合同管理與合規(guī)性校驗功能使用指南一、適用業(yè)務(wù)場景說明采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等，需保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、條款權(quán)責(zé)清晰；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等，需明確交付標準、付款方式及違約責(zé)任；合作類合同：聯(lián)合研發(fā)、渠道合作等，需規(guī)范合作范圍、收益分配及知識產(chǎn)權(quán)歸屬；勞動合同：員工錄用、崗位調(diào)整等，需符合《勞動合同法》關(guān)于試用期、薪酬、解約等規(guī)定；其他專項合同：保密協(xié)議、租賃合同、技術(shù)服務(wù)合同等，需針對行業(yè)特性補充合規(guī)條款。通過標準化模板與校驗機制，可統(tǒng)一合同格式、降低法律風(fēng)險，同時提升審批效率與數(shù)據(jù)管理規(guī)范性。二、合同管理全流程操作指南（一）合同創(chuàng)建與模板選擇登錄系統(tǒng)：通過企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)進入“合同管理”模塊，使用員工賬號登錄（需具備合同創(chuàng)建權(quán)限）。選擇模板類型：根據(jù)業(yè)務(wù)場景從模板庫中選擇對應(yīng)類型（如“采購合同模板”“銷售合同模板”），系統(tǒng)自動加載基礎(chǔ)框架。自定義模板（可選）：如需調(diào)整模板內(nèi)容（如增加特定條款、修改字段格式），“模板編輯”按鈕，僅可修改非核心合規(guī)條款，核心條款（如違約責(zé)任、爭議解決方式）需經(jīng)法務(wù)部門授權(quán)后調(diào)整。（二）合同信息填寫與基礎(chǔ)校驗填寫基礎(chǔ)信息：合同編號：按規(guī)則填寫（如“CG-年份-部門序號”，示例：CG-2024-001）；合同名稱：明確業(yè)務(wù)性質(zhì)（如“設(shè)備采購合同”）；合同主體：甲方（采購方/委托方）：填寫企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話（固話/手機號）；乙方（供應(yīng)商/服務(wù)方）：填寫企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話，需乙方營業(yè)執(zhí)照掃描件（系統(tǒng)自動校驗證件有效期）；合同標的：簡要描述采購/交易內(nèi)容（如“型號為的服務(wù)器設(shè)備10臺”）；合同金額：填寫大寫和小寫金額（系統(tǒng)自動校驗一致性）；合同期限：明確起止日期、履行節(jié)點（如“交付日期：2024年X月X日前”）；附件清單：列出合同相關(guān)附件（如技術(shù)參數(shù)表、驗收標準）?；A(chǔ)信息校驗：系統(tǒng)自動校驗以下內(nèi)容，校驗不通過時提示修改：合同編號是否重復(fù)；主體信息（名稱、信用代碼）是否為空；金額大小寫是否一致；合同期限邏輯是否合理（如起止日期早于當(dāng)前日期）。（三）合規(guī)性深度校驗系統(tǒng)內(nèi)置合規(guī)規(guī)則庫，自動掃描合同條款并校驗報告，重點關(guān)注以下維度：主體資格合規(guī)性：校驗乙方是否在“供應(yīng)商黑名單”或“經(jīng)營異常名錄”中（對接工商數(shù)據(jù)庫實時查詢）；若涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械），校驗乙方是否具備對應(yīng)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證）。條款完整性校驗：核心條款是否齊全：標的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式；行業(yè)特殊條款是否完備（如采購合同需包含“驗收標準”“質(zhì)保期”，勞動合同需包含“工作內(nèi)容”“勞動保護”）。法律風(fēng)險校驗：違約責(zé)任條款是否明確（如“逾期交貨每日按合同總額0.05%支付違約金”）；爭議解決方式是否合規(guī)（優(yōu)先約定“被告所在地人民法院”，避免“仲裁”未明確仲裁機構(gòu)）；免責(zé)條款是否顯眼（如加粗提示）且不違反法律強制性規(guī)定。財務(wù)與審批合規(guī)性：合同金額是否超出部門預(yù)算額度（對接財務(wù)系統(tǒng)校驗）；付款方式是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如“預(yù)付款比例不超過30%”）。校驗結(jié)果處理：全部通過：進入審批流程；部分不通過：系統(tǒng)標注風(fēng)險項，申請人需修改后重新提交校驗；重大風(fēng)險（如主體無資質(zhì)、核心條款缺失）：系統(tǒng)自動駁回并提示法務(wù)部門介入。