量管控嚴禁采購無資質(zhì)供應商的物料，新供應商需通過樣品驗證與資質(zhì)審核；合格供應商實行“年度復評”，重大質(zhì)量事故立即暫停合作。高風險元器件（如集成電路、射頻器件）需在合同中明確質(zhì)保條款，到貨后全檢或加嚴抽檢。（二）交期管理建立交期預警機制：交付周期超15天的物料，提前7天跟蹤排產(chǎn)；緊急需求優(yōu)先選擇有現(xiàn)貨、物流響應快的供應商。供應商交期延誤時，評估影響并啟動替代方案（換供應商、調(diào)整型號），追究違約責任。（三）成本優(yōu)化推行集中采購：整合多部門需求批量采購，爭取折扣；定制化元器件聯(lián)合供應商優(yōu)化設計/工藝降本。每季度價格復盤：對比市場行情與歷史數(shù)據(jù)，分析波動原因（如原材料漲價），調(diào)整采購策略（鎖價、囤貨）。（四）合規(guī)與風險應對采購過程遵守法律法規(guī)與廉政制度，嚴禁商業(yè)賄賂，采購人員簽署《廉潔承諾書》。建立供應鏈預案：與核心供應商簽《長期合作協(xié)議》保障產(chǎn)能，儲