企業(yè)會議議程及紀(jì)要通用書寫格式規(guī)范一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于企業(yè)各類內(nèi)部會議的議程編制與紀(jì)要撰寫，涵蓋但不限于以下場景：日常運(yùn)營會議：如部門周例會、月度工作總結(jié)會，用于同步進(jìn)度、協(xié)調(diào)資源；專項工作會議：如項目啟動會、問題研討會，聚焦特定議題的討論與決策；決策審批會議：如預(yù)算評審會、方案立項會，需明確決議事項與執(zhí)行責(zé)任；跨部門協(xié)調(diào)會：如流程優(yōu)化會、資源對接會，旨在解決跨部門協(xié)作問題；階段性匯報會議：如季度/年度總結(jié)會，用于回顧成果、規(guī)劃后續(xù)工作。二、會議議程編制步驟詳解會議議程是會議高效開展的“路線圖”，需提前規(guī)劃并保證各環(huán)節(jié)清晰可控。步驟1：明確會議核心目標(biāo)根據(jù)會議類型（決策、溝通、匯報等）確定核心目標(biāo)，例如“確定Q3產(chǎn)品迭代方案”“解決跨部門協(xié)作流程堵點(diǎn)”。避免目標(biāo)模糊（如“討論工作”），需具體可執(zhí)行，保證參會人員提前明確方向。步驟2：梳理并排序議題收集需討論的議題，優(yōu)先級按“緊急性、重要性”排序：緊急且重要：如需立即決策的事項（如項目風(fēng)險應(yīng)對）；重要不緊急：如規(guī)劃類議題（如年度目標(biāo)分解）；緊急不重要：如信息同步類議題（如臨時任務(wù)安排）；不緊急不重要：可簡化或會后溝通。單次會議議題建議控制在5-7個，避免超時導(dǎo)致討論不深入。步驟3：確定參會人員及分工必要參會人：與議題直接相關(guān)的決策人、執(zhí)行人（如項目議題需包含項目經(jīng)理、負(fù)責(zé)人）；列席人員：需知曉信息但無需參與決策的人員（如支持部門代表）；明確各議題的“匯報人/主講人”（如“市場推廣方案匯報：*主管”），提前溝通匯報材料要求。步驟4：分配各環(huán)節(jié)時間根據(jù)議題復(fù)雜度分配時間，例如：簡單信息同步（5-10分鐘/項）；問題討論（15-30分鐘/項）；方案決策（20-40分鐘/項）；預(yù)留10-15分鐘機(jī)動時間，避免前序議題超時影響整體節(jié)奏。步驟5：擬定議程初稿并審核按模板填寫議程內(nèi)容，提交會議主持人審核，重點(diǎn)檢查：議題與目標(biāo)是否匹配；時間分配是否合理；參會人員是否覆蓋決策與執(zhí)行需求；審核通過后，提前1-2天發(fā)送至參會人員（附匯報材料要求，如“請于會前提交PPT至*助理”）。三、會議紀(jì)要撰寫步驟詳解會議紀(jì)要是會議成果的“書面載體”，需客觀準(zhǔn)確記錄關(guān)鍵信息，保證決議可追溯、執(zhí)行可落地。步驟1：會前準(zhǔn)備熟悉會議議程：明確議題、匯報人、時間安排，提前梳理需重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容（如決策點(diǎn)、待辦事項）；準(zhǔn)備記錄工具：優(yōu)先使用電子文檔（如Word、飛書文檔），便于實時編輯；若手寫需保證字跡清晰，會后及時整理；準(zhǔn)備參會人員名單：核對姓名、職務(wù)，避免記錄遺漏。步驟2：會中記錄記錄核心內(nèi)容：議題討論要點(diǎn)：記錄關(guān)鍵觀點(diǎn)（如“經(jīng)理提出：需增加用戶調(diào)研環(huán)節(jié)”）、不同意見（如“主管建議：優(yōu)先開發(fā)A功能，*總監(jiān)補(bǔ)充：需同步考慮B功能成本”）；決議事項：明確“決策結(jié)果+依據(jù)”（如“決議：通過Q3產(chǎn)品迭代方案，依據(jù)：用戶調(diào)研數(shù)據(jù)顯示A功能需求占比達(dá)65%”）；待辦事項：需包含“任務(wù)描述+責(zé)任部門/人+完成時限”（如“任務(wù)：完成用戶調(diào)研問卷設(shè)計；責(zé)任：市場部*助理；時限：X月X日前”）；區(qū)分“事實陳述”與“個人觀點(diǎn)”，標(biāo)注發(fā)言者身份（如“總監(jiān)認(rèn)為”“團(tuán)隊建議”），避免主觀臆斷。步驟3：會后整理會議結(jié)束后2小時內(nèi)整理初稿，重點(diǎn)核對：參會人員名單（是否與簽到表一致，缺席人員及原因）；決議與待辦事項（是否明確責(zé)任及時限，避免“相關(guān)部門”“盡快”等模糊表述）；術(shù)語表述（專業(yè)術(shù)語需解釋，如“OKR”首次出現(xiàn)標(biāo)注“目標(biāo)與關(guān)鍵成果法”）；補(bǔ)充未記錄完整的信息，必要時向參會人核實（如“*經(jīng)理提到的數(shù)據(jù)，請確認(rèn)是否為2023年Q2統(tǒng)計結(jié)果”）。步驟4：審核與分發(fā)提交會議主持人審核，保證決議準(zhǔn)確、無遺漏；審核通過后，1個工作日內(nèi)分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門，抄送需知會的領(lǐng)導(dǎo)；歸檔保存：電子紀(jì)要分類存儲（如“2023年/市場部/周例會”），紙質(zhì)紀(jì)要需簽字確認(rèn)后存檔。