企業(yè)合同管理制度執(zhí)行記錄模板適用場景操作流程指引第一步：合同基礎(chǔ)信息錄入在模板中準(zhǔn)確填寫合同核心基礎(chǔ)信息，作為執(zhí)行記錄的索引依據(jù)。需包括：合同編號(hào)（按企業(yè)統(tǒng)一規(guī)則填寫，如“HT-2024-X”）、合同名稱（與合同文本完全一致）、簽約主體（甲乙雙方全稱）、簽訂日期（合同生效日期）、合同金額（含大寫）、履行期限（起始至截止日期）、所屬部門（合同承辦部門）、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）等。保證信息與合同原件一致，避免因信息誤差導(dǎo)致后續(xù)追溯困難。第二步：執(zhí)行節(jié)點(diǎn)規(guī)劃與記錄根據(jù)合同條款，拆解關(guān)鍵執(zhí)行節(jié)點(diǎn)（如交付節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)等），明確各節(jié)點(diǎn)的“計(jì)劃完成時(shí)間”及“責(zé)任執(zhí)行人”（如專員）。在執(zhí)行過程中，實(shí)時(shí)記錄各節(jié)點(diǎn)的“實(shí)際完成時(shí)間”，并對(duì)比計(jì)劃時(shí)間，標(biāo)注是否按時(shí)完成。例如若合同約定“交付日期為2024年6月30日”，實(shí)際交付日期為2024年7月5日，需在“實(shí)際完成時(shí)間”欄填寫“2024-07-05”，并在“執(zhí)行情況說明”欄簡要注明“延遲5天，因供應(yīng)商生產(chǎn)排期調(diào)整”。第三步：履約過程跟蹤與記錄按合同履行階段（如準(zhǔn)備階段、執(zhí)行階段、驗(yàn)收階段、質(zhì)保階段等），定期跟蹤履約進(jìn)展，記錄各階段的具體執(zhí)行內(nèi)容、成果及問題。例如在“執(zhí)行階段”，需記錄“已交付設(shè)備10臺(tái)，設(shè)備序列號(hào)為X-X，附交付簽收單”；若出現(xiàn)履約異常（如乙方提供的貨物與合同約定規(guī)格不符），需在“異常情況描述”欄詳細(xì)說明問題表現(xiàn)（如“貨物型號(hào)為A型，合同約定B型”）、影響范圍（如“影響項(xiàng)目調(diào)試進(jìn)度”）及初步處理意見（如“要求乙方3日內(nèi)更換合格貨物”）。第四步：問題處理與結(jié)果反饋針對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的異常情況，記錄問題處理的全流程，包括：問題發(fā)覺時(shí)間、處理責(zé)任人（如主管）、處理措施（如“協(xié)商延期交付”“扣除違約金”“解除合同”等）、處理結(jié)果（如“已于2024年07月10日更換合格貨物，通過驗(yàn)收”）及后續(xù)跟進(jìn)事項(xiàng)（如“保留違約金追索權(quán)”）。若問題未解決，需明確處理時(shí)限及責(zé)任人，保證問題閉環(huán)。第五步：執(zhí)行結(jié)果確認(rèn)與歸檔合同履行完畢或終止后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫“執(zhí)行結(jié)果總結(jié)”，包括：是否完全履約、未履約事項(xiàng)及原因、合同總體評(píng)價(jià)（如“履約良好，存在輕微延遲”）、附件清單（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、溝通函件等）。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（總監(jiān)）審核簽字后，連同合同原件、執(zhí)行記錄表一并歸檔，保存期限符合企業(yè)檔案管理規(guī)定（通常不少于合同履行期滿后5年）。執(zhí)行記錄表結(jié)構(gòu)字段分類具體字段填寫說明合同基礎(chǔ)信息合同編號(hào)企業(yè)統(tǒng)一編碼，如“HT-2024-005”合同名稱與合同文本完全一致，如“辦公設(shè)備采購合同”簽約主體甲方：公司；乙方：科技有限公司簽訂日期YYYY-MM-DD格式，如“2024-03-15”合同金額含大寫，如“人民幣壹拾萬元整（￥100,000.00）”履行期限起始至截止日期，如“2024-04-01至2024-09-30”所屬部門合同承辦部門，如“采購部”項(xiàng)目負(fù)責(zé)人經(jīng)理執(zhí)行節(jié)點(diǎn)記錄節(jié)點(diǎn)名稱如“貨物交付階段”“首付款支付階段”計(jì)劃完成時(shí)間YYYY-MM-DD格式實(shí)際完成時(shí)間YYYY-MM-DD格式，未完成可填“未完成”責(zé)任執(zhí)行人具體經(jīng)辦人，如專員執(zhí)行情況說明簡要描述節(jié)點(diǎn)完成情況，如“按期交付，簽收單編號(hào)：SQ20240630”履約過程跟蹤履行階段如“準(zhǔn)備階段”“執(zhí)行階段”“驗(yàn)收階段”執(zhí)行內(nèi)容具體工作事項(xiàng)，如“完成設(shè)備安裝調(diào)試”成果描述如“調(diào)試報(bào)告編號(hào)：TS20240701，設(shè)備運(yùn)行正?！碑惓Ｇ闆r描述無異常填“無”，有異常需說明問題表現(xiàn)、影響范圍問題處理記錄問題發(fā)覺時(shí)間YYYY-MM-DD格式處理責(zé)任人主管處理措施如“協(xié)商乙方延期交付7天”“扣除違約金5000元”處理結(jié)果如“已于2024-07-12完成交付，驗(yàn)收合格”后續(xù)跟進(jìn)事項(xiàng)如“跟蹤質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備運(yùn)行情況”執(zhí)行結(jié)果總結(jié)履約情況□完全履約□部分履約□未履約（勾選并說明原因）總體評(píng)價(jià)如“履約過程順利，乙方配合度高，僅存在輕微延遲”附件清單如“驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1份、付款憑證2張、溝通函件1份”審核簽字項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：__________日期：__________部門負(fù)責(zé)人：__________日期：__________使用要點(diǎn)提示信息準(zhǔn)確性：所有字段內(nèi)容需與合同原件、實(shí)際執(zhí)行情況一致，禁止虛構(gòu)或篡改記錄，保證記錄的法律效力。及時(shí)性：執(zhí)行節(jié)點(diǎn)完成后3個(gè)工作日內(nèi)完成記錄，異常情況需發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)處理流程并記錄，避免信息滯后導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。責(zé)任明確：每個(gè)節(jié)點(diǎn)、問題需指定唯一責(zé)任執(zhí)行人，避免責(zé)任模糊；處理結(jié)果需經(jīng)責(zé)任人簽字確認(rèn)，保證可追溯。保密要求：記錄表涉及企業(yè)商業(yè)信息及合作方數(shù)據(jù)，僅限合同履行相關(guān)人員查閱，嚴(yán)禁外泄；電子版需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)版存入帶鎖檔案柜。附件完