行政公文撰寫指南與企業(yè)通用版一、適用場景與常見類型在企業(yè)日常運營中，行政公文是傳遞信息、規(guī)范管理、協(xié)調(diào)工作的重要載體，適用于以下場景：內(nèi)部事務(wù)傳達(dá)：如公司制度發(fā)布、工作安排、會議通知、人事任免等；對外溝通協(xié)調(diào)：如與合作伙伴、部門、客戶單位的函件往來；工作匯報與請示：如部門月度/年度工作報告、項目進(jìn)展匯報、重大事項請示；事項記錄與確認(rèn)：如會議紀(jì)要、活動方案、合同審批單等。常見公文類型包括：通知、報告、請示、函、紀(jì)要、方案等，不同類型根據(jù)目的和受眾選擇使用。二、公文撰寫全流程操作步驟（一）前期準(zhǔn)備：明確目的與基礎(chǔ)信息確定發(fā)文意圖：清晰界定公文要解決的核心問題（如“通知員工參加培訓(xùn)”“匯報項目完成情況”），避免內(nèi)容模糊。梳理受眾與范圍：明確主送機(jī)關(guān)（如“各部門”“全體員工”）或抄送對象，保證信息傳遞精準(zhǔn)。收集背景資料：整理相關(guān)政策依據(jù)、數(shù)據(jù)支撐、歷史文件（如“根據(jù)《公司考勤管理制度》”“截至2024年3月項目進(jìn)度數(shù)據(jù)”），保證內(nèi)容有據(jù)可依。（二）核心撰寫：規(guī)范格式與內(nèi)容邏輯標(biāo)題擬定：簡潔明了，包含“事由+文種”（如“關(guān)于舉辦2024年度消防安全培訓(xùn)的通知”“項目第一季度進(jìn)展報告”），避免使用“通知”“報告”等單一文種作為標(biāo)題。主送機(jī)關(guān)標(biāo)注：頂格書寫，后加冒號，如“各部門：”“各分公司負(fù)責(zé)人：”；若涉及多個單位，用頓號分隔，如“人力資源部、財務(wù)部、行政部：”。撰寫：開頭：說明發(fā)文緣由或依據(jù)，如“為提升員工安全意識，根據(jù)年度培訓(xùn)計劃安排，現(xiàn)就培訓(xùn)事宜通知”；主體：分條列項闡述具體內(nèi)容，邏輯清晰（如“一、培訓(xùn)時間”“二、培訓(xùn)地點”），每條內(nèi)容單一，避免交叉；結(jié)尾：提出要求或總結(jié)，如“請各部門組織人員準(zhǔn)時參加，并提前10分鐘到場”“特此報告”。附件說明：如有附件，在下空一行左空二字注明“附件：”，后加冒號和附件名稱（如“附件：1.培訓(xùn)議程安排”），附件名稱需規(guī)范。落款與日期：發(fā)文機(jī)關(guān)（如“公司辦公室”“項目部”）和成文日期（阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2024年3月15日”）右對齊，位于下方。（三）審核與修訂：保證合規(guī)與準(zhǔn)確部門內(nèi)部審核：由部門負(fù)責(zé)人或起草人自查，重點檢查內(nèi)容是否符合公司規(guī)定、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范?？绮块T會簽：涉及多部門協(xié)作的公文（如“年度預(yù)算方案”），需送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽，保證意見一致。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公文重要性提交對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如“部門級通知”由部門經(jīng)理審批，“公司制度文件”由總經(jīng)理審批），審批通過后方可印發(fā)。（四）印發(fā)與歸檔：規(guī)范管理與留存排版與編號：按公司統(tǒng)一格式排版（如標(biāo)題二號小標(biāo)宋體、三號仿宋GB2312、行距28磅），標(biāo)注公文編號（如“辦發(fā)〔2024〕5號”）。發(fā)布與傳達(dá)：通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄、會議等方式發(fā)布，保證相關(guān)人員及時獲取。歸檔管理：紙質(zhì)公文按類別、時間順序存入檔案盒，電子公文備份至公司服務(wù)器，保存期限按檔案管理規(guī)定執(zhí)行（如一般公文保存3-5年，重要公文永久保存）。