企業(yè)行政文檔管理制度范本第一章總則第一條制度目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)行政文檔的起草、審核、印發(fā)、歸檔、借閱及銷毀等全流程管理，保證行政文檔的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率，防范管理風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)、子公司）在行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生、使用和保存的各類行政文檔，包括但不限于制度文件、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、通知公告、合同協(xié)議、證照資質(zhì)、檔案資料等。公司全體員工均有遵守本制度的義務(wù)。第三條基本原則行政文檔管理遵循“分類管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、全程可控、安全保密、及時(shí)歸檔”的原則，保證文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。第二章行政文檔分類與分級(jí)第四條文檔分類行政文檔按內(nèi)容與用途分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：制度類：公司章程、管理制度、流程規(guī)范、操作指引等；會(huì)議類：股東會(huì)/董事會(huì)決議、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要等；公文類：請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函件等；合同類：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等；證照類：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、各類許可證等；人事類：?jiǎn)T工花名冊(cè)、勞動(dòng)合同、考勤記錄、獎(jiǎng)懲文件等；財(cái)務(wù)類：預(yù)算報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷單、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等；檔案類：項(xiàng)目資料、客戶資料、供應(yīng)商資料、歷史文件等；其他類：無法歸入上述類別的其他重要行政文檔。第五條文檔分級(jí)根據(jù)文檔密級(jí)、重要程度及影響范圍，劃分為以下四級(jí)（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：公開級(jí)：可向公司內(nèi)部全體員工或外部單位公開的文檔（如公司通知、企業(yè)文化宣傳材料等）；內(nèi)部級(jí)：僅限公司內(nèi)部員工知悉，不得對(duì)外泄露的文檔（如部門工作計(jì)劃、內(nèi)部管理制度等）；秘密級(jí)：僅限特定崗位人員知悉，泄露可能對(duì)公司造成一定損害的文檔（如未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、合同草案、人事調(diào)整方案等）；機(jī)密級(jí)：僅限核心管理層知悉，泄露可能對(duì)公司造成重大損害的文檔（如戰(zhàn)略規(guī)劃、核心技術(shù)資料、重大投融資方案等）。第三章管理職責(zé)與分工第六條行政管理部門職責(zé)行政部是行政文檔管理的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：制定和完善行政文檔管理制度及相關(guān)流程；負(fù)責(zé)公司層面重要行政文檔（如制度類、會(huì)議類、證照類）的起草、審核、印發(fā)、歸檔及銷毀管理；建立健全公司行政文檔管理臺(tái)賬，對(duì)文檔分類、分級(jí)、編號(hào)及流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控；組織開展文檔管理培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門規(guī)范開展文檔管理工作；負(fù)責(zé)公司檔案庫房的日常管理，保證檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、規(guī)范。第七條各部門職責(zé)各部門是本部門行政文檔管理的責(zé)任主體，主要職責(zé)包括：指定專人（兼職文檔管理員）負(fù)責(zé)本部門文檔的收集、整理、暫存及歸檔工作；嚴(yán)格按照本制度要求，規(guī)范本部門文檔的起草、審核、審批流程，保證文檔內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)；按時(shí)將本部門辦理完畢的文檔移交至行政部歸檔，并配合行政部做好文檔借閱、檢查等工作；負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)文檔的日常保管，防止泄露、丟失或損壞。第八條相關(guān)人員職責(zé)文檔起草人：對(duì)文檔內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，保證格式規(guī)范、條理清晰；文檔審核人：對(duì)文檔的合規(guī)性、可行性、格式規(guī)范性進(jìn)行審核，提出修改意見并跟蹤落實(shí)；文檔審批人：根據(jù)文檔密級(jí)和重要性，對(duì)文檔的最終決策內(nèi)容負(fù)責(zé)，保證審批權(quán)限與職責(zé)匹配；文檔借閱人：嚴(yán)格遵守借閱規(guī)定，按時(shí)歸還文檔，不得擅自復(fù)制、摘抄、外傳或損壞文檔。