行政采購(gòu)清單及審批流程標(biāo)準(zhǔn)化管理工具一、適用范圍與核心價(jià)值本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)及社會(huì)組織的行政采購(gòu)管理場(chǎng)景，涵蓋辦公設(shè)備、耗材、服務(wù)外包、固定資產(chǎn)等各類行政類采購(gòu)需求。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化清單梳理與流程管控，可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)需求規(guī)范化、審批透明化、成本可控化，同時(shí)降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，提升采購(gòu)效率與資源配置合理性。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與提報(bào)需求部門發(fā)起需求部門根據(jù)工作計(jì)劃或?qū)嶋H需要，填寫《行政采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、期望交付時(shí)間及預(yù)算依據(jù)。對(duì)采購(gòu)金額較大或技術(shù)復(fù)雜的物品（如辦公設(shè)備、工程服務(wù)），需附《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》，詳細(xì)說(shuō)明功能參數(shù)、技術(shù)要求及選型理由。部門負(fù)責(zé)人初審需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)：是否符合部門年度工作計(jì)劃？是否為必需采購(gòu)？是否存在可替代方案？審核通過(guò)后，在《行政采購(gòu)需求申請(qǐng)表》中簽字確認(rèn)，提交至行政部門。（二）預(yù)算編制與審核行政部門匯總預(yù)算行政部門收到需求后，匯總各部門采購(gòu)需求，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)及公司預(yù)算政策，編制《季度/年度行政采購(gòu)預(yù)算表》，明確分項(xiàng)預(yù)算總額及優(yōu)先級(jí)。財(cái)務(wù)部門復(fù)核預(yù)算財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算的合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)檢查：是否超出部門預(yù)算總額？是否符合公司成本控制要求？預(yù)估單價(jià)是否偏離市場(chǎng)價(jià)格（可通過(guò)第三方比價(jià)平臺(tái)驗(yàn)證）？預(yù)算復(fù)核通過(guò)后，提交至采購(gòu)管理負(fù)責(zé)人（如行政總監(jiān)/分管副總）審批。（三）供應(yīng)商選擇與比價(jià)供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審行政部門根據(jù)采購(gòu)需求，從公司合格供應(yīng)商庫(kù)（或通過(guò)公開(kāi)招募、行業(yè)推薦）篩選候選供應(yīng)商，要求提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如3C認(rèn)證、ISO體系認(rèn)證）、過(guò)往合作案例等材料。對(duì)首次合作的供應(yīng)商，需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察或背景調(diào)查，確認(rèn)其履約能力與信譽(yù)。多渠道比價(jià)議價(jià)單筆采購(gòu)金額≤5000元：至少獲取3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，填寫《供應(yīng)商詢價(jià)/比價(jià)記錄表》（見(jiàn)模板2），對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)及付款條件，選擇最優(yōu)方案。單筆采購(gòu)金額＞5000元：需組織不少于3家的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)或線上比價(jià)，必要時(shí)邀請(qǐng)需求部門、財(cái)務(wù)部門共同參與評(píng)審，形成《采購(gòu)評(píng)審報(bào)告》。（四）采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂采購(gòu)訂單根據(jù)比價(jià)結(jié)果，行政部門編制《采購(gòu)訂單》，明確供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等條款，經(jīng)采購(gòu)管理負(fù)責(zé)人審批后發(fā)送給供應(yīng)商。合同簽訂（大額采購(gòu)必備）單筆采購(gòu)金額≥10000元或涉及長(zhǎng)期服務(wù)（如年保、外包服務(wù)），需簽訂正式《采購(gòu)合同》（見(jiàn)模板3）。合同需由行政部門起草，法務(wù)部門審核（必要時(shí)），經(jīng)總經(jīng)理/授權(quán)代表簽字蓋章后生效，供應(yīng)商同步蓋章回傳。（五）交付驗(yàn)收與入庫(kù)到貨/服務(wù)交付確認(rèn)供應(yīng)商按訂單約定交付物品或提供服務(wù)后，需求部門與行政部門共同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：物品類：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、配件是否齊全，試用功能是否正常；服務(wù)類：對(duì)照服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如響應(yīng)時(shí)間、完成質(zhì)量）進(jìn)行驗(yàn)收，出具《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。填寫驗(yàn)收入庫(kù)單驗(yàn)收合格后，需求部門、行政部門驗(yàn)收人分別在《驗(yàn)收入庫(kù)單》（見(jiàn)模板4）中簽字確認(rèn)，物品類采購(gòu)需同步登記至《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（如適用）或《低值易耗品臺(tái)賬》。驗(yàn)收不合格的，需在單據(jù)中注明原因，要求供應(yīng)商限期整改或退換，整改后重新驗(yàn)收。