法律文書歸檔管理制度合規(guī)存檔標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與場(chǎng)景本模板適用于律師事務(wù)所、企業(yè)法務(wù)部門、司法機(jī)關(guān)（法院、檢察院、公安機(jī)關(guān)）及其他處理法律文書的單位，用于規(guī)范法律文書的收集、整理、歸檔、保管及利用流程。具體場(chǎng)景包括但不限于：訴訟案件（民事、刑事、行政）中形成的起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書、裁定書等；非訴訟法律事務(wù)（如合同審查、并購(gòu)重組、知識(shí)產(chǎn)權(quán)代理）中的委托合同、法律意見書、盡職調(diào)查報(bào)告等；法律咨詢、法律顧問服務(wù)中的咨詢記錄、服務(wù)函件、工作日志等；單位內(nèi)部法律制度、合規(guī)文件、培訓(xùn)材料等。二、法律文書歸檔標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文書收集：明確范圍與責(zé)任主體收集范圍訴訟類：起訴狀、上訴狀、答辯狀、證據(jù)清單及原件、庭審筆錄、判決書/裁定書/調(diào)解書、執(zhí)行申請(qǐng)書、法院傳票等；非訴訟類：委托代理合同、法律意見書、律師函、合同文本、盡職調(diào)查報(bào)告、工商登記材料等；其他：與案件相關(guān)的往來(lái)郵件、短信、錄音錄像（需標(biāo)注形成時(shí)間、參與人）、當(dāng)事人身份證明材料等。責(zé)任分工案件承辦人（如律師、法務(wù)專員）負(fù)責(zé)在法律事務(wù)辦理過程中同步收集相關(guān)文書，保證材料完整；部門檔案管理員定期（每月/每季度）向承辦人催收已結(jié)案文書的歸檔材料，核對(duì)清單后簽字確認(rèn)。（二）文書分類：科學(xué)劃分與標(biāo)識(shí)一級(jí)分類按法律事務(wù)性質(zhì)分為：訴訟類、非訴訟類、內(nèi)部管理類。二級(jí)分類訴訟類：按案件類型細(xì)分“民事訴訟”“刑事訴訟”“行政訴訟”；非訴訟類：按業(yè)務(wù)類型細(xì)分“合同事務(wù)”“公司設(shè)立與變更”“知識(shí)產(chǎn)權(quán)”“并購(gòu)重組”等；內(nèi)部管理類：細(xì)分“制度建設(shè)”“培訓(xùn)記錄”“合規(guī)審查”等。三級(jí)分類按案件/事務(wù)編號(hào)或年度細(xì)分，例如“2024-民事訴訟-001”（2024年民事訴訟第1個(gè)案卷）。標(biāo)識(shí)要求案卷封面右上角標(biāo)注分類編號(hào)（如“2024-民訴-001”），側(cè)面標(biāo)簽清晰標(biāo)注一級(jí)分類名稱。（三）文書整理：排序與核對(duì)排序規(guī)則訴訟類：按“立案材料→證據(jù)材料→庭審材料→裁判文書→執(zhí)行材料”時(shí)間順序排列；非訴訟類：按“委托合同→工作成果文件→當(dāng)事人反饋材料”邏輯順序排列；同類材料按形成時(shí)間先后排序，如有附件，主件在前、附件在后。核對(duì)內(nèi)容檢查文書是否完整（如判決書需包含正本、副本、送達(dá)回證）；剔除無(wú)關(guān)材料（如草稿、重復(fù)件，但重要修改稿需保留并標(biāo)注“定稿”）；對(duì)破損、褶皺文書進(jìn)行修復(fù)或復(fù)?。◤?fù)印件需注明“與原件核對(duì)無(wú)異”并由承辦人簽字）。（四）文書編號(hào)：唯一性與可追溯性編號(hào)規(guī)則案卷號(hào)：年度（4位）+一級(jí)分類代碼（2位，如“訴訟-01”“非訴-02”）+二級(jí)分類代碼（2位，如“民事-01”“刑事-02”）+流水號(hào)（3位，按年度從001開始）；示例：“2024-01-01-001”（2024年訴訟類民事訴訟第1個(gè)案卷）。文書件號(hào)案卷內(nèi)每份文書按順序編“件號(hào)”（如“1-1”“1-2”），標(biāo)注在文書右上角，與案卷目錄對(duì)應(yīng)。（五）案卷裝訂：規(guī)范與安全裝訂要求使用檔案專用裝訂夾（如不銹鋼夾或線裝），避免使用金屬釘（防止銹蝕）；超過A4紙大小的文書按A4標(biāo)準(zhǔn)折疊，折疊處文字不遮擋；照片、光盤等特殊材料放入檔案袋，標(biāo)注“附件”及對(duì)應(yīng)件號(hào)，與主卷一并存放。案卷封面統(tǒng)一格式包含：案卷名稱（如“公司與借款合同糾紛案”）、案卷號(hào)、年度、承辦人（某某）、歸檔日期、保管期限（如“長(zhǎng)期”“30年”）、檔案部門（律師事務(wù)所檔案室）。（六）登記入冊(cè)：信息完整與動(dòng)態(tài)管理歸檔登記表填寫《法律文書歸檔登記表》（詳見模板表格1），內(nèi)容包括：序號(hào)、案卷號(hào)、案卷名稱、形成日期、頁(yè)數(shù)、承辦人、歸檔日期、保管期限、備注（如“含光盤2張”）。電子臺(tái)賬同步建立電子檔案臺(tái)賬，錄入案卷基本信息及關(guān)鍵檢索字段（如當(dāng)事人名稱、案由、承辦人），支持按“案號(hào)”“日期”“關(guān)鍵詞”等條件查詢。