合同管理標(biāo)準(zhǔn)化流程操作手冊(cè)第一章總則1.1手冊(cè)目的為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，防范法律風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高合同管理效率，保障企業(yè)合法權(quán)益，特制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、歸檔等全流程管理活動(dòng)，涵蓋采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同等常見(jiàn)業(yè)務(wù)類型。第二章合同管理業(yè)務(wù)場(chǎng)景2.1日常業(yè)務(wù)合作場(chǎng)景企業(yè)為實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，與供應(yīng)商、客戶、服務(wù)商等外部主體開(kāi)展采購(gòu)原材料、銷售產(chǎn)品、提供技術(shù)服務(wù)、租賃場(chǎng)地等業(yè)務(wù)時(shí)，需通過(guò)合同明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障交易安全。2.2項(xiàng)目合作場(chǎng)景企業(yè)承接外部項(xiàng)目或與其他單位聯(lián)合開(kāi)展項(xiàng)目時(shí)，需通過(guò)項(xiàng)目合同約定合作范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度要求、費(fèi)用結(jié)算、違約責(zé)任等核心條款，保證項(xiàng)目順利實(shí)施。2.3資產(chǎn)管理場(chǎng)景企業(yè)涉及固定資產(chǎn)購(gòu)置、轉(zhuǎn)讓、租賃，或無(wú)形資產(chǎn)（如專利、商標(biāo)）授權(quán)使用時(shí)，需通過(guò)合同明確資產(chǎn)權(quán)屬、使用權(quán)限、費(fèi)用支付、維護(hù)責(zé)任等內(nèi)容，規(guī)范資產(chǎn)管理流程。2.4勞動(dòng)人事場(chǎng)景企業(yè)招聘員工、簽訂勞動(dòng)合同或與外部人員（如顧問(wèn)、實(shí)習(xí)生）簽訂勞務(wù)協(xié)議時(shí)，需通過(guò)合同明確崗位職責(zé)、薪酬福利、保密義務(wù)、競(jìng)業(yè)限制等條款，保障企業(yè)與員工的合法權(quán)益。第三章合同管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程3.1合同立項(xiàng)與起草3.1.1責(zé)任主體業(yè)務(wù)部門（需求提出方）、法務(wù)部（支持配合）。3.1.2操作步驟（1）需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、合同金額、履行期限等核心要素，填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批通過(guò)后啟動(dòng)合同起草。（2）信息收集：業(yè)務(wù)部門與合作方對(duì)接，獲取其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書(shū)（如需）等資質(zhì)文件，核實(shí)合作方主體資格（如經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力等）。（3）合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，參照企業(yè)《合同示范文本庫(kù)》（如無(wú)示范文本，可參考行業(yè)通用模板）起草合同初稿，內(nèi)容應(yīng)包括：合同主體信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表等）；合作標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要責(zé)任、履行方式、地點(diǎn)、期限等）；費(fèi)用條款（價(jià)款、金額、支付方式、發(fā)票類型等）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計(jì)算方式等）；爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄機(jī)構(gòu)等）；其他約定（保密條款、不可抗力、合同生效條件等）。3.1.3輸出成果《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》、合作方資質(zhì)文件、合同初稿。3.2合同內(nèi)部審核3.2.1責(zé)任主體業(yè)務(wù)部門（初審）、法務(wù)部（法律審核）、財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)條款審核）、相關(guān)業(yè)務(wù)部門（會(huì)審，如涉及技術(shù)、采購(gòu)等）。3.2.2操作步驟（1）部門初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*對(duì)合同初稿的業(yè)務(wù)合理性、條款完整性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核對(duì)合作需求與合同內(nèi)容的一致性，填寫(xiě)《合同審核意見(jiàn)表》（見(jiàn)附件2）并簽字確認(rèn)。