（六）付款結(jié)算與檔案歸檔付款申請(qǐng)與審批行政部門根據(jù)《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收入庫(kù)單》《發(fā)票》（或服務(wù)確認(rèn)單），填寫《采購(gòu)付款審批表》（見(jiàn)模板5），附相關(guān)合同、驗(yàn)收憑證等材料，按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如：部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)經(jīng)理→總經(jīng)理）。財(cái)務(wù)付款與對(duì)賬財(cái)務(wù)部門審批通過(guò)后，按合同約定方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、公對(duì)公支付）向供應(yīng)商付款，付款后及時(shí)更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬。采購(gòu)檔案歸檔行政部門負(fù)責(zé)整理采購(gòu)全流程資料（需求申請(qǐng)、預(yù)算表、比價(jià)記錄、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等），按“一采購(gòu)一檔案”原則分類歸檔，電子檔備份至服務(wù)器，紙質(zhì)檔保存期限≥3年（重要合同保存≥10年）。三、常用模板表格清單模板1：行政采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)要求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）期望交付時(shí)間采購(gòu)用途與必要性說(shuō)明部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部初審意見(jiàn)：簽字：日期：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核意見(jiàn)：簽字：日期：模板2：供應(yīng)商詢價(jià)/比價(jià)記錄表采購(gòu)需求編號(hào)采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量期望交付時(shí)間供應(yīng)商A信息公司名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話報(bào)價(jià)（元）報(bào)價(jià)包含內(nèi)容（是否含稅、運(yùn)費(fèi)、安裝費(fèi)等）質(zhì)保期交付周期優(yōu)勢(shì)說(shuō)明供應(yīng)商B信息（同上）供應(yīng)商C信息（同上）比價(jià)結(jié)論推薦供應(yīng)商：______，理由：________________________________________________________審批人簽字：日期：模板3：采購(gòu)合同（關(guān)鍵條款節(jié)選）合同編號(hào)：______甲方（采購(gòu)方）：______乙方（供應(yīng)商）：______采購(gòu)物品/服務(wù)詳情：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間/服務(wù)周期。質(zhì)量要求：符合國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，甲方驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（詳見(jiàn)附件）。付款方式：如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付90%，質(zhì)保期滿無(wú)息支付10%”。違約責(zé)任：逾期交付/服務(wù)不達(dá)標(biāo)，乙方按日支付合同總額0.5%違約金；質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致甲方損失，乙方全額賠償。爭(zhēng)議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟。模板4：驗(yàn)收入庫(kù)單采購(gòu)訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明需求部門驗(yàn)收人：簽字：行政部驗(yàn)收人：簽字：備注（如不合格需注明整改要求）模板5：采購(gòu)付款審批表采購(gòu)合同/訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱付款金額（元）付款方式付款事由（如：驗(yàn)收合格付款/質(zhì)保金支付）附證材料清單（合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)：簽字：日期：總經(jīng)理/授權(quán)代表審批：簽字：日期：四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）嚴(yán)格審批權(quán)限管控明確各環(huán)節(jié)審批人及權(quán)限：如單筆采購(gòu)＜5000元由部門負(fù)責(zé)人審批；5000元≤金額＜20000元由行政總監(jiān)審批；金額≥20000元需總經(jīng)理審批。嚴(yán)禁越權(quán)審批或先采購(gòu)后補(bǔ)流程。（二）強(qiáng)化預(yù)算剛性約束采購(gòu)需求必須納入年度/季度預(yù)算，超預(yù)算采購(gòu)需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后方可執(zhí)行；緊急零星采購(gòu)（金額＜2000元）可事后補(bǔ)批，但需注明緊急原因。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理建立《供應(yīng)商資質(zhì)檔案》，每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行履約評(píng)價(jià)（質(zhì)量、交期、服務(wù)、價(jià)格），評(píng)分低于80分的暫停合作，連續(xù)兩年評(píng)分≥90分的列為“優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商”優(yōu)先選用。（四）防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)人員與供應(yīng)商存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的，需主動(dòng)申并回避；比價(jià)過(guò)程需全程留痕（截圖、錄音等），關(guān)鍵采購(gòu)邀請(qǐng)至少2名非相關(guān)部門人員監(jiān)督；定期開(kāi)展采購(gòu)輪崗（每2-3年一次）。（五）應(yīng)急采購(gòu)處理