公司固定資產(chǎn)采購(gòu)與管理清單工具一、工具概述與適用價(jià)值本工具旨在規(guī)范公司固定資產(chǎn)從采購(gòu)申請(qǐng)到最終報(bào)廢的全生命周期管理，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程和清單化記錄，保證資產(chǎn)信息準(zhǔn)確、責(zé)任明確、流程合規(guī)，幫助公司實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)高效配置、風(fēng)險(xiǎn)可控及成本優(yōu)化。適用于企業(yè)行政部、財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)管理崗及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，覆蓋新購(gòu)資產(chǎn)審批、入庫(kù)登記、領(lǐng)用歸還、定期盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢處置等核心場(chǎng)景，尤其適用于資產(chǎn)規(guī)模較大、跨部門(mén)協(xié)作頻繁的中大型企業(yè)。二、全流程操作指南（一）需求提出與審批：明確需求，源頭管控需求發(fā)起：因業(yè)務(wù)拓展、設(shè)備更新或新增崗位等原因需采購(gòu)固定資產(chǎn)時(shí)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)“核心工具模板清單”），詳細(xì)填寫(xiě)資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、預(yù)估數(shù)量、預(yù)算金額、用途說(shuō)明及到貨時(shí)間，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。需求審核：行政部/資產(chǎn)管理崗對(duì)需求合理性進(jìn)行初審，重點(diǎn)核查資產(chǎn)必要性（是否為重復(fù)采購(gòu)、是否有閑置資產(chǎn)替代）、預(yù)算是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)（如單臺(tái)設(shè)備金額上限），并附同類(lèi)資產(chǎn)歷史采購(gòu)記錄供參考。審批決策：根據(jù)金額及資產(chǎn)類(lèi)型分級(jí)審批——5000元以下：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→行政部經(jīng)理；5000-20000元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→行政部經(jīng)理→財(cái)務(wù)部經(jīng)理；20000元以上：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→行政部經(jīng)理→財(cái)務(wù)部經(jīng)理→總經(jīng)理。審批通過(guò)后，進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)；未通過(guò)則退回需求部門(mén)，注明修改意見(jiàn)。（二）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收：規(guī)范采購(gòu)，保證質(zhì)量供應(yīng)商選擇：行政部/采購(gòu)崗根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，通過(guò)招標(biāo)、比價(jià)或定向采購(gòu)方式選擇供應(yīng)商（優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的合作方），要求提供供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）及產(chǎn)品報(bào)價(jià)單。合同簽訂：采購(gòu)金額5000元以上需簽訂正式采購(gòu)合同，明確資產(chǎn)規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)保條款、違約責(zé)任等，合同需經(jīng)法務(wù)部（如有）審核，雙方簽字蓋章后執(zhí)行。資產(chǎn)驗(yàn)收：資產(chǎn)到貨后，由需求部門(mén)、行政部、資產(chǎn)管理崗共同驗(yàn)收：核對(duì)資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、配件是否與采購(gòu)申請(qǐng)及合同一致；檢查資產(chǎn)外觀(guān)是否完好、功能是否符合要求（如需通電測(cè)試，需記錄測(cè)試數(shù)據(jù)）；驗(yàn)收合格后，三方在《固定資產(chǎn)入庫(kù)登記表》（模板見(jiàn)“核心工具模板清單”）簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格則及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄問(wèn)題詳情。（三）入庫(kù)登記與標(biāo)簽粘貼：建檔立卡，身份標(biāo)識(shí)資產(chǎn)編號(hào)：驗(yàn)收通過(guò)后，由資產(chǎn)管理崗按“資產(chǎn)類(lèi)別拼音首字母+年份+流水號(hào)”規(guī)則編制唯一資產(chǎn)編號(hào)（如“DL-2024-001”），編號(hào)規(guī)則需在公司內(nèi)部統(tǒng)一并長(zhǎng)期沿用。