會議室預定及使用管理規(guī)范一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有會議室（含大型會議室、小型洽談室、視頻會議室等）的預定、使用及管理流程。適用于各部門員工因工作需要發(fā)起的會議預定，包括但不限于：部門例會、項目推進會、跨部門協(xié)作會議、客戶接待會議、內(nèi)部培訓會議等場景。通過規(guī)范管理，保證會議室資源得到合理分配與高效利用，避免預定沖突、資源浪費及使用不當?shù)葐栴}，保障會議有序開展。二、會議室預定及使用全流程操作指南（一）會議預定前準備明確會議需求：申請人需提前確認會議的基本信息，包括會議主題、預計時間（起止時間精確到30分鐘，如“09:00-10:30”）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、麥克風、白板等）及其他特殊需求（如茶歇、桌型布局等）。查詢會議室可用性：通過企業(yè)會議室管理系統(tǒng)（如釘釘/企業(yè)預定模塊、OA系統(tǒng)等）查詢目標會議室在預定時間段的占用情況，保證會議室未被占用或無時間沖突。若多個會議室可選，優(yōu)先選擇容量匹配（參會人數(shù)≤會議室最大容量）、設(shè)備滿足需求的會議室。（二）提交預定申請?zhí)顚戭A定信息：在系統(tǒng)中選擇目標會議室，準確填寫以下信息：申請人姓名（*）、所屬部門；會議主題（簡潔明了，如“Q3項目進度復盤會”）；會議日期及起止時間；參會人數(shù)及主要參會部門/人員（可選）；所需設(shè)備清單（勾選系統(tǒng)預設(shè)設(shè)備，或補充自定義需求）；特殊需求（如“U型桌布局”“需提前調(diào)試視頻會議系統(tǒng)”等）。提交審批：根據(jù)會議類型提交對應(yīng)審批流程：部門內(nèi)部會議：由部門負責人審批；跨部門會議：由申請人直屬部門負責人+主要參會部門負責人雙審批；重要客戶會議/大型會議（參會人數(shù)≥30人）：需額外提交至行政部負責人審批。審批通過后，系統(tǒng)將“會議室預定確認單”，申請人可通過系統(tǒng)查看預定狀態(tài)。（三）預定成功后確認與準備收到確認通知：審批通過后，系統(tǒng)將自動向申請人發(fā)送預定成功通知（短信/系統(tǒng)消息），申請人需確認會議室信息無誤（如時間、地點、設(shè)備等）。提前溝通需求（如需）：若會議有特殊設(shè)備需求（如視頻會議系統(tǒng)調(diào)試、臨時增加設(shè)備），需至少提前1個工作日聯(lián)系行政部（聯(lián)系人：*），由行政部協(xié)助準備；若需布置會場（如擺放席卡、調(diào)試投影儀），申請人需提前30分鐘到達會議室配合完成。（四）會議使用規(guī)范按時使用：會議需在預定時間內(nèi)開始，不得提前占用會議室（如需提前使用，需重新提交預定申請并注明調(diào)整時間）；會議結(jié)束后，需在10分鐘內(nèi)清場，不得超時使用，影響后續(xù)會議。設(shè)備與物資使用：愛護會議室設(shè)備，按照操作規(guī)范使用投影儀、麥克風、視頻會議系統(tǒng)等設(shè)備，使用后關(guān)閉電源；不得隨意搬動會議室桌椅、設(shè)備，嚴禁私自帶走會議室內(nèi)的文具、茶具等物資；若設(shè)備使用中出現(xiàn)問題，立即停止操作，聯(lián)系行政部（聯(lián)系人：*）處理，不得擅自拆卸或維修。會場秩序與衛(wèi)生：保持會場安靜，會議期間將手機調(diào)至靜音或震動模式；禁止在會議室吸煙、飲食（特殊會議需安排茶歇的，需在預定申請中注明，并在指定區(qū)域食用，結(jié)束后清理殘留垃圾）；妥善保管個人物品，會議結(jié)束后帶走，避免遺失。（五）會議結(jié)束后續(xù)工作清理會場：申請人（或指定參會人員）需負責清理會議室：將桌椅恢復原位，垃圾倒入垃圾桶；關(guān)閉投影儀、燈光、空調(diào)等設(shè)備；檢查是否有個人物品遺漏，確認無誤后鎖門（部分會議室需通過門禁系統(tǒng)鎖門）。取消或修改預定（如需）：若會議取消或時間/地點變更，申請人需至少提前2小時在系統(tǒng)中取消或修改預定，并在審批通過后通知相關(guān)人員，避免資源浪費。三、會議室預定申請表（模板）申請信息填寫內(nèi)容申請人姓名*所屬部門聯(lián)系方式（僅內(nèi)部系統(tǒng)顯示，對外不公開）會議信息會議主題會議日期年月日起止時間：至：（精確到30分鐘）參會人數(shù)人主要參會人員/部門（可選，如“市場部全體成員、技術(shù)部負責人*”）需求清單所需設(shè)備（可多選）□投影儀□視頻會議系統(tǒng)□麥克風□白板□馬克筆/板擦□其他：特殊需求（如“U型桌布局”“需調(diào)試視頻會議系統(tǒng)至騰訊會議”“準備瓶裝水20瓶”等）審批流程申請人簽字（系統(tǒng)電子簽名）部門負責人審批（簽字/系統(tǒng)審批）行政部審批（如需）（簽字/系統(tǒng)審批）預定狀態(tài)□待審批□已通過□已駁回□已取消備注（如“此會議為重要客戶對接，請?zhí)崆皺z查設(shè)備”等）四、管理規(guī)范與使用須知預定優(yōu)先級原則：日常會議按“先到先得、審批優(yōu)先”原則處理；突發(fā)緊急會議（如臨時客戶來訪、突發(fā)事件處理），可由部門負責人直接聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)臨時會議室，事后24小時內(nèi)補全預定申請。禁止違規(guī)行為：不得通過虛假信息預定會議室（如填寫虛假會議時間、主題）；不得將會議室用于非工作相關(guān)活動（如私人聚會、商業(yè)推銷等）；不得私自轉(zhuǎn)借、占用會議室或無故取消預定（如需取消，需提前2小時操作并通知）。設(shè)備維護責任：行政部定期對會議室設(shè)備進行檢查、維護，保證設(shè)備正常運行；因使用不當導致設(shè)備損壞的，由申請人所在部門承擔維修費用，并視情節(jié)追究責任人責任。資源節(jié)約要求：會議結(jié)束后及時關(guān)閉設(shè)備、燈光、空調(diào)，杜絕“長明燈”“空轉(zhuǎn)設(shè)備”現(xiàn)象；鼓勵采用線上會議模式（如騰訊會議、Zoom等），減少對線下會議室的占用，尤其針對跨地區(qū)、小規(guī)模會議。監(jiān)督與反饋：行政部不定期巡查會議室使用情況，對違規(guī)行為予以記錄并通報；員工可通