企業(yè)文件歸檔與存儲管理手冊一、前言為規(guī)范企業(yè)文件的形成、收集、整理、歸檔與存儲全流程管理，保證文件的真實性、完整性、可用性及安全性，提高信息資源利用效率，防范文件丟失或損壞風(fēng)險，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門及全體員工，是文件管理工作的指導(dǎo)性規(guī)范，需嚴(yán)格遵照執(zhí)行。二、適用范圍與重要性（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各部門在經(jīng)營管理、生產(chǎn)運營、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)審計、人力資源等活動中形成的具有保存價值的各類文件，包括但不限于：紙質(zhì)文件：合同、協(xié)議、會議紀(jì)要、請示報告、財務(wù)憑證、人事檔案、技術(shù)圖紙、規(guī)章制度等；電子文件：辦公OA系統(tǒng)文件、郵件往來、電子表格、設(shè)計圖紙、數(shù)據(jù)庫文件、音視頻資料等；特殊載體文件：照片、光盤、膠片、實物檔案等。（二）管理重要性合規(guī)保障：滿足《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)要求，避免因文件管理不當(dāng)導(dǎo)致的法律風(fēng)險；決策支持：系統(tǒng)化的文件歸檔為歷史追溯、數(shù)據(jù)分析、戰(zhàn)略決策提供可靠依據(jù)；效率提升：標(biāo)準(zhǔn)化的存儲與檢索流程減少重復(fù)勞動，降低信息查找成本；風(fēng)險防控：有效防范文件丟失、損壞、泄露等風(fēng)險，保障企業(yè)核心資產(chǎn)安全。三、管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門（如行政部/檔案室）負(fù)責(zé)制定和完善文件歸檔與存儲管理制度及流程；指導(dǎo)各部門開展文件整理、歸檔工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)歸檔文件的接收、分類、編目、保管、利用與銷毀工作；定期開展文件安全檢查，保證存儲環(huán)境達(dá)標(biāo)。（二）業(yè)務(wù)部門指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件的形成、收集、初步整理；保證文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，符合歸檔要求后按期移交檔案管理部門；配合檔案管理部門開展文件鑒定、利用等工作。（三）信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電子文件存儲系統(tǒng)的搭建、維護與安全保障；提供電子文件備份、加密、權(quán)限管理等技術(shù)支持；保證電子文件存儲介質(zhì)的兼容性與可讀性。四、文件歸檔全流程指引（一）第一步：文件形成與收集文件形成要求：紙質(zhì)文件需使用企業(yè)統(tǒng)一印制的公文用紙，字跡清晰、格式規(guī)范，不得使用易褪色筆墨（如圓珠筆、鉛筆）；電子文件需采用通用格式（如PDF、DOCX、XLSX），避免使用專用軟件格式，保證長期可讀；涉及合同、協(xié)議等重要文件，需經(jīng)*部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后生效，原件單獨保管。收集范圍：本部門在各項活動中形成的“應(yīng)歸檔文件清單”（見附錄1）內(nèi)的所有文件；上級單位來文、平行單位往來文件、下級單位上報文件中需貫徹執(zhí)行或具有保存價值的材料；會議、活動形成的通知、議程、紀(jì)要、照片、音視頻等完整資料。收集責(zé)任：業(yè)務(wù)部門兼職檔案員每周對本部門文件進(jìn)行梳理，保證“隨時形成、隨時收集”，避免文件散失。（二）第二步：文件分類整理分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度-機構(gòu)-問題”三級分類法：年度：文件形成年度，如“2024年”；機構(gòu)：文件形成部門，如“行政部”“財務(wù)部”“研發(fā)中心”；問題：文件內(nèi)容類別，如“綜合管理”“財務(wù)核算”“研發(fā)項目”。示例：“2024年-行政部-綜合管理”包含2024年度行政部形成的制度、通知、會議紀(jì)要等文件。