第四章行政文檔全流程管理規(guī)范第九條文檔起草內(nèi)容要求：文檔內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司制度要求，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言簡(jiǎn)練，避免歧義。涉及多個(gè)部門的文檔，需提前征求相關(guān)部門意見。格式規(guī)范：文檔標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，使用公司統(tǒng)一模板（見附錄一），字體、字號(hào)、行距、頁邊距等格式應(yīng)符合《公司公文格式規(guī)范》要求。合同類文檔需使用公司制定的標(biāo)準(zhǔn)化合同模板。起草人：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定熟悉業(yè)務(wù)的人員起草，重要文檔（如制度類、合同類）可由行政部或法務(wù)部協(xié)助起草。第十條文檔審核審核流程：一般文檔：起草人→部門負(fù)責(zé)人審核→行政部復(fù)核（如需）→相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；重要文檔（如制度類、合同類、秘密級(jí)及以上文檔）：起草人→部門負(fù)責(zé)人審核→行政部/法務(wù)部合規(guī)性審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批。審核重點(diǎn)：內(nèi)容是否符合公司戰(zhàn)略和管理要求；數(shù)據(jù)、條款是否準(zhǔn)確無誤，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；格式是否規(guī)范，流程是否完整；涉及其他部門的，是否已達(dá)成一致意見。審核反饋：審核人對(duì)文檔提出修改意見的，應(yīng)明確標(biāo)注修改內(nèi)容并反饋至起草人，起草人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交審核。第十一條文檔審批審批權(quán)限：根據(jù)文檔密級(jí)和重要性，審批權(quán)限如下（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：公開級(jí)/內(nèi)部級(jí)文檔：由部門負(fù)責(zé)人審批；秘密級(jí)文檔：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；機(jī)密級(jí)文檔：由總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批；重大制度類/合同類文檔：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過。審批要求：審批人應(yīng)在收到文檔后1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，對(duì)文檔的最終決策結(jié)果負(fù)責(zé)。對(duì)不符合要求的文檔，應(yīng)退回起草人或?qū)徍巳酥匦罗k理。第十二條文檔印發(fā)與分發(fā)印發(fā)范圍：根據(jù)審批確定的范圍進(jìn)行印發(fā)，嚴(yán)禁擅自擴(kuò)大或縮小分發(fā)范圍。印發(fā)方式：紙質(zhì)文檔：使用公司統(tǒng)一抬頭紙打印，由行政部加蓋公章或?qū)Ｓ谜潞蠓职l(fā)，并做好《文檔印發(fā)登記表》（見附錄二）記錄；電子文檔：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、加密郵件或指定存儲(chǔ)平臺(tái)分發(fā)，嚴(yán)禁通過個(gè)人郵箱、社交軟件等非官方渠道傳輸秘密級(jí)及以上文檔。分發(fā)記錄：行政部需對(duì)印發(fā)分發(fā)的文檔進(jìn)行登記，注明文檔名稱、編號(hào)、密級(jí)、印發(fā)份數(shù)、接收部門/人員及接收日期。第十三條文檔歸檔歸檔范圍：辦理完畢的具有保存價(jià)值的行政文檔，均應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔。歸檔時(shí)間：年度總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等年度性文檔：次年3月底前歸檔；會(huì)議紀(jì)要、合同類文檔：辦理完畢后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔；其他文檔：每月最后一個(gè)工作日前完成上月文檔的歸檔。歸檔要求：歸檔文檔應(yīng)為最終審批版本，內(nèi)容完整、字跡清晰（紙質(zhì)文檔）、格式規(guī)范；行政部對(duì)歸檔文檔進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制《歸檔文檔目錄》（見附錄三），并錄入檔案管理系統(tǒng)；紙質(zhì)文檔使用檔案盒統(tǒng)一存放，電子文檔存儲(chǔ)至公司指定服務(wù)器或云盤，并進(jìn)行備份。歸檔移交：各部門向行政部移交文檔時(shí)，需填寫《文檔歸檔移交清單》（見附錄四），經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后留存?zhèn)洳?。