ICSCCS01.140.2041IDB41/T2503—2023前言 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語(yǔ)和定義 1 25機(jī)構(gòu)、人員任務(wù) 26基礎(chǔ)設(shè)施 27檔案管理 3附錄A（資料性）承壓類特種設(shè)備技術(shù)資料歸檔范圍及保管期限 6附錄B（資料性）檔案工作相關(guān)樣式 DB41/T2503—2023本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由河南省承壓類特種設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口。本文件起草單位：河南省鍋爐壓力容器檢驗(yàn)技術(shù)科學(xué)研究院。本文件主要起草人：谷廷輝、曹丹、閆濤、王登惠、劉彩霞、宋燕、馬路、鄧夢(mèng)寒、楊勇、魏巍、郭慧穎、張海楠、何微微、孫玉領(lǐng)、任笑瑩。DB41/T2503—20231承壓類特種設(shè)備技術(shù)檔案管理指南本文件提供了承壓類特種設(shè)備技術(shù)檔案管理的術(shù)語(yǔ)和定義，總則，機(jī)構(gòu)、人員任務(wù)，基礎(chǔ)設(shè)施，檔案管理等內(nèi)容。本文件適用于從事承壓類特種設(shè)備生產(chǎn)（設(shè)計(jì)、制造、安裝、改造、修理）、使用、檢驗(yàn)、檢測(cè)等一項(xiàng)或多項(xiàng)活動(dòng)的單位（以下稱檔案管理單位）對(duì)特種設(shè)備技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱檔案）的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T9705文書檔案案卷格式GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T17678.1CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T50328建筑工程文件歸檔規(guī)范DA/T1檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T6檔案裝具DA/T12全宗卷規(guī)范DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T25檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T47版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求DA/T64(所有部分)紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范DA/T85政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范JGJ25檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范TSG08特種設(shè)備使用管理規(guī)則3術(shù)語(yǔ)和定義DA/T1中界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1承壓類特種設(shè)備承壓類特種設(shè)備是指特種設(shè)備目錄規(guī)定的鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道等特種設(shè)備。3.2承壓類特種設(shè)備技術(shù)檔案DB41/T2503—20232承壓類特種設(shè)備社會(huì)活動(dòng)中所形成有價(jià)值的各種形式的記錄，包含圖紙、照片、報(bào)表、設(shè)計(jì)文件、制造資料、施工資料、檢驗(yàn)檢測(cè)資料、評(píng)審資料、特種設(shè)備安全與節(jié)能技術(shù)資料、安全節(jié)能管理制度、操作規(guī)程、特種設(shè)備安全風(fēng)險(xiǎn)管控清單、日安全檢查記錄、周安全排查治理報(bào)告、月安全調(diào)度會(huì)議紀(jì)要和應(yīng)急預(yù)案等。3.3承壓類特種設(shè)備電子檔案具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的由承壓類特種設(shè)備相關(guān)單位社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。4總則4.1承壓類特種設(shè)備技術(shù)檔案管理工作是特種設(shè)備相關(guān)單位的法定工作，將特種設(shè)備技術(shù)檔案納入本單位技術(shù)檔案管理，與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同步部署、實(shí)施。4.2從事承壓類特種設(shè)備社會(huì)活動(dòng)相關(guān)單位應(yīng)依法健全檔案工作管理制度，集中、統(tǒng)一管理本單位承壓類特種設(shè)備檔案，建立檔案工作責(zé)任制。4.3檔案管理單位落實(shí)安全責(zé)任制，從人防、技防、物防等方面保證檔案實(shí)體和信息安全。5機(jī)構(gòu)、人員任務(wù)5.1機(jī)構(gòu)人員5.1.1檔案管理單位明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確與特種設(shè)備社會(huì)活動(dòng)過(guò)程相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備滿足檔案工作需要的檔案管理人員。5.1.2檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理培訓(xùn)考核，具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，掌握一定的特種設(shè)備技術(shù)管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)。