備用金管理及審批流程手冊一、目的與適用范圍為規(guī)范單位備用金的管理與審批流程，提高資金使用效率、防范資金風險，確保備用金“專款專用、依規(guī)核銷”，特制定本手冊。本手冊適用于單位內(nèi)部各部門及員工因臨時、小額資金支出需求（如差旅費預借、零星采購、辦公雜費墊付等）申請、使用、報銷備用金的全流程管理。二、備用金的定義與管理原則（一）定義備用金是單位為滿足部門或員工臨時、小額資金支出需求，預先借支的款項。借支后需按規(guī)定用途使用，并在約定時限內(nèi)完成報銷或余款退回。（二）管理原則1.按需核定：根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求（如出差天數(shù)、采購規(guī)模）合理核定備用金額度，避免資金閑置或不足。2.專款專用：備用金僅限申請時注明的用途使用，嚴禁挪作他用（如個人消費、對外借款等）。3.及時核銷：使用后須在約定時間內(nèi)完成報銷或余款退回，確保資金循環(huán)高效、賬目清晰。4.總額控制：單位備用金整體規(guī)模需納入預算管理，各部門/個人借支總額不得突破預算額度。三、備用金申請流程（一）申請主體需臨時借支備用金的部門或員工（以下簡稱“申請人”）。（二）申請材料與填寫要求申請人需填寫《備用金申請表》，清晰注明以下信息：申請人姓名、所屬部門、聯(lián)系信息；備用金用途（如“出差差旅費預借”“辦公文具采購”）；申請金額（需與用途匹配，不得虛高）；預計使用期限（如“出差5天，預計3個工作日內(nèi)報銷”）。（三）層級審核1.部門負責人初審：審核申請的業(yè)務(wù)必要性（如出差是否真實、采購是否屬于部門職責），確認金額合理后簽字。2.財務(wù)部門初審：檢查《備用金申請表》填寫完整性，核對金額是否符合預算、是否超個人/部門歷史借支限額，提出初審意見。四、審批權(quán)限與流程備用金審批實行分級授權(quán)，根據(jù)申請金額劃分審批層級（金額區(qū)間以單位預算標準為準，示例參考如下）：申請金額范圍審批層級（依次簽批）審核重點----------------------------------------------≤1000元部門負責人+財務(wù)主管業(yè)務(wù)必要性、金額合規(guī)性1000元-5000元部門負責人+財務(wù)主管+分管領(lǐng)導用途合理性、預算匹配度＞5000元部門負責人+財務(wù)主管+分管領(lǐng)導+總經(jīng)理整體風險把控、戰(zhàn)略必要性審批流程說明1.申請人提交經(jīng)部門負責人、財務(wù)初審的《備用金申請表》，按金額層級提交對應審批人；2.各審批人在2個工作日內(nèi)完成審核（特殊情況可延長，但需提前告知申請人），同意則簽字，不同意需書面說明理由并退回；3.審批通過后，申請人持《備用金申請表》至財務(wù)部門辦理借款手續(xù)，財務(wù)按審批金額支付（現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬或?qū)Ц?，依單位支付方式?guī)定執(zhí)行）。五、備用金的使用與管理（一）使用范圍僅限臨時、小額支出，典型場景包括：因公出差的差旅費（交通費、住宿費、餐費等）；零星辦公物資采購（如文具、耗材，單次金額低于采購招標門檻）；緊急辦公雜費（如快遞費、臨時設(shè)備維修費）；其他經(jīng)審批的臨時支出。禁止范圍：對外投資、個人借款、禮品禮金支出、與業(yè)務(wù)無關(guān)的消費等。（二）使用要求1.?？顚Ｓ茫簢栏癜瓷暾堄猛臼褂?，不得轉(zhuǎn)借他人或挪用。如需調(diào)整用途，須重新申請審批。2.憑證留存：支出時須取得合法有效憑證（發(fā)票、收據(jù)、簽單等），注明用途、日期、金額，確保憑證與支出內(nèi)容一致。3.期限管理：自借款日起，7個工作日內(nèi)（或按申請時約定的期限）完成支出并報銷；逾期未使用的，須在期限屆滿前退回余款。六、報銷與核銷流程（一）報銷觸發(fā)條件備用金使用完畢（或期限屆滿），申請人須在5個工作日內(nèi)啟動報銷/核銷流程，包含以下兩種場景：場景1：備用金全額使用（無余款）申請人填寫《費用報銷單》，附所有原始憑證（按支出類型分類粘貼，注明對應用途），提交部門負責人審核。場景2：備用金有余款申請人退回余款（現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬），財務(wù)開具《收款收據(jù)》；同時填寫《費用報銷單》，附實際支出憑證（金額為“申請金額-退回金額”）。（二）審核與核銷1.部門負責人復審：確認支出的業(yè)務(wù)真實性（如出差行程與票據(jù)時間是否匹配、采購物品是否為部門所需），簽字確認。2.財務(wù)部門復核：審核憑證的合規(guī)性（發(fā)票真?zhèn)?、金額與報銷單是否一致、支出是否在預算內(nèi)），無誤后辦理核銷：若報銷金額≤借支金額：財務(wù)沖減備用金臺賬，多退的余款已收回的，完成核銷；若報銷金額＞借支金額：財務(wù)按審批流程補付差額（需重新走審批，避免超支）。七、監(jiān)督與責任追究（一）日常監(jiān)督1.財務(wù)部門每月末核對備用金臺賬，編制《備用金余額明細表》，對超期未核銷、余額異常的情況發(fā)出預警，要求申請人說明原因并限期整改。2.內(nèi)部審計部門不定期抽查備用金使用憑證，檢查是否存在挪用、虛開發(fā)票、超范圍支出等違規(guī)行為。（二）責任追究1.申請人責任：若存在挪用備用金、虛假報銷、超期未核銷等行為，須立即退回資金，視情節(jié)輕重給予通報批評、扣減績效、停發(fā)借款權(quán)限等處罰；涉嫌違法的，移交司法機關(guān)。2.審批人責任：若因?qū)徍耸殞е逻`規(guī)借款、超支報銷，視情節(jié)追究管理責任，納入績效考核。八、附則1.本手冊自