企業(yè)日常報(bào)銷審批及報(bào)銷憑證制作模板指南一、模板適用范圍與核心價(jià)值本模板適用于各類企業(yè)日常經(jīng)營活動中產(chǎn)生的費(fèi)用報(bào)銷管理，涵蓋差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、交通費(fèi)、通訊費(fèi)等常見報(bào)銷場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與規(guī)范表格，旨在實(shí)現(xiàn)報(bào)銷環(huán)節(jié)的高效協(xié)同、單據(jù)的合規(guī)管理，同時(shí)明確各崗位職責(zé)，降低財(cái)務(wù)審核風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)資金使用透明化、規(guī)范化，提升整體運(yùn)營效率。二、報(bào)銷全流程操作指南（一）費(fèi)用發(fā)生與單據(jù)準(zhǔn)備費(fèi)用發(fā)生規(guī)范：員工因公開展業(yè)務(wù)活動時(shí)，需提前確認(rèn)費(fèi)用是否符合公司《費(fèi)用管理制度》（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)限額等），避免產(chǎn)生不合規(guī)支出。原始單據(jù)收集：費(fèi)用發(fā)生后，及時(shí)取得合法有效的原始憑證，包括但不限于：發(fā)票：增值稅發(fā)票需保證“發(fā)票抬頭（公司全稱）”“納稅人識別號”“金額”“開票日期”“業(yè)務(wù)內(nèi)容”等信息完整無誤，電子發(fā)票需打印并備注“已報(bào)銷”及日期，避免重復(fù)報(bào)銷；輔助證明：差旅費(fèi)需附行程單、住宿清單；業(yè)務(wù)招待費(fèi)需附招待事由、參與人員說明；交通費(fèi)需注明出行事由及路線；其他單據(jù)：如付款憑證（轉(zhuǎn)賬記錄）、費(fèi)用分?jǐn)傉f明（多人共同發(fā)生的費(fèi)用）等。（二）報(bào)銷申請單填寫規(guī)范基本信息填寫：登錄企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)或《日常費(fèi)用報(bào)銷申請單》，準(zhǔn)確填寫以下信息：申請人姓名、所屬部門、員工編號、聯(lián)系方式；報(bào)銷周期（如“2024年X月X日-2024年X月X日”）；費(fèi)用所屬項(xiàng)目（若涉及，需填寫項(xiàng)目名稱及編號）。費(fèi)用明細(xì)錄入：按費(fèi)用類型逐筆填寫明細(xì)，每筆費(fèi)用需注明：費(fèi)用發(fā)生日期；費(fèi)用用途（如“拜訪客戶洽談合作”“部門辦公文具采購”）；金額（小寫合計(jì)與各大寫金額需一致）；附件張數(shù)（與實(shí)際粘貼的原始單據(jù)數(shù)量一致）。簽字確認(rèn)：申請人需在“申請人”處簽字確認(rèn)，保證所填信息真實(shí)、無誤，附件齊全。（三）部門負(fù)責(zé)人審批流程提交審批：申請人將填寫完整的報(bào)銷申請單及原始單據(jù)提交至部門負(fù)責(zé)人（或直屬上級）處。審批要點(diǎn)：部門負(fù)責(zé)人需審核：費(fèi)用的真實(shí)性（是否確因業(yè)務(wù)發(fā)生）；合理性（是否符合費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、是否超出部門預(yù)算）；完整性（附件是否齊全、填寫是否規(guī)范）。審批意見：審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期；若不通過，需注明退回原因，申請人修改后重新提交。（四）財(cái)務(wù)部門審核要點(diǎn)單據(jù)合規(guī)性審核：財(cái)務(wù)專員重點(diǎn)檢查：發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^國稅平臺查驗(yàn)或稅務(wù)APP掃描）；發(fā)票抬頭、稅號等關(guān)鍵信息是否與公司信息一致；費(fèi)用是否符合公司報(bào)銷政策（如超標(biāo)的差旅住宿費(fèi)需附說明審批）。金額與流程審核：核對報(bào)銷申請單與附件金額是否一致，審批流程是否完整（申請人→部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)）。審核結(jié)果：審核通過后，財(cái)務(wù)專員在“財(cái)務(wù)審核”欄簽字并錄入報(bào)銷系統(tǒng)；若發(fā)覺問題，標(biāo)注退回理由并通知申請人補(bǔ)充材料。（五）報(bào)銷憑證制作標(biāo)準(zhǔn)憑證要素完整：財(cái)務(wù)人員根據(jù)審核通過的報(bào)銷單，制作記賬憑證，需包含：憑證編號（按月連續(xù)編號）；日期（報(bào)銷提交日期或付款日期）；摘要（如“報(bào)銷部門*員工差旅費(fèi)”）；科目（如“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”“銷售費(fèi)用-業(yè)務(wù)招待費(fèi)”）；金額（借方、貸方分別填寫）；附件張數(shù)（與報(bào)銷單附件一致）；制單人、復(fù)核人簽字。附件粘貼規(guī)范：原始單據(jù)按類別整齊粘貼在《憑證粘貼單》上，小票在上、大票在下，左上角對齊，票據(jù)間不重疊，并在粘貼單上注明“附件共X張”，與記賬憑證一并裝訂。