員工健康檔案管理制度范本一、制度目的為規(guī)范員工健康檔案管理工作，全面掌握員工健康狀況，保障員工職業(yè)健康權(quán)益，提升企業(yè)健康管理服務(wù)水平，同時(shí)為企業(yè)人力資源規(guī)劃、職業(yè)健康防護(hù)等工作提供數(shù)據(jù)支撐，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本企業(yè)全體在職員工（含試用期員工）、離職員工（檔案保管期內(nèi)）的健康檔案管理工作。勞務(wù)派遣、實(shí)習(xí)人員的健康檔案管理可參照本制度執(zhí)行，具體細(xì)則由合作單位與本企業(yè)協(xié)商確定。三、管理職責(zé)劃分（一）人力資源部門(mén)作為健康檔案管理的統(tǒng)籌部門(mén)，負(fù)責(zé)制定檔案管理流程規(guī)范，牽頭組織檔案的建立、更新、歸檔及信息化系統(tǒng)維護(hù)；協(xié)調(diào)各部門(mén)間檔案管理工作，定期監(jiān)督檢查檔案管理情況；在員工入職、調(diào)崗、離職等環(huán)節(jié)，同步更新健康檔案關(guān)聯(lián)信息。（二）行政（健康管理）部門(mén)負(fù)責(zé)組織員工入職體檢、年度健康體檢及職業(yè)健康專(zhuān)項(xiàng)檢查，收集、整理體檢報(bào)告等健康數(shù)據(jù)并移交人力資源部門(mén)；針對(duì)員工健康異常情況，聯(lián)合工會(huì)、醫(yī)療合作機(jī)構(gòu)制定健康干預(yù)計(jì)劃，跟蹤干預(yù)效果并記錄在案；開(kāi)展健康知識(shí)培訓(xùn)、心理咨詢等活動(dòng)，將參與記錄、員工健康反饋等納入檔案管理。（三）員工本人需如實(shí)提供個(gè)人健康相關(guān)信息（如既往病史、家族遺傳病史、工傷或職業(yè)病診療情況等），配合企業(yè)完成健康數(shù)據(jù)采集；當(dāng)自身健康狀況發(fā)生重大變化（如確診重大疾病、意外傷害康復(fù)等）時(shí)，應(yīng)在合理期限（如15個(gè)工作日內(nèi)）內(nèi)向人力資源部門(mén)或行政部門(mén)報(bào)備，確保檔案信息時(shí)效性。四、健康檔案內(nèi)容構(gòu)成（一）基礎(chǔ)信息類(lèi)包含員工姓名、性別、年齡、所在部門(mén)及崗位、入職時(shí)間、聯(lián)系方式（僅限工作相關(guān)）、緊急聯(lián)系人信息等，用于明確檔案歸屬與基本背景。（二）健康體檢類(lèi)1.入職體檢報(bào)告：記錄員工入職時(shí)身體基本狀況，作為健康基線數(shù)據(jù)；2.年度體檢報(bào)告：每年常規(guī)體檢結(jié)果，涵蓋基礎(chǔ)生理指標(biāo)、專(zhuān)科檢查、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)等內(nèi)容；3.職業(yè)健康檢查報(bào)告：針對(duì)接觸職業(yè)病危害因素的崗位員工，按法規(guī)要求開(kāi)展的專(zhuān)項(xiàng)檢查記錄，包括粉塵、化學(xué)毒物、噪聲等危害因素的職業(yè)健康評(píng)估。（三）健康異常與診療類(lèi)1.既往病史記錄：?jiǎn)T工入職前已確診的慢性疾?。ㄈ绺哐獕?、糖尿病等）、傳染性疾?。ㄈ绮《拘愿窝椎龋┑脑\斷證明、治療方案及康復(fù)情況；2.工傷與職業(yè)病診療記錄：因工受傷的診療過(guò)程、傷殘鑒定結(jié)果、康復(fù)計(jì)劃及執(zhí)行情況；疑似或確診職業(yè)病的診斷報(bào)告、治療進(jìn)展及復(fù)工評(píng)估；3.突發(fā)健康事件記錄：如突發(fā)疾病就醫(yī)、意外傷害急診等的診療摘要、醫(yī)囑建議及后續(xù)健康管理措施。（四）健康管理類(lèi)1.健康培訓(xùn)記錄：?jiǎn)T工參與企業(yè)組織的健康講座、急救技能培訓(xùn)、職業(yè)病防護(hù)培訓(xùn)等的簽到表、考核結(jié)果或心得反饋；2.健康干預(yù)記錄：針對(duì)健康異常員工制定的飲食建議、運(yùn)動(dòng)計(jì)劃、心理咨詢服務(wù)記錄、康復(fù)訓(xùn)練跟進(jìn)情況等；3.健康自評(píng)與反饋：?jiǎn)T工定期（如每半年）提交的健康狀態(tài)自評(píng)表、對(duì)企業(yè)健康管理服務(wù)的建議或訴求。五、檔案管理流程（一）檔案建立員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)發(fā)放《員工健康信息采集表》，員工填寫(xiě)基礎(chǔ)信息與健康相關(guān)內(nèi)容后，連同入職體檢報(bào)告（或指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的近期體檢證明）一并提交；行政部門(mén)在員工入職1個(gè)月內(nèi)完成首次健康檔案建檔工作，紙質(zhì)檔案存入專(zhuān)用檔案柜，電子檔案錄入企業(yè)健康管理系統(tǒng)（需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限）。（二）檔案更新1.