信息登記：資產(chǎn)管理崗將資產(chǎn)信息錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（電子版+紙質(zhì)版），包括編號(hào)、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、供應(yīng)商、采購(gòu)日期、金額、使用部門(mén)、保管人、存放地點(diǎn)、資產(chǎn)狀態(tài)（在用/閑置/報(bào)廢）等關(guān)鍵字段，保證與《固定資產(chǎn)入庫(kù)登記表》信息一致。標(biāo)簽粘貼：資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號(hào)、名稱(chēng)、采購(gòu)日期），粘貼于資產(chǎn)明顯位置（如電腦主機(jī)背面、辦公桌側(cè)面），標(biāo)簽需防水、防脫落，避免資產(chǎn)信息丟失。（四）領(lǐng)用與歸還：責(zé)任到人，流程可溯資產(chǎn)領(lǐng)用：?jiǎn)T工因工作需要領(lǐng)用固定資產(chǎn)時(shí)，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還表》（模板見(jiàn)“核心工具模板清單”），注明領(lǐng)用人、部門(mén)、領(lǐng)用日期、資產(chǎn)編號(hào)、用途，部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，至資產(chǎn)管理崗辦理領(lǐng)用手續(xù)，資產(chǎn)管理崗更新臺(tái)賬“保管人”“存放地點(diǎn)”及“領(lǐng)用日期”字段。資產(chǎn)歸還：?jiǎn)T工離職、崗位調(diào)動(dòng)或不再使用資產(chǎn)時(shí)，需提前3個(gè)工作日通知資產(chǎn)管理崗，雙方共同檢查資產(chǎn)完好情況（如有損壞，按公司賠償規(guī)定處理），在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還表》簽字確認(rèn)，資產(chǎn)管理崗更新臺(tái)賬狀態(tài)為“閑置”并重新分配。（五）定期盤(pán)點(diǎn)與差異處理：動(dòng)態(tài)管理，賬實(shí)相符盤(pán)點(diǎn)頻率：每季度進(jìn)行部門(mén)級(jí)自查（由各部門(mén)資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)），每年12月開(kāi)展全公司大盤(pán)點(diǎn)（由行政部牽頭，財(cái)務(wù)部、各部門(mén)共同參與）。盤(pán)點(diǎn)流程：提前3個(gè)工作日下發(fā)盤(pán)點(diǎn)通知，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、時(shí)間及要求；依據(jù)《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》逐項(xiàng)核對(duì)資產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、狀態(tài)，記錄實(shí)盤(pán)數(shù)量；對(duì)盤(pán)盈（賬外資產(chǎn)）、盤(pán)虧（賬無(wú)實(shí)有資產(chǎn)）資產(chǎn)，查明原因并填寫(xiě)《固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)差異表》（模板見(jiàn)“核心工具模板清單”），注明差異資產(chǎn)信息、原因分析（如漏登記、遺失、損壞等）。差異處理：盤(pán)盈資產(chǎn)：需補(bǔ)辦入庫(kù)手續(xù)，追溯采購(gòu)來(lái)源（如部門(mén)自行采購(gòu)未登記的，按流程補(bǔ)審批），納入臺(tái)賬管理；盤(pán)虧資產(chǎn)：屬人為遺失的，由保管人提交《資產(chǎn)遺失說(shuō)明》，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部審核，按公司規(guī)定賠償后辦理報(bào)廢手續(xù)；屬正常損耗的，由使用部門(mén)提交《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)“核心工具模板清單”）。（六）報(bào)廢與處置：合規(guī)處置，殘值回收?qǐng)?bào)廢申請(qǐng)：資產(chǎn)達(dá)到使用年限（如電腦5年、辦公椅8年）、維修成本過(guò)高（超過(guò)重置價(jià)值50%）或技術(shù)淘汰無(wú)法使用時(shí)，由使用部門(mén)填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明資產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)、使用年限、報(bào)廢原因、殘值預(yù)估，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。技術(shù)鑒定：行政部組織技術(shù)崗（或外部專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)）對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)，簽署鑒定意見(jiàn)。