采購(gòu)申請(qǐng)審批流程及供應(yīng)商選擇模板一、適用范圍與場(chǎng)景說(shuō)明本模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)、項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)等場(chǎng)景，覆蓋從需求發(fā)起到供應(yīng)商確定的全流程管理。特別適用于需規(guī)范采購(gòu)行為、防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、提升采購(gòu)效率的企業(yè)場(chǎng)景，包括但不限于：辦公用品、生產(chǎn)物料等常規(guī)物資采購(gòu)；設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等大額支出項(xiàng)目；新供應(yīng)商引入、現(xiàn)有供應(yīng)商續(xù)用等供應(yīng)商管理場(chǎng)景。二、采購(gòu)申請(qǐng)審批及供應(yīng)商選擇全流程操作（一）第一步：采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)表填寫(xiě)需求部門(mén)發(fā)起：采購(gòu)需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》，明確以下信息：采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)；采購(gòu)理由（如：生產(chǎn)急需、設(shè)備更新、新增項(xiàng)目等）；預(yù)算來(lái)源（如：年度預(yù)算、專(zhuān)項(xiàng)撥款等）；期望交付時(shí)間、使用部門(mén)及聯(lián)系人。附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型補(bǔ)充必要附件，例如：大額采購(gòu)需提供《市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告》（含至少3家供應(yīng)商初步詢(xún)價(jià)信息）；技術(shù)復(fù)雜采購(gòu)需提供《技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)》；新項(xiàng)目采購(gòu)需提供《項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件》。（二）第二步：部門(mén)初審與需求確認(rèn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配度進(jìn)行初審，重點(diǎn)關(guān)注：采購(gòu)數(shù)量是否符合實(shí)際消耗或使用標(biāo)準(zhǔn)；預(yù)估價(jià)格是否在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)；采購(gòu)時(shí)間是否滿足業(yè)務(wù)緊急程度。初審意見(jiàn)反饋：初審?fù)ㄟ^(guò)后，部門(mén)負(fù)責(zé)人在《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》“部門(mén)初審意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)；若不通過(guò)，需注明原因并退回需求部門(mén)調(diào)整。（三）第三步：采購(gòu)部復(fù)核與市場(chǎng)調(diào)研采購(gòu)部接收申請(qǐng)：采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成形式復(fù)核，檢查表格填寫(xiě)完整性、附件齊全性。市場(chǎng)調(diào)研與供應(yīng)商初步篩選：根據(jù)采購(gòu)物品/服務(wù)類(lèi)型，通過(guò)公開(kāi)渠道（如企業(yè)供應(yīng)商庫(kù)、行業(yè)平臺(tái)、展會(huì)信息等）收集至少3家候選供應(yīng)商信息；對(duì)供應(yīng)商基本資質(zhì)進(jìn)行初步核查（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)、經(jīng)營(yíng)范圍等），剔除不符合要求的供應(yīng)商；對(duì)符合資質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行初步詢(xún)價(jià)，獲取報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品參數(shù)、交付周期等信息，形成《供應(yīng)商初步詢(xún)價(jià)記錄表》。（四）第四步：多級(jí)審批與預(yù)算鎖定根據(jù)采購(gòu)金額及企業(yè)內(nèi)控要求，啟動(dòng)分級(jí)審批流程（示例）：采購(gòu)金額（元）審批流程≤5000需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)專(zhuān)員→采購(gòu)經(jīng)理5000-50000需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)專(zhuān)員→采購(gòu)經(jīng)理→財(cái)務(wù)主管50000-200000需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)專(zhuān)員→采購(gòu)經(jīng)理→財(cái)務(wù)主管→分管副總＞200000需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)專(zhuān)員→采購(gòu)經(jīng)理→財(cái)務(wù)主管→分管副總→總經(jīng)理→董事會(huì)（如需）審批要點(diǎn)：財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核預(yù)算合規(guī)性、資金支付計(jì)劃；分管副總/總經(jīng)理重點(diǎn)審核采購(gòu)戰(zhàn)略匹配度（如是否優(yōu)先選擇長(zhǎng)期合作供應(yīng)商、是否符合企業(yè)降本目標(biāo)）。審批通過(guò)后，由財(cái)務(wù)部鎖定相應(yīng)預(yù)算，審批不通過(guò)則退回采購(gòu)部與需求部門(mén)溝通調(diào)整。