企業(yè)文檔歸檔管理制度文件分類管理版一、前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文檔管理，保證文件歸檔的系統(tǒng)性、完整性和安全性，提高文檔檢索與利用效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》等相關(guān)法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本制度。本制度旨在明確文件分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔流程及管理職責(zé)，為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有效的文檔支撐。二、總則（一）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)、各部門在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類紙質(zhì)文檔、電子文檔（含郵件、即時(shí)通訊記錄、電子報(bào)表等）的歸檔管理。（二）術(shù)語(yǔ)定義歸檔文件：指企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、對(duì)后續(xù)工作具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。分類編碼：按照文件屬性和管理需求，對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類并賦予唯一標(biāo)識(shí)符的過(guò)程。保管期限：根據(jù)文件的價(jià)值和重要性，劃分的檔案留存時(shí)間（如永久、30年、10年等）。（三）管理原則集中統(tǒng)一管理：由企業(yè)檔案管理部門（如行政部/檔案室）統(tǒng)籌歸檔工作，各部門配合執(zhí)行。分類科學(xué)規(guī)范：以文件形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系為依據(jù)，保證分類邏輯清晰、層級(jí)合理。全程動(dòng)態(tài)管控：覆蓋文件從形成、流轉(zhuǎn)到歸檔、保管、銷毀的全生命周期，實(shí)現(xiàn)可追溯管理。三、制度適用范圍與核心應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用對(duì)象企業(yè)層級(jí)：總部各部門、各分公司、子公司、駐外機(jī)構(gòu)。文件類型：包括但不限于行政管理類（如制度、會(huì)議紀(jì)要）、經(jīng)營(yíng)管理類（如合同、報(bào)表）、人力資源管理類（如勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄）、財(cái)務(wù)管理類（如憑證、賬簿）、項(xiàng)目管理類（如立項(xiàng)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）、科技研發(fā)類（如專利圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)）等。（二）核心應(yīng)用場(chǎng)景日常文件歸檔：各部門在業(yè)務(wù)處理中形成的常規(guī)文件（如請(qǐng)示、報(bào)告、通知），需按月整理歸檔。年度檔案整理：每年年末對(duì)全年文件進(jìn)行系統(tǒng)分類、編碼、立卷，形成年度檔案。專項(xiàng)工作歸檔：針對(duì)重大項(xiàng)目、審計(jì)檢查、法律訴訟等專項(xiàng)活動(dòng)形成的文件，需在活動(dòng)結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔。歷史檔案調(diào)閱：?jiǎn)T工因工作需要查閱歷史文件時(shí)，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)或線下流程申請(qǐng)調(diào)閱。檔案移交與銷毀：保管期限屆滿的檔案，經(jīng)鑒定后按規(guī)定程序銷毀；企業(yè)重組、合并時(shí)需完成檔案移交。四、文件歸檔分類全流程操作指南（一）第一步：文件收集與初步整理收集范圍：部門在履職過(guò)程中形成的正式文件（含紅頭文件、簽批件、會(huì)議紀(jì)要等）；具有法律效力的文件（如合同、協(xié)議、招投標(biāo)書(shū)、法律文書(shū)等）；反映企業(yè)重要活動(dòng)的記錄（如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、審計(jì)報(bào)告等）；電子文檔需同步收集原始文件及元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、作者等）。整理要求：紙質(zhì)文件：去除訂書(shū)針、回形針等金屬物，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，按“一事一件”原則初步組卷；電子文件：檢查文件完整性，保證可正常打開(kāi)，重要電子文件需紙質(zhì)版?zhèn)浞荩粯?biāo)注文件來(lái)源：在文件首頁(yè)右上角用鉛筆注明“部門名稱、形成日期、經(jīng)手人*”。（二）第二步：文件分類一級(jí)類目劃分（按職能）：一級(jí)類目代碼類目名稱包含范圍示例A行政管理類制度、會(huì)議紀(jì)要、公文、印章管理文件等B經(jīng)營(yíng)管理類年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告、合同、客戶資料等C人力資源管理類招聘文件、勞動(dòng)合同、薪酬報(bào)表、培訓(xùn)記錄等D財(cái)務(wù)管理類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)文件等E項(xiàng)目管理類立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等F科技研發(fā)類專利文件、研發(fā)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等G其他類無(wú)法歸入上述類目的重要文件二級(jí)類目劃分（按業(yè)務(wù)或文件類型）：以“行政管理類（A）”為例，二級(jí)類目可設(shè)為：A1：綜合制度（含企業(yè)章程、基本管理制度等）；A2：會(huì)議管理（含各類會(huì)議紀(jì)要、議程等）；A3：公文管理（含請(qǐng)示、報(bào)告、通知等）；A4：后勤保障（含固定資產(chǎn)、車輛管理文件等）。特殊文件分類：跨部門形成的文件（如聯(lián)合項(xiàng)目文件），由主辦部門牽頭分類，協(xié)辦部門配合提供材料；涉密文件單獨(dú)設(shè)立“密級(jí)類目”（如H1：絕密、H2：機(jī)密、H3：秘密），按保密規(guī)定管理。（三）第三步：文件編碼與編號(hào)編碼規(guī)則：采用“一級(jí)類目代碼+二級(jí)類目代碼+年份+流水號(hào)”格式，示例：行政管理類中的“綜合制度”2024年第3份文件：A1-2024-003財(cái)務(wù)管理類中的“憑證”2024年第15份文件：D3-2024-015編號(hào)要求：流水號(hào)按自然年度從001開(kāi)始連續(xù)編制，跨年重新編號(hào)；電子文件編號(hào)需與紙質(zhì)文件一致，并在文件名中體現(xiàn)編碼（如“[A1-2024-003]公司考勤管理制度.pdf”）；涉密文件在編碼后標(biāo)注密級(jí)，如“H1-2024-001（絕密）”。（四）第四步：文件歸檔與移交歸檔時(shí)間：日常文件：每月結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，各部門完成整理并移交檔案室；年度文件：次年3月31日前完成上一年度全部文件歸檔；專項(xiàng)文件：專項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔。