合同審核與執(zhí)行標準流程工具指南一、適用場景與核心價值本流程適用于各類企業(yè)對外合作中涉及的合同全生命周期管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、合作協(xié)議等。通過標準化審核與執(zhí)行管控，可保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)責清晰，有效防范履約風險，保障企業(yè)合法權(quán)益，同時提升跨部門協(xié)作效率，實現(xiàn)合同管理從“被動應對”向“主動管控”轉(zhuǎn)變。二、標準操作流程及說明（一）合同發(fā)起與初步審查責任主體：業(yè)務部門（如銷售部、采購部、項目部）操作說明：合同發(fā)起：業(yè)務部門根據(jù)合作需求，擬定合同草案（需包含雙方基本信息、合作內(nèi)容、權(quán)利義務、金額、履行期限、違約責任等核心要素），并同步收集合作方主體資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書等，保證在有效期內(nèi)且與合同主體一致）。初步審查：業(yè)務負責人對合同草案的“業(yè)務匹配性”進行審核，重點檢查合作內(nèi)容是否符合公司戰(zhàn)略、需求是否明確、商務條款（如價格、付款方式、交付標準）是否與前期溝通一致。材料提交：審核通過后，將合同草案、資質(zhì)文件、合作背景說明（如項目立項批復、往來郵件記錄等）整理成冊，提交至法務部門。輸出成果：《合同發(fā)起審批單》（含業(yè)務部門初審意見）、合同草案、合作方資質(zhì)材料。（二）法務專項審核責任主體：法務部門（或指定法務專員）操作說明：合法性審查：重點審核合同主體是否適格（如合作方是否具備相應資質(zhì)、是否超越經(jīng)營范圍）、條款是否違反法律法規(guī)強制性規(guī)定（如“霸王條款”、違反《民法典》合同編禁止性規(guī)定）。條款完整性審查：核對合同是否包含必備條款（當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決方式等），避免關(guān)鍵條款缺失導致爭議。風險點排查：識別潛在法律風險，如違約責任不對等、知識產(chǎn)權(quán)歸屬不明、不可抗力范圍過窄、爭議解決方式約定不明等，并提出修改建議。溝通反饋：對審查發(fā)覺的問題，與業(yè)務部門溝通解釋，必要時與合作方協(xié)商調(diào)整條款，直至法律風險可控。輸出成果：《合同法務審核意見表》（含修改條款明細、風險提示）、修訂版合同草案。（三）業(yè)務部門復核與確認責任主體：業(yè)務部門負責人、業(yè)務經(jīng)辦人操作說明：復核調(diào)整：業(yè)務部門結(jié)合法務意見，對合同條款進行最終確認，重點核對商務條款（如價格、交付時間）是否因法務調(diào)整產(chǎn)生變化，保證業(yè)務需求與法律要求達成一致。合作方確認：將最終版合同與合作方溝通，確認雙方無異議，保證合作方簽字蓋章頁與合同頁份數(shù)、內(nèi)容一致。輸出成果：雙方確認的終版合同（紙質(zhì)版+電子版）、合作方簽字蓋章頁掃描件。（四）審批簽署責任主體：公司管理層（如分管副總、總經(jīng)理）、授權(quán)簽署人操作說明：層級審批：根據(jù)合同金額、重要性劃分審批權(quán)限（如10萬元以下由部門負責人審批，10萬-50萬元由分管副總審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批），審批人需重點關(guān)注合同風險與公司利益匹配度。授權(quán)簽署：審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)的簽署人（需持有《授權(quán)委托書》）在合同上簽字并加蓋公司公章，保證“簽字與章”對應，騎縫章齊全（多頁合同）。輸出成果：已簽署的正式合同原件（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）。（五）合同交底與執(zhí)行啟動責任主體：業(yè)務部門、法務部門、相關(guān)執(zhí)行部門（如倉儲部、技術(shù)部）操作說明：合同交底：業(yè)務部門組織召開合同交底會，向執(zhí)行部門、財務部門、法務部門等傳達合同核心條款（如履行期限、質(zhì)量標準、付款節(jié)點、違約責任），明確各方職責分工。執(zhí)行計劃制定：業(yè)務部門根據(jù)合同約定，制定詳細執(zhí)行計劃（如交付排期、驗收流程、付款申請節(jié)點），并同步至協(xié)作部門。輸出成果：《合同交底記錄表》、執(zhí)行計劃甘特圖。