合同管理流程模板大全引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確雙方權(quán)責(zé)、保障合法權(quán)益的重要法律文件，規(guī)范化的合同管理能顯著降低法律風(fēng)險、提高運(yùn)營效率、優(yōu)化資源配置。本模板大全從合同全生命周期管理視角出發(fā)，涵蓋需求發(fā)起、起草審批、簽署用印、履行監(jiān)控、變更終止到歸檔管理的完整流程，并提供實(shí)用表格及關(guān)鍵注意事項(xiàng)，助力企業(yè)構(gòu)建系統(tǒng)、高效的合同管理體系。一、合同管理流程的適用范圍與核心價值適用范圍本流程適用于各類企業(yè)（如制造業(yè)、商貿(mào)企業(yè)、服務(wù)型企業(yè)等）的各類合同管理場景，包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開發(fā)等；合作類合同：聯(lián)營合作、技術(shù)合作、項(xiàng)目共建等；其他合同：勞動合同、租賃合同、保密協(xié)議等。核心價值風(fēng)險防控：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程減少合同條款漏洞、主體資質(zhì)瑕疵等法律風(fēng)險；效率提升：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與時限，避免審批推諉、流程延誤；權(quán)責(zé)清晰：規(guī)范合同從簽訂到履行的全過程，明確業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門的分工；追溯便捷：完整的檔案管理與記錄，為后續(xù)爭議解決、審計(jì)檢查提供依據(jù)。二、合同全生命周期管理步驟詳解（一）需求發(fā)起與合同起草需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購物料、銷售產(chǎn)品、承接項(xiàng)目等），填寫《合同需求申請表》，明確以下核心信息：合同類型、合作對方主體名稱；合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號等）、數(shù)量、預(yù)估金額；履行期限、地點(diǎn)、方式等核心要素；特殊要求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、保密條款等）。合同起草起草主體：業(yè)務(wù)部門對接需求后，由法務(wù)部門或指定授權(quán)人（如業(yè)務(wù)專員*）參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本；核心條款：需包含標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力等法定必備條款，保證內(nèi)容具體、無歧義；審核初稿：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*對合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求的一致性進(jìn)行初步審核，確認(rèn)無誤后提交法務(wù)部門。（二）內(nèi)部審批流程法務(wù)部門審核審核重點(diǎn)：合同主體合法性（對方是否具備相應(yīng)資質(zhì)、簽約權(quán)限）；條款合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度）；邏輯嚴(yán)密性（避免條款沖突、權(quán)利義務(wù)不對等）；風(fēng)險提示（識別潛在法律風(fēng)險，提出修改建議）。輸出結(jié)果：法務(wù)審核*出具《法務(wù)審核意見書》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”及具體修改意見。財(cái)務(wù)部門審核審核范圍：涉及資金收付的合同，需提交財(cái)務(wù)部門審核；審核重點(diǎn)：價款構(gòu)成是否合理（含稅/不含稅、費(fèi)用明細(xì)等）；付款條件、進(jìn)度、方式是否符合財(cái)務(wù)制度；發(fā)票類型、開具時間等約定是否合規(guī)；涉及保函、保證金等條款的財(cái)務(wù)風(fēng)險。輸出結(jié)果：財(cái)務(wù)審核*在《合同審批表》中簽署意見，確認(rèn)財(cái)務(wù)條款可行。分級審批審批權(quán)限：根據(jù)合同金額、重要性劃分審批層級（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人+法務(wù)審核+財(cái)務(wù)審核*；5萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人+法務(wù)審核+財(cái)務(wù)審核+分管副總；金額＞50萬元或重大合同：需提交總經(jīng)理*或總經(jīng)理辦公會審議。審批要求：審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批，逾期未反饋視為默認(rèn)通過；審批過程中需簽署明確意見，禁止“同意”等模糊表述。（三）合同簽署與用印文本確認(rèn)業(yè)務(wù)部門將審批通過的最終合同文本與對方溝通，確認(rèn)雙方無異議，保證文本內(nèi)容與審批版本一致。簽署方式紙質(zhì)簽署：雙方當(dāng)事人簽字/蓋章（自然人需簽字，法人需加蓋公章或合同專用章），保證簽字人具有授權(quán)（可要求對方提供授權(quán)委托書）；電子簽署：通過合法的第三方電子簽名平臺（如e簽寶、法大大等）簽署，保證電子簽名符合《電子簽名法》要求，具備法律效力。用印管理用印前由行政部或指定用印管理員核對以下事項(xiàng)：合同文本是否為審批通過的最終版本；簽署人是否具有相應(yīng)授權(quán)；用印登記信息（合同編號、用印日期、份數(shù)等）是否完整。用印后登記《合同用印登記表》，留存用印憑證，合同文本數(shù)量按“正本+副本+存根”模式管理（正本1份，副本按需確定，存根1份歸檔）。（四）合同履行與監(jiān)控履行責(zé)任分工業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交貨、驗(yàn)收、付款、服務(wù)交付等），建立《合同履行跟蹤表》；財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定及履行進(jìn)度，辦理款項(xiàng)支付、發(fā)票結(jié)算等手續(xù)；法務(wù)部門對履行中的法律問題提供支持（如對方違約、爭議處理等）。關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)監(jiān)控進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)部門按月/季度更新《合同履行跟蹤表》，記錄計(jì)劃完成時間、實(shí)際完成時間、履行情況（正常/異常/逾期）；風(fēng)險預(yù)警：對可能出現(xiàn)的逾期履行（如交貨延遲、付款逾期）、質(zhì)量問題（如驗(yàn)收不合格）等風(fēng)險，需提前3個工作日上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*，制定應(yīng)對措施；溝通記錄：與對方的往來函件、郵件、會議紀(jì)要等需書面化留存，作為履行憑證。