移交流程：填表：部門填寫(xiě)《文件歸檔移交清單》（詳見(jiàn)第五部分模板），注明文件名稱、編碼、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息；審核：部門負(fù)責(zé)人*審核文件完整性，簽字確認(rèn)后提交檔案室；交接：檔案管理員*核對(duì)清單與實(shí)物，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字，檔案室留存一份清單備查。（五）第五步：檔案保管與維護(hù)保管場(chǎng)所：紙質(zhì)檔案：存入符合檔案保護(hù)要求的專用檔案柜，庫(kù)房保持溫度14-24℃、濕度45-60%，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)施；電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)專用服務(wù)器或加密云盤(pán)，定期進(jìn)行備份（本地備份+異地備份），備份頻率不低于每月1次。定期檢查：檔案室每半年對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查有無(wú)蟲(chóng)蛀、霉變、破損等情況，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理；每季度對(duì)電子檔案進(jìn)行一次備份有效性測(cè)試，保證文件可正常讀取。（六）第六步：檔案借閱與利用借閱權(quán)限：普通文件：?jiǎn)T工因工作需要借閱時(shí)，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批；涉密文件：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，借閱時(shí)需在檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱，不得帶出；外部單位借閱：需持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理*批準(zhǔn)。借閱流程：借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)第五部分模板），注明借閱事由、歸還時(shí)間；審批通過(guò)后，檔案管理員*按要求提供檔案，借閱人當(dāng)場(chǎng)核對(duì)文件數(shù)量及完整性；借閱期限：普通文件不超過(guò)7個(gè)工作日，特殊文件需延期時(shí)需重新申請(qǐng)；歸還時(shí)，檔案管理員*檢查文件有無(wú)損壞、缺頁(yè)，確認(rèn)無(wú)誤后簽字確認(rèn)。（七）第七步：檔案鑒定與銷毀鑒定組織：保管期限屆滿的檔案，由檔案室牽頭，組織行政部、法務(wù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門成立鑒定小組，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。銷毀流程：鑒定小組提出《檔案銷毀清單》，注明文件編碼、名稱、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；銷毀時(shí)需由2人以上監(jiān)銷，紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式，電子檔案進(jìn)行徹底刪除（保證無(wú)法恢復(fù)）；監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《檔案銷毀清單》，檔案室留存銷毀記錄備查。五、常用文件分類與歸檔管理模板模板一：文件歸檔移交清單序號(hào)文件編碼文件名稱形成日期頁(yè)數(shù)保管期限備注1A1-2024-001公司考勤管理制度2024-01-158永久含附件2B2-2024-012第二季度銷售合同匯總表2024-06-301530年電子版1份3C3-2024-0052024年新員工培訓(xùn)記錄2024-03-202210年…移交部門：行政部移交人：*接收部門：檔案室接收人：*日期：2024-07-05模板二：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人姓名*所在部門市場(chǎng)部借閱事由起草2024年第三季度銷售計(jì)劃，需參考2023年同期合同數(shù)據(jù)借閱文件清單文件編碼：B2-2023-015，文件名稱：2023年第三季度銷售合同及執(zhí)行情況歸還時(shí)間2024-07-12部門負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)同意借閱，請(qǐng)按期歸還。簽字：*日期：2024-07-08檔案管理員意見(jiàn)已按流程提供借閱，請(qǐng)妥善保管。簽字：*日期：2024-07-08模板三：檔案銷毀清單序號(hào)文件編碼文件名稱保管期限銷毀原因備注1D4-2014-0082014年度費(fèi)用報(bào)銷憑證10年保管期限已屆滿2E1-2015-020項(xiàng)目中期驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（2015年）10年保管期限已屆滿電子版已備份………………鑒定小組意見(jiàn)經(jīng)鑒定，上述檔案無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值，同意銷毀。組長(zhǎng)：*成員：、審批意見(jiàn)同意銷毀。簽字：*（分管領(lǐng)導(dǎo)）日期：2024-06-30監(jiān)銷人：*監(jiān)銷人：*銷毀日期：2024-07-10六、文件分類歸檔管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）保密與安全涉密文件需單獨(dú)存放，借閱嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄（經(jīng)批準(zhǔn)除外）；電子檔案?jìng)鬏斝杓用?，?yán)禁通過(guò)非企業(yè)授權(quán)渠道（如個(gè)人郵箱）發(fā)送涉密文件；檔案庫(kù)房嚴(yán)禁煙火，配備消防器材，定期檢查電路安全，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。（二）及時(shí)性與準(zhǔn)確性文件需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔，嚴(yán)禁拖延或積壓，保證檔案的時(shí)效性；分類編碼需嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，不得隨意更改或簡(jiǎn)化，保證檔案的唯一性和可追溯性；歸檔文件內(nèi)容需真實(shí)、完整，不得缺頁(yè)、漏項(xiàng)，重要文件需保留簽批原件。（三）人員與培訓(xùn)各部門需指定1-2名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件收集、整理和初步審核，檔案室定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)；檔案管理人員需具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，熟悉相關(guān)法規(guī)制度，定期參加檔案管理技能提升培訓(xùn)；員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，需辦理文件交接手續(xù)，保證檔案管理工作的連續(xù)性。（四）常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避避免“重紙質(zhì)、輕電子”：電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步歸檔，保證雙套制管理；避免“