企業(yè)固定資產管理流程與規(guī)范手冊第一章總則1.1目的與依據為規(guī)范企業(yè)固定資產全生命周期管理，保證資產安全、完整及高效利用，防范資產流失，降低運營成本，依據《企業(yè)會計準則第4號——固定資產》《內部控制規(guī)范——資產管理》及相關企業(yè)制度，特制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于企業(yè)及所屬各部門、子公司的固定資產管理活動，涵蓋固定資產從申購、采購、驗收、使用、維護、轉移、調撥、盤點到報廢處置的全流程管理。1.3術語定義固定資產：指為生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有，使用壽命超過一個會計年度的有形資產，單位價值在2000元以上（含），且使用年限超過2年。責任人：指固定資產的直接使用人或保管人，承擔資產日常維護、安全保管及合規(guī)使用責任。管理部門：指行政部（或綜合管理部），為固定資產的歸口管理部門；財務部為資產價值核算與監(jiān)督部門。第二章管理職責2.1行政部（歸口管理部門）負責固定資產申購的初步審核與統籌協調；組織固定資產采購、驗收、建卡、貼標及日常盤點；監(jiān)督資產使用、維護狀況，辦理轉移、調撥、報廢等手續(xù)；建立固定資產實物臺賬，動態(tài)更新資產信息。2.2財務部負責固定資產預算審核、價值核算（入賬、折舊、減值）；參與資產采購驗收、報廢處置的價值評估；定期與行政部核對賬實，保證賬賬、賬實相符；監(jiān)督資產折舊政策執(zhí)行情況。2.3使用部門提交固定資產申購需求，說明資產用途、規(guī)格及必要性；指定專人作為資產責任人，負責日常維護、安全保管；配合行政部、財務部完成資產盤點、轉移及報廢工作；及時上報資產損壞、丟失等異常情況。2.4IT部（涉及IT類資產時）參與IT類固定資產（如服務器、電腦、網絡設備）的技術參數審核；負責IT類資產的安裝、調試及系統對接；協助IT類資產的報廢處置（數據清除、設備回收）。第三章固定資產全生命周期管理流程3.1申購與審批流程3.1.1申購發(fā)起使用部門根據業(yè)務需求，填寫《固定資產申購單》（詳見第四章模板1），注明資產名稱、規(guī)格型號、數量、預估單價、用途、附件說明及申購理由，部門負責人簽字確認后提交至行政部。特殊情況（如緊急采購、批量采購），需同步提交《固定資產申購說明》，詳細說明申購的緊迫性或必要性。3.1.2審核與審批行政部收到申購單后，2個工作日內完成審核：核查資產必要性、規(guī)格合理性、是否符合現有資產配置標準，并匯總同類需求統籌采購。財務部審核預算：確認申購項目是否在年度預算內，超預算項目需提交《預算外資金申請表》，經總經理審批。審批權限：單項價值≤5000元：部門負責人→行政部負責人→財務部負責人；5000元＜單項價值≤20000元：部門負責人→行政部負責人→財務部負責人→分管副總；單項價值＞20000元：部門負責人→行政部負責人→財務部負責人→分管副總→總經理。3.1.3審批結果反饋審批通過后，行政部向使用部門反饋《申購審批確認單》，明確采購執(zhí)行時間；審批不通過的，行政部書面說明原因，退回使用部門整改。3.2采購與驗收流程3.2.1采購執(zhí)行行政部根據審批結果，選擇采購方式：集中采購：納入年度集中采購目錄的資產（如辦公家具、電腦設備），由行政部統一通過招標、詢價或定點供應商采購；零星采購：未納入集中目錄的資產，由行政部比價后選擇合格供應商，簽訂采購合同。采購合同需明確資產規(guī)格、質量標準、交付時間、保修條款及違約責任，財務部審核合同條款后蓋章。3.2.2資產交付與初步驗收供應商按合同約定交付資產，使用部門與行政部共同進行初步驗收：核對資產名稱、規(guī)格型號、數量是否與采購合同一致；檢查外觀是否完好、配件是否齊全（如電腦需含主機、鍵盤、鼠標、電源線等）；核對供應商資質、發(fā)貨清單、發(fā)票等單據是否齊全。初步驗收不合格的，行政部及時與供應商溝通，要求換貨、退貨或整改。3.2.3技術驗收（如需）IT類資產、生產設備等需技術驗收的，由使用部門、IT部（或技術部門）聯合驗收，測試設備功能、參數是否符合要求，填寫《技術驗收報告》。3.2.4最終驗收與簽收初步驗收及技術驗收均合格后，驗收人員在《固定資產驗收單》（詳見第四章模板2）上簽字確認，使用部門、行政部、財務部各留存一聯。