第十四條文檔借閱借閱權(quán)限：公開級(jí)文檔：公司內(nèi)部員工均可借閱；內(nèi)部級(jí)文檔：需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意；秘密級(jí)及以上文檔：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批，原則上僅限在指定場(chǎng)所查閱，不得帶出。借閱流程：借閱人填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》（見附錄五），注明借閱文檔名稱、編號(hào)、密級(jí)、借閱用途、借閱期限及歸還日期；按權(quán)限審批后，到行政部辦理借閱手續(xù)，簽署《文檔借閱保密承諾書》（見附錄六）；行政部登記借閱信息，借閱人按時(shí)歸還，歸還時(shí)由行政部檢查文檔完整性。借閱期限：一般文檔借閱期限不超過5個(gè)工作日，特殊文檔需延長(zhǎng)借閱期限的，須經(jīng)審批人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過15個(gè)工作日。第十五條文檔銷毀銷毀范圍：保管期限已滿、無保存價(jià)值或按規(guī)定應(yīng)銷毀的文檔（如過期通知、草稿、重復(fù)文件等）。銷毀條件：保管期限屆滿且無延期保存必要；文檔內(nèi)容已失效或被新文檔替代；按法律法規(guī)或公司規(guī)定需銷毀的。銷毀流程：行政部每年年底對(duì)到期文檔進(jìn)行清點(diǎn)鑒定，編制《文檔銷毀清單》（見附錄七），注明文檔名稱、編號(hào)、密級(jí)、保管期限、銷毀原因及數(shù)量；《文檔銷毀清單》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后，由行政部至少2人共同監(jiān)銷，保證銷毀過程徹底、無殘留；銷毀完成后，監(jiān)銷人在《文檔銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將清單歸檔保存2年。禁止銷毀情形：未到保管期限、涉及法律糾紛、作為重要?dú)v史記錄的文檔，不得擅自銷毀。第五章監(jiān)督與責(zé)任追究第十六條日常監(jiān)督行政部每季度對(duì)各部門文檔管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查文檔分類、歸檔及時(shí)性、借閱記錄、保密措施等，對(duì)發(fā)覺的問題下達(dá)《文檔整改通知書》，限期整改。第十七條責(zé)任追究對(duì)違反本制度規(guī)定，造成以下后果的，將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰：文檔內(nèi)容失實(shí)、格式不規(guī)范，導(dǎo)致工作失誤或公司損失的，給予批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的扣減當(dāng)月績(jī)效；擅自復(fù)制、摘抄、外傳秘密級(jí)及以上文檔，或造成文檔泄露、丟失、損壞的，給予記過處分，賠償相應(yīng)損失，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動(dòng)合同；未按時(shí)歸檔、借閱逾期不還或擅自銷毀文檔的，給予通報(bào)批評(píng)，造成不良影響的扣減績(jī)效；因管理失職導(dǎo)致公司檔案損毀、丟失的，追究部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人的管理責(zé)任。第六章附則第十八條制度培訓(xùn)行政部應(yīng)每年組織至少1次文檔管理制度培訓(xùn)，保證全體員工熟悉制度要求和管理流程。新員工入職時(shí)，由所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行文檔管理制度的崗前培訓(xùn)。第十九條制度修訂本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，根據(jù)國家法律法規(guī)變化及公司管理需求，可適時(shí)修訂修訂版本，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過后生效。第二十條生效日期本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。附錄：常用行政示例附錄一：行政文檔起草模板（以“通知”為例）[公司全稱]文件[發(fā)文年份]第號(hào)簽發(fā)人：*關(guān)于[事由]的通知各部門/各單位：[闡述發(fā)文背景、目的及具體事項(xiàng)，內(nèi)容分條列出，條理清晰]一、[具體事項(xiàng)一]二、[具體事項(xiàng)二]三、[具體事項(xiàng)三][其他要求或說明]特此通知。（聯(lián)系人：；聯(lián)系方式：）[公司全稱]（蓋章）年月日附錄二：文檔印發(fā)登記表文檔名稱文檔編號(hào)密級(jí)印發(fā)份數(shù)接收部門/人員接收日期經(jīng)手人備注附錄三：歸檔文檔目錄歸檔部門歸檔年度文檔類別文檔名稱文檔編號(hào)頁數(shù)歸檔日期存放位置備注附錄四：文檔歸檔移交清單移交部門移交人移交日期文檔編號(hào)文檔名稱密級(jí)頁數(shù)歸檔日期接收人備注附錄五：文檔借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門借閱日期歸還日期文檔名稱文檔編號(hào)密級(jí)借閱用途———-———-—————-部門負(fù)責(zé)人意見簽字：*日期：*審批人意見簽字：*日期：*附錄六：文檔借閱保密承諾