企業(yè)行政管理日常工作模板工具模板一：企業(yè)會議組織與管理全流程工具一、適用工作場景適用于企業(yè)內(nèi)部部門例會、項目啟動會、季度/年度總結(jié)會、跨部門協(xié)調(diào)會等各類正式會議的組織與管理，保證會議高效有序、目標(biāo)明確。二、會議組織操作流程步驟1：會議籌備與需求確認(rèn)會議發(fā)起人（如部門負(fù)責(zé)人*）明確會議主題、目標(biāo)、預(yù)計時長、參會人員范圍（含內(nèi)部員工及外部嘉賓，若有）；確認(rèn)會議時間（避開公司重要業(yè)務(wù)節(jié)點及員工休假高峰期）、地點（會議室/線上會議平臺），提前3個工作日提交《會議需求申請表》（見模板1.1）；行政專員*根據(jù)需求協(xié)調(diào)會議室資源，保證設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)等）正常運行，并準(zhǔn)備會議所需物料（簽到表、議程表、文具、飲用水等）。步驟2：會議通知發(fā)布行政專員*根據(jù)確認(rèn)的會議信息，提前2個工作日通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如釘釘、企業(yè)）發(fā)送會議通知，內(nèi)容需包含：?會議主題、時間、地點/線上；?會議議程及各環(huán)節(jié)時長分配；?參會人員名單及需提前準(zhǔn)備的資料（如PPT、數(shù)據(jù)報表）；?聯(lián)系人及聯(lián)系方式（行政專員*）。步驟3：會議現(xiàn)場執(zhí)行行政專員*提前30分鐘到場，檢查會議室布置、設(shè)備調(diào)試、物料擺放，組織參會人員簽到（簽到表模板見1.2）；會議開始后，協(xié)助主持人控制流程，提醒發(fā)言人員注意時間，記錄會議關(guān)鍵信息（如決議事項、待辦任務(wù)）；若遇突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時參會人員變動），及時協(xié)調(diào)解決（如啟用備用會議室、調(diào)整議程順序）。步驟4：會后跟進(jìn)與資料歸檔會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，行政專員整理會議紀(jì)要（含會議時間、地點、參會人員、議程要點、決議事項、責(zé)任部門/人、完成時限），經(jīng)會議發(fā)起人確認(rèn)后分發(fā)給參會人員；收集會議相關(guān)資料（如PPT、簽到表、紀(jì)要），按“年度-月份-會議類型”分類歸檔至企業(yè)共享文件夾，保存期限不少于2年；跟蹤決議事項的落實情況，每周向會議發(fā)起人*反饋進(jìn)度，保證閉環(huán)管理。三、會議管理模板模板1.1：會議需求申請表申請部門申請日期會議主題會議類型□例會□項目會□總結(jié)會□其他預(yù)計時長參會人員內(nèi)部：___________（含職務(wù)）外部：___________（單位+姓名）會議地點會議目標(biāo)_________________________________________________________________需準(zhǔn)備物料□投影儀□麥克風(fēng)□白板□簽到表□其他：___________特殊需求_________________________________________________________________申請人簽字___________審批人簽字___________模板1.2：會議簽到表會議主題：______________________時間：____年_月_日地點：______________________序號姓名（單位）職務(wù)12備注：遲到/早退請注明原因四、會議管理使用提示會議通知需明確“會前準(zhǔn)備事項”，避免臨時倉促；會議紀(jì)要需突出“決議”和“待辦”，避免流水式記錄；會議室使用需遵循“先申請、先使用”原則，跨部門會議需提前2個工作日同步抄送相關(guān)部門；線上會議需提前測試網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備，保證參會人員暢通。模板二：辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放管理工具一、適用工作場景適用于企業(yè)員工日常辦公所需文具、耗材（如紙張、墨盒）、辦公設(shè)備配件（如鍵盤、鼠標(biāo)）等物品的規(guī)范申領(lǐng)與發(fā)放，避免資源浪費和管理混亂。二、辦公用品管理操作流程步驟1：庫存盤點與需求統(tǒng)計行政專員*每月末對辦公用品倉庫進(jìn)行全面盤點，核對《庫存臺賬》（見模板2.1），掌握現(xiàn)有物品數(shù)量及有效期；向各部門發(fā)送《辦公用品需求統(tǒng)計表》（模板2.2），要求各部門在每月25日前提交次月需求，注明物品名稱、規(guī)格、預(yù)估用量及用途。步驟2：采購計劃制定與審批行政專員匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況編制《辦公用品采購計劃》，明確采購物品、數(shù)量、預(yù)算（參考公司采購標(biāo)準(zhǔn)），報行政經(jīng)理審批；審批通過后，對接合格供應(yīng)商（需簽訂年度供貨協(xié)議），保證物品質(zhì)量及價格合規(guī)，緊急需求（如耗材短缺）可啟動臨時采購流程，但需補簽審批手續(xù)。