整理要求：紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕裝訂物，采用不銹鋼夾或線裝裝訂；按文號或形成時間順序排列，頁碼編寫在右上角（雙面文件需正反面編號）；檢查文件完整性，缺失部分需及時補充并注明原因。電子文件：按分類標(biāo)準(zhǔn)建立文件夾層級（如“2024年/行政部/綜合管理”），文件名規(guī)范為“文號-題名-日期-版本號”（如“XZ2024001-關(guān)于規(guī)范考勤制度的通知-20240115-V1.0”）；一式多份的電子文件需保存最終版本，草稿、修改稿可單獨歸檔或標(biāo)注后合并。（三）第三步：文件價值鑒定與保管期限確定鑒定標(biāo)準(zhǔn)：永久保存：反映企業(yè)主要職能和歷史面貌的文件，如公司章程、年度工作報告、重要合同協(xié)議、股東會決議等；長期保存（10-30年）：企業(yè)內(nèi)部重要管理制度、財務(wù)報表、項目驗收報告、人事任免文件等；短期保存（10年以下）：一般性通知、會議記錄、工作總結(jié)、臨時性活動資料等。鑒定流程：業(yè)務(wù)部門兼職檔案員初步提出保管期限建議，填寫《文件價值鑒定表》（見附錄2）；檔案管理部門組織*部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員（如需）進(jìn)行復(fù)核，確定最終保管期限。（四）第四步：文件編目與登記編目規(guī)則：紙質(zhì)文件編制《文件歸檔目錄》（見附錄3），包含序號、文號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置、備注等字段；電子文件編制《電子文件歸檔目錄》，增加文件大小、格式、存儲路徑等字段，并錄入檔案管理系統(tǒng)。登記要求：檔案管理部門接收文件時，需與移交人共同清點核對，確認(rèn)無誤后在《文件歸檔移交清單》（見附錄4）上簽字確認(rèn)；歸檔目錄一式兩份，檔案管理部門留存一份，移交部門備案一份。（五）第五步：文件移交與歸檔移交時間：紙質(zhì)文件：次年6月30日前完成上一年度文件歸檔；電子文件：每月5日前完成上月電子文件歸檔（重要文件需實時歸檔）。移交流程：移交人填寫《文件歸檔移交清單》，注明文件數(shù)量、類型、保管期限等信息；檔案管理部門對照清單逐項檢查，對不符合要求的文件退回移交部門整改；檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，完成交接手續(xù)。五、文件存儲管理規(guī)范（一）存儲環(huán)境要求紙質(zhì)文件存儲：存放場所需配備密集架，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵功能；溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)（每日1次）；禁止與易燃、易腐蝕物品混放，保持通道暢通（通道寬度不小于0.8米）。電子文件存儲：存儲服務(wù)器需部署在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，接入防火墻、入侵檢測系統(tǒng)，定期進(jìn)行安全漏洞掃描；電子文件實行“雙備份+異地備份”機制：本地服務(wù)器每日增量備份，每周全量備份；異地災(zāi)備中心每月同步一次；存儲介質(zhì)（如硬盤、光盤）需定期檢測（每半年1次），保證數(shù)據(jù)可讀性，對老化介質(zhì)及時更換。特殊載體文件存儲：照片、膠片需存防酸紙檔案盒，避免陽光直射；光盤需豎立存放，避免擠壓，標(biāo)簽書寫使用軟性筆，防止劃傷盤面。（二）保管與維護要求定期檢查：檔案管理部門每季度對紙質(zhì)文件進(jìn)行抽樣檢查（抽查比例不低于5%），查看是否有霉變、蟲蛀、字跡褪色等情況；電子文件每半年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，保證備份文件可用。修復(fù)與更新：對損壞的紙質(zhì)文件，及時聯(lián)系專業(yè)檔案修復(fù)機構(gòu)進(jìn)行修復(fù)；對格式過時的電子文件（如舊版WPS文件），需轉(zhuǎn)換為通用格式并更新備份。（三）借閱與使用管理借閱權(quán)限：永久、長期保存文件需經(jīng)*部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；短期保存文件需經(jīng)本部門兼職檔案員審批。借閱流程：借閱人填寫《文件借閱登記表》（見附錄5），注明借閱事由、歸還日期等信息；檔案管理部門核對審批手續(xù)后，提供文件復(fù)印件（涉密文件需經(jīng)特別審批）；原件原則上不外借，確需借閱的需由*部門負(fù)責(zé)人擔(dān)保，限期歸還（最長不超過5個工作日）。