物流協(xié)會采購管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強本物流協(xié)會采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購資金的使用效益，確保采購工作的公正、公平、公開，保障協(xié)會各項工作的順利開展，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于物流協(xié)會及其下屬各部門、分支機構的各類采購活動，包括但不限于辦公用品、設備、服務、物資等采購項目。3.采購原則采購活動應遵循以下原則：（1）合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。（2）效益性原則：以合理的價格獲取符合質(zhì)量要求的物資或服務，實現(xiàn)采購資金的最大效益。（3）公平公正公開原則：采購過程應保持公平、公正、公開，確保所有潛在供應商都有平等的機會參與競爭。（4）誠信原則：協(xié)會與供應商之間應秉持誠信理念，履行各自的責任和義務。二、采購組織與職責1.采購管理委員會（1）組成：由協(xié)會會長、副會長、秘書長及相關部門負責人組成。（2）職責：-審議和制定協(xié)會采購管理的政策、制度和流程。-審批重大采購項目，包括采購預算、采購方式、供應商選擇等關鍵事項。-協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題和爭議。2.采購部門（1）設立專門的采購部門，配備專業(yè)采購人員。（2）職責：-負責執(zhí)行采購管理委員會制定的采購政策和制度，具體組織實施各類采購項目。-開展市場調(diào)研，收集供應商信息，建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫。-編制采購計劃，根據(jù)需求部門的申請，結合協(xié)會預算安排，制定合理的采購計劃。-組織采購活動，包括招標、談判、詢價等，確定中標供應商或達成采購協(xié)議。-跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務。-負責采購合同的簽訂、履行和管理，整理和歸檔采購相關文件資料。3.需求部門（1）協(xié)會內(nèi)各部門及分支機構為需求部門。（2）職責：-根據(jù)工作需要，提出采購申請，明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細信息。-參與采購項目的技術論證和商務談判，提供專業(yè)意見和建議。-負責對采購物資或服務進行驗收，確保符合使用要求。三、采購預算與計劃1.采購預算編制（1）每年末，需求部門應根據(jù)下一年度工作任務和業(yè)務發(fā)展計劃，結合歷史采購數(shù)據(jù)，編制本部門的采購預算草案。（2）采購預算草案應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計單價、總價、采購時間等詳細內(nèi)容。（3）需求部門將采購預算草案提交給采購部門，采購部門對各部門的采購預算進行匯總和審核，結合協(xié)會整體財務預算情況，編制協(xié)會年度采購預算草案。（4）年度采購預算草案經(jīng)采購管理委員會審議通過后，報協(xié)會理事會批準，作為協(xié)會年度采購工作的依據(jù)。2.采購計劃制定（1）采購部門根據(jù)批準的年度采購預算，結合實際工作進度和需求，制定月度或季度采購計劃。（2）采購計劃應明確采購項目的具體實施時間、采購方式、預計供應商等信息。（3）對于臨時采購項目，需求部門應填寫臨時采購申請表，說明采購原因、緊急程度、采購要求等，經(jīng)部門負責人和協(xié)會領導審批后，提交采購部門納入采購計劃。四、采購方式1.公開招標（1）適用范圍：單項采購金額達到一定標準（具體標準由協(xié)會根據(jù)實際情況確定）或技術復雜、規(guī)格要求統(tǒng)一的采購項目，應采用公開招標方式。（2）招標程序：-采購部門編制招標文件，明確招標項目的技術要求、商務條款、評標標準等內(nèi)容。-在協(xié)會官方網(wǎng)站、行業(yè)媒體等指定渠道發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。-接收供應商的投標文件，組織開標、評標會議。-評標委員會根據(jù)評標標準進行評標，推薦中標候選人。-采購部門根據(jù)評標委員會的推薦意見，確定中標供應商，并發(fā)布中標公告。2.邀請招標（1）適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標方式：-具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的。-采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。（2）招標程序：-采購部門通過市場調(diào)研、供應商推薦等方式，選擇不少于三家符合資格條件的供應商，并向其發(fā)出投標邀請書。-后續(xù)招標程序與公開招標方式基本相同。3.競爭性談判（1）適用范圍：采購項目具有特殊性，技術復雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求；或者招標后沒有供應商投標、沒有合格標的，以及重新招標未能成立的，可以采用競爭性談判方式。（2）談判程序：-采購部門成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款等。-邀請不少于三家供應商參加談判，談判小組與供應商分別進行談判。-談判結束后，要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價。-談判小組根據(jù)供應商的報價和綜合條件，確定成交供應商。4.詢價采購（1）適用范圍：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。（2）詢價程序：-采購部門向不少于三家供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報出貨物的價格、規(guī)格、質(zhì)量等信息。-對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、質(zhì)量可靠的供應商作為成交供應商。5.單一來源采購（1）適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：-只能從唯一供應商處采購的。-發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。-必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（2）采購程序：-采購部門提交單一來源采購申請，說明采購理由、供應商名稱等信息，經(jīng)采購管理委員會審批后實施采購。-與供應商進行協(xié)商，確定采購價格、交貨期等條款，簽訂采購合同。五、供應商管理1.供應商選擇（1）采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商的基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面的信息。（2）對潛在供應商進行資格審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、生產(chǎn)許可證、資質(zhì)認證等相關證件，以及供應商的信譽狀況、財務狀況等。