定期更新：年度體檢結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)，行政部門(mén)將體檢報(bào)告移交人力資源部門(mén)，同步更新電子檔案；職業(yè)健康檢查結(jié)果在收到報(bào)告后10個(gè)工作日內(nèi)完成更新。2.動(dòng)態(tài)更新：?jiǎn)T工健康狀況發(fā)生變化（如確診新疾病、工傷康復(fù)、孕期保健等）時(shí)，本人或部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)證明材料（如診療記錄、醫(yī)囑單等），人力資源部門(mén)在收到材料后5個(gè)工作日內(nèi)完成檔案補(bǔ)充。（三）檔案查閱與借閱1.內(nèi)部查閱：因工作需要（如員工調(diào)崗的職業(yè)健康評(píng)估、健康干預(yù)計(jì)劃制定等），部門(mén)負(fù)責(zé)人需填寫(xiě)《健康檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，可查閱對(duì)應(yīng)員工檔案（電子檔案通過(guò)權(quán)限系統(tǒng)訪問(wèn)，紙質(zhì)檔案在檔案管理室現(xiàn)場(chǎng)查閱，嚴(yán)禁帶出）。2.外部借閱：如因員工辦理商業(yè)保險(xiǎn)、工傷認(rèn)定、法律訴訟等需對(duì)外提供檔案，需由員工本人提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人力資源部門(mén)提供復(fù)印件（需加蓋公章），原件嚴(yán)禁外借；涉及隱私信息的內(nèi)容，需對(duì)無(wú)關(guān)部分進(jìn)行脫敏處理。六、檔案維護(hù)與安全（一）存儲(chǔ)管理1.紙質(zhì)檔案：統(tǒng)一存放于企業(yè)檔案管理室專(zhuān)用檔案柜，柜內(nèi)配備防火、防潮、防蟲(chóng)設(shè)施，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案存放區(qū)域。2.電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器或加密云平臺(tái)，設(shè)置多級(jí)訪問(wèn)權(quán)限（如人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部門(mén)健康管理員、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)等），定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止信息丟失或篡改。（二）保管期限1.在職員工檔案：自員工入職起長(zhǎng)期保管，直至員工離職后一定期限（如3年），期間持續(xù)更新健康信息；2.離職員工檔案：離職后滿3年，經(jīng)人力資源部門(mén)與行政部門(mén)聯(lián)合審核（確認(rèn)無(wú)后續(xù)健康糾紛、職業(yè)病觀察需求等），可按規(guī)定流程銷(xiāo)毀。（三）檔案銷(xiāo)毀到期需銷(xiāo)毀的檔案，由人力資源部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，列明檔案清單，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2名以上專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)（紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀，電子檔案通過(guò)專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)擦除工具清除），銷(xiāo)毀過(guò)程需記錄并留存憑證。七、隱私保護(hù)與責(zé)任追究（一）隱私保護(hù)原則員工健康檔案包含個(gè)人敏感信息，屬于隱私范疇。企業(yè)承諾嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》《職業(yè)病防治法》等法律法規(guī)，僅限授權(quán)人員（如健康管理專(zhuān)員、企業(yè)醫(yī)生等）為履行工作職責(zé)查閱檔案，嚴(yán)禁以任何形式向無(wú)關(guān)人員、外部機(jī)構(gòu)（法律法規(guī)要求除外）泄露檔案信息。（二）違規(guī)處理若因管理不善導(dǎo)致檔案信息泄露，或員工提供虛假健康信息影響企業(yè)健康管理決策，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任：內(nèi)部員工違規(guī)查閱、泄露檔案信息的，給予警告、記過(guò)、降職等處分，造成嚴(yán)重后果的（如員工名譽(yù)受損、企業(yè)面臨法律訴訟等），解除勞動(dòng)合同并依法追償損失；員工故意隱瞞或虛報(bào)健康信息，導(dǎo)致企業(yè)健康管理措施失效、其他員工健康權(quán)益受損的，企業(yè)有權(quán)要求其承擔(dān)賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的依法解除勞動(dòng)合同。八、