適用場景與范圍本工具模板適用于各類企業(yè)（尤其是制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的采購部門及供應(yīng)鏈管理團(tuán)隊(duì)，用于規(guī)范企業(yè)日常采購活動(dòng)與供應(yīng)商全生命周期管理。具體場景包括：新供應(yīng)商引入評(píng)估、常規(guī)采購需求審批、供應(yīng)商績效跟蹤、合作異常處理及供應(yīng)商退出管理等，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程提升采購效率、控制采購風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程一、供應(yīng)商準(zhǔn)入管理流程步驟1：采購需求提出操作內(nèi)容：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，明確采購品類、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算金額及交貨期，說明供應(yīng)商選擇要求（如資質(zhì)、產(chǎn)能等）。責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人、采購專員輸出物：《采購需求申請(qǐng)表》步驟2：供應(yīng)商尋源操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)需求類型，通過公開招標(biāo)、行業(yè)推薦、自主尋源等方式收集候選供應(yīng)商信息，建立初步供應(yīng)商名錄（至少3家備選）。責(zé)任主體：采購經(jīng)理、采購專員輸出物》：候選供應(yīng)商名單步驟3：供應(yīng)商資質(zhì)審核操作內(nèi)容：采購部門審核候選供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO體系認(rèn)證、生產(chǎn)許可證）、財(cái)務(wù)報(bào)表（近1年）、納稅證明及過往合作案例（如有），保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營能力及履約基礎(chǔ)。責(zé)任主體：采購專員、法務(wù)專員（需審核合規(guī)條款）輸出物》：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（含審核結(jié)論：合格/不合格/需補(bǔ)充材料）步驟4：現(xiàn)場考察（關(guān)鍵供應(yīng)商必選）操作內(nèi)容：對(duì)涉及核心物料、高金額或高風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，由采購、技術(shù)、質(zhì)量部門聯(lián)合組成考察小組，實(shí)地核查生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量控制流程、倉儲(chǔ)管理及員工操作規(guī)范，形成《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》。責(zé)任主體：采購經(jīng)理、技術(shù)工程師、質(zhì)量主管*輸出物》：《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》步驟5：供應(yīng)商綜合評(píng)估操作內(nèi)容：成立評(píng)審小組（含采購、技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)部門代表），從資質(zhì)合規(guī)性（20%）、技術(shù)匹配度（30%）、價(jià)格競爭力（25%）、服務(wù)能力（15%）、合作意愿（10%）五個(gè)維度對(duì)供應(yīng)商打分，總分≥80分視為通過評(píng)估。責(zé)任主體：評(píng)審小組全體成員輸出物》：《供應(yīng)商綜合評(píng)估表》、評(píng)估會(huì)議紀(jì)要步驟6：簽訂框架協(xié)議操作內(nèi)容：對(duì)通過評(píng)估的供應(yīng)商，由采購部門牽頭起草《供應(yīng)商框架協(xié)議》，明確合作范圍、價(jià)格機(jī)制、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付條款、違約責(zé)任及保密義務(wù)，經(jīng)法務(wù)審核、管理層審批后簽訂，正式納入合格供應(yīng)商名錄。責(zé)任主體：采購經(jīng)理、法務(wù)專員、總經(jīng)理*輸出物》：《供應(yīng)商框架協(xié)議》、合格供應(yīng)商名錄（更新版）二、采購需求提報(bào)與審批流程步驟1：需求部門發(fā)起申請(qǐng)操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)《采購需求申請(qǐng)表》模板，填寫需求詳情（含物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算），技術(shù)圖紙或規(guī)格說明，提交至部門負(fù)責(zé)人審批。