（五）第五步：供應(yīng)商評(píng)估與確定制定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型確定評(píng)估維度及權(quán)重（示例）：常規(guī)物資采購(gòu)：價(jià)格（40%）、交貨期（30%）、過(guò)往合作質(zhì)量（20%）、付款條件（10%）；設(shè)備/技術(shù)采購(gòu)：技術(shù)參數(shù)匹配度（30%）、供應(yīng)商資質(zhì)（25%）、報(bào)價(jià)（20%）、售后服務(wù)（15%）、案例業(yè)績(jī)（10%）。供應(yīng)商綜合評(píng)估：由采購(gòu)部組織需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)（如需）成立評(píng)估小組，對(duì)照《供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估表》對(duì)候選供應(yīng)商打分，形成《供應(yīng)商綜合評(píng)估報(bào)告》。確定候選供應(yīng)商：選擇綜合評(píng)分最高的1-2家供應(yīng)商作為候選對(duì)象，若評(píng)分差距≤5%，需補(bǔ)充調(diào)研或組織現(xiàn)場(chǎng)考察后再確定。（六）第六步：比價(jià)議價(jià)與合同擬定最終比價(jià)議價(jià)：采購(gòu)部與候選供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取最優(yōu)付款條件（如賬期、質(zhì)保金比例）、交付條款（如分批交付、運(yùn)輸方式），形成《最終比價(jià)議價(jià)記錄表》。合同擬定：采購(gòu)部根據(jù)談判結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《采購(gòu)合同模板》擬定合同條款，重點(diǎn)明確：標(biāo)的物名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)及總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法及異議處理；交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式及風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)；付款方式、發(fā)票類(lèi)型及違約責(zé)任。（七）第七步：合同審批與簽訂合同審批：合同需經(jīng)法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）審核合規(guī)性，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、需求部門(mén)會(huì)簽，最終由授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理）簽字確認(rèn)。合同簽訂：審批通過(guò)后，由采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂正式合同，合同文本至少一式兩份（企業(yè)與供應(yīng)商各執(zhí)一份），同步掃描存檔至企業(yè)ERP系統(tǒng)。（八）第八步：采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收訂單下達(dá)：采購(gòu)部根據(jù)合同向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確交付細(xì)節(jié)，并抄送需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部。交付與驗(yàn)收：供應(yīng)商按訂單交付后，需求部門(mén)牽頭組織驗(yàn)收（可邀請(qǐng)技術(shù)部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)參與），對(duì)照合同要求檢查數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》；驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)、供應(yīng)商、驗(yàn)收人三方簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需在2個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面通知采購(gòu)部啟動(dòng)退貨/索賠流程。付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部憑《采購(gòu)驗(yàn)收單》《發(fā)票》《采購(gòu)合同》等資料，按合同約定支付款項(xiàng)，完成采購(gòu)閉環(huán)。三、配套模板表格清單（一）《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明申請(qǐng)部門(mén)需求部門(mén)全稱(chēng)申請(qǐng)人需求部門(mén)經(jīng)辦人（姓名用代替，如某某）聯(lián)系電話申請(qǐng)人辦公電話（虛擬號(hào)碼，如010-）采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)具體名稱(chēng)（如“聯(lián)想ThinkPad筆記本”“年度保潔服務(wù)”）規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容詳細(xì)參數(shù)或服務(wù)范圍（如“i5處理器/16G內(nèi)存/512G固態(tài)硬盤(pán)”“辦公樓日常清潔”）數(shù)量采購(gòu)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）單項(xiàng)物品/服務(wù)預(yù)估價(jià)格預(yù)估總價(jià)（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)預(yù)算來(lái)源對(duì)應(yīng)預(yù)算科目（如“行政辦公費(fèi)-2024年Q3預(yù)算”）期望交付時(shí)間YYYY-MM-DD采購(gòu)理由簡(jiǎn)要說(shuō)明采購(gòu)必要性（如“替換老化設(shè)備”“新增項(xiàng)目需求”）附件清單列出補(bǔ)充附件名稱(chēng)（如《技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)》《市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