固定資產(chǎn)采購審批與采購流程管理工具模板說明一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位、學(xué)校、醫(yī)院等各類組織對固定資產(chǎn)采購的全流程管理，涵蓋辦公設(shè)備（如電腦、打印機）、生產(chǎn)設(shè)備（如機床、儀器）、家具用具（如辦公桌椅、文件柜）、交通工具（如非經(jīng)營性用車）等符合固定資產(chǎn)定義（單位價值通常在2000元以上，使用年限超過1年）的采購活動。典型場景包括：企業(yè)行政部門因業(yè)務(wù)擴張需批量采購新電腦；學(xué)校實驗室為科研項目采購專業(yè)檢測設(shè)備；醫(yī)院科室更新醫(yī)療影像設(shè)備；制造企業(yè)生產(chǎn)線新增自動化設(shè)備等。二、操作流程詳解（一）需求提出與部門初審需求發(fā)起：申請人（使用部門經(jīng)辦人）根據(jù)工作需要，填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》，明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價及總價、用途說明、使用部門、資金來源（如預(yù)算科目）等信息，并附技術(shù)參數(shù)說明（如設(shè)備配置要求、功能標(biāo)準(zhǔn)）或市場調(diào)研簡報（如3家以上供應(yīng)商報價對比）。部門負責(zé)人審核：使用部門負責(zé)人（如部門經(jīng)理*）對采購需求的必要性、合理性進行審核，重點確認資產(chǎn)是否符合部門工作計劃、是否為重復(fù)配置、預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，審核通過后簽字確認。（二）跨部門聯(lián)審與預(yù)算復(fù)核資產(chǎn)管理部門審核：資產(chǎn)管理部門（如行政部、設(shè)備科）對資產(chǎn)的技術(shù)參數(shù)、配置標(biāo)準(zhǔn)、資產(chǎn)編碼規(guī)則（如是否已有同類資產(chǎn)、是否符合資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)）進行審核，保證資產(chǎn)符合組織固定資產(chǎn)管理規(guī)范，避免閑置或冗余。財務(wù)部門審核：財務(wù)部門（如財務(wù)部*）對采購預(yù)算的合規(guī)性、資金來源的充足性進行審核，核對申請金額是否超出年度預(yù)算、是否屬于專項預(yù)算范圍，并確認付款方式是否符合財務(wù)制度（如轉(zhuǎn)賬、公對公支付）。（三）分級審批與決策根據(jù)采購金額或資產(chǎn)重要性，執(zhí)行分級審批：低值/常規(guī)采購（如金額≤5萬元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)（如副總、院長助理）審批，確認采購優(yōu)先級與資源分配合理性。高值/重要采購（如金額＞5萬元或關(guān)鍵設(shè)備）：需提交總經(jīng)理辦公會、校務(wù)委員會或類似決策機構(gòu)集體審議，重點評估采購對組織戰(zhàn)略、長期效益的影響，審批通過后形成書面決議。（四）供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行供應(yīng)商確定：根據(jù)采購金額與資產(chǎn)特性，選擇合規(guī)采購方式：公開招標(biāo)：金額較大或通用資產(chǎn)（如辦公設(shè)備），通過采購平臺或第三方招標(biāo)機構(gòu)公開招標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。詢價采購：金額適中（如1萬-5萬元），向3家及以上合格供應(yīng)商詢價，綜合比較價格、質(zhì)量、售后后確定供應(yīng)商。單一來源采購：僅有一家供應(yīng)商可滿足需求（如定制化設(shè)備、專利產(chǎn)品），需提供獨家授權(quán)證明或技術(shù)說明，經(jīng)審批后執(zhí)行。合同簽訂：法務(wù)部門（或指定授權(quán)人）與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確資產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)保期、違約責(zé)任等條款，合同需經(jīng)審批人簽字蓋章后生效。采購執(zhí)行：采購部門（如采購部*）根據(jù)合同跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，協(xié)調(diào)物流運輸，保證按時交付。（五）資產(chǎn)驗收與入庫到貨初檢：資產(chǎn)運抵后，使用部門、資產(chǎn)管理部門、采購部門共同開箱檢查，核對資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀是否與合同一致，確認無破損、缺失。技術(shù)驗收：對于專業(yè)設(shè)備（如醫(yī)療設(shè)備、生產(chǎn)儀器），可邀請第三方機構(gòu)或技術(shù)人員進行功能測試，出具《技術(shù)驗收報告》，確認設(shè)備參數(shù)是否達標(biāo)、功能是否正常。