責(zé)任主體：需求申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人輸出物》：《采購需求申請(qǐng)表》（部門審批通過版）步驟2：采購部門審核操作內(nèi)容：采購部門審核需求的合理性（是否重復(fù)采購、是否符合采購政策）、預(yù)算準(zhǔn)確性（是否超年度預(yù)算）及供應(yīng)商選擇依據(jù)（是否從合格名錄中選取，特殊情況需說明理由）。責(zé)任主體：采購專員、采購經(jīng)理輸出物》：《采購需求審核意見表》步驟3：財(cái)務(wù)與高層審批操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算額度及付款方式合理性；根據(jù)采購金額分級(jí)審批（如≤5萬元由采購經(jīng)理審批，5萬-20萬元由分管副總審批，≥20萬元由總經(jīng)理審批）。責(zé)任主體：財(cái)務(wù)經(jīng)理、分管副總、總經(jīng)理*輸出物》：《采購審批單》（最終審批版）三、采購執(zhí)行與合同管理流程步驟1：下達(dá)采購訂單操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)審批通過的《采購需求申請(qǐng)表》，向選定供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確訂單編號(hào)、物料信息、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及違約條款，要求供應(yīng)商書面確認(rèn)。責(zé)任主體：采購專員、供應(yīng)商對(duì)接人輸出物》：《采購訂單》（雙方簽字確認(rèn)版）步驟2：訂單進(jìn)度跟蹤操作內(nèi)容：采購專員通過ERP系統(tǒng)或定期溝通跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，對(duì)可能延遲的訂單提前預(yù)警，協(xié)調(diào)資源保證交貨期，填寫《訂單跟蹤表》。責(zé)任主體：采購專員*輸出物》：《訂單跟蹤表》步驟3：貨物/服務(wù)驗(yàn)收操作內(nèi)容：需求部門與質(zhì)量部門共同到貨驗(yàn)收，核對(duì)物料數(shù)量、規(guī)格、外觀及包裝，按《采購訂單》約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測（如送檢、試用），填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，合格則入庫，不合格則啟動(dòng)退貨/換貨流程。責(zé)任主體：需求部門驗(yàn)收人、質(zhì)量檢驗(yàn)員輸出物》：《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（合格/不合格）步驟4：發(fā)票核對(duì)與付款操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門核對(duì)供應(yīng)商開具的發(fā)票與《采購訂單》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》信息一致性（物料名稱、數(shù)量、金額），確認(rèn)無誤后按合同約定付款方式辦理轉(zhuǎn)賬，保留付款憑證。責(zé)任主體：會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)經(jīng)理輸出物》：《發(fā)票核對(duì)單》、付款憑證四、供應(yīng)商績效評(píng)估與優(yōu)化流程步驟1：數(shù)據(jù)收集操作內(nèi)容：每季度末，采購部門收集供應(yīng)商關(guān)鍵數(shù)據(jù)：交貨準(zhǔn)時(shí)率（按時(shí)交貨批次/總批次）、質(zhì)量合格率（驗(yàn)收合格批次/總批次）、價(jià)格競爭力（同行業(yè)比價(jià)結(jié)果）、服務(wù)響應(yīng)速度（問題解決時(shí)效）、配合度（訂單變更響應(yīng)速度）。責(zé)任主體：采購專員、需求部門反饋人輸出物》：《供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)匯總表》步驟2：績效評(píng)估操作內(nèi)容：采購部門組織評(píng)審小組，按《供應(yīng)商績效評(píng)估表》評(píng)分（總分100分，質(zhì)量30%、交貨25%、價(jià)格20%、服務(wù)15%、合作10%），評(píng)估等級(jí)：A級(jí)（≥90分，優(yōu)先合作）、B級(jí)（80-89分，穩(wěn)定合作）、C級(jí)（70-79分，限期改進(jìn)）、D級(jí)（<70分，啟動(dòng)淘汰）。責(zé)任主體：評(píng)審小組全體成員輸出物》：《供應(yīng)商績效評(píng)估表》、評(píng)估等級(jí)通知步驟3：結(jié)果反饋與改進(jìn)操作內(nèi)容：采購部門將評(píng)估結(jié)果及改進(jìn)建議書面反饋給供應(yīng)商（C級(jí)供應(yīng)商需提交《改進(jìn)計(jì)劃》），跟蹤整改落實(shí)情況，A級(jí)供應(yīng)商可給予訂單傾斜或年度表彰。責(zé)任主體：采購經(jīng)理、供應(yīng)商對(duì)接人輸出物》：《供應(yīng)商績效反饋函》、《改進(jìn)計(jì)劃》（C級(jí)供應(yīng)商）五、供應(yīng)商退出管理流程步驟1：退出觸發(fā)條件確認(rèn)操作內(nèi)容：出現(xiàn)以下情況可啟動(dòng)退出程序：連續(xù)2次績效評(píng)估為D級(jí)、重大違約（如交付假冒偽劣產(chǎn)品、泄露商業(yè)秘密）、破產(chǎn)/注銷、主動(dòng)申請(qǐng)退出。