（四）審批流程發(fā)起與跟蹤提交審批：合規(guī)校驗通過后，選擇審批流程（如“部門負責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)→總經(jīng)理”），填寫審批意見（可選）。審批節(jié)點操作：審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批，可通過系統(tǒng)查看合同文本及合規(guī)校驗報告；審批通過后，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點；審批駁回時需注明原因，申請人根據(jù)意見修改后重新提交。審批狀態(tài)跟蹤：申請人可在“我的合同”中查看審批進度（如“待法務(wù)審批”“已通過”），審批完成后系統(tǒng)自動電子簽章。（五）合同簽署與歸檔電子簽署：審批通過后，系統(tǒng)向甲乙雙方聯(lián)系人*發(fā)送簽署，“確認簽署”完成電子簽章（支持手寫簽名、企業(yè)公章）。歸檔管理：簽署完成后，合同文本自動加密存儲至“合同檔案庫”，按“合同類型+年份+編號”分類；歸檔信息包括：合同文本、附件、審批記錄、簽署日志，支持關(guān)鍵詞搜索（如“供應(yīng)商名稱”“合同金額”）；定期導(dǎo)出歸檔清單（按月/季度），紙質(zhì)版合同需同步存檔至檔案室，標注“電子歸檔編號”。三、核心模板設(shè)計（一）合同基礎(chǔ)信息表字段名稱填寫要求示例合同編號按規(guī)則填寫，唯一不可重復(fù)CG-2024-001合同名稱簡明扼要，體現(xiàn)業(yè)務(wù)類型與主體科技有限公司服務(wù)器采購合同甲方信息填寫企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話科技有限公司；91110000；北京市區(qū)路號；張*；乙方信息填寫企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話，營業(yè)執(zhí)照掃描件YY商貿(mào)有限公司；91310000；上海市區(qū)路號；李*；139合同標的描述具體內(nèi)容、規(guī)格型號（如有）型號為R510的服務(wù)器設(shè)備10臺合同金額（大寫）中文數(shù)字填寫人民幣伍拾萬元整合同金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，保留兩位小數(shù)￥500,000.00合同期限起止日期，明確關(guān)鍵節(jié)點（如交付、驗收日期）自2024年1月1日至2024年12月31日；交付日期：2024年3月31日前生效條件明確合同生效的前提（如“雙方法定代表人簽字并蓋章后生效”）雙方簽字蓋章后生效附件清單列出附件名稱及頁碼附件1：技術(shù)參數(shù)表（P1-3）（二）合規(guī)校驗清單表校驗維度校驗項校驗標準校驗結(jié)果處理意見主體資格乙方營業(yè)執(zhí)照有效性證件在有效期內(nèi)，未被列入經(jīng)營異常名錄通過-乙方特殊行業(yè)資質(zhì)如為食品行業(yè)，需具備《食品經(jīng)營許可證》（許可證號：SP）不通過需補充資質(zhì)文件條款完整性違約責(zé)任條款?明確違約情形、違約金計算方式（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）通過-爭議解決方式?明確“由被告所在地人民法院管轄”或具體仲裁機構(gòu)（如“上海仲裁委員會”）不通過?補充仲裁機構(gòu)名稱法律風(fēng)險免責(zé)條款提示免責(zé)條款以加粗字體標注通過-付款方式合規(guī)性預(yù)付款比例不超過30%（當(dāng)前比例40%）不通過?調(diào)整付款比例財務(wù)合規(guī)預(yù)算額度合同金額50萬元，部門預(yù)算60萬元通過-四、使用關(guān)鍵要點提示（一）信息準確性保障合同主體名稱、信用代碼、金額等關(guān)鍵信息需與營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致合同無效；聯(lián)系人、電話等信息變更時，需及時在系統(tǒng)中更新，保證審批與簽署流程順暢。（二）合規(guī)校驗重點優(yōu)先級優(yōu)先處理重大風(fēng)險項：如主體無資質(zhì)、核心條款缺失、金額超預(yù)算等，此類問題需修改后重新提交校驗；次要風(fēng)險項優(yōu)化：如條款表述模糊、附件不全等，可在審批環(huán)節(jié)與審批人溝通確認，避免反復(fù)修改。（三）審批權(quán)限管理嚴格按照企業(yè)授權(quán)體系設(shè)置審批節(jié)點，不得越級審批或跳過必審環(huán)節(jié)（如10萬元以上合同需總經(jīng)理審批）；審批人需對審批意見負責(zé)，對存在明顯風(fēng)險的合同簽署“駁回”時，需注明具體原因。（四）文檔保存與保密電子合同需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；歸檔后的合同僅對授權(quán)人員