行政部在驗收單上標注“資產編號”（按規(guī)則編碼，如“ZN-部門代碼-年份-序號”，如“ZN-XZB-2024-001”），并粘貼資產標簽（標簽包含編號、名稱、購置日期、責任人等信息）。3.3建卡與登記流程3.3.1實物臺賬登記行政部在驗收合格后3個工作日內，將資產信息錄入《固定資產實物臺賬》（詳見第四章模板3），內容包括：資產編號、名稱、規(guī)格型號、購置日期、原值、供應商、使用部門、責任人、存放地點、保修期限、維保記錄等。3.3.2財務入賬財務部收到《固定資產驗收單》及發(fā)票后，5個工作日內完成價值入賬，建立固定資產卡片（與實物臺賬信息一致），按月計提折舊，折舊政策依據企業(yè)會計準則執(zhí)行（如平均年限法）。3.3.3資料歸檔行政部將申購單、采購合同、驗收單、技術驗收報告、發(fā)票復印件等資料整理歸檔，建立“一資產一檔”，檔案保存期限至資產報廢后5年。3.4日常管理流程3.4.1責任到人使用部門需指定專人（主管/專員）為資產責任人，簽訂《固定資產保管責任書》（詳見第四章模板4），明保證管責任：日常清潔、簡單維護（如電腦定期除塵、設備定期檢查）；防止資產損壞、丟失（如下班關閉電源、鎖好存放柜）；嚴禁私自外借、調撥、處置資產，嚴禁改變資產用途（如辦公電腦用于個人娛樂）。3.4.2資產轉移與調撥部門內轉移：使用人因崗位變動需轉移資產的，責任人填寫《固定資產內部轉移單》（詳見第四章模板5），部門負責人簽字確認后交行政部更新臺賬及存放地點。跨部門調撥：因業(yè)務需要調撥資產的，調入部門提交調撥申請，調出部門及行政部審核，財務部備案，調撥完成后更新臺賬，原責任人與新責任人辦理交接。3.4.3維護與維修日常維護：責任人按資產說明書定期維護，行政部每季度檢查維護記錄。故障維修：資產出現故障時，責任人及時報行政部，行政部聯系供應商或專業(yè)維修單位維修，維修費用計入當期損益（如費用化）或資本化（符合資本化條件的改良支出）。3.5盤點與清查流程3.5.1定期盤點月度抽查：行政部每月隨機抽取10%-20%的資產進行抽查，核對賬實；季度全面盤點：每季度末最后一個周末，行政部組織使用部門、財務部進行全面盤點，編制《固定資產盤點表》（詳見第四章模板6），保證賬、卡、物一致。3.5.2盤點差異處理盤點中發(fā)覺盤盈、盤虧、毀損的，填寫《盤點差異報告》，說明原因（如管理不善、自然損耗等），經使用部門負責人簽字后，報行政部、財務部審核。盤盈：查明原因，確屬企業(yè)所有的，按同類資產重置價值入賬，沖減管理費用；盤虧/毀損：屬于責任人過失的，要求賠償；屬于不可抗力的，報總經理審批后，計入營業(yè)外支出。3.5.3盤點報告盤點結束后，行政部編制《固定資產盤點報告》，報送管理層，對管理漏洞提出改進措施（如加強標簽管理、完善交接流程等）。3.6報廢與處置流程3.6.1報廢申請資產達到使用年限、損壞無法修復或技術淘汰的，責任人填寫《固定資產報廢申請單》（詳見第四章模板7），注明資產信息、報廢原因、estimated殘值，部門負責人審核后提交行政部。3.6.2技術鑒定行政部組織技術鑒定小組（使用部門、IT部/技術部、財務部）對報廢資產進行技術鑒定，確認是否無法繼續(xù)使用，填寫《技術鑒定意見書》。3.6.3價值評估與審批財務部對報廢資產進行價值評估，估算殘值（如按賬面凈值的一定比例或市場回收價），審批權限參照申購流程：單項價值≤5000元：行政部負責人→財務部負責人→分管副總；單項價值＞5000元：行政部負責人→財務部負責人→分管副總→總經理。3.6.4處置執(zhí)行與賬務處理審批通過后，行政部通過公開拍賣、回收商競價等方式處置資產，簽訂《資產處置協議》，收回殘值款項交財務部。財務部根據報廢申請單、技術鑒定意見書、處置憑證，進行賬務核銷，沖減固定資產原值及累計折舊，處置收益/損失計入當期損益。行政部更新臺賬及標簽，標注“已報廢”，檔案資料單獨歸檔。第四章管理規(guī)范與要求4.1標簽管理規(guī)范所有固定資產必須粘貼統一標簽，標簽位置明顯（如電腦主機側面、辦公桌抽屜內），不得隨意撕毀、涂抹；標簽損壞或丟失的，責任人及時報行政部更換，未及時更換導致資產無法識別的，追究責任人責任。4.2預算管理要求固定資產采購需納入年度預算，無預算原則上不得采購；確需追加預算的，需履行預算調整審批流程。4.3安全管理要求存放貴重資產（如服務器、精密儀器）的場所需配備防盜設施，無關人員禁止進入；資責任人離職或調動時，必須辦理資產交接手續(xù)，填寫《資產交接清單》（詳見第四章模板8），行政部監(jiān)交，未交接清楚者不得辦理離職手續(xù)。