行政采購需求快速響應(yīng)模板一、適用工作場景日常辦公物資補采：如文具耗材（紙張、筆本）、辦公設(shè)備配件（鍵盤、鼠標）、清潔用品等常規(guī)物資的臨時補充；突發(fā)維修服務(wù)需求：如辦公設(shè)備故障（打印機、空調(diào)）、水電設(shè)施損壞（燈具、水管）、門鎖故障等緊急維修；臨時活動物料采購：如會議（桌牌、茶歇）、團建（道具、獎品）、展會（展架、宣傳品）等短期活動所需物料；辦公環(huán)境優(yōu)化需求：如綠植采購、辦公家具調(diào)整（座椅、文件柜）、區(qū)域隔斷安裝等空間改善需求；其他行政類采購：如飲用水補給、快遞服務(wù)臨時增配、節(jié)日裝飾等非生產(chǎn)性物資或服務(wù)采購。二、快速響應(yīng)操作流程（一）需求發(fā)起與提報需求部門發(fā)起：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購需求響應(yīng)表單》（詳見第三部分），明確需求類型、描述、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)估預(yù)算、緊急程度等信息，保證需求描述具體（如“A4復(fù)印紙500張，80g，白色”而非“一批紙張”），避免模糊表述。提交審核：表單填寫完成后，需求部門負責人簽字確認，通過OA系統(tǒng)或指定郵箱提交至行政部（對接人：），同步電話告知行政部*需求已提報，保證信息傳遞及時。（二）需求審核與評估行政部初審：行政部*收到需求后，1個工作日內(nèi)完成初審，重點審核：需求是否符合行政采購范圍（非生產(chǎn)性、非資本性支出）；預(yù)估預(yù)算是否在公司年度行政預(yù)算內(nèi)，超出預(yù)算部分需需求部門補充說明并報財務(wù)部*審批；緊急程度劃分是否合理（一般需求：3-5個工作日響應(yīng)；緊急需求：1-2個工作日響應(yīng)；特急需求：4小時內(nèi)啟動響應(yīng)流程）。反饋審核結(jié)果：審核通過后，行政部*在表單中簽署“同意”意見，反饋至需求部門；若需修改，明確修改意見并要求需求部門補充完善。（三）供應(yīng)商匹配與比價供應(yīng)商篩選：行政部*根據(jù)需求類型（如標準物資、定制服務(wù)、維修類）從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選候選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇合作穩(wěn)定、價格合理、服務(wù)及時的供應(yīng)商。詢價與比價：對于標準物資（如文具、耗材），至少獲取2家供應(yīng)商的報價，對比價格、品牌、交貨周期等因素；對于定制服務(wù)或維修類需求，邀請供應(yīng)商提供方案（如維修方案、定制物料樣品），評估方案可行性與報價合理性；特急需求可適當簡化比價流程，但需保留至少1家供應(yīng)商的報價記錄。（四）訂單確認與執(zhí)行訂單下達：確定供應(yīng)商后，行政部*與供應(yīng)商確認訂單細節(jié)（品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、地點、付款方式等），簽訂《采購訂單》（如適用），并將訂單信息同步至需求部門。進度跟蹤：行政部*負責跟蹤訂單執(zhí)行進度，保證供應(yīng)商按時交付：標準物資：按約定時間送達指定地點，需求部門簽收；服務(wù)類需求：如維修，需明確服務(wù)完成時間并現(xiàn)場確認；定制類需求：定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)進度，保證符合需求要求。（五）驗收入庫與結(jié)算聯(lián)合驗收：需求部門與行政部*共同進行驗收，對照訂單清單逐項核對：數(shù)量是否一致，規(guī)格是否符合需求描述；物資質(zhì)量是否完好，服務(wù)是否達到預(yù)期效果（如維修后設(shè)備是否能正常運行）；驗收合格后，雙方在《驗收單》上簽字確認；若不合格，當場反饋供應(yīng)商要求整改或更換。費用結(jié)算：行政部*根據(jù)《采購訂單》《驗收單》等憑證，按公司財務(wù)流程辦理結(jié)算：標準物資：驗收合格后3個工作日內(nèi)提交付款申請；服務(wù)類需求：服務(wù)完成且驗收合格后，按合同約定周期結(jié)算；結(jié)算時需保證發(fā)票信息（如項目名稱、金額）與訂單、驗收單一致，避免財務(wù)退單。三、采購需求響應(yīng)表單采購需求響應(yīng)表單需求編號需求部門需求日期需求類型□辦公物資□維修服務(wù)□活動物料□其他緊急程度□一般□緊急□特急預(yù)估預(yù)算（元）需求描述（詳細說明用途、規(guī)格要求，如“會議室用投影儀1臺，分辨率1920×1080，亮度3000流明”）數(shù)量單位需求發(fā)起人審核意見□同意□修改后同意□不同意（說明：_________________________）審核人：_________審核日期：_________供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱：_________________________報價（元）：_________________________交貨周期：_________________________聯(lián)系方式：_________________________訂單信息訂單編號：_________________________交貨日期：_________________________交貨地點：_________________________驗收情況□合格□不合格（備注：_________________________）驗收人：_________驗收日期：_________備注（其他需說明事項，如特殊要求、歷史合作記錄等）四、使用關(guān)鍵提示需求描述準確性：需求發(fā)起時需明確物資/服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，避免因描述模糊導(dǎo)致采購物資不符合實際使用需求，造成資源浪費。緊急程度合理劃分：特急需求僅限影響日常辦公或業(yè)務(wù)開展的突發(fā)情況（如會議室設(shè)備故障導(dǎo)致重要會議無法進行），一般需求應(yīng)提前3天提報，便于行政部統(tǒng)籌安排。供應(yīng)商合規(guī)性：供應(yīng)商選擇需嚴格遵守公司采購制度，優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選取，新增供應(yīng)商需經(jīng)資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）后方可合作。驗收