責(zé)任主體：采購經(jīng)理、法務(wù)專員輸出物》：《供應(yīng)商退出原因說明》步驟2：通知與業(yè)務(wù)交接操作內(nèi)容：采購部門提前30天書面通知供應(yīng)商退出安排，協(xié)商未執(zhí)行訂單的終止、在途物料處理及款項(xiàng)結(jié)算方案，保證不影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。責(zé)任主體：采購專員、法務(wù)專員輸出物》：《供應(yīng)商退出通知書》、業(yè)務(wù)交接確認(rèn)單步驟3：檔案歸檔與名錄更新操作內(nèi)容：將供應(yīng)商合作協(xié)議、評(píng)估記錄、往來函件等資料整理歸檔，從合格供應(yīng)商名錄中移除，更新供應(yīng)商管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)。責(zé)任主體：檔案管理員、采購專員輸出物》》：供應(yīng)商檔案（已退出）、合格供應(yīng)商名錄（更新版）配套工具表格1.《供應(yīng)商基本信息表》字段名稱填寫說明供應(yīng)商名稱全稱與營業(yè)執(zhí)照一致統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼注冊(cè)地址實(shí)際經(jīng)營地址法定代表人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式聯(lián)系人姓名、職務(wù)、電話、郵箱（非必填）主營業(yè)務(wù)核心產(chǎn)品/服務(wù)范圍資質(zhì)證書附復(fù)印件（如ISO9001、3C認(rèn)證等）開戶銀行及賬號(hào)用于付款結(jié)算合作歷史以往合作項(xiàng)目、合作年限（如有）2.《采購需求申請(qǐng)表》字段名稱填寫說明申請(qǐng)部門如生產(chǎn)部、行政部申請(qǐng)人*需求提出人姓名申請(qǐng)日期YYYY-MM-DD需求名稱物料/服務(wù)具體名稱（如“A型螺絲”）規(guī)格型號(hào)詳細(xì)技術(shù)參數(shù)（如尺寸、材質(zhì)）數(shù)量需求總量單位件/千克/套等預(yù)估單價(jià)元/單位（不含稅）預(yù)估總價(jià)數(shù)量×單價(jià)（不含稅）用途說明用于生產(chǎn)/設(shè)備維護(hù)/辦公等交貨日期YYYY-MM-DD緊急程度普通/緊急（緊急需注明原因）部門負(fù)責(zé)人審批簽字*、日期采購部門審核意見、簽字、日期財(cái)務(wù)部門審核意見、簽字、日期管理層審批意見、簽字、日期（按權(quán)限分級(jí)）3.《供應(yīng)商績效評(píng)估表》（季度/年度）供應(yīng)商名稱評(píng)估周期評(píng)估人*評(píng)估項(xiàng)目權(quán)重（%）評(píng)分（1-10分）質(zhì)量指標(biāo)30（合格率、退貨率等）交貨指標(biāo)25（準(zhǔn)時(shí)率、延遲天數(shù)）價(jià)格指標(biāo)20（價(jià)格競爭力、降價(jià)配合）服務(wù)指標(biāo)15（響應(yīng)速度、問題解決）合作指標(biāo)10（配合度、創(chuàng)新貢獻(xiàn)）總分100-評(píng)估等級(jí)□A（≥90）□B（80-89）□C（70-79）□D（<70）改進(jìn)建議（針對(duì)C/D級(jí)供應(yīng)商填寫）評(píng)審小組簽字、、*日期4.《采購訂單》訂單編號(hào)PO-YYYYMMDD-X（如PO20240501-001）供應(yīng)商名稱訂單日期YYYY-MM-DD需求部門交貨日期YYYY-MM-DD交貨地點(diǎn)（如“市區(qū)倉庫”）序號(hào)物料名稱12合計(jì)-付款方式□電匯□承兌匯票□其他（注明）質(zhì)量要求（按《采購訂單》附件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（按《采購訂單》附件驗(yàn)收規(guī)范執(zhí)行）訂單負(fù)責(zé)人*姓名、電話*供應(yīng)商確認(rèn)簽字（蓋章）*關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)合規(guī)性把控：供應(yīng)商準(zhǔn)入需嚴(yán)格核查資質(zhì)原件，避免“證照不符”或“掛靠經(jīng)營”；采購金額達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的，必須通過公開招標(biāo)方式執(zhí)行，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)。流程閉環(huán)管理：從需求提報(bào)到最終付款，各環(huán)節(jié)需留痕存檔（如審批單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票），保證“有據(jù)可查”；供應(yīng)商績效評(píng)估結(jié)果需與后續(xù)合作訂單直接掛鉤，避免評(píng)估流于形式。風(fēng)險(xiǎn)前置防范：對(duì)單一供應(yīng)商依賴度高的物料（如核心零部件），需建立備選供應(yīng)商庫（至少2家），降低供應(yīng)鏈