5.1.3從事特種設(shè)備社會(huì)活動(dòng)的相關(guān)單位應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)特種設(shè)備檔案管理工作，并保持相對(duì)穩(wěn)定，離崗前按照相關(guān)法律法規(guī)辦好交接手續(xù)。5.2機(jī)構(gòu)任務(wù)5.2.1貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定、完善技術(shù)資料管理和檔案管理的制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門實(shí)施。5.2.2建立技術(shù)資料管理和歸檔考核機(jī)制，對(duì)技術(shù)資料的形成、收集、整理、移交歸檔等情況進(jìn)行考5.2.3將承壓類特種設(shè)備技術(shù)檔案信息化納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一部署，同步實(shí)施。5.2.4制定特種設(shè)備檔案分類方案，編寫承壓類特種設(shè)備檔案保管期限表（見(jiàn)附錄A）。5.2.5按檔案管理部門相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行檔案歸檔登記，確保承壓類特種設(shè)備資料整理規(guī)范，齊全完整。6基礎(chǔ)設(shè)施6.1承壓類特種設(shè)備相關(guān)單位宜分別設(shè)置檔案辦公用房，含整理用房、閱覽用房和檔案庫(kù)房，不具備條件的可以按辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。DB41/T2503—202336.2檔案庫(kù)房宜有防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等措施。6.3檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)按JGJ25規(guī)定執(zhí)行。6.4離線電子檔案載體的溫度、濕度符合GB/T18894保管要求。6.5檔案庫(kù)房中的檔案柜、箱等裝具，有序排列，統(tǒng)一編號(hào)。6.6檔案庫(kù)房設(shè)備設(shè)施宜定期檢查，并做好記錄，及時(shí)排除隱患。6.7按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫(kù)房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化管理、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。7檔案管理7.1形成與收集7.1.1檔案管理單位應(yīng)按照相關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料，對(duì)承壓類特種設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行收集，歸檔文件材料應(yīng)齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、內(nèi)容完整。7.1.2承壓類特種設(shè)備技術(shù)資料歸檔范圍見(jiàn)附錄A。7.1.3歸檔文件材料宜滿足以下條件：a)歸檔文件資料應(yīng)為原件，采用耐久、可靠、滿足長(zhǎng)期保存需求的記錄載體和記錄方式；b)歸檔文件資料應(yīng)書繪工整，且字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，手續(xù)完備；c)需永久、長(zhǎng)期保存的文件，不宜用易褪色的書寫材料；d)錄音、影像文件聲像清晰，保證載體的可靠性；e)電子文件建議連同元數(shù)據(jù)一并收集，確保真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。7.2整理7.2.1特種設(shè)備技術(shù)資料可以按照特種設(shè)備的種類類別或從事活動(dòng)的內(nèi)容進(jìn)行整理分類。7.2.2技術(shù)資料宜采用專用檔案裝具，如需裝訂時(shí)應(yīng)使用對(duì)紙張無(wú)損的裝訂工具及耗材。7.3組卷及編制檔號(hào)7.3.1經(jīng)收集整理的技術(shù)資料宜及時(shí)組卷，視情況既可按年度組卷，也可由相互聯(lián)系的若干文件材料等組合成卷。技術(shù)資料以辦結(jié)日期確定形成時(shí)間。7.3.2案卷內(nèi)材料按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、技術(shù)資料、卷內(nèi)備考表的順序依次排列。7.3.3案卷內(nèi)技術(shù)資料依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。7.3.4建議檔案管理單位根據(jù)特種設(shè)備的種類類別或從事活動(dòng)的內(nèi)容，并結(jié)合實(shí)際工作情況編制檔號(hào)。7.4歸檔7.4.1電子文件按GB/T18894及DA/T85執(zhí)行歸檔。7.4.2檔案資料宜按設(shè)備類型分類、排列、編目、上架存放。7.4.3辦理完畢的文件,按工作階段性進(jìn)行歸檔：a)按年形成的文件,第二年上半年歸檔；b)有法律效用的文件材料，生效即歸檔；c)涉密文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔；d)特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)類活動(dòng)事項(xiàng)結(jié)束的當(dāng)月歸檔。DB41/T2503—202347.5檔案服務(wù)7.5.1嚴(yán)格檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得擅自進(jìn)入檔案室。7.5.2檔案管理單位應(yīng)建立檔案借閱、使用登記制度，借閱者應(yīng)履行批準(zhǔn)、登記、簽收手續(xù)；借閱涉密文件時(shí)，按管理規(guī)定經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，做好借閱登記，并在借閱場(chǎng)所內(nèi)閱讀，按規(guī)定的期限收回。