采購(gòu)訂單審批與供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理模板一、適用范圍與核心目標(biāo)二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）采購(gòu)訂單發(fā)起與初審責(zé)任主體：采購(gòu)專員操作說(shuō)明：采購(gòu)專員根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（需注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、需求日期等），結(jié)合庫(kù)存情況，初步篩選合格供應(yīng)商（優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇），獲取供應(yīng)商報(bào)價(jià)及交貨周期。填寫《采購(gòu)訂單審批表》（詳見(jiàn)“核心工具表單模板”），附上采購(gòu)需求申請(qǐng)表、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、比價(jià)記錄（如需）、供應(yīng)商資質(zhì)證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）等支撐材料。提交至采購(gòu)部門經(jīng)理進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核采購(gòu)需求的合理性、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性、價(jià)格的公允性及預(yù)算匹配度。（二）多部門協(xié)同審核責(zé)任主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、使用部門、法務(wù)部（如需）操作說(shuō)明：采購(gòu)部復(fù)審：部門經(jīng)理初審?fù)ㄟ^(guò)后，采購(gòu)部經(jīng)理復(fù)核采購(gòu)訂單的完整性（物料信息、供應(yīng)商信息、金額、交貨條款等）、與采購(gòu)計(jì)劃的符合性，以及供應(yīng)商的歷史履約記錄（是否有逾期、質(zhì)量投訴等）。財(cái)務(wù)部審核：財(cái)務(wù)專員核對(duì)采購(gòu)訂單金額是否在年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)，付款方式、賬期是否符合公司財(cái)務(wù)制度，必要時(shí)要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)成本分析。使用部門確認(rèn)：使用部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部、行政部）確認(rèn)采購(gòu)物料的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間是否滿足實(shí)際需求，避免采購(gòu)與需求脫節(jié)。法務(wù)部審核（重大/特殊訂單）：對(duì)于金額較大（如超過(guò)萬(wàn)元）、或涉及定制化服務(wù)、長(zhǎng)期合作的訂單，法務(wù)部審核合同條款（違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密協(xié)議等），保證法律風(fēng)險(xiǎn)可控。（三）最終審批與訂單下達(dá)責(zé)任主體：分管采購(gòu)副總/總經(jīng)理（根據(jù)訂單金額分級(jí)授權(quán)）操作說(shuō)明：各部門審核通過(guò)后，采購(gòu)專員將《采購(gòu)訂單審批表》提交至最終審批人（如：金額≤5萬(wàn)元由采購(gòu)副總審批，＞5萬(wàn)元由總經(jīng)理審批）。最終審批人確認(rèn)采購(gòu)必要性、預(yù)算合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)控制措施，簽署審批意見(jiàn)。審批通過(guò)后，采購(gòu)專員在1個(gè)工作日內(nèi)向供應(yīng)商正式下達(dá)《采購(gòu)訂單》（加蓋公司公章），并通過(guò)郵件/系統(tǒng)發(fā)送訂單掃描件，同時(shí)要求供應(yīng)商在2個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)回傳（蓋章版）。（四）供應(yīng)商履約跟蹤與異常處理責(zé)任主體：采購(gòu)專員、倉(cāng)庫(kù)部、質(zhì)檢部操作說(shuō)明：采購(gòu)專員建立《供應(yīng)商履約情況跟蹤表》（詳見(jiàn)“核心工具表單模板”），實(shí)時(shí)跟蹤訂單生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨狀態(tài)，預(yù)計(jì)交貨期前3天提醒供應(yīng)商備貨發(fā)貨。貨物送達(dá)后，倉(cāng)庫(kù)部核對(duì)到貨數(shù)量、外包裝完整性，填寫《到貨登記表》；質(zhì)檢部按采購(gòu)訂單約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)（如抽樣檢測(cè)、提供第三方檢測(cè)報(bào)告等），出具《質(zhì)檢報(bào)告》。出現(xiàn)異常情況（如延期交貨、數(shù)量不符、質(zhì)量不合格）時(shí)，采購(gòu)專員需在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)異常處理流程：延期交貨：要求供應(yīng)商提供書面說(shuō)明及補(bǔ)救方案，評(píng)估是否影響生產(chǎn)計(jì)劃，必要時(shí)啟動(dòng)備用供應(yīng)商；數(shù)量不符：與供應(yīng)商核實(shí)差異原因，要求補(bǔ)發(fā)或沖抵貨款；質(zhì)量不合格：填寫《不合格品處理單》，協(xié)商退貨、換貨或折價(jià)處理，并同步更新供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄。（五）入庫(kù)結(jié)算與供應(yīng)商評(píng)價(jià)責(zé)任主體：倉(cāng)庫(kù)部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、相關(guān)使用部門操作說(shuō)明：入庫(kù)確認(rèn)：質(zhì)檢合格后，倉(cāng)庫(kù)部辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《入庫(kù)單》（注明訂單號(hào)、物料名稱、數(shù)量、入庫(kù)日期），同步更新庫(kù)存系統(tǒng)。對(duì)賬結(jié)算：財(cái)務(wù)部根據(jù)入庫(kù)單、供應(yīng)商提供的發(fā)票、《采購(gòu)訂單》及合同條款，核對(duì)金額、賬期無(wú)誤后，安排付款（如月結(jié)30天，次月日前支付上月貨款）。