企業(yè)法務(wù)合同管理規(guī)范示范為規(guī)范企業(yè)合同管理，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)公司法》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理需求，制定本合同管理規(guī)范。一、總則（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中訂立、履行的各類合同（含協(xié)議、意向書等具有合同性質(zhì)的文件），勞動(dòng)合同管理除外（另行規(guī)定）。（二）管理原則1.合法合規(guī)原則：合同訂立、履行全過程符合法律法規(guī)、監(jiān)管要求及企業(yè)內(nèi)部制度，確保合同效力及權(quán)益可實(shí)現(xiàn)。2.權(quán)責(zé)明晰原則：明確合同管理各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，落實(shí)崗位責(zé)任制，避免管理真空。3.全程管控原則：對(duì)合同從立項(xiàng)調(diào)研、談判起草到履行終止、檔案歸檔的全生命周期實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：通過合規(guī)審核、履約跟蹤、糾紛預(yù)警等機(jī)制，將合同風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)。二、合同訂立管理（一）前期調(diào)研與談判1.主體資格審查：業(yè)務(wù)部門通過國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、裁判文書網(wǎng)等渠道，核查合同相對(duì)方的主體資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)文件等），重點(diǎn)關(guān)注其經(jīng)營(yíng)狀態(tài)、涉訴情況、信用記錄，形成《主體資格審查報(bào)告》。2.談判與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判：談判團(tuán)隊(duì)由業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門人員組成，針對(duì)合同標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款充分磋商，預(yù)判潛在風(fēng)險(xiǎn)（如履約能力不足、條款歧義等），形成《談判備忘錄》。（二）合同起草1.文本選用：優(yōu)先使用企業(yè)法務(wù)部門制定的示范合同文本；無示范文本時(shí)，結(jié)合交易特點(diǎn)起草，確保條款完整（含當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行方式、爭(zhēng)議解決等），語言表述準(zhǔn)確無歧義。2.特殊條款要求：涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、擔(dān)保、保密、競(jìng)業(yè)限制等特殊事項(xiàng)的，需單獨(dú)設(shè)置條款并明確雙方權(quán)利義務(wù)；涉外合同應(yīng)同步起草中文及外文版本，約定以中文文本為準(zhǔn)。（三）合同審核1.業(yè)務(wù)初審：業(yè)務(wù)部門對(duì)合同的商業(yè)合理性、履約可行性進(jìn)行初審，重點(diǎn)核對(duì)標(biāo)的參數(shù)、價(jià)款構(gòu)成、履行周期等與業(yè)務(wù)需求的一致性，出具《業(yè)務(wù)初審意見表》。2.法務(wù)合規(guī)審核：法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行合法性、合規(guī)性審核，審查要點(diǎn)包括：主體資格及授權(quán)是否合法有效；合同條款是否違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確且可執(zhí)行；爭(zhēng)議解決方式是否合理（優(yōu)先選擇企業(yè)住所地或主要經(jīng)營(yíng)地法院/仲裁機(jī)構(gòu)）。法務(wù)部門應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)出具《法律審核意見書》，提出修改建議或風(fēng)險(xiǎn)提示。3.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門審核合同價(jià)款支付方式、稅務(wù)處理、資金預(yù)算等內(nèi)容，確保符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度及稅務(wù)合規(guī)要求。（四）合同審批合同審批實(shí)行分級(jí)授權(quán)制度（企業(yè)可根據(jù)規(guī)模、行業(yè)特點(diǎn)明確具體金額）：標(biāo)的額較低的合同，由部門負(fù)責(zé)人審批；標(biāo)的額中等的合同，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；標(biāo)的額較高或涉及重大權(quán)益的合同，由總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。審批流程通過企業(yè)OA系統(tǒng)線上流轉(zhuǎn)，各審批節(jié)點(diǎn)應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成意見反饋（特殊情況可延長(zhǎng)至3個(gè)工作日）。