行政管理辦公用品管理制度及模板一、制度目的與適用范圍為規(guī)范公司辦公用品的采購、申領、使用及庫存管理，保障辦公需求，控制運營成本，提高資源利用效率，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工，涵蓋辦公用品從需求提報到報廢處置的全流程管理。二、職責分工行政部門：負責辦公用品管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，包括制定采購計劃、選擇合規(guī)供應商、組織采購、入庫驗收、庫存登記、定期盤點及制度執(zhí)行監(jiān)督。各部門：負責本部門辦公用品需求的提報與合理性審核，指定專人（部門辦公用品管理員）負責日常申領、分發(fā)及臺賬登記，監(jiān)督員工規(guī)范使用。全體員工：按需申領辦公用品，遵循節(jié)約原則合理使用，妥善保管個人領用物品，避免浪費或損壞。三、辦公用品采購管理流程（一）需求提報與審核月度需求提報：每月25日前，各部門辦公用品管理員根據(jù)下月實際需求，填寫《辦公用品月度需求申請表》（詳見模板一），經(jīng)部門負責人*審核后提交至行政部門。需求匯總與核查：行政部門于每月28日前匯總各部門需求，結合當前庫存情況、預算額度及消耗規(guī)律，核查需求的必要性與合理性，形成《辦公用品月度采購計劃表》，報行政負責人*審批。（二）采購執(zhí)行與驗收供應商選擇：行政部門優(yōu)先選擇與公司簽訂長期合作協(xié)議的供應商，保證產(chǎn)品質量、價格及服務符合標準。若需新增供應商，需進行資質審核（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可等）及樣品測試。采購實施：審批通過后，采購員*按計劃下達采購訂單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時間及質量要求。大宗采購（如單次金額超5000元）需簽訂采購合同。入庫驗收：物品送達后，由采購員、行政部門指定驗收員共同核對送貨清單與采購訂單，檢查物品數(shù)量、質量、規(guī)格是否一致，確認無誤后在《辦公用品入庫驗收單》（詳見模板二）簽字確認；若存在數(shù)量不符、質量問題等情況，需當場與供應商溝通處理，拒絕簽收不合格物品。四、辦公用品申領與發(fā)放流程（一）日常申領線上/線下申請：員工通過OA系統(tǒng)或填寫《辦公用品領用申請單》（詳見模板三），注明申領部門、申領人、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，經(jīng)部門負責人*審批后提交至行政部門。發(fā)放與登記：庫存管理員*核對審批通過的領用申請，確認庫存充足后發(fā)放物品，領用人在《辦公用品領用登記表》（詳見模板四）簽字確認；若庫存不足，需告知申領人預計到貨時間，待采購入庫后再行發(fā)放。（二）特殊申領臨時緊急需求：因突發(fā)工作需要臨時申領辦公用品，由部門負責人*電話確認后，可先行領用，需在2個工作日內(nèi)補辦書面審批手續(xù)。批量或貴重物品申領（如打印機、投影儀等），需額外說明使用用途及預計使用期限，報行政負責人*審批后發(fā)放，并建立《貴重辦公用品管理臺賬》（詳見模板五），明保證管人與責任人。五、庫存管理規(guī)范（一）臺賬登記與更新庫存管理員*需建立《辦公用品庫存臺賬》（詳見模板六），實時記錄物品入庫、出庫、結存數(shù)量及變動原因，保證賬實相符。臺賬需包含物品名稱、規(guī)格型號、單位、入庫日期、入庫數(shù)量、出庫日期、出庫數(shù)量、結存數(shù)量、保管人等字段。每日下班前，庫存管理員*需核對當日出入庫記錄，更新臺賬數(shù)據(jù)，保證信息準確及時。（二）定期盤點與庫存預警月度盤點：每月末最后一個工作日，庫存管理員與行政部門負責人共同對庫存物品進行盤點，編制《辦公用品月度盤點表》（詳見模板七），核對賬面數(shù)量與實際庫存，若差異超過5%，需分析原因并形成書面報告，報行政負責人審批后處理。庫存預警：對消耗快、易短缺的常用物品（如A4紙、簽字筆等），設定安全庫存量（通常為月均用量的1.5倍）。當庫存低于安全閾值時，庫存管理員*需立即啟動采購補貨流程，保證供應不斷檔。（三）報廢與處置對于因損壞、過期或淘汰無法使用的辦公用品，由保管人填寫《辦公用品報廢申請單》（詳見模板八），說明報廢原因、數(shù)量及處理建議，經(jīng)部門負責人審核、行政部門鑒定后，報行政負責人審批。審批通過后，由行政部門統(tǒng)一處置（如回收變賣、專業(yè)銷毀等），嚴禁員工私自丟棄或挪用報廢物品。處置結果需在臺賬中記錄備查。六、使用與維護要求節(jié)約使用：員工應按需領用，杜絕浪費（如隨意丟棄可重復使用的文件夾、夾子等），鼓勵使用環(huán)保、可循環(huán)辦公用品。妥善保管：個人領用的辦公用品（如辦公文具、計算器等）由員工自行保管；部門共用的辦公用品（如打印機、掃描儀等）由部門管理員負責保管，保證設備正常運轉。責任追究：因個人原因造成辦公用品損壞或丟失的，需根據(jù)物品價值及損壞程度承擔相應賠償責任（具體標準由行政部門另行制定）；故意損壞、挪用或私藏辦公用品的，將視情節(jié)輕重給予通報批評。七、監(jiān)督與改進機制日常檢查：行政部門每月不定期對各部門辦公用品使用情況、臺賬登記情況及庫存管理進行檢查，發(fā)覺問題及時督促整改。季度評估：每季度末，行政部門匯總辦公用品采購成本、庫存周轉率、人均消耗量等數(shù)據(jù)，分析管理中存在的問題，提出優(yōu)化建議，形成《辦公用品管理季度報告》報公司管理層。制度修訂：根據(jù)公司發(fā)展及實際管理需求，行政部門可每年度對本制度進行評估修訂，保證制度的適用性與有效性。修訂后需重新發(fā)布并組織培訓。八、模板表格模板一：辦公用品月度需求申請表部門：月份：申請人：*日期：序號物品名稱規(guī)格型號單位12部門負責人審核意見：簽字：*日期：模板二：辦公用品入庫驗收單供應商名稱：采購單號：驗收日期：序號物品名稱規(guī)格型號12采購員確認：簽字：*行政驗收確認：簽字：*模板三：辦公用品領用申請單部門：申請人：*日期：物品名稱規(guī)格型號單位部門負責人審批意見：簽字：*日期：模板四：辦公用品領用登記表日期部門申領人物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量領用事由審批人發(fā)放人領用人簽字模板五：貴重辦公用品管理臺賬物品名稱規(guī)格型號資產(chǎn)編號購買日期購買金額保管部門保管人使用狀況備注模板六：辦公用品庫存臺賬日期物品名稱規(guī)格型號單位期初庫存入庫數(shù)量出庫數(shù)量結存數(shù)量變動原因保管人模板七：辦公用品月度盤點表部門：盤點日期：盤點人：*物品名稱規(guī)格型號賬面數(shù)量盤點負責人：簽字：*模板八：辦公用品報廢申請單部門：申請人：*日期：物品名稱規(guī)格型號數(shù)量部門負責人審核：簽字：*行政部門鑒定：簽字：*行政負責人審批：簽字：*九、注意事項采購需嚴格執(zhí)行預算管理，超預算采購需提交書面說明，報公司分管領導*審批。嚴禁各部門或員工私自向供應商采購辦公用品，避