資產(chǎn)登記：驗收合格后，資產(chǎn)管理部門填寫《固定資產(chǎn)驗收單》，分配唯一資產(chǎn)編碼（如“ZC-2024-X”），粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含編碼、名稱、使用部門等信息），并在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息（包括采購時間、原值、折舊年限、保管人等），同時更新《固定資產(chǎn)臺賬》。（六）付款結(jié)算與資料歸檔付款申請：采購部門根據(jù)合同、驗收單、發(fā)票（或合規(guī)收款憑證）填寫《付款申請單》，附相關(guān)證明材料，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)付款：財務(wù)部門核對單據(jù)信息無誤后，按合同約定方式付款（如預(yù)付款30%、到貨款60%、質(zhì)保金10%），保留付款憑證（如銀行回單）。資料歸檔：采購部門將采購申請表、審批文件、合同、驗收單、付款憑證等資料整理歸檔，保證每筆采購“有據(jù)可查”，檔案保存期限不少于5年（或符合組織檔案管理規(guī)定）。（七）后續(xù)管理與維護領(lǐng)用與保管：使用部門辦理資產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)，明保證管人（如“保管人：*”），資產(chǎn)管理部門定期檢查資產(chǎn)使用狀況，督促規(guī)范保管。維護與報廢：資產(chǎn)使用中出現(xiàn)故障，由保管人提交《維修申請》，維修后記錄維修費用；達到報廢年限或無法修復(fù)的，按固定資產(chǎn)報廢流程處理（如鑒定、審批、殘值回收）。三、模板表格表1：固定資產(chǎn)采購申請表申請單號申請部門申請人申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價（元）資金來源□年度預(yù)算內(nèi)□專項預(yù)算□其他（請注明：________）使用部門使用人用途說明（簡述采購目的、使用場景，如：“為市場部新增5臺設(shè)計用電腦，支持業(yè)務(wù)拓展”）技術(shù)參數(shù)（填寫關(guān)鍵配置要求，如：“CPU:i5-12400；內(nèi)存:16GB；硬盤:512GBSSD；顯示器:27寸2K”）附件清單□市場調(diào)研報告□技術(shù)參數(shù)說明□報價單（供應(yīng)商名稱及報價）部門負責(zé)人意見簽字：________日期：________資產(chǎn)管理部門意見簽字：________日期：________財務(wù)部門意見簽字：________日期：________分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：________日期：________總經(jīng)理/決策機構(gòu)意見簽字：________日期：________表2：固定資產(chǎn)驗收單驗收單號采購申請單號供應(yīng)商名稱采購合同號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量采購金額（元）到貨日期驗收日期驗收地點驗收人員初檢結(jié)果□合格□不合格（問題描述：________）技術(shù)驗收□通過□未通過（問題說明：________；第三方機構(gòu)報告編號：________）資產(chǎn)信息登記資產(chǎn)編碼：________；保管人：________；使用地點：________驗收結(jié)論□同意入庫□需退換貨□需維修（處理意見：________）使用部門簽字簽字：________日期：________資產(chǎn)管理部門簽字簽字：________日期：________采購部門簽字簽字：________日期：________財務(wù)部門簽字簽字：________日期：________表3：固定資產(chǎn)采購流程跟蹤表申請單號資產(chǎn)名稱采購金額（元）關(guān)鍵節(jié)點責(zé)任部門/人完成時間狀態(tài)備注需求提出申請人*□待處理□進行中□已完成部門初審部門負責(zé)人*□待處理□進行中□已完成跨部門審核資產(chǎn)/財務(wù)部門*□待處理□進行中□已完成分級審批分管領(lǐng)導(dǎo)*□待處理□進行中□已完成供應(yīng)商確定采購部*□待處理□進行中□已完成合同簽訂法務(wù)/采購部*□待處理□進行中□已完成資產(chǎn)驗收使用/資產(chǎn)部門*□待處理□進行中□已完成付款結(jié)算財務(wù)部*□待處理□進行中□已完成四、使用要點與風(fēng)險提示預(yù)算剛性控制：采購申請必須納入年度預(yù)算，超預(yù)算采購需提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批后方可執(zhí)行，避免資金超支風(fēng)險。審批權(quán)限合規(guī)：嚴(yán)格按照分級審批流程執(zhí)行，不得越權(quán)審批或簡化流程，保證采購決策的規(guī)范性與嚴(yán)肅性。供應(yīng)商管理：優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的企業(yè)，新供應(yīng)商需進行資質(zhì)審查（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書），避免合作無資質(zhì)供應(yīng)商導(dǎo)致資產(chǎn)質(zhì)量或售后問題。資產(chǎn)驗收規(guī)范：驗收環(huán)節(jié)需多方參與，技術(shù)驗收需專業(yè)把關(guān)，杜絕“不合格資產(chǎn)入庫”，后續(xù)使用中因質(zhì)量問題影響工作。資料完整