采購需求清單制作及審批模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景部門因業(yè)務(wù)拓展需新增辦公設(shè)備（如電腦、打印機）；生產(chǎn)車間因產(chǎn)能提升需采購原材料或零部件；研發(fā)項目開展所需實驗器材、軟件工具采購；辦公區(qū)域裝修或維護所需材料采購；節(jié)日福利、團建活動等物資采購。二、采購需求清單全流程操作指南（一）需求發(fā)起與清單填寫發(fā)起人確定：由采購需求部門指定專人（如部門助理、項目負責(zé)人）作為需求發(fā)起人，負責(zé)收集、整理采購需求信息。信息收集：發(fā)起人需與需求部門負責(zé)人、使用人溝通，明確采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額、期望到貨時間等關(guān)鍵信息。規(guī)格描述：需具體、可執(zhí)行（如“筆記本電腦：CPUi5-11400H，內(nèi)存16GB，512GBSSD，獨立顯卡”），避免模糊表述（如“高功能電腦”）；預(yù)算編制：參考歷史采購價格、市場行情或詢價結(jié)果，填寫含稅預(yù)算金額，保證預(yù)算合理性；緊急程度：根據(jù)業(yè)務(wù)需求勾選“緊急”（需3個工作日內(nèi)完成審批）或“常規(guī)”（5個工作日內(nèi)完成審批）。填寫模板：發(fā)起人根據(jù)本模板“采購需求清單標準模板”逐項填寫信息，保證無遺漏、無錯填，相關(guān)附件（如技術(shù)參數(shù)表、比價單、項目立項批復(fù)等）。（二）部門內(nèi)部審核部門負責(zé)人審核：需求清單填寫完成后，發(fā)起人提交至部門負責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、研發(fā)部總監(jiān)）進行審核。審核重點：采購需求是否符合部門年度工作計劃或項目目標；預(yù)算是否在部門預(yù)算額度內(nèi)；規(guī)格描述是否滿足實際使用需求；緊急程度是否合理。審核結(jié)果處理：通過：部門負責(zé)人在“部門負責(zé)人審批”欄簽字確認，并流轉(zhuǎn)至采購部門；不通過：注明修改意見（如“預(yù)算超支，需壓縮至5000元以內(nèi)”“規(guī)格需增加‘三年質(zhì)?！瘲l款”），退回發(fā)起人修改后重新提交。（三）采購部門復(fù)核接收與初審：采購部收到需求清單后，由采購專員（如*采購專員）進行初審，檢查填寫完整性、附件齊全性及審批流程合規(guī)性。專業(yè)復(fù)核：技術(shù)參數(shù)復(fù)核：對涉及專業(yè)設(shè)備或復(fù)雜物品的需求，采購部聯(lián)系技術(shù)部門（如*技術(shù)工程師）確認技術(shù)參數(shù)的準確性與市場通用性；預(yù)算與市場調(diào)研：對預(yù)算金額較高（如單次采購超1萬元）或非標物品，采購部需進行市場詢價（至少2家供應(yīng)商比價），核實預(yù)算合理性，并將比價結(jié)果作為附件附后；合規(guī)性檢查：確認采購物品是否符合企業(yè)采購管理制度（如是否屬于集中采購目錄、是否需要公開招標等）。復(fù)核結(jié)果處理：通過：采購部在“采購部門審核”欄簽字確認，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；不通過：注明復(fù)核意見（如“技術(shù)參數(shù)不明確，需補充‘分辨率1920×1080’”“預(yù)算不足，建議增加至8000元”），退回需求部門修改。（四）財務(wù)部門審核預(yù)算與資金審核：財務(wù)部由財務(wù)主管（如*財務(wù)主管）對采購需求的預(yù)算金額進行復(fù)核，確認是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合資金支付計劃。預(yù)算額度檢查：若需求超出部門預(yù)算，需核實是否有預(yù)算調(diào)整批復(fù)或?qū)ｍ椯Y金支持；資金安排：根據(jù)企業(yè)資金狀況，確認采購時間是否與資金回款計劃匹配（如季度末大額資金需優(yōu)先保障重點項目）。審核結(jié)果處理：通過：財務(wù)部在“財務(wù)部門審核”欄簽字確認，流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)；不通過：注明意見（如“預(yù)算已用盡，需納入下月預(yù)算”“資金暫未到位，建議延遲至次月采購”），退回采購部門或需求部門協(xié)調(diào)。（五）管理層審批分級審批：根據(jù)采購金額及重要性，由不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批：金額≤5000元：部門負責(zé)人+采購部+財務(wù)部審批即可，無需提交分管領(lǐng)導(dǎo)；5000元＜金額≤2萬元：需分管副總（如*分管副總）審批；金額＞2萬元：需總經(jīng)理（如*總經(jīng)理）最終審批。審批重點：管理層從戰(zhàn)略層面審核采購需求的必要性、投入產(chǎn)出比及對企業(yè)整體運營的影響。審批結(jié)果處理：通過：在對應(yīng)審批欄簽字確認，審批流程結(jié)束，采購部可啟動采購執(zhí)行；不通過：注明意見（如“非核心業(yè)務(wù)采購，暫緩執(zhí)行”“建議采用租賃方式替代采購”），流程終止并退回需求部門。