采購申請與審批標(biāo)準(zhǔn)化流程表（節(jié)約成本與透明化雙效版）一、適用場景與價值定位二、標(biāo)準(zhǔn)化流程操作步驟步驟1：需求確認與提報責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人（）、部門負責(zé)人（）操作說明：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如新員工入職、設(shè)備維修、項目物料補充等），確認采購的必要性、數(shù)量及規(guī)格，避免過度采購或閑置浪費。經(jīng)辦人填寫《采購申請與審批流程表》（見模板表格），詳細注明采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、預(yù)估單價、數(shù)量、用途、預(yù)算科目及供應(yīng)商初步篩選信息（如至少2家供應(yīng)商的報價對比）。部門負責(zé)人對需求的合理性、必要性進行審核，簽字確認后提交至采購管理部門。步驟2：采購管理部門初審責(zé)任人：采購專員（**）、采購經(jīng)理（趙六）操作說明：采購專員核對申請信息的完整性（如是否填寫規(guī)格、預(yù)算、供應(yīng)商對比等），對缺失項退回需求部門補充。采購經(jīng)理審核采購需求是否符合企業(yè)年度采購計劃、是否與歷史采購數(shù)據(jù)存在重復(fù)或冗余（如通過ERP系統(tǒng)查詢同類物品采購記錄），提出優(yōu)化建議（如調(diào)整數(shù)量、更換性價比更高的供應(yīng)商）。審核通過后，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門進行預(yù)算合規(guī)性審核。步驟3：財務(wù)部門預(yù)算審核責(zé)任人：會計（周七）、財務(wù)經(jīng)理（吳八）操作說明：會計核對采購申請的預(yù)估總價是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算科目是否正確（如“辦公費”“原材料采購”等），超出預(yù)算部分需需求部門提交書面說明并附調(diào)整審批單。財務(wù)經(jīng)理評估采購成本的合理性（如參考市場均價、歷史成交價），對單價虛高、預(yù)算超支的申請?zhí)岢龇駴Q或核減意見。預(yù)算審核通過后，根據(jù)采購金額分級提交審批（詳見“審批權(quán)限表”）。步驟4：分級審批決策責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)（鄭九）、總經(jīng)理（陳十）、采購委員會（如需）操作說明：小額采購（≤5000元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重點關(guān)注需求緊急性與必要性。中等金額采購（5000元-5萬元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交總經(jīng)理審批，需附財務(wù)部門預(yù)算審核意見及供應(yīng)商對比表。大額采購（＞5萬元）：提交采購委員會集體審議，必要時進行現(xiàn)場調(diào)研或第三方詢價，保證采購決策科學(xué)、透明。審批意見需在流程表中明確標(biāo)注（如“同意”“同意但核減1萬元”“退回重新申請”）。步驟5：采購執(zhí)行與供應(yīng)商確定責(zé)任人：采購專員（**）、供應(yīng)商管理部門操作說明：審批通過后，采購專員根據(jù)申請要求，通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫選擇供應(yīng)商（優(yōu)先選擇長期合作、性價比高的供應(yīng)商），或組織公開招標(biāo)、競爭性談判。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收條款及違約責(zé)任，合同需經(jīng)法務(wù)部門審核（如需）。將供應(yīng)商信息、合同副本同步至財務(wù)部門及需求部門備案。步驟6：驗收入庫與登記責(zé)任人：需求部門驗收人（劉十一）、倉庫管理員（黃十二）操作說明：物品送達后，需求部門根據(jù)采購合同約定的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量進行驗收，填寫《驗收單》（需驗收人簽字確認），對不合格物品及時反饋至采購部門處理。辦公類、低值易耗品由倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬；生產(chǎn)類物料直接投入生產(chǎn)線，需同步更新生產(chǎn)系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)。驗收合格后，將《驗收單》掃描至采購流程系統(tǒng)，作為付款依據(jù)。步驟7：付款結(jié)算與賬務(wù)處理責(zé)任人：會計（周七）、出納（楊十三）操作說明：會計核對采購申請、審批表、合同、《驗收單》、供應(yīng)商發(fā)票（發(fā)票名稱、金額、稅號需與合同一致），確認無誤后提交付款申請。