（六）履行過程監(jiān)控責任主體：業(yè)務部門、執(zhí)行部門操作說明：進度跟蹤：執(zhí)行部門按計劃推進合同履行，業(yè)務部門定期跟蹤履約情況（如交付進度、驗收結(jié)果、對方反饋），記錄《合同履行日志》。異常處理：若出現(xiàn)可能延遲履行、質(zhì)量不達標等風險，業(yè)務部門應立即與對方溝通，協(xié)商補救措施（如延期、整改），并同步上報管理層。輸出成果：《合同履行日志》、異常情況處理報告。（七）合同變更與解除管理責任主體：業(yè)務部門、法務部門、管理層操作說明：變更申請：因客觀原因需變更合同（如履行期限、金額、內(nèi)容），由業(yè)務部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及對雙方的影響。協(xié)商與審批：法務部門審核變更條款的合法性，業(yè)務部門與合作方達成一致后，按原審批流程報批。書面確認：變更或解除需簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議，明確變更內(nèi)容、履約調(diào)整方案、違約責任等，嚴禁口頭約定。輸出成果：《合同變更申請表》、補充協(xié)議/解除協(xié)議。（八）合同歸檔責任主體：行政部（或檔案管理部門）、業(yè)務部門操作說明：材料整理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門將合同正本、審批文件、簽署頁、變更協(xié)議、履行記錄（如驗收單、付款憑證）、往來函件等整理成冊。歸檔管理：行政部統(tǒng)一編號、登記后存入檔案柜，電子版?zhèn)浞葜凉痉掌鳎４嫫谙薏簧儆诤贤男薪Y(jié)束后5年。輸出成果：《合同歸檔清單》、檔案編號標簽。三、配套工具模板模板一：《合同審核表》審核項目審核內(nèi)容要點審核意見（通過/不通過/修改）審核人日期主體資格合作方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書是否有效，經(jīng)營范圍是否匹配合同內(nèi)容*法務YYYY-MM-DD核心條款完整性標的、數(shù)量、價款、履行期限、違約責任、爭議解決方式是否明確*法務YYYY-MM-DD法律風險是否存在“霸王條款”、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)風險、違約責任不對等問題*法務YYYY-MM-DD商務條款價格、付款方式、交付標準是否符合業(yè)務需求*業(yè)務總監(jiān)YYYY-MM-DD修改意見（針對不通過/修改項的具體說明，如“第5條違約責任需增加‘逾期付款按日萬分之五計算’”）模板二：《合同執(zhí)行跟蹤表》合同編號合同名稱合作方履行階段（□未啟動□進行中□已完成□異常）本階段計劃完成時間實際完成時間責任人異常說明及處理措施CG-2024-001設(shè)備采購合同A公司□進行中2024-06-302024-07-05*采購經(jīng)理設(shè)備到貨延遲，已協(xié)商延期5天，免收違約金CG-2024-002技術(shù)服務合同B研究所□已完成2024-05-202024-05-18*項目經(jīng)理驗收合格，待開具發(fā)票模板三：《合同變更申請表》原合同編號原合同名稱變更原因（□市場變化□政策調(diào)整□對方違約□其他：______）變更內(nèi)容摘要（如“履行期限延長30天，合同金額增加10萬元”）合作方確認情況（□已書面確認□待確認）業(yè)務部門意見法務部門意見審批結(jié)果CG-2024-001設(shè)備采購合同□對方違約交付時間延長至2024-08-05，對方承擔延期損失□已書面確認同意條款合法同意模板四：《合同歸檔清單》檔案編號合同編號合同名稱簽署日期履行期限歸檔部門歸檔人歸檔日期存放位置備注DA-2024-005CG-2024-002技術(shù)服務合同2024-03-012024-08-31市場部*行政專員2024-08-31A柜-3層-5號含驗收單四、關(guān)鍵風險提示與操作要點主體資格風險：合作方為自然人時，需核對證件號碼原件及聯(lián)系方式；為企業(yè)時，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢是否經(jīng)營異常、有嚴重違法記錄，避免與無資質(zhì)主體簽約。條款模糊風險：避免使用“盡快”“大約”“合理區(qū)間”等模糊表述，需明確具體時間、金額、標準（如“驗收合格標準：符合GB/T19001-2016質(zhì)量體系認證”）。履行監(jiān)控風險：業(yè)務部門需定期（如每周/每月）跟蹤履約進度，重要節(jié)點（如交付、驗收）需留存書面憑證（如簽收單、驗收報告），