步驟3：入庫驗收與登記物品送達(dá)后，行政專員與采購專員共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量（如墨盒是否兼容、文具是否完好），確認(rèn)無誤后填寫《入庫單》（模板2.3）；將物品入庫并更新《庫存臺賬》，標(biāo)注入庫日期、批次及有效期（如食品類、易耗電池等需特別標(biāo)注）。步驟4：申領(lǐng)發(fā)放與記錄員工通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下填寫《辦公用品申領(lǐng)單》（模板2.4），注明申領(lǐng)人、部門、物品名稱、數(shù)量、用途（需部門負(fù)責(zé)人*審批）；行政專員*核對申領(lǐng)單與庫存，確認(rèn)無誤后發(fā)放物品，并在《發(fā)放登記表》（模板2.5）中記錄申領(lǐng)人、發(fā)放時間、物品明細(xì)；嚴(yán)格執(zhí)行“按需申領(lǐng)、定額管理”原則（如每人每月限領(lǐng)筆記本2本、簽字筆1支），超量申領(lǐng)需說明理由并報行政經(jīng)理*審批。三、辦公用品管理模板模板2.1：庫存臺賬（示例）物品名稱規(guī)格單位上期結(jié)存本期入庫本期出庫期末結(jié)存有效期負(fù)責(zé)人A4復(fù)印紙80g包50200180702025.06*黑色簽字筆0.5mm支3010085452024.12*模板2.2：辦公用品需求統(tǒng)計表部門月份物品名稱規(guī)格預(yù)估用量申領(lǐng)原因負(fù)責(zé)人簽字市場部2024年10月A4紙80g30包新項目物料*技術(shù)部2024年10月鼠標(biāo)墊大號20個設(shè)備配套*模板2.3：入庫單供應(yīng)商名稱：____________________入庫日期：____年_月_日物品名稱規(guī)格單位數(shù)量驗收人簽字采購人簽字倉庫管理員簽字模板2.4：辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)日期申領(lǐng)人用途物品名稱規(guī)格申領(lǐng)數(shù)量審批數(shù)量部門負(fù)責(zé)人簽字行政專員簽字發(fā)放人簽字領(lǐng)取人簽字模板2.5：發(fā)放登記表日期物品名稱規(guī)格數(shù)量申領(lǐng)部門申領(lǐng)人發(fā)放人備注2024.10.08A4紙80g5包市場部**四、辦公用品管理使用提示低值易耗品（如筆、紙）按月申領(lǐng)，耐用物品（如計算器、U盤）以舊換新，舊物品需登記回收；采購需選擇3家以上供應(yīng)商比價，單次采購金額超2000元需簽訂采購合同；每季度對庫存進(jìn)行清查，積壓物品（超過3個月未領(lǐng)用）需及時反饋并調(diào)劑使用；嚴(yán)禁將辦公用品私自帶出公司，違者按公司相關(guān)規(guī)定處理。模板三：訪客接待與登記管理工具一、適用工作場景適用于外部訪客（如客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者、部門人員等）到訪企業(yè)的接待流程，規(guī)范登記、引導(dǎo)、送別等環(huán)節(jié)，提升企業(yè)形象與信息安全。二、訪客接待操作流程步驟1：訪客預(yù)約與信息核對接待人（如業(yè)務(wù)部門*）提前與訪客確認(rèn)到訪時間、事由、人數(shù)、單位及聯(lián)系人信息，填寫《訪客預(yù)約登記表》（模板3.1）；如涉及重要客戶或高層接待，需提前1個工作日向行政部報備，明確接待規(guī)格（如是否需會議室、茶水、歡迎牌等）。步驟2：接待準(zhǔn)備與信息登記行政專員*根據(jù)預(yù)約信息，提前30分鐘做好接待準(zhǔn)備：?準(zhǔn)備《訪客登記表》（模板3.2）、訪客證（如適用）；?布置會議室（調(diào)試設(shè)備、擺放桌牌、準(zhǔn)備茶水/飲品）；?通知接待人及相關(guān)部門（如前臺、保安）配合接待。訪客到訪后，前臺引導(dǎo)至接待區(qū)，核對身份信息（證件號碼/工作證），要求訪客填寫《訪客登記表》，發(fā)放訪客證（需佩戴左胸前）。步驟3：接待引導(dǎo)與全程服務(wù)接待人*或前臺人員引導(dǎo)訪客至指定區(qū)域，如需進(jìn)入辦公區(qū)，需提醒訪客保持安靜、遵守公司規(guī)定；重要接待需全程陪同，避免訪客隨意接觸非相關(guān)人員或區(qū)域；如需等待，提供茶水、雜志等，及時告知等待時間。步驟4：送別與信息歸檔訪客離開時，接待人*陪同至前臺，回收訪客證，確認(rèn)離訪時間；行政專員*每日匯總《訪客登記表》，按“日期-訪客單位”分類歸檔，保存期限不少于1年；對重要訪客進(jìn)行回訪（如電話或郵件），知曉接待滿意度，持續(xù)優(yōu)化服務(wù)。三、訪客接待管理模板模板3.1：訪客預(yù)約登記表預(yù)約部門預(yù)約日期預(yù)約人聯(lián)系方式訪客單位訪客姓名職務(wù)到訪人數(shù)到訪時間預(yù)計停留時長訪客事由是否需會議室特殊需求□茶水□咖啡□投影□其他：___________接待人簽字部門負(fù)責(zé)人簽字模板3.2：訪客登記表到訪日期時間訪客姓名單位職務(wù)接待人事由訪客證件號________