（2）法務(wù)審核：法務(wù)部*對(duì)合同的法律合規(guī)性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注：主體資格是否合法有效；條款是否違反法律法規(guī)或企業(yè)規(guī)章制度；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確；爭(zhēng)議解決方式是否約定清晰。法務(wù)部需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，提出修改意見(jiàn)并反饋至業(yè)務(wù)部門。（3）財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部*對(duì)合同的支付方式、價(jià)款計(jì)算、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開(kāi)具等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，保證符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度，避免資金風(fēng)險(xiǎn)。（4）會(huì)審（如需）：涉及技術(shù)、專利等專業(yè)條款時(shí)，邀請(qǐng)技術(shù)部、研發(fā)部等部門參與審核，保證專業(yè)內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。（5）意見(jiàn)整改：業(yè)務(wù)部門根據(jù)各審核部門意見(jiàn)修改合同，形成《合同修訂說(shuō)明》（見(jiàn)附件3），逐條反饋修改情況，直至所有審核部門無(wú)異議。3.2.3輸出成果《合同審核意見(jiàn)表》（各審核部門簽字版）、《合同修訂說(shuō)明》、合同修訂稿。3.3合同商務(wù)談判與修訂3.3.1責(zé)任主體業(yè)務(wù)部門（主導(dǎo)）、法務(wù)部（支持）、高層領(lǐng)導(dǎo)（重大合同參與）。3.3.2操作步驟（1）談判準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核后的合同修訂稿，制定談判方案，明確談判底線、核心條款及讓步空間，必要時(shí)邀請(qǐng)法務(wù)部參與談判策略制定。（2）商務(wù)談判：業(yè)務(wù)部門與合作方就合同條款進(jìn)行溝通協(xié)商，重點(diǎn)聚焦價(jià)格、履行期限、交付標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等爭(zhēng)議條款，談判過(guò)程需形成《談判紀(jì)要》（見(jiàn)附件4），記錄雙方主要觀點(diǎn)及協(xié)商結(jié)果。（3）合同修訂：談判達(dá)成一致后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)《談判紀(jì)要》修改合同，最終定稿并提交至法務(wù)部復(fù)核，保證修改內(nèi)容與協(xié)商結(jié)果一致且無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)。3.3.3輸出成果《談判紀(jì)要》、合同最終版（雙方確認(rèn)稿）。3.4合同審批與簽訂3.4.1責(zé)任主體業(yè)務(wù)部門（提交）、審批領(lǐng)導(dǎo)（按權(quán)限審批）、行政部（蓋章管理）。3.4.2操作步驟（1）審批提交：業(yè)務(wù)部門將合同最終版、全套審核文件（含《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》《合同審核意見(jiàn)表》《合同修訂說(shuō)明》《談判紀(jì)要》等）提交至對(duì)應(yīng)審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)，審批權(quán)限金額≤10萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、分管副總審批；金額＞50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、分管副總、總經(jīng)理*審批。（2）審批執(zhí)行：審批領(lǐng)導(dǎo)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行最終把關(guān)，審批通過(guò)后簽署《合同審批單》（見(jiàn)附件5）。（3）用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門憑審批通過(guò)的《合同審批單》及合同最終版，向行政部申請(qǐng)加蓋企業(yè)公章或合同專用章，用印需嚴(yán)格執(zhí)行“審批-登記-用印”流程，用印記錄由行政部存檔。（4）合同簽訂：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并蓋章后，合同正式生效。業(yè)務(wù)部門需保證合同文本一式兩份（或按需增加份數(shù)），雙方各執(zhí)一份，企業(yè)留存原件。3.4.3輸出成果《合同審批單》、已簽訂合同文本（雙方蓋章版）。3.5合同履行與跟蹤3.5.1責(zé)任主體業(yè)務(wù)部門（履行主體）、財(cái)務(wù)部（付款管理）、法務(wù)部（風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控）。3.5.2操作步驟（1）履行計(jì)劃：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，制定《合同履行計(jì)劃表》（見(jiàn)附件6），明確各階段履行節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、交付成果及時(shí)間要求，保證按約履行。