（3）組織對符合資格條件的供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等實際情況。（4）根據(jù)考察結果和綜合評價，選擇合格的供應商納入供應商數(shù)據(jù)庫，并建立供應商檔案。2.供應商評價（1）建立供應商評價機制，定期對供應商的表現(xiàn)進行評價。評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。（2）采購部門、需求部門等相關部門應及時反饋供應商在供貨過程中的問題和意見，作為供應商評價的依據(jù)。（3）根據(jù)評價結果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予更多的合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，提出改進意見，如整改后仍不符合要求，應終止合作。3.供應商關系維護（1）采購部門應與供應商保持良好的溝通與合作關系，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和市場動態(tài)。（2）定期與供應商進行業(yè)務交流，共同探討如何提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、優(yōu)化服務等問題。（3）對于供應商的合理訴求，應及時給予回應和解決，維護雙方的合作利益。六、采購合同管理1.合同簽訂（1）采購項目確定供應商后，采購部門應及時與供應商簽訂采購合同。合同內(nèi)容應包括雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式，采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務、違約責任等條款。（2）合同條款應符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權利和義務，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。（3）采購合同應經(jīng)采購部門負責人、協(xié)會法律顧問審核后，報協(xié)會領導審批簽字蓋章。2.合同履行（1）采購部門負責跟蹤采購合同的履行情況，及時與供應商溝通，督促其按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求履行義務。（2）需求部門應配合采購部門做好合同履行工作，如提供必要的技術支持、接收貨物等。（3）對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如供應商延遲交貨、貨物質(zhì)量不符合要求等，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，應按照合同約定追究供應商的違約責任。3.合同變更與解除（1）在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，經(jīng)雙方達成一致意見后，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應報協(xié)會領導審批。（2）如出現(xiàn)法定或約定的合同解除情形，采購部門應按照法律法規(guī)和合同約定的程序解除合同，并妥善處理善后事宜。4.合同檔案管理（1）采購部門應建立合同檔案管理制度，對采購合同及相關文件資料進行分類整理、歸檔保存。（2）合同檔案應包括合同文本、招標文件、投標文件、中標通知書、驗收報告、付款憑證等相關資料。（3）合同檔案的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，保管期滿后，應按照規(guī)定程序進行銷毀。七、采購驗收1.驗收組織（1）采購物資或服務到達后，采購部門應及時組織需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關人員成立驗收小組，負責采購項目的驗收工作。（2）驗收小組應明確成員的職責分工，確保驗收工作的順利進行。2.驗收標準（1）驗收標準應根據(jù)采購合同、招標文件等文件的要求確定，包括物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準，服務的內(nèi)容、質(zhì)量要求等方面。（2）對于涉及專業(yè)技術的采購項目，應邀請專業(yè)技術人員參與驗收，確保驗收結果的準確性和專業(yè)性。3.驗收程序（1）供應商應在貨物到達或服務完成后，及時通知采購部門進行驗收。采購部門應在規(guī)定時間內(nèi)組織驗收小組進行驗收。（2）驗收小組按照驗收標準對采購物資或服務進行檢驗、測試、評估等工作，填寫驗收報告。驗收報告應包括驗收項目、驗收標準、驗收結果、驗收人員簽字等內(nèi)容。（3）如驗收合格，驗收小組應在驗收報告上簽字確認；如驗收不合格，驗收小組應及時通知供應商，要求其采取整改措施或更換貨物、重新提供服務，直至驗收合格。4.驗收結果處理（1）驗收合格的采購項目，采購部門應按照合同約定辦理付款手續(xù)。（2）對于驗收不合格的采購項目，采購部門應根據(jù)合同約定和實際情況，要求供應商承擔違約責任，如退貨、換貨、降價、賠償損失等。八、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督（1）協(xié)會內(nèi)部設立采購監(jiān)督小組，成員由協(xié)會監(jiān)事、財務人員等組成，負責對采購活動進行全過程監(jiān)督。（2）監(jiān)督小組應定期對采購項目進行檢查，檢查內(nèi)容包括采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、供應商選擇的合理性、合同履行情況等。（3）對于監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，要求采購部門限期整改。2.審計監(jiān)督（1）協(xié)會應定期委托專業(yè)審計機構對采購活動進行審計，審計內(nèi)容包括采購預算的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況、采購項目的效益情況等。（2）審計機構應出具審計報告，對采購活動中存在的問題提出審計建議。協(xié)會應根據(jù)審計報告，對相關責任人員進行處理，并采取措施完善采購管理制度。3.投訴處理（1）建立投訴處理機制，接受協(xié)會會員、供應商等對采購活動的投訴和舉報。（2）對于投訴和舉報，應及時進行調(diào)查核實，如情況屬實，應依法依規(guī)嚴肅處理，并將處理結果反饋給投訴人或舉報人。九、責任追究1.違規(guī)行為界定在采購活動中，有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：（1）未按照規(guī)定編制采購預算和采購計劃的。（2）違反采購方式規(guī)定，擅自選擇采購方式的。（3）在采購過程中與供應商串通，謀取不正當利益的。（4）接受供應商賄賂或其他不正當利益的。（5）未按照合同約定履行義務，導致協(xié)會利益受損的。（6）其他違反法律法規(guī)和本規(guī)定的行為。2.責任追究措施對于違規(guī)行為，將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關責任人員采取以下責任追究措施：（1）批評教育。對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予相關責任人員批評教