企業(yè)物資采購申請及審批流程模板一、適用范圍二、操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請表填寫發(fā)起主體：由物資需求部門指定經(jīng)辦人（如部門內(nèi)勤、項(xiàng)目專員等）發(fā)起申請，需明確物資用途及必要性。填寫內(nèi)容：經(jīng)辦人登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或填寫《物資采購申請審批表》（見模板示例），詳細(xì)填寫以下信息：物資全稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如需）、單位、預(yù)估數(shù)量；預(yù)估單價(jià)及總價(jià)（需參考?xì)v史采購價(jià)或市場詢價(jià)初步估算）；申請事由（如“部門日常辦公用打印紙補(bǔ)充”“項(xiàng)目生產(chǎn)原料A材料采購”）；需求時(shí)間（明確到日期，如“202X年X月X日前到貨”）；特殊要求（如品牌限定、質(zhì)量認(rèn)證、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)等，無特殊要求則填“無”）。附件：若采購涉及技術(shù)圖紙、質(zhì)量檢測報(bào)告、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（緊急采購或小額采購可免），需一并電子版至系統(tǒng)或隨紙質(zhì)表單提交。（二）部門負(fù)責(zé)人初審審核主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）。審核重點(diǎn)：物資需求的合理性（是否為部門工作必需，是否存在重復(fù)申領(lǐng)或可替代方案）；需求數(shù)量與預(yù)估價(jià)格的準(zhǔn)確性（是否符合部門日常消耗規(guī)律或項(xiàng)目預(yù)算）；申請事由與部門職責(zé)、項(xiàng)目計(jì)劃的匹配性。審核結(jié)果：通過：在OA系統(tǒng)或紙質(zhì)表單“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；不通過：注明駁回理由（如“需求不合理，建議合并申領(lǐng)”“預(yù)估價(jià)格過高，需重新詢價(jià)”），退回經(jīng)辦人修改。（三）財(cái)務(wù)部門預(yù)算復(fù)核審核主體：財(cái)務(wù)部指定預(yù)算審核專員（如財(cái)務(wù)主管、預(yù)算會計(jì)）。審核重點(diǎn)：采購事項(xiàng)是否納入部門年度/月度預(yù)算（未納入預(yù)算的需說明資金來源，如專項(xiàng)費(fèi)用、應(yīng)急備用金等）；預(yù)估總價(jià)是否在預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算部分是否符合企業(yè)“預(yù)算外采購管理規(guī)定”（如需提交額外說明或?qū)ｍ?xiàng)申請）。審核結(jié)果：預(yù)算充足且合規(guī)：在“財(cái)務(wù)審核意見”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至采購部門；預(yù)算不足或不符合規(guī)定：注明“超出預(yù)算元，需補(bǔ)充預(yù)算外審批流程”或“未納入預(yù)算，請按流程申請”，并同步反饋至需求部門及上級審批人。（四）采購部門專業(yè)審核審核主體：采購部負(fù)責(zé)人或指定采購專員。審核重點(diǎn)：物資規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)的明確性（是否存在模糊描述導(dǎo)致無法采購的情況）；預(yù)估價(jià)格的市場公允性（參考?xì)v史數(shù)據(jù)、近期采購記錄或市場詢價(jià)，若價(jià)格偏差過大需要求需求部門重新提供報(bào)價(jià)依據(jù)）；是否存在更優(yōu)替代方案（如性價(jià)比更高的同類物資、可復(fù)用閑置物資等）。處理方式：審核通過：確認(rèn)采購需求，啟動供應(yīng)商尋源流程（如從合格供應(yīng)商庫中篩選、組織詢比價(jià)、確定最終供應(yīng)商），并在“采購審核意見”欄注明“建議采購，供應(yīng)商推薦：公司（報(bào)價(jià)：元/單位）”；需調(diào)整：與需求部門溝通修改物資規(guī)格或數(shù)量，保證采購可行性后重新流轉(zhuǎn)。（五）分級審批決策根據(jù)采購金額及物資重要性，實(shí)行分級審批，具體標(biāo)準(zhǔn)如下（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整金額閾值）：采購金額范圍審批人5000元（含）以下需求部門負(fù)責(zé)人5000-20000元（含）需求部門負(fù)責(zé)人+采購部負(fù)責(zé)人20000-50000元（含）需求部門負(fù)責(zé)人+采購部負(fù)責(zé)人+分管副總50000元以上需求部門負(fù)責(zé)人+采購部負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批要點(diǎn)：審批人需結(jié)合采購必要性、預(yù)算合規(guī)性、價(jià)格合理性進(jìn)行決策，重大采購（如50萬元以上）可組織相關(guān)部門召開專題評審會。