采購(gòu)申請(qǐng)與審批標(biāo)準(zhǔn)化流程表（節(jié)約成本與透明化雙效版）一、適用場(chǎng)景與價(jià)值定位二、標(biāo)準(zhǔn)化流程操作步驟步驟1：需求確認(rèn)與提報(bào)責(zé)任人：需求部門(mén)經(jīng)辦人（）、部門(mén)負(fù)責(zé)人（）操作說(shuō)明：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如新員工入職、設(shè)備維修、項(xiàng)目物料補(bǔ)充等），確認(rèn)采購(gòu)的必要性、數(shù)量及規(guī)格，避免過(guò)度采購(gòu)或閑置浪費(fèi)。經(jīng)辦人填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程表》（見(jiàn)模板表格），詳細(xì)注明采購(gòu)物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、預(yù)估單價(jià)、數(shù)量、用途、預(yù)算科目及供應(yīng)商初步篩選信息（如至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)對(duì)比）。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)管理部門(mén)。步驟2：采購(gòu)管理部門(mén)初審責(zé)任人：采購(gòu)專員（**）、采購(gòu)經(jīng)理（趙六）操作說(shuō)明：采購(gòu)專員核對(duì)申請(qǐng)信息的完整性（如是否填寫(xiě)規(guī)格、預(yù)算、供應(yīng)商對(duì)比等），對(duì)缺失項(xiàng)退回需求部門(mén)補(bǔ)充。采購(gòu)經(jīng)理審核采購(gòu)需求是否符合企業(yè)年度采購(gòu)計(jì)劃、是否與歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)存在重復(fù)或冗余（如通過(guò)ERP系統(tǒng)查詢同類物品采購(gòu)記錄），提出優(yōu)化建議（如調(diào)整數(shù)量、更換性價(jià)比更高的供應(yīng)商）。審核通過(guò)后，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行預(yù)算合規(guī)性審核。步驟3：財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算審核責(zé)任人：會(huì)計(jì)（周七）、財(cái)務(wù)經(jīng)理（吳八）操作說(shuō)明：會(huì)計(jì)核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的預(yù)估總價(jià)是否在部門(mén)預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算科目是否正確（如“辦公費(fèi)”“原材料采購(gòu)”等），超出預(yù)算部分需需求部門(mén)提交書(shū)面說(shuō)明并附調(diào)整審批單。財(cái)務(wù)經(jīng)理評(píng)估采購(gòu)成本的合理性（如參考市場(chǎng)均價(jià)、歷史成交價(jià)），對(duì)單價(jià)虛高、預(yù)算超支的申請(qǐng)?zhí)岢龇駴Q或核減意見(jiàn)。預(yù)算審核通過(guò)后，根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)提交審批（詳見(jiàn)“審批權(quán)限表”）。步驟4：分級(jí)審批決策責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)（鄭九）、總經(jīng)理（陳十）、采購(gòu)委員會(huì)（如需）操作說(shuō)明：小額采購(gòu)（≤5000元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重點(diǎn)關(guān)注需求緊急性與必要性。中等金額采購(gòu)（5000元-5萬(wàn)元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交總經(jīng)理審批，需附財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算審核意見(jiàn)及供應(yīng)商對(duì)比表。大額采購(gòu)（＞5萬(wàn)元）：提交采購(gòu)委員會(huì)集體審議，必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研或第三方詢價(jià)，保證采購(gòu)決策科學(xué)、透明。審批意見(jiàn)需在流程表中明確標(biāo)注（如“同意”“同意但核減1萬(wàn)元”“退回重新申請(qǐng)”）。步驟5：采購(gòu)執(zhí)行與供應(yīng)商確定責(zé)任人：采購(gòu)專員（**）、供應(yīng)商管理部門(mén)操作說(shuō)明：審批通過(guò)后，采購(gòu)專員根據(jù)申請(qǐng)要求，通過(guò)企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)選擇供應(yīng)商（優(yōu)先選擇長(zhǎng)期合作、性價(jià)比高的供應(yīng)商），或組織公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條款及違約責(zé)任，合同需經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核（如需）。將供應(yīng)商信息、合同副本同步至財(cái)務(wù)部門(mén)及需求部門(mén)備案。步驟6：驗(yàn)收入庫(kù)與登記責(zé)任人：需求部門(mén)驗(yàn)收人（劉十一）、倉(cāng)庫(kù)管理員（黃十二）操作說(shuō)明：物品送達(dá)后，需求部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》（需驗(yàn)收人簽字確認(rèn)），對(duì)不合格物品及時(shí)反饋至采購(gòu)部門(mén)處理。辦公類、低值易耗品由倉(cāng)庫(kù)管理員辦理入庫(kù)手續(xù)，登記庫(kù)存臺(tái)賬；生產(chǎn)類物料直接投入生產(chǎn)線，需同步更新生產(chǎn)系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)。驗(yàn)收合格后，將《驗(yàn)收單》掃描至采購(gòu)流程系統(tǒng)，作為付款依據(jù)。步驟7：付款結(jié)算與賬務(wù)處理責(zé)任人：會(huì)計(jì)（周七）、出納（楊十三）操作說(shuō)明：會(huì)計(jì)核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)、審批表、合同、《驗(yàn)收單》、供應(yīng)商發(fā)票（發(fā)票名稱、金額、稅號(hào)需與合同一致），確認(rèn)無(wú)誤后提交付款申請(qǐng)。