（六）采購執(zhí)行與歸檔采購執(zhí)行：審批通過后，采購部根據(jù)需求清單開展采購工作（如供應(yīng)商選擇、合同簽訂、訂單下達、跟進物流到貨等），并及時向需求部門反饋采購進度。驗收與入庫：物品到貨后，需求部門與采購部共同驗收（核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等），驗收合格后辦理入庫手續(xù)，填寫《采購物品驗收單》。資料歸檔：采購部將審批完成的《采購需求清單》、比價單、合同、驗收單等資料整理歸檔，保存期限不少于3年，以備后續(xù)審計或查詢。三、采購需求清單標準模板采購需求清單基本信息需求部門□行政部□生產(chǎn)部□研發(fā)部□市場部□其他：_________________申請人_________________（部門助理/項目負責(zé)人）聯(lián)系方式電話：___________（內(nèi)部短號）申請日期_______年______月______日需求編號CG_______（年份+部門簡稱+序號，如CG2024-SC001）項目名稱/事由（選填）_______________________________________________________________期望到貨時間_______年______月______日（緊急需求請注明“3日內(nèi)到貨”）采購明細序號物品名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量單預(yù)算（元）123預(yù)算總計（大寫）___________________________元整預(yù)算總計（小寫）_______元審批流程部門負責(zé)人審批意見：_________________________________________________________簽字：___________日期：______年______月______日采購部門審核意見：_________________________________________________________簽字：___________日期：______年______月______日財務(wù)部門審核意見：_________________________________________________________簽字：___________日期：______年______月______日分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）意見：_________________________________________________________簽字：___________日期：______年______月______日總經(jīng)理審批（如需）意見：_________________________________________________________簽字：___________日期：______年______月______日備注|1.附件清單：□技術(shù)參數(shù)表□比價單（至少2家）□項目立項批復(fù)□其他：_________________2.其他說明：_________________________________________________________|||||四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）清單填寫規(guī)范信息完整性與準確性：所有必填項（如物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算等）需填寫完整，避免因信息缺失導(dǎo)致審批延誤；規(guī)格描述應(yīng)具體可執(zhí)行，避免使用“優(yōu)質(zhì)”“高效”等模糊詞匯。預(yù)算合理性：預(yù)算編制需參考市場行情或歷史數(shù)據(jù)，不得虛報、瞞報；若預(yù)算超部門額度，需提前辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。附件齊全：涉及技術(shù)復(fù)雜、金額較高或非標物品的采購，必須附上技術(shù)參數(shù)表、比價單等支撐材料，保證審批依據(jù)充分。（二）審批流程合規(guī)性逐級審批：嚴格按照“部門負責(zé)人→采購部→財務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理”的順序?qū)徟?，不得越級審批；緊急需求需在“緊急程度”欄勾選，并注明原因，審批環(huán)節(jié)可適當(dāng)并行處理，但不得必要審核。審批時限：各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成反饋（緊急需求1個工作日內(nèi)），因特殊情況需延期的，需提前告知發(fā)起人并說明原因。（三）采購執(zhí)行與風(fēng)險控制供應(yīng)商管理：采購部需選擇合格供應(yīng)商（優(yōu)先從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中選擇），對金額較大（超5萬元）的采購，需組織公開招標或競爭性談判，保證采購過程公開、公平、公正。驗收與監(jiān)督：需求部門需嚴格按驗收標準核對物品，不合格品需及時退回；采購部定期對采購需求清單