三、企業(yè)通用公文模板示例（一）通知模板關(guān)于舉辦2024年度新員工入職培訓(xùn)的通知各部門：為幫助新員工快速熟悉公司文化、規(guī)章制度及崗位職責(zé)，提升崗位勝任能力，根據(jù)年度人力資源工作計劃，現(xiàn)就培訓(xùn)事宜通知一、培訓(xùn)時間2024年4月8日-4月10日（每日9:00-17:00）二、培訓(xùn)地點公司總部三樓會議室三、參訓(xùn)人員2024年1月至3月入職的新員工（名單見附件1）四、培訓(xùn)內(nèi)容公司發(fā)展歷程與企業(yè)文化（主講人：*總監(jiān)）；《員工手冊》及公司規(guī)章制度（主講人：人力資源部*經(jīng)理）；崗位技能基礎(chǔ)操作（主講人：業(yè)務(wù)部*主管）。五、相關(guān)要求請各部門組織參訓(xùn)人員準(zhǔn)時參加，不得無故缺席；培訓(xùn)期間需攜帶筆記本、筆，手機(jī)調(diào)至靜音模式；聯(lián)系人：人力資源部，聯(lián)系方式：（內(nèi)部號碼）。公司人力資源部2024年3月25日（二）報告模板項目第一季度進(jìn)展報告總經(jīng)理辦公室：根據(jù)《2024年度項目立項書》（項立〔2023〕12號）要求，現(xiàn)將項目2024年第一季度進(jìn)展情況匯報一、項目總體進(jìn)展截至3月31日，項目已完成需求調(diào)研、方案設(shè)計及核心模塊開發(fā)，整體進(jìn)度按計劃推進(jìn)，完成階段性目標(biāo)的85%。二、主要工作成果完成市場用戶調(diào)研120份，形成《用戶需求分析報告》；完成系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計及數(shù)據(jù)庫搭建，通過內(nèi)部技術(shù)評審；開發(fā)完成用戶管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等5個核心模塊，測試通過率92%。三、存在問題與解決措施問題：第三方接口對接延遲，影響數(shù)據(jù)模塊進(jìn)度；措施：已與接口供應(yīng)商溝通，明確4月5日前完成對接，安排技術(shù)人員全程跟進(jìn)。問題：部分模塊測試用例覆蓋率不足；措施：增補測試用例30條，計劃4月10日前完成復(fù)測。四、下一步計劃4月完成剩余3個模塊開發(fā)及整體聯(lián)調(diào)；5月初組織用戶驗收測試，6月底前完成項目交付。特此報告。項目部2024年4月2日（三）請示模板關(guān)于采購辦公設(shè)備的請示總經(jīng)理：因現(xiàn)有辦公設(shè)備使用年限較長（平均超過5年），故障頻發(fā)，影響日常工作效率。經(jīng)行政部排查，需更換以下設(shè)備：筆記本電腦20臺（用于市場部業(yè)務(wù)拓展）；激光打印機(jī)3臺（替換故障打印機(jī)2臺，新增1臺）。經(jīng)詢價，上述設(shè)備總預(yù)算為8.5萬元（詳見附件《辦公設(shè)備報價單》），符合年度采購預(yù)算安排。妥否，請批示。公司行政部2024年3月20日四、撰寫與使用關(guān)鍵要點（一）格式規(guī)范字體與字號：標(biāo)題一般用二號小標(biāo)宋體，用三號仿宋GB2312，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體GB2312；行距與頁邊距：行距一般為28磅，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；頁碼標(biāo)注：頁碼位于頁面底端，居中排列，用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“-1-”）。（二）內(nèi)容準(zhǔn)確數(shù)據(jù)與事實：涉及數(shù)據(jù)、時間、人名等需反復(fù)核對，避免錯誤（如“2024年第一季度”不可寫為“今年第一季度”）；依據(jù)充分：引用政策、制度時需注明文號和名稱（如“根據(jù)《公司檔案管理辦法》（辦〔2023〕8號）”）；邏輯清晰：內(nèi)容按“背景-事項-要求”或“進(jìn)展-成果-問題-計劃”邏輯展開，避免條理混亂。（三）語言簡練避免口語化：使用“應(yīng)”“需”“特此”等公文常用語，避免“咱們”“搞定”等非正式表述；精簡冗余內(nèi)容：刪除重復(fù)、無關(guān)信息，每段內(nèi)容聚焦一個核心點（如“培訓(xùn)要求”部分分點列出，避免長篇大論）。（四）流程合規(guī)審批層級：嚴(yán)格按照公司規(guī)定流程審批，不得越級報送（如“部門費用請示”需先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，再報財務(wù)部及總經(jīng)理）；保密管理：涉密公文（如未公開的商業(yè)數(shù)據(jù)、人事調(diào)整方案）需標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”等字樣，按規(guī)定傳遞和存檔。