供應商管理全流程指南手冊一、適用范圍與典型應用場景本手冊適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、零售業(yè)等）的采購部門、供應鏈管理團隊及相關業(yè)務單元，用于規(guī)范供應商從引入到退出的全生命周期管理。典型應用場景包括：新項目啟動時需篩選合作供應商；現(xiàn)有供應商合作需定期評估與優(yōu)化；供應商資質(zhì)出現(xiàn)異常需重新審核；戰(zhàn)略合作供應商需深化管理機制；不合格供應商需清退與替換。二、供應商管理全流程操作步驟（一）需求識別與尋源準備目標：明確采購需求，制定尋源策略，鎖定潛在供應商范圍。需求梳理與確認由需求部門（如生產(chǎn)部、市場部）提交《采購需求申請表》，明確產(chǎn)品/服務名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量標準、數(shù)量、交付周期、預算金額、技術參數(shù)等核心要素。采購部門組織需求部門、技術部門、財務部門召開需求評審會，確認需求的合理性、完整性與可行性，形成《采購需求確認單》。制定尋源策略根據(jù)采購需求類型（如標準品、定制化、服務等）確定尋源方式：公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購或詢價采購。明確供應商篩選標準：資質(zhì)要求（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認證、生產(chǎn)許可）、能力要求（如產(chǎn)能、技術、交付能力）、財務狀況（如審計報告、信用評級）、合作經(jīng)驗（如行業(yè)案例、客戶評價）等。發(fā)布尋源信息與收集資料通過企業(yè)采購平臺、行業(yè)展會、專業(yè)數(shù)據(jù)庫、供應商自薦等渠道發(fā)布尋源公告（含需求詳情、報名截止時間、資料提交要求）。收集潛在供應商提交的《供應商報名表》、資質(zhì)證明文件（復印件加蓋公章）、產(chǎn)品/服務方案、報價單等資料，建立《潛在供應商信息庫》。（二）供應商準入審核與評估目標：通過多維度審核，保證供應商具備合作資質(zhì)與能力，納入合格供應商名錄。資質(zhì)初審采購部門對收集的供應商資料進行初步篩選，重點核查：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍是否覆蓋采購需求）；行業(yè)特殊資質(zhì)（如ISO9001質(zhì)量體系認證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等，根據(jù)行業(yè)要求）；信用記錄（通過“信用中國”等平臺查詢，無嚴重失信行為）。資質(zhì)初審不通過的供應商，反饋未通過原因并終止流程；通過的進入下一環(huán)節(jié)?，F(xiàn)場考察與盡職調(diào)查對關鍵供應商或高風險品類供應商，組織技術、質(zhì)量、生產(chǎn)等部門進行現(xiàn)場考察，重點評估：生產(chǎn)環(huán)境、設備設施、工藝流程是否符合要求；質(zhì)量控制體系（如檢驗流程、不良品處理機制）；交付能力（如產(chǎn)能、庫存管理、物流配送）；財務狀況（如資產(chǎn)負債率、現(xiàn)金流、銀行資信）。盡調(diào)完成后形成《供應商盡職調(diào)查報告》，明確考察結(jié)論（推薦/不推薦）。綜合評估與分級成立供應商評估小組（采購、技術、質(zhì)量、財務負責人組成），根據(jù)《供應商評估打分表》（見附件1）進行量化評分，評分維度包括：質(zhì)量（30%）、價格（25%）、交期（20%）、服務（15%）、合作穩(wěn)定性（10%）。根據(jù)評分結(jié)果將供應商分級：戰(zhàn)略級（≥90分）：長期深度合作，優(yōu)先分配訂單；核心級（80-89分）：重點合作，保障資源傾斜；合格級（60-79分）：常規(guī)合作，按需采購；待觀察級（＜60分）：限期整改，整改后復評仍不達標則淘汰。