（七）移交與保管：責(zé)任到人與環(huán)境保障移交流程承辦人將整理完畢的案卷及《歸檔登記表》提交至檔案部門；檔案管理員核對(duì)案卷數(shù)量、完整性及登記信息，雙方簽字確認(rèn)《檔案移交清單》（詳見模板表格2）；檔案部門于接收后3個(gè)工作日內(nèi)將案卷移交至檔案庫(kù)房存放。保管條件庫(kù)房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備；訴訟類案卷單獨(dú)存放，與非訴訟類、內(nèi)部管理類分區(qū)存放；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，定期（每季度）備份，備份數(shù)據(jù)異地保存。（八）檔案利用：審批與記錄查閱權(quán)限內(nèi)部人員：承辦人可查閱本人經(jīng)辦的案卷，其他人員需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)；外部人員：當(dāng)事人需持有效身份證件及案件受理通知書，經(jīng)檔案管理員核對(duì)身份后查閱，涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密的案卷需經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱流程填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱人、案卷號(hào)、查閱目的、查閱方式（復(fù)印/摘抄）；檔案管理員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過程，復(fù)印材料需加蓋“檔案復(fù)印專用章”并登記；查閱完畢后，查閱人及檔案管理員在《檔案查閱登記表》（詳見模板表格3）簽字確認(rèn)。（九）檔案鑒定與銷毀：合規(guī)處置鑒定流程檔案部門每3年對(duì)到期案卷進(jìn)行鑒定，由檔案管理員、法務(wù)負(fù)責(zé)人、單位分管領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組；對(duì)仍有保存價(jià)值的案卷，重新劃定保管期限；確無(wú)保存價(jià)值的，填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。銷毀要求銷毀時(shí)由2人以上監(jiān)銷，保證信息無(wú)法識(shí)別（如碎紙?zhí)幚恚?；《檔案銷毀審批表》《監(jiān)銷記錄》永久保存，不得銷毀。三、歸檔管理配套表格模板模板1：法律文書歸檔登記表序號(hào)案卷號(hào)案卷名稱形成日期頁(yè)數(shù)承辦人歸檔日期保管期限備注12024-01-01-001公司與借款合同糾紛案2024-05-2068*某某2024-06-15長(zhǎng)期含光盤2張22024-02-03-002*商標(biāo)權(quán)侵權(quán)案（非訴）2024-04-1035*某某2024-05-0830年………模板2：檔案移交清單移交單位/部門接收單位/部門移交人接收人移交日期案卷數(shù)量案卷號(hào)（可另附清單）備注*公司法務(wù)部檔案管理部*某某*某某2024-06-2052024-01-01-001至005含涉密材料1份模板3：檔案查閱登記表查閱日期查閱人單位/身份案卷號(hào)查閱目的查閱方式查閱時(shí)間經(jīng)辦人備注2024-06-25*某某*公司（委托代理人）2024-01-01-001上訴準(zhǔn)備復(fù)印14:00-15:30*某某復(fù)印15頁(yè)2024-06-26*某某*法院（法官）2024-02-03-002案件審理摘抄09:00-10:00*某某摘抄記錄2頁(yè)四、合規(guī)管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）法律依據(jù)與制度銜接嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合單位實(shí)際制定《法律文書歸檔管理細(xì)則》；歸檔流程需與單位業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文書形成、歸檔、利用全流程線上留痕。（二）保密與安全管理涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的文書，需在封面標(biāo)注“秘密”等級(jí)，單獨(dú)存放并設(shè)置查閱權(quán)限；電子檔案加密存儲(chǔ)，訪問需通過身份認(rèn)證，定期進(jìn)行安全漏洞掃描；檔案庫(kù)房安裝監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控記錄保存3個(gè)月以上，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)。（三）人員培訓(xùn)與責(zé)任追究每年組織檔案管理培訓(xùn)，重點(diǎn)講解歸檔流程、保密要求及系統(tǒng)操作，保證承辦人熟悉規(guī)范；對(duì)未按時(shí)歸檔、材料缺失、泄露檔