（2）過(guò)程跟蹤：業(yè)務(wù)部門指定專人跟蹤合同履行情況，記錄履行進(jìn)度、對(duì)方履約表現(xiàn)（如交付質(zhì)量、付款及時(shí)性等），發(fā)覺(jué)對(duì)方違約或可能違約風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部報(bào)告。（3）驗(yàn)收與確認(rèn)：合同涉及交付標(biāo)的（如產(chǎn)品、服務(wù)、成果等）時(shí)，業(yè)務(wù)部門需組織相關(guān)部門（如技術(shù)部、質(zhì)檢部）進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《合同驗(yàn)收單》（見(jiàn)附件7），雙方簽字確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果。（4）付款管理：財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定的支付條件及驗(yàn)收結(jié)果，審核付款申請(qǐng)，辦理付款手續(xù)，保證付款合規(guī)。3.5.3輸出成果《合同履行計(jì)劃表》、《合同驗(yàn)收單》、付款憑證、履行記錄。3.6合同變更與解除3.6.1責(zé)任主體業(yè)務(wù)部門（申請(qǐng)）、法務(wù)部（審核）、審批領(lǐng)導(dǎo)（審批）。3.6.2操作步驟（1）變更/解除申請(qǐng)：因客觀情況變化需變更或解除合同時(shí)業(yè)務(wù)部門向?qū)Ψ桨l(fā)出《合同變更/解除意向函》（見(jiàn)附件8），說(shuō)明變更/解除原因、內(nèi)容及建議方案，雙方協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》。（2）內(nèi)部審批：變更/解除協(xié)議需重新履行審批流程（參照3.4節(jié)審批權(quán)限），保證變更/解除內(nèi)容合法合規(guī)，避免企業(yè)權(quán)益受損。（3）協(xié)議簽訂與執(zhí)行：審批通過(guò)后，雙方簽訂書(shū)面變更/解除協(xié)議，明確變更后的權(quán)利義務(wù)或解除后的結(jié)算、賠償?shù)仁马?xiàng)。業(yè)務(wù)部門需跟蹤協(xié)議執(zhí)行情況，保證后續(xù)履約無(wú)爭(zhēng)議。3.6.3輸出成果《合同變更/解除意向函》、《合同變更協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》、審批文件。3.7合同歸檔管理3.7.1責(zé)任主體業(yè)務(wù)部門（資料移交）、行政部（檔案管理）。3.7.2操作步驟（1）資料整理：合同履行完畢（或終止）后，業(yè)務(wù)部門整理合同全流程資料，包括：合同文本、審批文件、審核意見(jiàn)、談判紀(jì)要、履行記錄、驗(yàn)收單、付款憑證、變更/解除協(xié)議等，保證資料齊全、真實(shí)有效。（2）移交歸檔：業(yè)務(wù)部門在合同終止后10個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的資料移交至行政部，填寫(xiě)《合同檔案移交清單》（見(jiàn)附件9），雙方簽字確認(rèn)。行政部按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》對(duì)合同資料進(jìn)行分類、編號(hào)、存檔，電子檔案同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。（3）借閱與保管：合同檔案原則上不得借出，確因工作需要借閱的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日，保證檔案安全。3.7.3輸出成果《合同檔案移交清單》、合同檔案（紙質(zhì)+電子）。第四章合同管理關(guān)鍵工具模板附件1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表合同名稱編號(hào)需求部門需求人合作方名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□其他合同金額（萬(wàn)元）合作內(nèi)容簡(jiǎn)述履行期限自_年_月_日至_年__月__日部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)法務(wù)部初審意見(jiàn)財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)分管副總審批意見(jiàn)總經(jīng)理審批意見(jiàn)附件2：合同審核意見(jiàn)表合同名稱編號(hào)審核部門□業(yè)務(wù)□法務(wù)□財(cái)務(wù)審核人審核重點(diǎn)□主體資格□條款合規(guī)□業(yè)務(wù)合理性□財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審核日期審核意見(jiàn)修改建議審核人簽字部門負(fù)責(zé)人簽字附件3：合同修訂說(shuō)明合同名稱編號(hào)修訂條款原條款內(nèi)容修訂后內(nèi)容修訂原因（示例）第3.2條付款方式：轉(zhuǎn)賬付款方式：轉(zhuǎn)賬，需提供增值稅專用發(fā)票對(duì)方要求明確發(fā)票類型業(yè)務(wù)部門確認(rèn)法務(wù)部確認(rèn)附件4：談判紀(jì)要談判時(shí)間____年__月__日__時(shí)談判地點(diǎn)我方參與人員對(duì)方參與人員談判主題主要爭(zhēng)議點(diǎn)及協(xié)商結(jié)果（示例）價(jià)格條款：原報(bào)價(jià)50萬(wàn)元，最終協(xié)商為48萬(wàn)元雙方簽字確認(rèn)我方：_____________對(duì)方：_____________附件5：合同審批單合同名稱