四、標(biāo)準(zhǔn)化模板參考（一）會議議程模板會議基本信息會議名稱[例如：2023年Q3產(chǎn)品迭代方案評審會]會議時間[YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM]會議地點(diǎn)[會議室A/線上會議]主持人*[例如：總經(jīng)理*總]記錄人*[例如：行政部*助理]必要參會人員*[例如：產(chǎn)品部經(jīng)理、研發(fā)部總監(jiān)、市場部*主管]列席人員*[例如：設(shè)計部*代表]缺席人員及原因*[例如：研發(fā)部*工程師，因外出培訓(xùn)]會議議題及安排序號議題名稱匯報人/負(fù)責(zé)人1產(chǎn)品Q3迭代方案匯報產(chǎn)品部*經(jīng)理2技術(shù)開發(fā)資源評估研發(fā)部*總監(jiān)3市場推廣初步計劃市場部*主管4議題討論與決策全體參會人員5下一步工作安排主持人*總備注|1.請匯報人提前10分鐘到場調(diào)試設(shè)備；2.會議材料請于會前1天發(fā)送至行政部助理郵箱（助理企業(yè)郵箱，此處僅為示例，實際需替換為企業(yè)內(nèi)部郵箱）|（二）會議紀(jì)要模板會議基本信息會議名稱：[2023年Q3產(chǎn)品迭代方案評審會]會議時間：[YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM]會議地點(diǎn)：[會議室A/線上會議]參會人員：*[總經(jīng)理總、產(chǎn)品部經(jīng)理、研發(fā)部總監(jiān)、市場部主管、設(shè)計部*代表]（共X人）缺席人員：*[研發(fā)部*工程師]（原因：外出培訓(xùn)）記錄人：*[行政部*助理]會議主要內(nèi)容議題一：產(chǎn)品Q3迭代方案匯報（匯報人：產(chǎn)品部*經(jīng)理）方案核心內(nèi)容：包括用戶需求優(yōu)先級排序（A功能65%、B功能30%）、開發(fā)周期規(guī)劃（8周）、資源需求（研發(fā)5人、設(shè)計2人）；討論要點(diǎn)：*總監(jiān)提出：需評估A功能開發(fā)對現(xiàn)有項目進(jìn)度的影響，建議補(bǔ)充排期表；*主管建議：市場部可同步準(zhǔn)備推廣素材，保證上線后快速觸達(dá)用戶；*總強(qiáng)調(diào)：需以用戶體驗為核心，避免過度追求功能堆砌。議題二：技術(shù)開發(fā)資源評估（匯報人：研發(fā)部*總監(jiān)）現(xiàn)有資源情況：研發(fā)團(tuán)隊共12人，當(dāng)前有2個項目并行，剩余可投入資源為5人；結(jié)論：若優(yōu)先保障Q3迭代項目，需暫緩C項目啟動（與C項目組溝通后確認(rèn)）。議題三：市場推廣初步計劃（匯報人：市場部*主管）初步計劃：包括預(yù)熱期（2周，社交媒體宣傳）、上線期（1周，KOL合作）、持續(xù)運(yùn)營（長期，用戶社群運(yùn)營）；*總要求：推廣預(yù)算需控制在萬元以內(nèi)，具體方案下次會議審議。決議事項序號決議內(nèi)容依據(jù)1通過Q3產(chǎn)品迭代方案核心以A功能為優(yōu)先開發(fā)方向用戶調(diào)研需求占比、技術(shù)資源評估2研發(fā)部于X月X日前提交詳細(xì)排期表（含C項目調(diào)整方案）議題一討論結(jié)果3市場部于X月X日前修訂推廣計劃（含預(yù)算明細(xì)），再次提交審議*總要求待辦事項序號任務(wù)描述責(zé)任部門/人完成時限1補(bǔ)充產(chǎn)品迭代方案排期表（含C項目調(diào)整說明）研發(fā)部/*總監(jiān)X月X日2修訂市場推廣計劃（含預(yù)算明細(xì)）市場部/*主管X月X日3同步Q3迭代方案至各部門，收集反饋意見產(chǎn)品部/*經(jīng)理X月X日附件[產(chǎn)品Q3迭代方案V1.2_PPT][用戶調(diào)研數(shù)據(jù)報告]分發(fā)范圍全體參會人員、公司管理層、存檔（行政部）記錄人簽字：__________________審核人簽字：__________________日期：[YYYY年MM月DD日]五、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避議程編制注意事項議題描述需簡潔明確，避免使用“討論相關(guān)工作”等模糊表述，改為“評審方案可行性”“確定任務(wù)分工”；時間分配需預(yù)留彈性，避免前序議題超時導(dǎo)致后續(xù)議題倉促討論；涉及敏感議題（如人員調(diào)整、重大決策）需提前與關(guān)鍵參會人溝通，保證討論順暢。紀(jì)要撰寫注意事項客觀記錄，不添加個人觀點(diǎn)，不使用“我認(rèn)為”“應(yīng)該”等主觀表述；決議與待辦事項需“一事一記”，明確責(zé)任主體及時限（避免“相關(guān)部門”“盡快”等模糊詞）；涉密會議需標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”，紀(jì)要分發(fā)范圍嚴(yán)格控制，嚴(yán)禁外傳。常見問題規(guī)避問題1：