準入決策與協(xié)議簽訂評估小組將分級結(jié)果及《供應商準入審批表》報采購負責人、總經(jīng)理審批，審批通過后納入《合格供應商名錄》。與供應商簽訂《采購框架協(xié)議》或《年度合作協(xié)議》，明確合作范圍、價格機制、交付標準、質(zhì)量要求、付款方式、違約責任等條款。（三）合作執(zhí)行與過程管理目標：保證供應商按約定履行合同，及時識別并解決合作中的問題。訂單下達與交貨跟蹤需求部門根據(jù)生產(chǎn)/運營計劃提交《采購訂單》，經(jīng)采購部門審核后發(fā)送至供應商，訂單需明確型號、數(shù)量、交付時間、交付地點、驗收標準等。采購專員通過ERP系統(tǒng)或定期溝通跟蹤訂單進度，對延遲交貨風險提前預警（如供應商產(chǎn)能不足、物流異常），協(xié)調(diào)供應商制定應急方案。到貨驗收與質(zhì)量確認供應商送貨至指定地點后，由倉庫部門核對數(shù)量、外觀（如包裝完好、標識清晰），并出具《到貨通知單》。質(zhì)量部門根據(jù)《檢驗標準作業(yè)書》（SOP）進行檢驗：來料檢驗（IQC）：對原材料、零部件進行抽檢或全檢，出具《IQC檢驗報告》；過程檢驗（IPQC）：對供應商生產(chǎn)過程進行巡檢（如適用）；成品檢驗（FQC）：對交付產(chǎn)品進行最終檢驗，合格后方可入庫。檢驗不合格的，由采購部門向供應商發(fā)送《質(zhì)量問題整改通知單》，要求限期原因分析并提交糾正預防措施（CAPA），驗證合格后方可辦理入庫。付款結(jié)算與對賬財務部門根據(jù)合同約定、驗收單、發(fā)票等憑證，在付款周期內(nèi)完成對賬與付款（如月結(jié)30天）。供應商需提供合規(guī)增值稅發(fā)票（發(fā)票類型、稅率需與合同一致），發(fā)票信息錯誤或延遲提供的，付款時間相應順延。溝通與問題協(xié)調(diào)建立定期溝通機制（如月度例會、季度回顧會），同步合作進展、解決存在問題（如質(zhì)量波動、交付延遲）。對突發(fā)問題（如供應商停產(chǎn)、質(zhì)量），成立跨部門應急小組，24小時內(nèi)啟動響應機制，制定解決方案（如啟用備用供應商、調(diào)整生產(chǎn)計劃）。（四）績效監(jiān)控與持續(xù)優(yōu)化目標：客觀評價供應商表現(xiàn)，推動供應商能力提升，優(yōu)化供應商結(jié)構(gòu)?？冃?shù)據(jù)收集各部門按職責收集供應商績效數(shù)據(jù)：質(zhì)量部門：批次合格率、退貨率、質(zhì)量問題發(fā)生次數(shù)；倉庫/生產(chǎn)部門：準時交付率、交付數(shù)量準確率；采購/財務部門：價格競爭力、付款及時率、配合度；使用部門：服務響應速度、問題解決效率。定期績效評估每季度/半年開展供應商績效評估，使用《供應商績效評價表》（見附件2），結(jié)合定量數(shù)據(jù)（如批次合格率≥95%為優(yōu)秀）與定性評價（如配合度、創(chuàng)新意識），按原評分維度重新打分。結(jié)果應用與改進對績效優(yōu)秀的供應商（戰(zhàn)略級、核心級）：增加訂單份額、延長合作期限、授予“年度優(yōu)秀供應商”稱號，優(yōu)先參與新項目合作。對績效下滑的供應商（合格級）：約談供應商負責人，制定《績效改進計劃》（PIP），明確改進目標、時間節(jié)點與責任人，跟蹤改進效果。對長期績效不達標或出現(xiàn)重大問題的供應商（如質(zhì)量導致停產(chǎn)、嚴重違約）：啟動供應商退出流程。供應商關系維護組織供應商培訓（如企業(yè)標準、質(zhì)量要求、管理系統(tǒng)），提升供應商協(xié)同能力；邀請優(yōu)秀供應商參與技術創(chuàng)新、成本優(yōu)化項目，構(gòu)建長期戰(zhàn)略合作關系；定期開展?jié)M意度調(diào)研，知曉供應商需求與建議，持續(xù)優(yōu)化合作模式。（五）供應商退出與替換目標：規(guī)范不合格供應商清退流程，保證業(yè)務連續(xù)性，降低合作風險。