使用規(guī)范：借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，不得擅自復(fù)制、拍照；涉密文件需遵守企業(yè)保密管理規(guī)定，使用后立即歸還并記錄使用情況。六、文件鑒定與銷毀管理（一）鑒定流程保管期限屆滿的文件，由檔案管理部門編制《文件銷毀清冊》（見附錄6），列出文件名稱、文號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息；組織*部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、檔案管理員組成鑒定小組，對到期文件進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無繼續(xù)保存價值；對仍有保存價值的文件，重新劃定保管期限并標(biāo)注說明。（二）銷毀執(zhí)行銷毀工作需由兩人以上共同監(jiān)督，采用碎紙機粉碎（紙質(zhì)文件）或數(shù)據(jù)銷毀工具徹底刪除（電子文件），保證無法恢復(fù)；監(jiān)銷人需在《文件銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，銷毀記錄永久保存。七、附錄：常用管理表格附錄1：應(yīng)歸檔文件清單（示例）序號文件類別具體內(nèi)容說明歸檔部門1綜合管理類公司制度、通知、會議紀(jì)要、工作計劃行政部2財務(wù)類財務(wù)報表、憑證、審計報告、稅務(wù)文件財務(wù)部3人力資源類招聘記錄、勞動合同、任免文件、培訓(xùn)記錄人力資源部4研發(fā)類項目計劃、技術(shù)圖紙、研發(fā)報告、專利文件研發(fā)中心5合同類采購合同、銷售合同、合作協(xié)議市場部/采購部附錄2：文件價值鑒定表（示例）文件名稱文號形成日期責(zé)任者初步鑒定意見（保管期限）復(fù)核意見（保管期限）鑒定人日期2024年度工作總結(jié)XZ202400520241225行政部長期（10年）長期（10年）*檔案員20250110研發(fā)項目驗收報告KF202403220241108研發(fā)中心永久永久*技術(shù)總監(jiān)20250112附錄3：文件歸檔目錄（紙質(zhì)文件示例）序號文號題名責(zé)任者日期頁數(shù)保管期限存放位置（柜-層-格）備注1XZ2024001關(guān)于規(guī)范考勤制度的通知行政部202401153長期01-02-052CW20240082024年第三季度財務(wù)報表財務(wù)部2024101012長期03-01-12含附表附錄4：文件歸檔移交清單（示例）移交部門移交人接收人移交日期文件類型數(shù)量（份/件）備注行政部*兼職檔案員*檔案員20250120紙質(zhì)文件522024年度文件研發(fā)中心*兼職檔案員*檔案員20250122電子文件18（GB）項目文件移交部門簽字：____________接收部門簽字：____________附錄5：文件借閱登記表（示例）借閱人所在部門借閱日期文件名稱文號借閱事由歸還日期審批人備注市場部202501252024年度銷售合同XS2024015項目審計20250130*部門經(jīng)理財務(wù)部20250126第三季度財務(wù)報表CW2024032年度總結(jié)20250202*財務(wù)總監(jiān)復(fù)印件附錄6：文件銷毀清冊（示例）文件名稱文號數(shù)量（份）保管期限銷毀原因監(jiān)銷人銷毀日期備注2023年臨時通知XZ202301015短期（1年）保管期滿*檔案員20250115過期供應(yīng)商資料CG202200528短期（3年）業(yè)務(wù)終止*采購經(jīng)理20250118八、管理規(guī)范與風(fēng)險提示（一）常見風(fēng)險點文件收集不全：因責(zé)任不明確導(dǎo)致應(yīng)歸檔文件遺漏，影響檔案完整性；分類編目錯誤：分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一或編目信息不全，造成檢索困難；存儲環(huán)境不達(dá)標(biāo)：紙質(zhì)文件受潮霉變、電子文件備份缺失，引發(fā)數(shù)據(jù)丟失；借閱管理不規(guī)范：未經(jīng)審批借閱涉密文件或逾期不還，導(dǎo)致文件泄露或損毀。（二）防控措施強化責(zé)任落實：將文件歸檔納入部門績效考核，明確兼職檔案員職責(zé)，定期開展培訓(xùn)；加強技術(shù)保障：