（五）合同簽署1.簽署前核對(duì)：簽署前需再次核對(duì)合同文本與審核、審批版本是否一致，相對(duì)方簽字蓋章主體是否與約定一致，授權(quán)代表是否持有有效授權(quán)書。2.用印管理：合同用印需填寫《用印申請(qǐng)單》，經(jīng)審批后由行政部門統(tǒng)一用??；涉外合同需辦理公證、認(rèn)證的，由法務(wù)部門牽頭落實(shí)。3.合同份數(shù)：合同一式至少兩份，企業(yè)與相對(duì)方各執(zhí)一份，法務(wù)部門留存?zhèn)浒肝谋?。三、合同履行管理（一）履約跟蹤1.責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門指定專人作為“履約責(zé)任人”，負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，填寫《履約跟蹤表》，記錄交貨、付款、驗(yàn)收等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：履約過程中發(fā)現(xiàn)相對(duì)方違約（如遲延交貨、質(zhì)量瑕疵）或自身履約困難時(shí)，履約責(zé)任人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門，啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)程序。（二）合同變更與解除1.變更程序：因客觀情況需變更合同條款的，由業(yè)務(wù)部門發(fā)起變更申請(qǐng)，說明變更原因及內(nèi)容，經(jīng)法務(wù)審核、原審批人批準(zhǔn)后，與相對(duì)方簽訂書面《合同變更協(xié)議》（變更協(xié)議效力及于原合同）。2.解除條件：符合法定解除（如不可抗力、根本違約）或約定解除條件時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門評(píng)估解除后果，按原審批流程審批后，向相對(duì)方發(fā)出書面解除通知（保留送達(dá)憑證）。（三）糾紛處理1.內(nèi)部響應(yīng)：合同糾紛發(fā)生后，履約責(zé)任人應(yīng)立即收集證據(jù)（如合同文本、溝通記錄、履約憑證等），提交法務(wù)部門；法務(wù)部門在3個(gè)工作日內(nèi)出具《糾紛分析報(bào)告》，制定協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟方案。2.外部處置：優(yōu)先通過協(xié)商、調(diào)解化解糾紛；協(xié)商無果時(shí)，按合同約定的爭(zhēng)議解決方式啟動(dòng)仲裁或訴訟程序（由法務(wù)部門牽頭，業(yè)務(wù)部門配合提供證據(jù)及業(yè)務(wù)背景支持）。四、合同檔案管理（一）歸檔范圍合同檔案包括但不限于：合同文本及附件、主體資格證明、審批文件、履約跟蹤記錄、變更/解除協(xié)議、糾紛處理文書等。（二）保管要求1.歸檔時(shí)限：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將全部檔案移交行政部門，行政部門按年度、合同類型分類編號(hào)，建立電子臺(tái)賬。2.保管期限：普通合同保管期限為合同履行完畢后5年；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、擔(dān)保、長(zhǎng)期合作的合同，保管期限為10年（法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定）。3.安全管理：電子檔案需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案存放于防火、防潮、防盜的專用檔案室，由專人負(fù)責(zé)保管。（三）借閱規(guī)定內(nèi)部人員借閱合同檔案需填寫《借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外部單位（如法院、仲裁機(jī)構(gòu)）借閱需持有效法律文書及介紹信，由法務(wù)部門陪同查閱（嚴(yán)禁復(fù)制核心商業(yè)條款）。五、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查：法務(wù)部門每季度抽查合同管理情況，重點(diǎn)檢查審核流程合規(guī)性、履約風(fēng)險(xiǎn)處置及時(shí)性，形成《合同管理檢查報(bào)告》報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)。2.審計(jì)監(jiān)督：內(nèi)部審計(jì)部門每年對(duì)合同管理進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，關(guān)注合同糾紛發(fā)生率、違規(guī)簽約情況，提出整改建議。（二）責(zé)任追究1.違規(guī)情形：對(duì)未經(jīng)審核審批簽約、擅自變更合同、隱瞞履約風(fēng)險(xiǎn)、檔案管理失職等行為，視情節(jié)輕重追究責(zé)任。2.處罰措施：情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職、調(diào)崗或解除勞動(dòng)合同；給企業(yè)造成損失的，依法追償；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)。六、附則1.本規(guī)范由企業(yè)法務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。2.各分支機(jī)構(gòu)可結(jié)合實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)總公