審批通過后，流程流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行；駁回的需注明理由并退回。（六）采購執(zhí)行與訂單確認(rèn)訂單：采購專員根據(jù)審批通過的申請表，向選定供應(yīng)商下達(dá)正式采購訂單（電子訂單或書面訂單），訂單內(nèi)容需與申請表一致（物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式等）。訂單跟蹤：采購專員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時(shí)間交付，如遇延遲需提前與需求部門溝通并協(xié)調(diào)解決方案。（七）物資驗(yàn)收與入庫驗(yàn)收組織：物資送達(dá)后，由需求部門指定驗(yàn)收人（如使用部門專員、倉庫管理員）與采購專員共同驗(yàn)收，大型設(shè)備或重要物資需邀請技術(shù)部門參與。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)量核對：與采購訂單、送貨單一致，點(diǎn)收無誤；質(zhì)量檢驗(yàn)：檢查物資外觀、規(guī)格型號是否符合要求，必要時(shí)提供質(zhì)量檢測報(bào)告（如原材料、設(shè)備配件等）；技術(shù)參數(shù)驗(yàn)證：對有功能要求的物資（如電子設(shè)備、機(jī)械設(shè)備），需通電測試或運(yùn)行驗(yàn)證。結(jié)果處理：驗(yàn)收合格：驗(yàn)收人在《物資驗(yàn)收單》簽字確認(rèn)，同步更新庫存臺賬（如涉及入庫），并將驗(yàn)收單反饋至財(cái)務(wù)部；驗(yàn)收不合格：當(dāng)場拒收并通知采購專員，采購專員需與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或補(bǔ)發(fā)事宜，不合格物資不得入庫。（八）付款結(jié)算與檔案歸檔付款申請：采購專員憑審批通過的采購申請表、采購訂單、驗(yàn)收單、合規(guī)發(fā)票（或收據(jù)）等單據(jù)，向財(cái)務(wù)部申請付款。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部核對單據(jù)一致性（申請金額、訂單金額、驗(yàn)收金額、發(fā)票金額）及審批完整性，無誤后安排付款。檔案歸檔：采購專員負(fù)責(zé)將本次采購的全過程資料（申請表、審批記錄、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件等）整理歸檔，保存期限不少于3年，以備審計(jì)或查詢。三、模板示例企業(yè)物資采購申請審批表基本信息內(nèi)容申請部門申請人申請日期年月日物資信息名稱：規(guī)格/型號：單位：需求數(shù)量：預(yù)估單價(jià)：預(yù)估總價(jià)：申請事由（請?jiān)敿?xì)說明采購用途、必要性，如“為保障項(xiàng)目順利推進(jìn)，需采購材料用于生產(chǎn)”）需求時(shí)間年月日前到貨特殊要求（如品牌、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付方式等，無則填“無”）附件清單（如技術(shù)圖紙、報(bào)價(jià)單等，請注明）審批流程意見簽名日期部門負(fù)責(zé)人審核□同意□不同意，理由：年月日財(cái)務(wù)預(yù)算復(fù)核□預(yù)算充足，同意□預(yù)算不足/未納入預(yù)算，需：年月日采購部門審核□同意采購，推薦供應(yīng)商：年月日分級審批（按金額）（需根據(jù)采購金額對應(yīng)審批人簽字，如5000元以下由部門負(fù)責(zé)人審批即可）總經(jīng)理審批（50萬以上）□同意□不同意，理由：年月日后續(xù)流程記錄采購訂單號：驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格付款狀態(tài)□已付款□待付款□部分付款付款日期：備注（如緊急采購、退換貨說明等）四、關(guān)鍵要點(diǎn)提醒（一）預(yù)算剛性約束所有采購必須以預(yù)算為前提，未納入預(yù)算的采購需按“預(yù)算外采購流程”申請，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后方可執(zhí)行，嚴(yán)禁超預(yù)算、無預(yù)算采購。（二）緊急采購處理因生產(chǎn)急需、突發(fā)故障等特殊情況需緊急采購的，可由需求部門負(fù)責(zé)人口頭申請（需留痕記錄），經(jīng)分管副總同意后先行采購，但需在采購?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)，并在備注欄注明“緊急采購”。（三）審批時(shí)限要求各環(huán)節(jié)審批人需在收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購除外），無正當(dāng)理由不得拖延，保證采購流程高效運(yùn)行。（四）供應(yīng)商管理采購部門需建立合格供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、交付能力進(jìn)行評估，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保證