供應(yīng)商評(píng)價(jià)：每筆訂單履約完成后，采購(gòu)部牽頭組織使用部門、質(zhì)檢部、倉(cāng)庫(kù)部，依據(jù)《供應(yīng)商評(píng)價(jià)打分表》（詳見(jiàn)“核心工具表單模板”）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分，評(píng)價(jià)維度包括：質(zhì)量表現(xiàn)（40%）：來(lái)料批次合格率、質(zhì)量問(wèn)題響應(yīng)速度、整改有效性；交期表現(xiàn)（30%）：準(zhǔn)時(shí)交貨率、延期交貨頻率及原因；價(jià)格水平（15%）：報(bào)價(jià)合理性、降配合議空間；服務(wù)配合度（10%）：溝通響應(yīng)效率、異常處理態(tài)度；其他（5%）：合同履約率、社會(huì)責(zé)任（如環(huán)保、合規(guī)）等。評(píng)價(jià)結(jié)果分為四級(jí)：優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）。采購(gòu)部根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果更新《合格供應(yīng)商名錄》：優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先合作，良好供應(yīng)商維持合作并針對(duì)性改進(jìn)，合格供應(yīng)商限期整改，不合格供應(yīng)商清退。（六）資料歸檔與持續(xù)優(yōu)化責(zé)任主體：采購(gòu)專員、檔案管理員操作說(shuō)明：采購(gòu)專員將采購(gòu)訂單審批表、供應(yīng)商回傳訂單、質(zhì)檢報(bào)告、入庫(kù)單、付款憑證、供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄等資料整理成冊(cè)，每月5日前提交至檔案管理部門歸檔（保存期限不少于3年）。每季度采購(gòu)部匯總供應(yīng)商評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)，分析共性問(wèn)題（如某類供應(yīng)商普遍交期延遲），優(yōu)化供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)流程或評(píng)價(jià)維度，持續(xù)提升采購(gòu)管理水平。三、核心工具表單模板（一）采購(gòu)訂單審批表訂單基本信息訂單編號(hào)PO-2024-訂單日期供應(yīng)商名稱科技有限公司供應(yīng)商聯(lián)系人聯(lián)系電話138供應(yīng)商地址采購(gòu)物料明細(xì)序號(hào)物料編碼物料名稱—————-———-1SKU001原材料A2SKU002配件B合計(jì)金額大寫：人民幣柒萬(wàn)柒仟壹佰元整小寫：￥77,100.00預(yù)算信息預(yù)算科目：生產(chǎn)成本-原材料預(yù)算編號(hào)：BC-2024-0123審批意見(jiàn)部門：采購(gòu)部經(jīng)理：*經(jīng)理日期：YYYY-MM-DD部門：財(cái)務(wù)部經(jīng)理：*經(jīng)理日期：YYYY-MM-DD部門：使用部門（生產(chǎn)部）負(fù)責(zé)人：*主管日期：YYYY-MM-DD最終審批：分管副總/總經(jīng)理：*總?cè)掌冢篩YYY-MM-DD（二）供應(yīng)商履約情況跟蹤表訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱物料名稱計(jì)劃交貨日期實(shí)際交貨日期交貨狀態(tài)（準(zhǔn)時(shí)/延期）延期原因（如填寫）數(shù)量差異（如填寫）質(zhì)量反饋（合格/不合格/待處理）異常處理措施責(zé)任人PO-2024-001科技原材料A2024-03-152024-03-15準(zhǔn)時(shí)-無(wú)合格無(wú)采購(gòu)專員李*PO-2024-002YYY制造配件B2024-03-202024-03-22延期2天供應(yīng)商生產(chǎn)排期沖突無(wú)合格要求供應(yīng)商提交延期說(shuō)明，后續(xù)訂單優(yōu)先級(jí)調(diào)整采購(gòu)專員王*（三）供應(yīng)商評(píng)價(jià)打分表評(píng)價(jià)基本信息供應(yīng)商名稱科技有限公司評(píng)價(jià)周期評(píng)價(jià)部門采購(gòu)部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、倉(cāng)庫(kù)部評(píng)價(jià)日期評(píng)價(jià)維度與評(píng)分維度權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）質(zhì)量表現(xiàn)40%批次合格率≥98%：40分；95%-97%：30分；90%-94%：20分；＜90%：0分交期表現(xiàn)30%準(zhǔn)時(shí)交貨率100%：30分；95%-99%：20分；90%-94%：10分；＜90%：0分價(jià)格水平15%低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上：15分；與市場(chǎng)均價(jià)持平：10分；高于均價(jià)5%以內(nèi)：5分；＞5%：0分服務(wù)配合度10%響應(yīng)及時(shí)（2小時(shí)內(nèi)）、態(tài)度積極：10分；響應(yīng)一般（24小時(shí)內(nèi)）：5分；響應(yīng)遲緩：0分其他（社會(huì)責(zé)任）5%合規(guī)無(wú)違規(guī)：5分；有輕微違規(guī)：2分；嚴(yán)重違規(guī)：0分綜合得分100%評(píng)價(jià)等級(jí)□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）建議評(píng)價(jià)人簽字采購(gòu)部：經(jīng)理生產(chǎn)部：主管質(zhì)檢部：?jiǎn)T倉(cāng)庫(kù)部：主管四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)審批時(shí)效性：各部門需在收到《采購(gòu)訂單審批表》后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急訂單（如生產(chǎn)急需物料）可啟動(dòng)“綠色通道”，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人同步溝通各環(huán)節(jié)，縮短審批時(shí)間。供應(yīng)商資質(zhì)審核：首次合作的供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001）、近3年類似合作業(yè)績(jī)證明，必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，保證具備履約能力。預(yù)算剛性控制：超預(yù)算訂單需