供應(yīng)商信息管理資料收集清單模板一、適用范圍與應(yīng)用情境本模板適用于企業(yè)采購(gòu)部門、供應(yīng)鏈管理部、質(zhì)量部等相關(guān)職能部門，在開(kāi)展供應(yīng)商全生命周期管理過(guò)程中，對(duì)供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件、經(jīng)營(yíng)能力等資料的規(guī)范化收集與整理。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括但不限于：新供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估：首次合作前，全面收集供應(yīng)商資質(zhì)與經(jīng)營(yíng)信息，保證其具備履約能力；年度供應(yīng)商復(fù)審：定期對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商的資質(zhì)有效性、經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行重新核查與信息更新；戰(zhàn)略合作供應(yīng)商深度調(diào)研：針對(duì)重點(diǎn)合作供應(yīng)商，補(bǔ)充收集財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、產(chǎn)能細(xì)節(jié)等深度信息；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與合規(guī)檢查：針對(duì)行業(yè)政策變化、供應(yīng)商負(fù)面輿情等，及時(shí)補(bǔ)充收集相關(guān)合規(guī)性資料。二、資料收集全流程操作指南（一）前期準(zhǔn)備：明確需求與責(zé)任分工確定收集范圍：根據(jù)供應(yīng)商類型（如生產(chǎn)型、貿(mào)易型、服務(wù)型）、合作業(yè)務(wù)（如原材料采購(gòu)、外包服務(wù)）及行業(yè)監(jiān)管要求，明確需收集的資料清單（可參考本模板“標(biāo)準(zhǔn)化清單模板結(jié)構(gòu)”部分）。分配責(zé)任主體：指定專人負(fù)責(zé)資料收集工作（如采購(gòu)專員對(duì)接供應(yīng)商，質(zhì)量專員審核資質(zhì)文件，財(cái)務(wù)專員*核實(shí)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)），保證各環(huán)節(jié)職責(zé)清晰。準(zhǔn)備溝通材料：向供應(yīng)商發(fā)送《資料收集通知函》，明確資料提交截止時(shí)間、格式要求（如PDF掃描件）、保密承諾及聯(lián)系人（如供應(yīng)商對(duì)接人*），保證供應(yīng)商理解配合。（二）信息收集：多渠道同步推進(jìn)供應(yīng)商自主提交：要求供應(yīng)商通過(guò)指定渠道（如企業(yè)郵箱、協(xié)同平臺(tái)）提交電子版資料，并對(duì)資料完整性進(jìn)行初步自查（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)是否填寫完整）。輔助資料獲?。汗_(kāi)信息核實(shí)：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“天眼查”等公開(kāi)平臺(tái)，核查供應(yīng)商注冊(cè)信息、股權(quán)結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)異常名錄等；行業(yè)資質(zhì)認(rèn)證：針對(duì)特定行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械），要求供應(yīng)商提供行業(yè)主管部門頒發(fā)的生產(chǎn)許可證、認(rèn)證證書（如ISO、HACCP），并通過(guò)官網(wǎng)或監(jiān)管平臺(tái)驗(yàn)證真?zhèn)危豢蛻襞c同行調(diào)研：對(duì)重點(diǎn)供應(yīng)商，可向其合作客戶或行業(yè)伙伴補(bǔ)充收集合作評(píng)價(jià)、市場(chǎng)口碑等信息（需提前獲得供應(yīng)商書面授權(quán)）。（三）資料審核：多維交叉驗(yàn)證完整性審核：對(duì)照清單逐項(xiàng)核對(duì)資料是否齊全，缺失部分及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商補(bǔ)充（如“財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告”未提交，需說(shuō)明要求補(bǔ)充近3年或近1年報(bào)告）。真實(shí)性審核：文件形式核驗(yàn)：檢查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等文件是否有清晰公章、防偽標(biāo)識(shí)，避免復(fù)印件模糊或關(guān)鍵信息涂改；數(shù)據(jù)邏輯驗(yàn)證：對(duì)比供應(yīng)商提交的“資產(chǎn)負(fù)債表”“利潤(rùn)表”等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，核查是否存在異常波動(dòng)（如營(yíng)收激增但產(chǎn)能不匹配）；關(guān)聯(lián)信息比對(duì)：將供應(yīng)商提供的“法人代表聯(lián)系方式”與公開(kāi)信息或歷史合作記錄進(jìn)行比對(duì)，保證一致性。合規(guī)性審核：重點(diǎn)檢查資料是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部政策（如“環(huán)保達(dá)標(biāo)證明”“安全生產(chǎn)許可證”是否齊全，涉密業(yè)務(wù)供應(yīng)商需提供“保密資質(zhì)”）。（四）歸檔管理：動(dòng)態(tài)更新與安全存儲(chǔ)分類整理：按供應(yīng)商名稱、合作層級(jí)（如戰(zhàn)略供應(yīng)商/普通供應(yīng)商）、資料類型（如基礎(chǔ)類/資質(zhì)類/經(jīng)營(yíng)類）建立電子檔案庫(kù)，命名規(guī)則示例：“公司+供應(yīng)商編號(hào)+資料類型+日期”（如“ABC有限公司+2023001+基礎(chǔ)資料+2023-10-01”）。