編號(hào)審批流程業(yè)務(wù)部門→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理審批意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)簽字：_____________日期：____年__月__日法務(wù)部意見(jiàn)簽字：_____________日期：____年__月__日財(cái)務(wù)部意見(jiàn)簽字：_____________日期：____年__月__日分管副總意見(jiàn)簽字：_____________日期：____年__月__日總經(jīng)理意見(jiàn)簽字：_____________日期：____年__月__日附件6：合同履行計(jì)劃表合同編號(hào)合同名稱履行階段起止時(shí)間關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)內(nèi)容責(zé)任人階段一：需求確認(rèn)____年__月__日-__月__日明確技術(shù)參數(shù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*階段二：生產(chǎn)/服務(wù)____年__月__日-__月__日完成產(chǎn)品交付/服務(wù)技術(shù)部*階段三：驗(yàn)收____年__月__日雙方簽字驗(yàn)收業(yè)務(wù)部門*附件7：合同驗(yàn)收單合同編號(hào)合同名稱驗(yàn)收標(biāo)的驗(yàn)收日期____年__月__日驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同約定條款填寫(xiě)）驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格需說(shuō)明原因：_________）驗(yàn)收小組意見(jiàn)簽字：_____________日期：____年__月__日我方簽字對(duì)方簽字附件8：合同變更/解除意向函合同編號(hào)合同名稱致送單位（合作方全稱）發(fā)函單位（我方全稱）變更/解除原因變更/解除內(nèi)容（示例）因原材料價(jià)格上漲，申請(qǐng)調(diào)整合同金額由50萬(wàn)元調(diào)整為52萬(wàn)元建議方案期望回復(fù)時(shí)間請(qǐng)于___年_月__日前回復(fù)發(fā)函單位簽字日期：____年__月__日附件9：合同檔案移交清單合同編號(hào)合同名稱移交日期移交人接收人____年__月__日業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*行政部*檔案資料清單份數(shù)備注1.合同文本原件2份雙方各執(zhí)1份2.審批文件1份含各環(huán)節(jié)審批表3.審核意見(jiàn)1份法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)4.履行記錄1份含驗(yàn)收單、付款憑證移交人簽字接收人簽字第五章合同管理風(fēng)險(xiǎn)管控要點(diǎn)5.1主體資格風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格審查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等文件，保證其具備履約能力及簽約主體資格，避免與無(wú)民事行為能力或超越經(jīng)營(yíng)范圍的主體簽訂合同。涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療等）的，需核實(shí)合作方是否具備相應(yīng)的行業(yè)許可資質(zhì)。5.2條款合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)合同條款不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，避免出現(xiàn)“霸王條款”或顯失公平的約定。涉及金額、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵內(nèi)容需明確具體，避免模糊表述（如“大概”“左右”等），減少履約爭(zhēng)議。5.3審核流程風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁“先簽后批”或繞過(guò)審核流程簽訂合同，保證所有合同均經(jīng)過(guò)法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門合規(guī)性審查。重大合同（如金額超過(guò)50萬(wàn)元或涉及核心業(yè)務(wù)）需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，降低決策風(fēng)險(xiǎn)。5.4履約監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期檢查履約進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺(jué)并處理對(duì)方違約行為（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等），保留催告、驗(yàn)收等書(shū)面證據(jù)。對(duì)長(zhǎng)期未履行或存在重大履約風(fēng)險(xiǎn)的合同，及時(shí)啟動(dòng)變更或解除程序，減少企業(yè)損失。5.5檔案管理風(fēng)險(xiǎn)合同檔案資料需完整保存，包括簽訂前、簽訂中、簽訂后的全流程文件，保證檔案可追溯、可查詢。電子檔案需定期備份，防止因系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等原因?qū)е聶n案損毀。第六