審批與處置：報(bào)廢審批流程同采購(gòu)審批（按金額分級(jí)）；審批通過(guò)后，由行政部聯(lián)系合規(guī)處置渠道（如專(zhuān)業(yè)回收公司、公開(kāi)拍賣(mài)），回收殘值并入賬，處置過(guò)程需拍照留存，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢處置記錄表》，注明處置方式、接收方、回收金額、處置日期。臺(tái)賬更新：資產(chǎn)管理崗在臺(tái)賬中將報(bào)廢資產(chǎn)狀態(tài)更新為“已報(bào)廢”，并保留記錄至少3年（以備審計(jì)查詢(xún)）。三、核心工具模板清單（一）固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表序號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)預(yù)估數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）預(yù)算來(lái)源用途說(shuō)明到貨時(shí)間需求部門(mén)申請(qǐng)人部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批意見(jiàn)（行政/財(cái)務(wù)/總經(jīng)理）1辦公電腦聯(lián)想ThinkPa度行政預(yù)算新增銷(xiāo)售部崗位2024-06-30銷(xiāo)售部**（銷(xiāo)售經(jīng)理）同意，行政部*審批（二）固定資產(chǎn)入庫(kù)登記表采購(gòu)單號(hào)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)供應(yīng)商采購(gòu)日期數(shù)量采購(gòu)金額（元）驗(yàn)收人存放地點(diǎn)保管人資產(chǎn)狀態(tài)CG20240601-001DL-2024-001辦公電腦聯(lián)想ThinkPad14科技公司2024-06-1529000、趙六銷(xiāo)售部辦公室*在用（三）固定資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)領(lǐng)用人部門(mén)領(lǐng)用日期用途歸還日期歸還人驗(yàn)收情況（完好/損壞）保管人簽字領(lǐng)用部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字DL-2024-001辦公電腦*銷(xiāo)售部2024-06-18新員工入職--完好**（四）固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)賬面數(shù)量實(shí)盤(pán)數(shù)量差異（+/-）差異原因盤(pán)點(diǎn)人部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字處理意見(jiàn)DL-2024-002辦公椅人體工學(xué)款10-1員工離職未歸還**孫七（行政部）責(zé)任人*周八賠償后報(bào)廢（五）固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)使用年限報(bào)廢原因殘值預(yù)估（元）使用部門(mén)技術(shù)鑒定意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批意見(jiàn)（行政/財(cái)務(wù)/總經(jīng)理）DL-2020-005打印機(jī)HPLaserJet4年卡紙嚴(yán)重，維修成本過(guò)高（800元）200行政部達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)維修價(jià)值*同意，財(cái)務(wù)部*劉九審批四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）嚴(yán)格審批流程，杜絕越權(quán)操作嚴(yán)禁未經(jīng)審批自行采購(gòu)固定資產(chǎn)，避免資源浪費(fèi)或超預(yù)算支出；分級(jí)審批需按權(quán)限執(zhí)行，不得簡(jiǎn)化流程或“先采購(gòu)后補(bǔ)批”，保證每一環(huán)節(jié)責(zé)任可追溯。（二）信息錄入準(zhǔn)確，臺(tái)賬動(dòng)態(tài)更新資產(chǎn)編號(hào)、規(guī)格型號(hào)、金額等信息需與實(shí)物完全一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致盤(pán)點(diǎn)差異；領(lǐng)用、歸還、報(bào)廢等操作發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)更新臺(tái)賬，保證賬實(shí)實(shí)時(shí)同步。（三）定期盤(pán)點(diǎn)全覆蓋，防止資產(chǎn)流失盤(pán)點(diǎn)時(shí)需逐項(xiàng)核對(duì)，不得“以表代盤(pán)”，重點(diǎn)核查閑置資產(chǎn)及高價(jià)值資產(chǎn)（如電腦、服務(wù)器）；對(duì)盤(pán)盈盤(pán)虧資產(chǎn)需在15個(gè)工作日內(nèi)完成原因調(diào)查及處理，形成閉環(huán)管理。（四