出納根據(jù)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，通過(guò)企業(yè)對(duì)公賬戶轉(zhuǎn)賬支付，禁止現(xiàn)金交易（小額除外），付款后備注“采購(gòu)款+合同編號(hào)”。會(huì)計(jì)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中錄入付款憑證，更新應(yīng)付賬款及預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，保證賬實(shí)一致。步驟8：資料歸檔與復(fù)盤(pán)分析責(zé)任人：采購(gòu)管理部門(mén)、檔案管理員（徐十四）操作說(shuō)明：采購(gòu)專員將采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)表、審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理成冊(cè)，每月提交檔案管理員歸檔保存，保存期限不少于3年。每季度采購(gòu)管理部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析（如各類物品平均采購(gòu)成本、供應(yīng)商履約率、預(yù)算偏差率等），形成《采購(gòu)分析報(bào)告》，提出成本優(yōu)化建議（如集中采購(gòu)、替換高性價(jià)比替代品）。三、采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程表模板申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購(gòu)類別□辦公設(shè)備□生產(chǎn)物料□服務(wù)外包□市場(chǎng)推廣□其他預(yù)計(jì)交付日期采購(gòu)物品/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算科目供應(yīng)商信息（至少2家對(duì)比）供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報(bào)價(jià)（元）優(yōu)勢(shì)說(shuō)明（如質(zhì)量、交期、售后）需求理由（需詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)用途、業(yè)務(wù)背景，避免籠統(tǒng)填寫(xiě)“辦公需要”）部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)簽字：_________日期：______預(yù)算審核：□符合預(yù)算□超預(yù)算需說(shuō)明：_________成本合理性：□合理□需優(yōu)化建議：_________簽字：_________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批意見(jiàn)采購(gòu)委員會(huì)意見(jiàn)（如需）金額≤5萬(wàn)元：□同意□退回原因：_________金額＞5萬(wàn)元：□同意□需補(bǔ)充材料：_________簽字：_________日期：______簽字：_________日期：______采購(gòu)執(zhí)行結(jié)果最終供應(yīng)商名稱合同編號(hào)合同金額（元）實(shí)際交付日期驗(yàn)收人驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格（說(shuō)明：_________）付款信息付款申請(qǐng)日期付款金額（元）付款方式付款日期財(cái)務(wù)憑證號(hào)歸檔信息歸檔編號(hào)歸檔人歸檔日期備注四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避需求描述精準(zhǔn)化避免使用“一批辦公用品”“類似設(shè)備”等模糊表述，需明確規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)，防止采購(gòu)偏差導(dǎo)致成本增加或物品閑置。需求部門(mén)需提前進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，預(yù)估價(jià)格需貼近市場(chǎng)均價(jià)（可參考電商平臺(tái)、行業(yè)報(bào)告），財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)對(duì)虛高預(yù)估價(jià)進(jìn)行核減。預(yù)算管控剛性化嚴(yán)格執(zhí)行“無(wú)預(yù)算不采購(gòu)、超預(yù)算不審批”原則，因緊急情況需追加預(yù)算的，需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明原因并經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。大額采購(gòu)（＞5萬(wàn)元）必須公開(kāi)招標(biāo)或至少3家供應(yīng)商比價(jià)，比價(jià)過(guò)程需留存書(shū)面記錄（如報(bào)價(jià)單、談判紀(jì)要），保證價(jià)格公允。供應(yīng)商管理規(guī)范化優(yōu)先從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提交資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證），由采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)聯(lián)合評(píng)審后納入名錄。建立供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)機(jī)制，每季度對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、售后進(jìn)行打分，評(píng)分低于80分的暫停合作，連續(xù)兩次評(píng)分不合格的清退出庫(kù)。驗(yàn)收流程嚴(yán)格化需求部門(mén)必須按合同約定標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，對(duì)關(guān)鍵物品（如生產(chǎn)設(shè)備、高值電子設(shè)備）可邀請(qǐng)技術(shù)部門(mén)共同參與驗(yàn)收，驗(yàn)收不合格的需在24小時(shí)內(nèi)反饋至采購(gòu)部門(mén)，明確退換貨或索賠方案。禁止“先付款后驗(yàn)收”，付款前必須確認(rèn)《驗(yàn)收單》簽字齊全，避免因質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致企業(yè)損失。資料歸檔完整化采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)、審批、合同、驗(yàn)收、付款憑證等）需在完成后5個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)版由檔案統(tǒng)一管理，保證審計(jì)可追溯。每季度采購(gòu)