（五）合同變更與終止合同變更變更情形：因市場變化、政策調(diào)整、雙方協(xié)商一致等原因需變更合同標(biāo)的、價款、履行期限等條款；變更流程：業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請》，說明變更原因、內(nèi)容及影響；履行原審批流程（重大變更需重新審核）；雙方簽訂《合同變更協(xié)議》，作為原合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。合同終止終止情形：合同履行完畢、雙方協(xié)商一致、一方違約、不可抗力等法定或約定情形；終止流程：業(yè)務(wù)部門收集終止證據(jù)（如對方違約證明、不可抗力證明等），提交《合同終止申請》；審批通過后，與對方協(xié)商終止事宜，簽訂《合同終止協(xié)議》，明確清算條款（如已付款項(xiàng)、剩余貨物處理等）；終止后及時更新合同臺賬，標(biāo)注“已終止”狀態(tài)。（六）合同歸檔與管理歸檔范圍合同正本、副本、存根；審批文件（《合同審批表》《法務(wù)審核意見書》等）；變更/終止協(xié)議、履行記錄（《合同履行跟蹤表》、驗(yàn)收單、付款憑證等）；雙方往來函件、補(bǔ)充協(xié)議等關(guān)聯(lián)資料。歸檔流程業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢/終止后5個工作日內(nèi)，將上述資料整理成冊，填寫《合同歸檔清單》，提交檔案管理部門；檔案管理部門對資料進(jìn)行分類（按合同類型、年度等）、編號、登記，編制《合同檔案目錄》，存放于專用檔案柜（紙質(zhì)）或企業(yè)合同管理系統(tǒng)（電子）；電子檔案需加密存儲，設(shè)置查閱權(quán)限（僅授權(quán)人員可訪問），定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。三、合同管理常用模板表格（一）合同審批表合同編號合同名稱合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）對方單位名稱對方統(tǒng)一社會信用代碼合同標(biāo)的數(shù)量/規(guī)格合同總金額（大寫）合同總金額（小寫）履行期限簽署地點(diǎn)付款方式預(yù)計(jì)生效日期業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人業(yè)務(wù)部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______法務(wù)部門審核意見：審核人簽字：__________日期：______財(cái)務(wù)部門審核意見：審核人簽字：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批意見：簽字：__________日期：______備注（如特殊條款、附件說明等）：（二）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱對方單位履行階段（如：預(yù)付款支付、貨物交付、驗(yàn)收、質(zhì)保期等）計(jì)劃完成時間實(shí)際完成時間履行情況說明（正常/異常/逾期）責(zé)任人處理措施（如適用）（三）合同歸檔清單歸檔編號合同編號合同名稱歸檔日期檔案盒編號存放位置關(guān)聯(lián)資料清單（審批表、變更協(xié)議、履行記錄等）歸檔人查閱權(quán)限（部門/人員）四、合同管理過程中的關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)與應(yīng)對策略1.合同主體風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：對方無經(jīng)營資質(zhì)、超越經(jīng)營范圍、法定代表人無授權(quán)等，導(dǎo)致合同無效或無法履行。應(yīng)對策略：簽約前核查對方營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、施工資質(zhì)等），通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用狀況，要求對方提供法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時）。2.合同條款風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：條款模糊（如“合理期限”“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”）、遺漏核心條款（如違約責(zé)任、爭議解決方式）、權(quán)利義務(wù)不對等。應(yīng)對策略：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，法務(wù)部門對條款逐條審核；明確量化標(biāo)準(zhǔn)（如“驗(yàn)收合格以第三方檢測報(bào)告為準(zhǔn)”），平衡雙方權(quán)利義務(wù)，避免“霸王條款”。3.審批流程風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：未履行完整審批流程（如跳過法務(wù)審核）、越權(quán)審批（如經(jīng)辦人代替領(lǐng)導(dǎo)簽字）、審批資料缺失。應(yīng)對策略：制定《合同審批權(quán)限表》，明確各層級審批權(quán)限；通過OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)審批流程線上化，留痕審批記錄；審批資料需齊全（如《合同審批表》需所有審批人簽字確認(rèn)）。4.履行監(jiān)控風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：未跟蹤履行進(jìn)度導(dǎo)致逾期、對方違約未及時處理、履行證據(jù)缺失（如無驗(yàn)收單）。應(yīng)對策略：建立《合同履行跟蹤表》，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人；設(shè)置預(yù)警機(jī)制（如逾期前3天提醒）；要求對方在驗(yàn)收單、結(jié)算單等文件上蓋章/簽字，留存書面憑證。5.檔案管理風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合同資料丟失、保管不善（如受潮、火災(zāi)）、電子檔案未備份。應(yīng)對策略：指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，紙質(zhì)檔案存放于防火、防潮檔案柜；電子檔案定期備份（本地+云端），設(shè)置查閱權(quán)限，嚴(yán)禁非授權(quán)人員復(fù)制、外傳。6.保密與信息安全風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合同內(nèi)容泄露（如商業(yè)秘密、核心技術(shù)）、電子簽名平臺安全性不足。應(yīng)對策略：與接觸合同的人員（如業(yè)務(wù)員、法務(wù)）簽訂《保