有關(guān)借閱登記表格樣式見(jiàn)附錄B中表B.1。7.5.3檔案管理單位宜實(shí)行檔案電子化管理，充分發(fā)揮檔案和資料的作用。7.5.4檔案管理單位應(yīng)根據(jù)檔案利用情況，定期分析檔案利用效果，為管理決策或其他業(yè)務(wù)工作提供信息參考。7.6檔案保管與保護(hù)7.6.1基本內(nèi)容根據(jù)檔案載體的不同要求，選擇符合要求的裝具對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管，確保實(shí)體安全和信息安全。檔案管理單位定期對(duì)檔案資料進(jìn)行審查、清點(diǎn)、鑒定。及時(shí)對(duì)受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)宜保持檔案內(nèi)容完整，維持檔案原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)復(fù)制備份，做出修復(fù)說(shuō)明，做好登記和檢查工作。檔案管理單位對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定應(yīng)急預(yù)案并進(jìn)行演練。7.6.2紙質(zhì)、電子檔案檔案宜定期檢查，對(duì)破損褪變的檔案進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。紙質(zhì)檔案破損登記符合DA/T64.1的要求；紙質(zhì)檔案保存現(xiàn)狀的調(diào)查符合DA/T64.2的要求；紙質(zhì)檔案修復(fù)質(zhì)量要求符合DA/T64.3的要求；紙質(zhì)檔案修復(fù)操作符合DA/T64.4的要求。電子檔案的保存及備份：a)歸檔載體作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；b)單片載體裝盒，豎立存放，且避免擠壓；c)存放時(shí)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；d)定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并建立臺(tái)賬；e)超過(guò)保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，其刪除和銷毀宜符合GB/T18894的要求；f)為加強(qiáng)電子檔案的管理，相關(guān)單位宜建立電子檔案管理系統(tǒng)。g)結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際，在確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗裕瑢?shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。7.7移交（接收）、鑒定與銷毀7.7.1移交（接收）檔案時(shí)，由交接雙方對(duì)照移交清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)案卷數(shù)量，查驗(yàn)案卷質(zhì)量、內(nèi)容和檢索工具，確保檔案真實(shí)完整、賬物相符。檔案移交（接收）登記簿樣式見(jiàn)附錄B中表B.2。7.7.2檔案管理單位宜定期對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定工作結(jié)束，提出工作報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)檔案負(fù)責(zé)人、分管檔案負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后銷毀。銷毀檔案時(shí)，建議指定至少兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人需在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)建議永久保存。文件銷毀單、文件銷DB41/T2503—20235毀清單、檔案銷毀申請(qǐng)表和檔案銷毀清冊(cè)樣式見(jiàn)附錄B中表B.3～B.6。DB41/T2503—20236承壓類特種設(shè)備技術(shù)資料歸檔范圍及保管期限A.1鍋爐技術(shù)資料歸檔范圍及保管期限表見(jiàn)表A.1。表A.1鍋爐技術(shù)資料歸檔范圍及保管期限表進(jìn)度計(jì)劃、工藝文件、安裝改造修理許可證（復(fù)印件）、鍋爐質(zhì)量證明書等出廠資料、鍋爐安裝和使用說(shuō)明書、制造監(jiān)督DB41/T2503—20237A.2固定式壓力容器技術(shù)資料歸檔范圍及保管期限表見(jiàn)表A.2。表A.2固定式壓力容器技術(shù)資料歸檔范圍及保管期限表DB41/T2503—20238A.3移動(dòng)式壓力容器、氣瓶技術(shù)資料歸檔范圍及保管期限表見(jiàn)表A.3。表A.3移動(dòng)式壓力容器、氣瓶技術(shù)資料歸檔范圍及保管期限表DB41/T2503—20239A.4壓力管道技術(shù)資料歸檔范圍及保管期限表見(jiàn)表A.4。表A.4壓力管道技術(shù)資料歸檔范圍及保管期限表A.5特種設(shè)備售出后，特種設(shè)備銷售單位應(yīng)確保其設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝及使用維護(hù)保養(yǎng)說(shuō)明、監(jiān)督檢驗(yàn)證明等相關(guān)技術(shù)資料和文件齊全并移交使用單位。A.6特種設(shè)備在出租期間的技術(shù)檔案應(yīng)由特種設(shè)備出租單位保管，法律另有規(guī)定或者當(dāng)事人另有約定DB41/T2503—2023檔案工作相關(guān)樣式B.1借閱檔案、資料登記簿樣式見(jiàn)表B.1。表B.1借閱檔案、資料登記簿字批準(zhǔn)人B.2檔案移交（接收）登記薄樣式見(jiàn)表B.2。表B.2檔案移