退出觸發(fā)條件發(fā)生重大質(zhì)量（如產(chǎn)品缺陷導致客戶投訴或安全）；嚴重違約（如延遲交貨超過30天、擅自變更價格）；資質(zhì)失效（如營業(yè)執(zhí)照被吊銷、認證證書過期未續(xù)）；績效評估連續(xù)2次不達標且整改無效。退出流程執(zhí)行采購部門發(fā)起《供應商退出申請表》，附相關證明材料（如質(zhì)量問題報告、違約記錄、績效評估結(jié)果），報采購負責人、總經(jīng)理審批。審批通過后，向供應商發(fā)送《供應商退出通知書》，明確退出時間、交接事項（如未交付訂單處理、庫存清退、賬款結(jié)算）。交接與過渡管理與供應商完成未交付訂單的重新分配（如啟用備用供應商或新供應商）、庫存物資的退換或折價處理、歷史賬款的核對與結(jié)清。收集供應商交接清單（如技術文檔、模具、客戶資料），保證業(yè)務連續(xù)性，避免因供應商退出造成生產(chǎn)中斷。退出后復盤采購部門組織復盤會議，分析供應商退出原因（如選錯標準、監(jiān)控不足、管理漏洞），總結(jié)經(jīng)驗教訓，優(yōu)化供應商準入與評估機制。三、配套工具表格模板附件1：供應商評估打分表（示例）評估維度評分標準（10分制）權重得分加權得分質(zhì)量管理體系完善（3分）、檢驗規(guī)范（3分）、不良率低（4分）30%價格競爭力低于市場均價（5分）、價格穩(wěn)定（3分）、成本控制優(yōu)（2分）25%交付能力準時交付率≥95%（5分）、產(chǎn)能充足（3分）、響應及時（2分）20%服務配合度溝通順暢（3分）、問題解決效率（4分）、創(chuàng)新支持（3分）15%合作穩(wěn)定性合作年限長（2分）、財務健康（4分）、行業(yè)口碑（4分）10%合計100%評估結(jié)論：□戰(zhàn)略級□核心級□合格級□待觀察級評估小組簽字：______________________附件2：供應商績效評價表（季度/半年度）供應商名稱評估周期負責人評價指標目標值實際值批次合格率≥95%準時交付率≥90%價格穩(wěn)定性（與合同偏差）≤±2%服務響應時間≤24小時質(zhì)量問題整改及時率100%綜合得分等級評定：□優(yōu)秀□良好□合格□不合格改進建議：______________________采購部簽字：______質(zhì)量部簽字：______總經(jīng)理審批：______附件3：供應商退出申請表供應商名稱合作起始時間退出原因（可附頁）未完成訂單處理庫存清退情況賬款結(jié)算進度交接責任人接收人計劃退出日期部門意見：□同意□不同意（請注明理由）采購負責人簽字：______日期：______總經(jīng)理審批：□同意□駁回簽字：______日期：______四、關鍵風險控制與操作提示（一）需求與尋源階段風險：需求描述不清晰導致供應商理解偏差，或?qū)ぴ捶秶^窄限制選擇。提示：需求評審需技術、采購、質(zhì)量部門共同參與，明確“不可協(xié)商項”（如安全標準）與“可協(xié)商項”（如交付周期彈性）；尋源時兼顧傳統(tǒng)渠道與新渠道（如數(shù)字化采購平臺），擴大供應商選擇面。（二）準入審核階段風險：資質(zhì)審核遺漏（如行業(yè)強制認證）或盡職調(diào)查不深入，導致不合格供應商準入。提示：建立《供應商資質(zhì)清單》，明確各品類必備資質(zhì)；對高風險供應商（如食品、醫(yī)療器械），需核查生產(chǎn)許可、檢驗報告等文件原件，必要時通過第三方機構(gòu)驗證財務與信用狀況。（三）合作執(zhí)行階段風險：驗收標準不執(zhí)行或質(zhì)量問題處理滯后，影響生產(chǎn)或產(chǎn)品質(zhì)量。提示：制定《檢驗標準作業(yè)書》（SOP），明確抽樣方法、判定規(guī)則；質(zhì)量問題需24小時內(nèi)反饋供應商，CAPA報告需包含“根本原因分析”與“預防措施”，采購部門跟蹤驗證效果。（四）績效評估階段風險：評估指標單一或主觀評價過多，導致結(jié)果失真。提示：定量指標（如合格率、交付率）占比不低于70%，定性指標需明確評價標準（如“配合度