采購需求管理與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與應(yīng)用場景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求發(fā)起與提報操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部需采購原材料，由生產(chǎn)部發(fā)起）。操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購需求申請表》，明確物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)（如有）、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途說明、期望到貨日期及緊急程度（普通/緊急）。如涉及技術(shù)復(fù)雜或定制化需求，需附《技術(shù)需求說明書》（由需求部門負責(zé)人簽字確認(rèn)）。需求部門負責(zé)人對需求的必要性、合理性及預(yù)算準(zhǔn)確性進行初審，簽字后提交至采購部。輸出物：《采購需求申請表》（含附件）、《技術(shù)需求說明書》（如需）。（二）需求審核與評估操作主體：采購部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)。操作內(nèi)容：采購部審核：重點審核需求的完整性（是否填寫關(guān)鍵信息）、合規(guī)性（是否符合采購政策，如是否屬于集中采購目錄）、可行性（是否有替代方案），以及技術(shù)參數(shù)的明確性。如需求不清晰，退回需求部門補充完善。財務(wù)部審核：審核預(yù)算金額是否符合公司財務(wù)預(yù)算，超預(yù)算需求需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，并說明調(diào)整理由。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)需求金額及重要性，分級審批（如常規(guī)需求由采購部負責(zé)人審批，重大需求由分管副總審批），審批通過后進入下一環(huán)節(jié)。輸出物：《需求審核表》（含各部門審核意見）、《預(yù)算調(diào)整申請表》（如需）。（三）供應(yīng)商尋源與選擇操作主體：采購部、需求部門（參與技術(shù)評審）。操作內(nèi)容：尋源方式：根據(jù)需求類型選擇合適方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢比價、單一來源采購等）。常規(guī)小額采購可采用詢比價，至少選取3家合格供應(yīng)商報價；定制化或復(fù)雜需求需組織招標(biāo)。供應(yīng)商資質(zhì)審核：核查供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、經(jīng)營許可證等）、歷史合作業(yè)績（如需），保證供應(yīng)商具備履約能力。評估與選定：采購部匯總供應(yīng)商報價、資質(zhì)、交貨期、服務(wù)方案等信息，填寫《供應(yīng)商評估表》；需求部門參與技術(shù)參數(shù)符合性評審，共同選定最優(yōu)供應(yīng)商，報采購部負責(zé)人確認(rèn)。輸出物：《供應(yīng)商詢比價記錄表》、《供應(yīng)商評估表》、《中標(biāo)通知書》（如招標(biāo)）。（四）合同擬定與審批操作主體：采購部、法務(wù)部（如需）、分管領(lǐng)導(dǎo)。操作內(nèi)容：采購部根據(jù)選定供應(yīng)商信息及需求條款，擬定《采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)、物品/服務(wù)規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等核心條款。法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）審核合同條款的合法性與嚴(yán)謹(jǐn)性，重點規(guī)避法律風(fēng)險。合同經(jīng)采購部負責(zé)人、需求部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，加蓋公司公章；供應(yīng)商蓋章回傳后生效。輸出物：《采購合同》（正本及副本）。（五）訂單下達與執(zhí)行跟蹤操作主體：采購部、供應(yīng)商。操作內(nèi)容：采購部根據(jù)生效合同，填寫《采購訂單》，明確訂單編號、物品信息、數(shù)量、交貨期、交付地址、聯(lián)系人等，加蓋采購專用章后發(fā)送至供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)回復(fù)。采購專員定期跟蹤訂單執(zhí)行進度（如生產(chǎn)進度、發(fā)貨狀態(tài)），對可能延遲交貨的情況提前預(yù)警，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，保證按期交付。輸出物：《采購訂單》、《訂單執(zhí)行跟蹤表》。（六）到貨驗收與確認(rèn)操作主體：需求部門、采購部、倉庫（如需）。