4.4禁止性規(guī)定嚴禁用固定資產對外擔保、抵押、質押；嚴禁私自拆卸、改裝固定資產；嚴禁將企業(yè)資產用于個人事務或對外出租（經批準的特殊情況除外）。第五章常用模板模板1：固定資產申購單申購部門申購日期年月日資產名稱規(guī)格型號數量預估單價（元）申購理由（請詳細說明用途、必要性及現有資產狀況）：附件說明（如技術參數、報價單等）：審批意見部門負責人簽字：日期：年月日行政部負責人簽字：日期：年月日財務部負責人簽字：日期：年月日分管副總簽字：日期：年月日（如需）總經理簽字：日期：年月日（如需）模板2：固定資產驗收單資產編號資產名稱規(guī)格型號供應商購置日期數量驗收項目驗收標準驗收結果（合格/不合格）備注外觀檢查無劃痕、變形，標識清晰配件齊全性與采購合同一致技術參數符合申購要求發(fā)票及單據齊全、有效驗收結論：□合格□不合格（不合格原因說明：_________________________）驗收人員簽字：使用部門：_________行政部：_________財務部：_________（IT部/技術部：_________）日期：年月日模板3：固定資產實物臺賬（節(jié)選）資產編號資產名稱規(guī)格型號購置日期原值（元）使用部門責任人存放地點保修期限維保記錄ZN-XZB-2024-001辦公電腦聯想ThinkPad142024-01-155000行政部*301辦公室3年2024-07-10清灰保養(yǎng)ZN-SCB-2024-002數控機床發(fā)那科i-MODELA2024-03-20150000生產部*車間A-052年2024-06-20更換導軌模板4：固定資產保管責任書資產編號資產名稱責任人部門簽訂日期年月日責任內容：1.負責資產日常清潔、維護，保證設備正常運行；2.妥善保管資產，防止損壞、丟失、被盜；3.嚴禁私自外借、調撥、處置或改變資產用途；4.資產出現故障時，及時報行政部維修；5.離職或調動時，配合辦理資產交接手續(xù)。違約責任：因保管不善導致資產損壞或丟失的，按資產凈值的一定比例賠償（具體比例參照企業(yè)獎懲制度）；故意違規(guī)的，追究法律責任。責任人簽字：_________部門負責人簽字：_________行政部備案：_________模板5：固定資產內部轉移單資產編號資產名稱原使用部門原責任人原存放地點新使用部門新責任人新存放地點轉移日期轉移原因年月日（如崗位調動、部門調整）部門負責人意見：原部門：_________新部門：_________行政部審核：□同意轉移□需補充說明：_________備注：資產現狀（如完好、輕微劃痕等）：_________交接雙方簽字：原責任人：_________新責任人：_________監(jiān)交人（行政部）：_________模板6：固定資產盤點表（節(jié)選）盤點日期年月日盤點部門行政部、使用部門、財務部盤點地點全公司序號資產編號資產名稱賬面數量實盤數量盤盈（+）/盤虧（-）1ZN-XZB-2024-001辦公電腦1102ZN-SCB-2024-005打印機10-1盤點差異匯總：盤盈_項，盤虧項，毀損_項，差異原因：_____________________盤點小組簽字：行政部：_________使用部門：_________財務部：_________模板7：固定資產報廢申請單資產編號資產名稱規(guī)格型號購置日期原值（元）已計提折舊（元）賬面凈值（元）報廢原因（請勾選并說明）：□達到使用年限□損壞無法修復□技術淘汰□其他：_________技術鑒定意見：□符合報廢條件□不符合報廢條件（說明：_________________________）鑒定人員簽字：使用部門：_________技術部：_________行政部：_________殘值評估：預估殘值（元）：_________處置方式：□公開拍賣□回收商競價□其他審批意見：行政部負責人：_________財務部負責人：_________分管副總：_________總經理：_________備注：資產現狀（如無配件、嚴重損壞等）：_________模板8：資產交接清單交接日期年月日交接人（原責任人）接交人（新責任人）序號資產編號資產名稱規(guī)格型號數量現狀（完好/損壞/配件）1ZN-XZB-2024-003辦公桌1.2m鋼制1完好，含抽屜鑰匙2把2ZN-XZB-2024-008辦公椅人體工學1椅子扶手輕微磨損交接說明：