（六）款項(xiàng)發(fā)放與歸檔管理款項(xiàng)支付：財(cái)務(wù)部門審核通過后，按公司規(guī)定時(shí)間（如每月15日、30日）統(tǒng)一安排付款，通過銀行轉(zhuǎn)賬至申請人工資卡或?qū)~戶，并在報(bào)銷系統(tǒng)中標(biāo)記“已支付”。單據(jù)歸檔：每月結(jié)束后，財(cái)務(wù)人員將當(dāng)月報(bào)銷單據(jù)（含申請單、原始憑證、記賬憑證）按部門分類整理，裝訂成冊，標(biāo)注“2024年X月報(bào)銷憑證”，存入財(cái)務(wù)檔案柜，保存期限不少于5年。三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板（一）日常費(fèi)用報(bào)銷申請單基本信息申請人*員工（姓名）所屬部門*部門（如：市場部、行政部）員工編號*編號（如：ZS2024001）報(bào)銷周期2024年X月X日至2024年X月X日費(fèi)用所屬項(xiàng)目（如：無/研發(fā)項(xiàng)目/市場推廣項(xiàng)目）費(fèi)用明細(xì)費(fèi)用類型差旅費(fèi)辦公費(fèi)交通費(fèi)報(bào)銷金額人民幣（大寫）：壹仟捌佰壹拾伍元整人民幣（小寫）：￥1,815.00審批意見申請人簽字：______________日期：_______部門負(fù)責(zé)人審批：______________日期：_______財(cái)務(wù)審核：______________日期：_______分管領(lǐng)導(dǎo)審批：______________日期：_______（二）費(fèi)用明細(xì)匯總表部門：*部門周期：2024年X月制表人：*會計(jì)日期：2024年X月X日費(fèi)用類型明細(xì)項(xiàng)發(fā)票號碼金額（元）差旅費(fèi)交通費(fèi)（機(jī)票）56781,200.00住宿費(fèi)87654321300.00辦公費(fèi)辦公用品11223344500.00業(yè)務(wù)招待費(fèi)客戶餐費(fèi)55667788800.00合計(jì)--2,800.00（三）報(bào)銷審批流轉(zhuǎn)單申請單編號XBGZ2024050010提交日期2024-05-12申請人*員工（）部門市場部費(fèi)用金額￥3,500.00費(fèi)用類型差旅費(fèi)審批流程審批人審批意見審批日期部門負(fù)責(zé)人：*經(jīng)理同意報(bào)銷2024-05-13財(cái)務(wù)專員：*會計(jì)單據(jù)合規(guī)，通過2024-05-14分管領(lǐng)導(dǎo)：*總監(jiān)同意2024-05-15備注涉及項(xiàng)目出差，附項(xiàng)目審批單（四）憑證粘貼單部門：*部門報(bào)銷人：*員工日期：2024年X月X日附件共X張粘貼區(qū)域（此處粘貼原始發(fā)票及附件，左上角對齊，票據(jù)間不重疊）附件清單序號發(fā)票代碼發(fā)票號碼1005678209876543218765432131122334455667788990055667788制單人*會計(jì)復(fù)核人*財(cái)務(wù)主管四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）單據(jù)合規(guī)性“紅線”發(fā)票必須為合規(guī)增值稅發(fā)票（或財(cái)政票據(jù)），杜絕收據(jù)、白條等無效憑證；電子發(fā)票需與紙質(zhì)發(fā)票同等效力，但需打印并備注“已報(bào)銷”，防止重復(fù)報(bào)銷。發(fā)票內(nèi)容需與實(shí)際業(yè)務(wù)一致，如“辦公用品”發(fā)票不得開具為“餐費(fèi)”，否則財(cái)務(wù)有權(quán)拒審。（二）審批時(shí)效與責(zé)任劃分員工需在費(fèi)用發(fā)生后15個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷，逾期未提交需部門負(fù)責(zé)人簽字說明原因；審批人需在收到申請后3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，超期未審批需向財(cái)務(wù)部門報(bào)備。申請人對報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性負(fù)全責(zé)，部門負(fù)責(zé)人對費(fèi)用的合理性、預(yù)算執(zhí)行情況負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部門對單據(jù)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）特殊情況處理指引緊急費(fèi)用：如因突發(fā)業(yè)務(wù)需墊付大額費(fèi)用，可提前通過電話或OA系統(tǒng)向部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門申請，備注“緊急報(bào)銷”，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)交單據(jù)。跨月報(bào)銷：費(fèi)用發(fā)生在當(dāng)月但單據(jù)次月取得的，需在報(bào)銷單上注明“跨月報(bào)銷原因”（如“供應(yīng)商次月開具發(fā)票”），并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。大額費(fèi)用：單筆報(bào)銷金額超過1萬元（含），需提前提