告》）部門(mén)初審意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字及日期采購(gòu)部審核意見(jiàn)采購(gòu)經(jīng)理簽字及日期財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)財(cái)務(wù)主管簽字及日期分管副總/總經(jīng)理審批授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字及日期（二）《供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估表》評(píng)估維度評(píng)估內(nèi)容權(quán)重得分（0-100）基本資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、3C認(rèn)證等）在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍匹配采購(gòu)需求20業(yè)績(jī)與經(jīng)驗(yàn)近3年同類(lèi)項(xiàng)目合作案例（提供合同復(fù)印件），客戶評(píng)價(jià)良好25質(zhì)量保障能力質(zhì)量管理體系說(shuō)明、質(zhì)檢流程、售后響應(yīng)時(shí)間（≤24小時(shí)）20價(jià)格與成本控制報(bào)價(jià)合理性（與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比）、成本優(yōu)化能力15履約能力交付及時(shí)率（≥95%）、產(chǎn)能穩(wěn)定性、應(yīng)急處理能力10付款條件賬期、預(yù)付款比例、質(zhì)保金比例是否優(yōu)于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)10綜合評(píng)分100（三）《供應(yīng)商比價(jià)記錄表》供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人報(bào)價(jià)（元）交付周期（天）付款條件質(zhì)量承諾備注（如優(yōu)勢(shì)/劣勢(shì)）*供應(yīng)商A（如科技）*某某500007簽訂合同后30%1年質(zhì)保技術(shù)參數(shù)最優(yōu)，賬期較短*供應(yīng)商B（如貿(mào)易）*某某480005簽訂合同后50%6個(gè)月質(zhì)保價(jià)格最低，質(zhì)保期較短*供應(yīng)商C（如服務(wù)）*某某5200010月結(jié)60天2年質(zhì)保服務(wù)響應(yīng)快，價(jià)格較高（四）《采購(gòu)合同模板》（關(guān)鍵條款節(jié)選）第一條標(biāo)的物名稱(chēng)：[物品/服務(wù)名稱(chēng)]，規(guī)格型號(hào)：[詳細(xì)參數(shù)]，數(shù)量：[數(shù)量]，單價(jià)：[元]，總價(jià)：[元]（含稅）。第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：[國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，或附《技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)》作為附件]；驗(yàn)收：交付后[5]個(gè)工作日內(nèi)，需求部門(mén)按本標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，供應(yīng)商應(yīng)在[3]個(gè)工作日內(nèi)免費(fèi)更換或整改。第三條交付交付時(shí)間：YYYY年MM月DD日前；交付地點(diǎn)：[企業(yè)指定地址]；風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：標(biāo)的物交付并簽收后，毀損、滅失風(fēng)險(xiǎn)由供應(yīng)商轉(zhuǎn)移至采購(gòu)方。第四條付款方式付款條件：驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提供[增值稅專(zhuān)用發(fā)票]，采購(gòu)方在[30]個(gè)工作日內(nèi)支付[95]%合同款，剩余[5]%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后支付；付款賬戶：[開(kāi)戶銀行、賬號(hào)、戶名]。第五條違約責(zé)任供應(yīng)商逾期交付的，每逾期1日按合同總額的[0.5]%支付違約金，逾期超過(guò)[15]日的，采購(gòu)方有權(quán)解除合同；驗(yàn)收不合格且整改后仍不符合標(biāo)準(zhǔn)的，采購(gòu)方有權(quán)退貨，供應(yīng)商退還已付款項(xiàng)并賠償損失。四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）審批權(quán)限與流程合規(guī)性嚴(yán)禁越級(jí)審批或簡(jiǎn)化審批流程，大額采購(gòu)（如超過(guò)10萬(wàn)元）必須經(jīng)總經(jīng)理或董事會(huì)審批；審批過(guò)程中需留存書(shū)面意見(jiàn)或電子審批記錄，保證可追溯，避免“口頭審批”導(dǎo)致責(zé)任不清。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先選擇“企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)”中的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提供近3年無(wú)重大違法記錄聲明（可要求提供《無(wú)失信行為承諾函》）；對(duì)涉及食品、藥品、特種設(shè)備等特殊行業(yè)的供應(yīng)商，需核查其行業(yè)主管部門(mén)頒發(fā)的專(zhuān)項(xiàng)資質(zhì)（如食品生產(chǎn)許可證）。（三）比價(jià)過(guò)程透明性3家及以上供應(yīng)商比價(jià)為基本原則，若因特殊原因（如唯一供應(yīng)商）無(wú)法比價(jià)，需在《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》中詳細(xì)說(shuō)明并附《唯一供應(yīng)商說(shuō)明》，經(jīng)分管副總及以上領(lǐng)導(dǎo)審批；禁止與供應(yīng)商私下達(dá)成利益輸送，比價(jià)記錄需由采購(gòu)部、需求部門(mén)共同簽字確認(rèn)。（四