出納根據(jù)審批通過的付款申請，通過企業(yè)對公賬戶轉(zhuǎn)賬支付，禁止現(xiàn)金交易（小額除外），付款后備注“采購款+合同編號”。會計在財務(wù)系統(tǒng)中錄入付款憑證，更新應(yīng)付賬款及預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，保證賬實一致。步驟8：資料歸檔與復(fù)盤分析責(zé)任人：采購管理部門、檔案管理員（徐十四）操作說明：采購專員將采購全流程資料（申請表、審批表、合同、驗收單、發(fā)票等）整理成冊，每月提交檔案管理員歸檔保存，保存期限不少于3年。每季度采購管理部門會同財務(wù)部門對采購數(shù)據(jù)進行分析（如各類物品平均采購成本、供應(yīng)商履約率、預(yù)算偏差率等），形成《采購分析報告》，提出成本優(yōu)化建議（如集中采購、替換高性價比替代品）。三、采購申請與審批流程表模板申請單號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類別□辦公設(shè)備□生產(chǎn)物料□服務(wù)外包□市場推廣□其他預(yù)計交付日期采購物品/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）預(yù)算科目供應(yīng)商信息（至少2家對比）供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價（元）優(yōu)勢說明（如質(zhì)量、交期、售后）需求理由（需詳細說明采購用途、業(yè)務(wù)背景，避免籠統(tǒng)填寫“辦公需要”）部門負責(zé)人審核意見財務(wù)部門審核意見簽字：_________日期：______預(yù)算審核：□符合預(yù)算□超預(yù)算需說明：_________成本合理性：□合理□需優(yōu)化建議：_________簽字：_________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批意見采購委員會意見（如需）金額≤5萬元：□同意□退回原因：_________金額＞5萬元：□同意□需補充材料：_________簽字：_________日期：______簽字：_________日期：______采購執(zhí)行結(jié)果最終供應(yīng)商名稱合同編號合同金額（元）實際交付日期驗收人驗收結(jié)果：□合格□不合格（說明：_________）付款信息付款申請日期付款金額（元）付款方式付款日期財務(wù)憑證號歸檔信息歸檔編號歸檔人歸檔日期備注四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避需求描述精準(zhǔn)化避免使用“一批辦公用品”“類似設(shè)備”等模糊表述，需明確規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)，防止采購偏差導(dǎo)致成本增加或物品閑置。需求部門需提前進行市場調(diào)研，預(yù)估價格需貼近市場均價（可參考電商平臺、行業(yè)報告），財務(wù)部門有權(quán)對虛高預(yù)估價進行核減。預(yù)算管控剛性化嚴格執(zhí)行“無預(yù)算不采購、超預(yù)算不審批”原則，因緊急情況需追加預(yù)算的，需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明原因并經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。大額采購（＞5萬元）必須公開招標(biāo)或至少3家供應(yīng)商比價，比價過程需留存書面記錄（如報價單、談判紀(jì)要），保證價格公允。供應(yīng)商管理規(guī)范化優(yōu)先從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提交資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證），由采購部門、需求部門聯(lián)合評審后納入名錄。建立供應(yīng)商履約評價機制，每季度對供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、售后進行打分，評分低于80分的暫停合作，連續(xù)兩次評分不合格的清退出庫。驗收流程嚴格化需求部門必須按合同約定標(biāo)準(zhǔn)驗收，對關(guān)鍵物品（如生產(chǎn)設(shè)備、高值電子設(shè)備）可邀請技術(shù)部門共同參與驗收，驗收不合格的需在24小時內(nèi)反饋至采購部門，明確退換貨或索賠方案。禁止“先付款后驗收”，付款前必須確認《驗收單》簽字齊全，避免因質(zhì)量問題導(dǎo)致企業(yè)損失。資料歸檔完整化采購全流程資料（申請、審批、合同、驗收、付款憑證等）需在完成后5個工作日內(nèi)整理歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)版由檔案統(tǒng)一管理，保證審計可追溯。每季度采購