書(shū)法家協(xié)會(huì)教學(xué)設(shè)備采購(gòu)辦法

一、總則本采購(gòu)辦法旨在規(guī)范書(shū)法家協(xié)會(huì)教學(xué)設(shè)備的采購(gòu)行為，確保采購(gòu)工作的公正、公平、公開(kāi)，提高資金使用效益，保障教學(xué)設(shè)備的質(zhì)量和供應(yīng)，以滿(mǎn)足協(xié)會(huì)教學(xué)活動(dòng)的需求，推動(dòng)書(shū)法藝術(shù)教育事業(yè)的發(fā)展。本辦法適用于協(xié)會(huì)為開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)而進(jìn)行的各類(lèi)教學(xué)設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)工作應(yīng)遵循以下原則：1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則：充分考慮設(shè)備的性?xún)r(jià)比，追求資金使用效益的最大化。3.公開(kāi)性原則：采購(gòu)信息、采購(gòu)過(guò)程和采購(gòu)結(jié)果應(yīng)保持公開(kāi)透明，接受協(xié)會(huì)內(nèi)部和社會(huì)的監(jiān)督。4.公正性原則：對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，不偏袒任何一方，確保采購(gòu)活動(dòng)公正公平。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組成立書(shū)法家協(xié)會(huì)教學(xué)設(shè)備采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由協(xié)會(huì)主席擔(dān)任組長(zhǎng)，副主席及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。其主要職責(zé)包括：審議采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算；決定重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方式；協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。2.采購(gòu)工作小組采購(gòu)工作小組由行政主管擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括財(cái)務(wù)人員、教學(xué)部門(mén)代表、技術(shù)專(zhuān)家等。主要負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)施方案；組織采購(gòu)項(xiàng)目的具體實(shí)施，包括招標(biāo)、談判、詢(xún)價(jià)等工作；對(duì)采購(gòu)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收；整理采購(gòu)檔案等。3.監(jiān)督小組監(jiān)督小組由協(xié)會(huì)監(jiān)事會(huì)成員組成，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)工作依法依規(guī)進(jìn)行。對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)提出糾正意見(jiàn)，并向協(xié)會(huì)理事會(huì)報(bào)告。三、采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃1.預(yù)算編制每年年末，教學(xué)部門(mén)應(yīng)根據(jù)教學(xué)需求和設(shè)備現(xiàn)狀，提出下一年度教學(xué)設(shè)備采購(gòu)需求，詳細(xì)列出設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)合協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行匯總和審核，編制教學(xué)設(shè)備采購(gòu)預(yù)算草案，提交協(xié)會(huì)理事會(huì)審議通過(guò)。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)工作小組根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算，制定具體的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、采購(gòu)方式、時(shí)間安排、采購(gòu)責(zé)任人等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃需報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行。四、采購(gòu)方式1.公開(kāi)招標(biāo)對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、具有廣泛市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的教學(xué)設(shè)備項(xiàng)目，應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)方式。公開(kāi)招標(biāo)應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和協(xié)會(huì)規(guī)定的程序進(jìn)行，在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參與投標(biāo)。2.邀請(qǐng)招標(biāo)符合下列情形之一的，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的；采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占項(xiàng)目總金額的比例過(guò)大的。邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)向三家以上具備相應(yīng)資格和能力的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判對(duì)于技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。采購(gòu)工作小組應(yīng)從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判。4.單一來(lái)源采購(gòu)符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。采用單一來(lái)源采購(gòu)方式，應(yīng)在協(xié)會(huì)內(nèi)部進(jìn)行公示，并報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。5.詢(xún)價(jià)采購(gòu)采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式。采購(gòu)工作小組應(yīng)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商資格審查在采購(gòu)活動(dòng)開(kāi)始前，采購(gòu)工作小組應(yīng)對(duì)參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。只有通過(guò)資格審查的供應(yīng)商才能參與采購(gòu)活動(dòng)。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。采購(gòu)工作結(jié)束后，采購(gòu)工作小組應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為今后選擇供應(yīng)商的重要依據(jù)。3.供應(yīng)商誠(chéng)信檔案建立供應(yīng)商誠(chéng)信檔案，記錄供應(yīng)商在參與協(xié)會(huì)采購(gòu)活動(dòng)中的誠(chéng)信表現(xiàn)。對(duì)于有不良記錄的供應(yīng)商，應(yīng)視情節(jié)輕重采取警告、暫停合作、列入黑名單等措施。六、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂采購(gòu)項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，采購(gòu)工作小組應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等內(nèi)容。合同文本應(yīng)采用國(guó)家相關(guān)部門(mén)推薦的示范文本，并結(jié)合協(xié)會(huì)實(shí)際情況進(jìn)行修訂。2.合同執(zhí)行供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求履行合同義務(wù)。采購(gòu)工作小組應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如遇特殊情況需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。3.合同驗(yàn)收設(shè)備到貨后，采購(gòu)工作小組應(yīng)組織教學(xué)部門(mén)、技術(shù)專(zhuān)家等相關(guān)人員按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，作為支付貨款的依據(jù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或更換設(shè)備。七、采購(gòu)資金管理1.資金預(yù)算與審批采購(gòu)資金應(yīng)納入?yún)f(xié)會(huì)年度財(cái)務(wù)預(yù)算，按照預(yù)算審批程序進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和合同約定，合理安排資金，確保采購(gòu)資金的及時(shí)到位。2.資金支付采購(gòu)資金的支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。在設(shè)備驗(yàn)收合格后，采購(gòu)工作小組應(yīng)提交付款申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字后，財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和協(xié)會(huì)規(guī)定，確保資金安全。3.財(cái)務(wù)核算與監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則對(duì)采購(gòu)資金進(jìn)行核算，準(zhǔn)確記錄采購(gòu)項(xiàng)目的支出情況。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)資金使用情況的監(jiān)督，定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)，確保資金使用合法合規(guī)、合理有效。八、采購(gòu)監(jiān)督與投訴處理1.監(jiān)督檢查監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)程序的執(zhí)行情況、采購(gòu)文件的完整性、供應(yīng)商的誠(chéng)信情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.投訴處理供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)活動(dòng)有異議或投訴的，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以書(shū)面形式向協(xié)會(huì)提出。協(xié)會(huì)應(yīng)成立投訴處理小組，負(fù)責(zé)對(duì)投訴事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。投訴處理小組應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)作出處理決定，并將處理結(jié)果書(shū)面通知投訴供應(yīng)商。九、采購(gòu)檔案管理1.檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)文件和資料，如采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)文件（招標(biāo)文件、談判文件、詢(xún)價(jià)文件等）、供應(yīng)商投標(biāo)文件、評(píng)審記錄、合同文本、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。2.檔案整理與保管采購(gòu)工作結(jié)束后，采購(gòu)工作小組應(yīng)及時(shí)對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行整理和歸檔，按照項(xiàng)目類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)保管。采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案查閱與利用協(xié)會(huì)內(nèi)部人