操作內(nèi)容：到貨核對：供應(yīng)商送貨至指定地點后，需求部門與采購部共同核對物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外包裝是否與訂單一致，確認(rèn)無誤后簽收。質(zhì)量驗收：需求部門根據(jù)《技術(shù)需求說明書》及合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對物品進行功能、功能、外觀等驗收；如需檢測，可委托第三方機構(gòu)出具檢測報告。驗收結(jié)果處理：驗收合格，填寫《到貨驗收單》，需求部門、采購部、倉庫（如入庫）簽字確認(rèn)；驗收不合格，由采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，并記錄不合格原因及處理結(jié)果。輸出物：《到貨驗收單》、《不合格品處理記錄》（如需）。（七）付款結(jié)算與歸檔操作主體：采購部、財務(wù)部、供應(yīng)商。操作內(nèi)容：采購部整理驗收合格證明、采購合同、訂單、發(fā)票（或結(jié)算憑證）等資料，填寫《付款申請表》，按財務(wù)制度流程提交審批。財務(wù)部審核資料完整性無誤后，安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等），并保留付款憑證。采購部將采購全流程資料（需求申請、審核記錄、合同、訂單、驗收單、付款憑證等）整理歸檔，保證可追溯。輸出物：《付款申請表》、付款憑證、采購檔案（電子+紙質(zhì)）。三、核心工具表格清單（一）《采購需求申請表》字段名稱填寫說明需求編號由采購部按年度+流水號編制（如CG2024001）需求部門發(fā)起采購的部門（如生產(chǎn)部、行政部）提報人及聯(lián)系方式需求部門具體經(jīng)辦人及電話需求日期提交申請的日期物品/服務(wù)名稱需采購的具體物品或服務(wù)（如“A4打印紙”“設(shè)備維修服務(wù)”）規(guī)格型號詳細的規(guī)格參數(shù)（如“70g500張/包”）單位計量單位（如：件、臺、批、項）數(shù)量需求數(shù)量預(yù)估單價（元）單位物品的預(yù)估價格預(yù)算金額（元）總預(yù)估金額（數(shù)量×預(yù)估單價）用途說明詳細說明采購原因及使用場景（如“生產(chǎn)車間日常辦公使用”）緊急程度普通/緊急（緊急需求需注明原因，如“生產(chǎn)停線急需”）附件附《技術(shù)需求說明書》圖紙、參數(shù)表等需求部門負責(zé)人簽字需求部門負責(zé)人對需求初審簽字（二）《供應(yīng)商評估表》字段名稱填寫說明供應(yīng)商名稱參與評估的供應(yīng)商全稱聯(lián)系人及聯(lián)系方式供應(yīng)商對接人及電話資質(zhì)文件附營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書復(fù)印件（加蓋公章）報價（元）對本次需求的總報價交貨期（天）承諾的交付時間質(zhì)量保證方案供應(yīng)商提供的質(zhì)量保障措施（如“3個月質(zhì)保，終身維修”）歷史合作評價如有歷史合作，填寫履約評分（1-5分，5分為最優(yōu)）評估得分綜合報價（40%）、資質(zhì)（20%）、交貨期（20%）、質(zhì)量方案（20%）計算總分評估結(jié)論推薦/不推薦/備選評估人簽字采購部及需求部門評估人簽字（三）《到貨驗收單》字段名稱填寫說明驗收編號由采購部按年度+流水號編制（如YS2024001）采購訂單編號對應(yīng)的《采購訂單》編號需求部門接收物品的部門驗收日期實際驗收日期物品名稱/規(guī)格型號與訂單一致數(shù)量實際到貨數(shù)量驗收標(biāo)準(zhǔn)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T18778-2008國家標(biāo)準(zhǔn)”）驗收結(jié)果合格/不合格（不合格需注明具體問題，如“包裝破損”“功能不達標(biāo)”）驗收意見需求部門對物品的使用評價參驗人員簽字需求部門、采購部、倉庫（如需）人員簽字四、關(guān)鍵實施要點需求描述精準(zhǔn)化：需求部門需提供清晰、具體的技術(shù)參數(shù)和用途說明，避免模糊表述（如“采購一批辦公設(shè)備”應(yīng)明確品牌、型號、配置等），防止采購偏差或后期爭議。預(yù)算控制剛性化：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算審批流程，超預(yù)算需求必須提前申請調(diào)整，未通過審批的需求不得推進，保證資金使用合規(guī)。供應(yīng)商選擇規(guī)范化：優(yōu)先選擇公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商，新供應(yīng)商引入需經(jīng)過嚴(yán)格的資質(zhì)審核和現(xiàn)場考察，保證履約能力；詢比價過程需留存完整記錄，保證公平公正。合同條款嚴(yán)謹(jǐn)化：合同需明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，尤其是定制化需求，需避免“口頭約定”，全部以書面形式確認(rèn)。驗收標(biāo)準(zhǔn)明確化：需求部門需提前在合同或《技術(shù)需求說明書》中約定可量化的驗收標(biāo)準(zhǔn)（如“設(shè)備運行噪音≤60分貝”“辦公用品合格率≥99%”），驗收過程需多人參與簽字確認(rèn)，杜絕“走過場