動(dòng)態(tài)更新：設(shè)置資料有效期提醒（如“營(yíng)業(yè)執(zhí)照”到期前3個(gè)月提醒供應(yīng)商更新），每次資料變更后及時(shí)歸檔最新版本，保證歷史版本可追溯。保密管理：對(duì)供應(yīng)商敏感信息（如核心技術(shù)參數(shù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人（如采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)）查閱，嚴(yán)禁外泄。三、標(biāo)準(zhǔn)化清單模板結(jié)構(gòu)資料類別資料名稱資料要求提交形式是否必須備注基本信息公司全稱與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，包含英文/拼音名稱（如適用）掃描件（PDF）是統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位代碼，清晰可辨掃描件（PDF）是注冊(cè)地址與實(shí)際經(jīng)營(yíng)地址需提供證明材料（如租賃合同、房產(chǎn)證）掃描件（PDF）是如地址不一致，需說(shuō)明原因法定代表人及聯(lián)系方式姓名、職務(wù)、手機(jī)號(hào)、郵箱（郵箱需為企業(yè)郵箱）掃描件（PDF）是法定代表人變更時(shí)需同步更新開(kāi)戶銀行及賬號(hào)需加蓋公章，用于后續(xù)付款流程掃描件（PDF）是資質(zhì)證明營(yíng)業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，最新年檢版本掃描件（PDF）是需包含“經(jīng)營(yíng)范圍”與本次合作業(yè)務(wù)匹配行業(yè)生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等，需在有效期內(nèi)掃描件（PDF）是（如適用）需提供發(fā)證機(jī)關(guān)官網(wǎng)驗(yàn)證或驗(yàn)證說(shuō)明管理體系認(rèn)證證書如ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系、ISO45001職業(yè)健康安全管理體系等掃描件（PDF）否優(yōu)先提供近3年認(rèn)證證書，需在有效期內(nèi)產(chǎn)品認(rèn)證/檢測(cè)報(bào)告如3C認(rèn)證、CE認(rèn)證、ROHS檢測(cè)報(bào)告等，需與本次供應(yīng)產(chǎn)品一致掃描件（PDF）是（如適用）需注明檢測(cè)機(jī)構(gòu)及有效期經(jīng)營(yíng)狀況近3年財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告需經(jīng)第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)出具，包含資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表掃描件（PDF）是新成立不足3年的，提供自成立以來(lái)的財(cái)務(wù)報(bào)表主要生產(chǎn)設(shè)備清單設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、產(chǎn)能說(shuō)明Excel表格否主要原材料供應(yīng)商清單供應(yīng)商名稱、合作年限、采購(gòu)占比（如適用）Excel表格否員工構(gòu)成信息總?cè)藬?shù)、技術(shù)研發(fā)人員占比、生產(chǎn)人員占比Excel表格否合作歷史過(guò)往合作案例需提供合同關(guān)鍵頁(yè)（首頁(yè)、金額頁(yè)、蓋章頁(yè)）、客戶聯(lián)系方式及合作評(píng)價(jià)掃描件（PDF）+Excel是案例需與本次合作業(yè)務(wù)相關(guān)，優(yōu)先提供近3年案例客戶推薦信需加蓋合作客戶公章，說(shuō)明合作時(shí)長(zhǎng)、履約情況、質(zhì)量評(píng)價(jià)掃描件（PDF）否其他環(huán)保達(dá)標(biāo)證明如環(huán)評(píng)批復(fù)、排污許可證、檢測(cè)報(bào)告等掃描件（PDF）是（如適用）需符合國(guó)家及地方環(huán)保要求知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明如專利證書、商標(biāo)注冊(cè)證（如涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)合作）掃描件（PDF）否獎(jiǎng)項(xiàng)/榮譽(yù)證書如“高新技術(shù)企業(yè)”“守合同重信用企業(yè)”等掃描件（PDF）否四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示資料真實(shí)性優(yōu)先：對(duì)供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等核心信息，必須通過(guò)多渠道交叉驗(yàn)證，避免虛假資料導(dǎo)致合作風(fēng)險(xiǎn)（如“三無(wú)供應(yīng)商”“空殼公司”）。時(shí)效性動(dòng)態(tài)管理：建立資料有效期臺(tái)賬，定期（如每季度/每半年）對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證）進(jìn)行復(fù)查，保證資料持續(xù)有效，避免因資質(zhì)過(guò)期影響合作。保密協(xié)議約束：在與供應(yīng)商簽訂《資料保密協(xié)議》時(shí)，明確資料使用范圍、保密期限及違約責(zé)任，防范供應(yīng)商敏感信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。溝通與反饋機(jī)制：資料收集過(guò)程中，若供應(yīng)商對(duì)部分資料有疑問(wèn)（如“行業(yè)